4 kritiska steg för att säkert använda videokonferensverktyg när du arbetar hemifrån

logotyp för säker videokonferens

Om du är en av de många kunskapsarbetare som gick snabbt över till att arbeta hemifrån (WFH) förra året, har du förmodligen aldrig tänkt på det breda utbudet av faror som videokonferensverktyg utgör. Ändå är de väldigt verkliga och mycket närvarande varje gång du är värd för eller deltar i en videokonferens. Så verklig att FBI till och med har utfärdat en varning om att använda Zoom . Ta några minuter och läs nedan för att lära dig hur du skyddar din enhet, din organisation och dig själv medan du njuter av den nya WFH-normalen.

Steg 1: Använd endast godkända verktyg från pålitliga källor

Du får alla typer av förfrågningar om att delta i konferenssamtal med partnerorganisationer, kontraktsanställda och andra personer utanför din organisation. Om någon skickar dig en länk till ett verktyg som din IT-avdelning inte har godkänt, tacka nej till inbjudan. Förklara din anledning för personen som skickade inbjudan eftersom de sannolikt inte är medvetna om riskerna.

Om du är osäker på ett verktygs status, kontrollera med din IT-avdelning. Nu, om du hamnar i trängsel och absolut måste gå med i en videokonferens (oavsett vilket verktyg som används), gå med endast via din webbläsare. Med andra ord, installera inte programvaran för videokonferenser när du uppmanas att göra det. Klicka istället på knappen "Gå med den här webbläsaren" (som visas nedan).

Se också till att inbjudan är legitim. Om du inte förväntar dig ett möte med personen som bjuder in dig, kontakta dem i ett separat mejl eller telefonsamtal och fråga dem om de hade för avsikt att bjuda in dig och varför. Det är möjligt att de blivit hackade och att du får en inbjudan som är falsk.

Steg 2: Gör ditt värdmöte säkert

Det här steget är stort, eftersom du faktiskt har mer ansvar än vad de flesta antar när du är värd för en videokonferens. Justerar du dina säkerhetsåtgärder baserat på vem som kommer att delta? Vad händer om en hacker kraschar ditt samtal? Hur förhindrar du att en konkurrent eller hackare spionerar på ditt möte?

För det första, för att förhindra att en oseriös deltagare förstör ditt möte, undvik att göra dina möten offentliga när det är möjligt. Om du behöver vara värd för ett offentligt möte, ge dig själv möjlighet att stänga av ljudet för alla deltagare och ge dig själv kontroll över att välja vem som kan dela deras skärm.

På tal om att kontrollera deltagare, kontrollera vem som deltar genom att tillhandahålla en möteslänk direkt till de personer du vill delta. Skicka sedan ett separat e-postmeddelande till dem som har lösenorden. För ännu större säkerhet, använd slumpmässigt genererade möteskoder (om ditt verktyg erbjuder dem) och använd aldrig samma kod två gånger. När deltagare går med i ditt möte, övervaka vem som har gått med. När alla har gått med låser du evenemanget.

Ta sedan reda på i förväg hur du avslutar ditt möte – under vilka omständigheter du skulle göra det, vem som har behörighet att avsluta det och hur det ska ske.

Säkra privata möten. För privata möten, kräv ett möteslösenord och använd funktioner som ett väntrum för att kontrollera tillträde för gäster. För ökad säkerhet, använd slumpmässigt genererade möteskoder och starka lösenord och återanvänd dem inte. Dela inte en länk till en telefonkonferens på ett obegränsat, allmänt tillgängligt inlägg på sociala medier. Om möjligt, inaktivera att tillåta deltagare att gå med i ett möte före värden och stänga av automatiskt ljudet av deltagare vid inträde.

Slutligen, innan ett möte, vet vem som är ansvarig för att stänga av ett problematiskt möte och vilka specifika åtgärder de bör vidta. Du (och din organisation) bör veta svaren på sådana frågor som en fråga om organisationspolicy.

Steg 3: Skydda din information

Människor delar ofta information (avsiktligt eller inte) när de deltar i videokonferenser, särskilt när de är informella eller regelbundet schemalagda möten. Tänk alltid på att du aldrig ska dela någon data eller information utöver vad du behöver för att uppnå mötets mål.

Först, vet från din organisations juridiska team om du får spela in samtal eller inte. Om du spelar in, informera alla deltagare om det och påminn dem uttryckligen om att inte säga något som kan äventyra säkerheten eller ens deras egna personliga angelägenheter. Detta händer alldeles för ofta under "småpratet" som händer i början och slutet av möten.

Innan du delar din skärm, stäng alla fönster eller program som kan avslöja känslig information. Gör endast synligt innehåll som måste delas. Detta innebär också att du bör dölja adressfältet när du visar innehåll från din organisations intranätsajter.

Steg 4: Skydda allt personligt

Programvara för videoinspelning kan ibland "plocka upp" konversationer som kan pågå långt borta från din dator. Innan du går med i en videokonferens, påminn alla i ditt hushåll (eller närhet) att du går med i en inspelad session som kan fånga alla känsliga eller personliga diskussioner de har. För att undvika att oavsiktligt avslöja personliga detaljer baserade på föremål i ditt hem, använd programvarans suddighetsfunktioner eller se till att du riktar kameran och bibehåller dess position på en diskret bakgrund.

För att undvika att äventyra personlig information om dina kollegor, se till att din hemsäkerhetskamera inte pekar mot din skärm. Överväg också att använda hörlurar för att skydda vad de säger, särskilt om du bor med rumskamrater.

Slutligen, skydda ditt hemnätverk från intrång. Ändra åtminstone din Wi-Fi-standardinställning till anpassad information som inte kommer att vara uppenbar för en potentiell hackare. Dela sedan denna information endast med personer du litar på. För detaljer om hur du väljer inställningar och upprättar lösenord, kolla in våra 10 bästa tips för säkert fjärrarbete .

Slutsats: Säkerheten för videokonferenser har mer att göra än vad de flesta tror

Som du kan se finns det en hel del att tänka på innan du hoppar in på din nästa videokonferens – särskilt om du är mötesvärd. Prova förslagen ovan och dela den här bloggen med dina kollegor för att skydda dig själv och din organisation.

Håll dig uppdaterad med de senaste säkerhetsnyheterna i vårt säkerhetsflöde .


Relaterat innehåll

Gratis provbanner på bloggbotten