Framtidens arbete är hybridkontoret och här kan du förbereda dig för det

Läs de uppdaterade insikterna 2021 från artikeln här.

I en ny artikel utforskade vi framtiden för arbetet med verkställande direktörer och HR-ledare i olika branscher. Våra resultat? Kontoret försvinner inte . Vad sägs då om explosionen av fjärrarbetet? Om kontoret inte försvinner, skulle det inte betyda att fjärrarbetet inte kommer att hålla fast? Inte nödvändigtvis. I slutändan, vad vi drog slutsatsen från vår diskussion om framtidens arbete, är att framtiden är hybrid.

Vad är ett hybridkontor och hur kan företag förbereda sig för att inrätta en hybrid arbetskraft? Som namnet antyder är hybridkontoret en kontorsinstallation där de anställda har flexibilitet att arbeta från kontoret eller någon annanstans de har tillgång till de verktyg de behöver för att utföra sitt arbete.

Vilka är de säkerhetskrav och policyer som företag behöver införa? Vilken typ av kontorinfrastruktur ska företag ha för att göra sig redo för framtidens arbete? Vilken utrustning och verktyg behövs för att stödja den? Få svar på alla dessa frågor och lära dig hur du ställer in ditt hybridkontor i tre enkla steg.

I. Skissera en hybridkontorpolicy

När COVID19 träffade och tvingade företag att gå avlägset var den svårare delen inte att utöka fjärrarbetets kapacitet; det implementerade det och vägledde anställda i processen. Eftersom många inte hade arbetat på distans tidigare, hade de ingen erfarenhet av att göra det produktivt. Det upptäcktes också snabbt att inte alla anställda är färdiga att arbeta på distans. Genom att införa en hybridkontor kan arbetsgivarna säkerställa att anställda följer rätt riktlinjer. Så här kan du ställa in en Hybrid Office-policy.

  1. Definiera klart vem policyn gäller - Gör det känt vilka medlemmar i företaget som kan arbeta hemifrån. Kanske måste nya anställda arbeta på kontoret de första 30 dagarna för att underlätta deras ombordstigning? Kanske kan vissa positioner inte vara avlägsna? Oavsett svaren på dessa frågor, se till att lägga till dem i din policy.
  2. Ställ in förväntningar och riktlinjer för när anställda kan vara avlägsna och när de ska ha löftejobb - När du sätter in ditt fjärrkontor planerar du att anställda ska arbeta tre dagar hemifrån och två dagar på kontoret? Tänker du på att få in ersättning för avlägsna dagar och ge anställda fullständig auktoritet när de ska använda dem? Eller vill du att chefer ska definiera fjärrbidraget för sitt team? Planerar du att lämna det helt öppet? Finns det mötesplatser på plats? Hur många timmar ska fjärrarbetare lägga in varje dag? Det finns mycket att tänka på. Lista upp alla möjliga scenarier och se till att inkludera riktlinjer för varje objekt i din policy.
  3. Kommunicera hur de anställda kommer att arbeta hemifrån - Bör anställda flytta sina kontor förutsatt datorer till sina avlägsna platser eller ska de få åtkomst till det på distans efter behov? Finns det ett fjärrskrivbordsverktyg som du kan använda för att få åtkomst till sina datorer på distans? Vilka appar bör teammedlemmar använda för att kommunicera med varandra? Oavsett vilka verktyg du har på plats, se till att alla vet vad de är och hur man använder dem.
  4. Överbelastning av säkerhet - Detta är verkligen viktigt. Vi lever i den digitala tidsåldern och vardagliga hackare arbetar hårdare för att bryta mot säkerhetsväggarna. Det finns ingen perfekt säkerhet, men gör det inte enkelt för dem. Se till att du följer alla säkerhetsriktlinjer och följer dem. Beskriv dem i din policy och se till att ditt team vet hur man följer sådana riktlinjer.

II. Revidera ditt kontor och konfigurera det så att det uppfyller dina tydligt definierade mål

Det säger sig självt - men behöver du ett stort kontor om anställda bara kommer några dagar i veckan, kanske till och med några dagar i månaden? Antagligen inte. Så hur får du ut det mesta av ditt fysiska kontor? Du bör undersöka orsakerna till att du först ville ha ett hybridkontor.

Livsbalans för anställda? Sociala interaktioner? Robust säkerhet? Superladdad produktivitet? Minskade kostnader för ditt företag? Varför är detta viktigt? Det definierar hur du ställer in ditt kontor. Det är så många delvis avlägsna företag som konfigurerar sin arbetsyta.

Base Camps kontor är till exempel mer strukturerat som en mötesplats än den traditionella kontorsuppsättningen. I en intervju med FastCompany sa Base Camps'CEO Jason Fried att han utformade sitt företags kontor för att simulera hur det skulle se ut om ingen faktiskt var på kontoret.

”Om du är hemma i ett andra sovrum eller ingen finns på dagen, är du inte distraherad. Du befinner dig i en miljö som du kan kontrollera för det mesta och du arbetar isolerat och går in i djupt arbete och [störs inte av andra människor. Vi ville skapa ett kontor för att simulera fördelarna med det, men också ge en möjlighet för människor att träffas i en ljudstyrd miljö. ”
- Jason Fried, VD på Basecamp.

Så vad betyder detta för dig? Om dina mål för att inrätta ett kontor är orsakerna vi nämnde ovan, måste du konfigurera ditt kontor för att främja samarbete, öka produktiviteten och säkerheten. Detta innebär att den traditionella sida vid sida skåpdesignen förmodligen inte kommer att vara vettig. Du kanske vill välja in för roterande skrivbord, investera i mer socialt interaktiva utrymmen för anställda att mingla och samarbeta. Kanske det skulle innebära att byta ut kaffesalen med ett loungrum?

Och om kontoret används som en varumärkesignal för att imponera på potentiella kunder, kanske du bör investera i ett modernt konferensrum. Dessutom, om kontoret blir mer tomt än fullt, kanske du inte behöver så många mötesrum? Om du planerar att använda ditt kontor för att vara värd för en kvartalsvis social, bör du kanske investera i att bygga ett fantastiskt socialt utrymme där ditt team kan umgås kvartalsvis. Och självklart måste du överväga en design som uppfyller de högsta sanitetsbestämmelserna för att skydda din organisation i situationer som den nuvarande COVID19-pandemin.

Det här är bara några områden att utforska. Sammanfattningen är att du måste definiera vad du försöker åstadkomma och utforma ditt utrymme i enlighet därmed.

III. Investera i rätt verktyg och teknik för att effektivt stödja ditt hybridteam

Vilka är de verktyg du behöver för att låta ditt team arbeta på distans, produktivt och säkert? Ska du köpa fjärrdatorer och kontordatorer för anställda? Ska du duplicera licenser för programvara som används av ditt team så att de kan använda dem både på kontoret eller någon annanstans de kommer att arbeta från? Det här är verktygen du behöver.

1. För fjärråtkomst -> BYOD + Splashshtop fjärråtkomst

BYOD + REMOTE ACCESS = Den perfekta blandningen av teknik för att möjliggöra en hybrid arbetskraft

Under en lång tid har det traditionella sättet att arbeta på distans varit genom ett företags VPN-nätverk. Detta har visat sig vara inte optimalt och skalbart för att möjliggöra en fjärrstyrka : VPN är kostsamt så hårt att skala och med opålitliga prestanda. Det har blivit uppenbart att fjärråtkomst är det bättre och mest optimala sättet att möjliggöra en hybrid arbetskraft. Så här fungerar det.

  1. fjärråtkomstFjärråtkomst gör det möjligt för användare att komma åt arbetsdatorer via alla personliga Windows- eller Mac-datorer eller till och med iOS- eller Android-mobila enheter. Detta gör det möjligt för företag att utnyttja personliga enheter som redan finns tillgängliga för anställda (bärbara datorer, surfplattor, smartphones). Den här uppsättningen har varit trender ett tag. Det kallas BYOD - En Bring Your Own Device (BYOD) -policy ger anställda tillgång till arbetsrelaterade nätverk eller system med sina personliga enheter, t.ex. bärbara datorer, smartphones och surfplattor. Med fjärråtkomst och BYOD finns det inget behov av att investera i duplicerade enheter eller mjukvarulicenser eftersom när anställda använder fjärråtkomst kan de ansluta till sin dator och använda den som om de sitter framför den.

Vad du ska leta efter när du väljer en fjärråtkomstlösning —> Pålitlighet, säkerhet, kostnad och användarvänlighet

Det finns många verktyg för fjärråtkomst där ute, men de flesta är antingen skrymmande, för dyr eller inte tillräckligt säkra. Det är där Splashtop levererar. Splashtop är marknadens bästa värde fjärråtkomstlösning - med priser som ofta är 80% lägre än konkurrensen och företagsnivån säkerhet och funktioner som 4K-streaming för alla fjärransessioner. Du kan lära dig mer om Splashtop och våra fjärråtkomstlösningar här samt prova dem gratis utan något åtagande eller kreditkort krävs .

Med det sagt är det här du ska leta efter i någon fjärråtkomstlösning, vare sig det är Splashtop eller en annan:

  • SSO-förmåga (Single Sign-on) för att säkerställa att lösenord för anställda uppfyller kraven på efterlevnad och säkerhet
  • Enhetsautentisering; de flesta VPN:er har inte denna möjligheten
  • Multi-faktors autentisering
  • Stöd för BYOD (ta med dina egna enheter) snarare än att kräva att fjärranvändare använder företag utrustning för att säkerställa säkerhet
  • Klick-och-anslut-kapacitet, i motsats till den smärtsamma inställningen, långa tider att ansluta och ofta långsam prestanda för VPN-baserade lösningar
  • Automatiserad infrastruktur och mjukvaru uppdateringar, eftersom att förlita sig på manuella uppdateringar, vilket är nödvändigt med VPN:er inte bara möjliggör säkerhetsrisker utan också orsakar serviceuppehåll och kompatibilitetsproblem
  • Högpresterande lösning med låg latens som kan stödja strömmande HD-video kvalité och därmed förbättra användarnas produktivitet
  • Snabb, enkel skalbarhet för tusentals användare
  • Inget krav på installation av gateway-hårdvara på varje fjärrplats
  • Möjligheten för IT-avdelningen att kontrollera filöverföringar och fjärrutskrift (dvs. att inaktivera eller aktivera dem)
  • Mänskligt läsbara loggar, sessions inspelning och enkel översyn och rapportering

2. För projektledning: ProofHub, Trello, Monday och Workfront.

3. För kommunikation i realtid: Slack, Skype och Zoom.

4. För samarbete: Google Drive, Microsoft Team och Confluence.

5. För teamövervakning och hantering: Hubstaff, Officevibe och JotForm.

Du kan lära dig mer om alla dessa verktyg här.

Även om detta är en icke-uttömmande lista, täcker den de avgörande element som du bör tänka på när du ställer in ditt HYBRID-KONTOR och gör det möjligt för dina anställda att arbeta var som helst produktivt. Har du fler frågor och behöver hjälp med att ställa in ditt fjärrlag? Kontakta oss när som helst. Du kan också komma igång med en gratis test för fjärråtkomst genom att klicka på länken nedan.


Du kanske också är intresserad av:

WFH Post COVID 19 - Nej, kontoret går inte bort

2020 Splashtop Work From Home Survey

The Work-From-Home Genie är ur flaskan: Hur gör du nu i tilläggssäkerhet?

Gratis provbanner på bloggbotten