未來的工作模式是混合辦公室,以下提供您著手準備的方法:

請閱讀本文以進一步了解 2021 年最新觀點。

在最新的一篇文章中,我們與不同行業的首席執行長和人力資源主管探討了未來的工作模式。我們發現,辦公室並不會消失。那麼要如何解釋遠端工作的蓬勃發展呢?如果辦公室不會消失,是否意味著遠端工作模式可能會消失?其實不一定。因為我們從討論中得出的最終結論是,未來的工作模式是混合型態。

什麼是混合辦公室?企業如何建立混合工作環境?顧名思義,混合辦公室是一種辦公室型態,員工可以靈活地在辦公室或其他地方使用執行工作所需的工具。

公司須制定哪些安全要求和原則?企業應採用哪種類型的辦公室設施來因應未來的新工作模式?有哪些支援的裝置和工具?快來獲得這些問題的解答,並透過 3 個簡單的步驟來學習成立混合辦公室的方法。

一、混合辦公室原則概述

因受到 COVID19 的衝擊而迫使企業轉為遠端辦公時,最困難的部分不是擴展遠端辦公的功能;而是一邊進行,一邊引導員工。由於許多人以前沒有遠端工作的經驗,他們不知道要怎麼有效地進行工作。企業也很快地發現不是所有的員工都能適應遠端工作模式。因此,雇主可以制定混合辦公室原則,確保員工正確遵循。以下是建立混合辦公室原則的方法。

  1. 明確定義原則適用對象 – 告知可以居家辦公的員工名單。也許為了讓新進員工順利入職,前 30 天在辦公室工作?也許有些職位無法遠端工作?無論這些問題的答案是什麼,請務必在原則中涵蓋這些項目。
  2. 設定員工遠端工作及實體工作的期望時間和準則 – 決定成立遠端辦公室時,您是否打算讓員工在家三天、在辦公室兩天?您是否正在考慮提供遠端工作日的津貼,並讓員工自行決定使用時機?或者,您希望由經理決定團隊的遠端工作津貼?您打算完全開放遠端工作嗎?是否有必須出席的現場會議?遠端工作的員工每天應工作幾小時?您必須考慮各個方面,並列出所有可能的情況,在原則中確實涵蓋每個項目準則。
  3. 與員工溝通居家辦公的方式 – 員工應該將辦公電腦帶回家還是留在辦公室?他們是否有可以用來遠端存取電腦的遠端桌面工具?團隊成員應使用哪些應用程式保持聯絡?無論您使用什麼工具,請確保每個人都認識這些工具並知道使用方法。
  4. 再三強調安全性 - 安全性確實非常重要,畢竟我們生活在數位時代,駭客日復一日地致力於突破安全防火牆。雖然沒有無法攻破的安全技術,但千萬不要因此而選擇簡單易攻的安全技術。請確實遵循並遵守所有安全準則。在您的原則中列出安全準則,並確保您的團隊懂得如何遵循。

二、改裝辦公空間並重新設計以滿足您的規劃

試想 – 如果員工一周只需來幾天,甚至一個月才來幾天,您是否還需要一間大型辦公室?可能不需要。那麼,如何充分利用實體辦公空間呢?您應該先想想為什麼要擁有混合辦公室的原因。

員工的生活平衡?社交互動?強化公司安全性?大幅提升生產力?降低公司成本?為什麼這很重要?因為這些問題將幫助您設計辦公室空間。這也是許多實施部分遠端工作的企業設計工作區域使用的方法。

例如,與傳統辦公室設計相比,Base Camp 的辦公室大多設計成會議空間。接受《FastCompany》採訪時,Base Camp 的首席執行長 Jason Fried 說,他先模擬了沒人在辦公室的情境,再設計自己公司的辦公室。

「如果您待在家中的次臥,或者白天的時候沒有人在附近打擾,您會發現這樣不容易分心。這是因為您身處可以控制的環境,以不受打擾且孤立的狀態,全心專注工作。我們希望模擬這類優勢來建立辦公空間,但同時也為人們提供在音量受控的環境中聚會的機會。」
– Basecamp 首席執行長 Jason Fried。

所以對你來說,設計辦公室的方向是什麼?如果您的方向與上述原因相同,請以促進協作、提高生產力和安全性為目標來設計辦公區域。這樣一來,傳統的並排隔間設計可能不適合,或許可以選擇旋轉辦公桌,擺放在社交互動空間,讓員工能夠相互交流和合作。也許,用休息室取代茶水間?

如果將辦公室當作打動潛在客戶的品牌信號,也許您應該選擇打造出頂級會議室。但辦公室若是較常處於閒置狀態,也許不需要那麼多會議室?如果打算每季使用辦公室舉辦社交活動,也許您應該設計令人驚豔的社交空間,讓您的團隊可以每季進行社交活動。不過,在新冠肺炎 (COVID-19) 疫情期間,很顯然地,您必須先考慮採用符合最高等級的衛生規範來進行設計,才能保護您的公司。

以上這些只是幾個需要探索的領域。最重要的是,您必須找出您的目標並依此設計辦公空間。

三、購買合適的工具和技術,有效支援您的混合式工作團隊

您需要什麼工具來幫助團隊進行高效且安全的遠端工作?您是否應該幫員工購買遠端電腦和辦公電腦?您是否應該複製團隊常用的軟體憑證,讓員工可以在辦公室或其他地方使用?以下介紹您需要的工具。

1. 遠端存取 —> BYOD + Splashshtop 遠端存取

BYOD + 遠端存取 = 完美融合的技術,讓混合勞動力的夢想成真

長久以來,傳統的遠端工作一直是透過公司的 VPN 網路進行。但事實證明,採用VPN 對於遠端勞動力不是最佳方法,而且不容易進行擴展:VPN 成本高昂,難以擴展且效能較差;而遠端存取顯然是更好的選擇、最理想的方法。以下是遠端存取的原理。

  1. 遠端存取使用者可以採用遠端存取技術透過各種個人 Windows 或 Mac 電腦 (甚至是 iOS 或 Android 行動裝置) 存取工作電腦。因此公司可以讓員工利用私人裝置 (筆記型電腦、平板電腦、智慧型手機) 而不必另外準備。這種方法已經流行了一段時間,稱為 BYOD – 自攜裝置 (BYOD) 方案讓員工可以使用私人裝置 (例如筆記型電腦、智慧型手機和平板電腦) 存取與工作相關的網路或系統。公司因為採用遠端存取和 BYOD,而不必購買重複的裝置或軟體憑證。當員工使用遠端存取時,可以連接到本機電腦並像坐在電腦前一樣使用這些裝置或軟體。

選擇遠端存取解決方案時要注意的事項 -> 可靠性、安全性、成本和易用性

雖然市面上有很多類似 Splashtop 的遠端存取工具,但大多數工具容量龐大、價格過高、或不夠安全。凸顯出 Splashtop 遠端存取解決方案在市場上的不凡價值 - 價格通常比同類競爭產品低 80%、企業級安全性以及 4K 串流等高規格功能。您可以在此找到更多 Splashtop 及其遠端存取解決方案的相關資訊,歡迎免費試用,無需信用卡或履約承諾

以下是您在尋求任何遠端存取解決方案 (無論是 Splashtop 還是其他解決方案) 時應注意的功能:

  • 單一登入 (SSO) 功能,確保員工密碼符合安全標準規範
  • 裝置驗證;多數 VPN 解決方案不具備這項功能
  • 多重要素驗證
  • 支援 BYOD (自攜裝置),遠端使用者不必使用公司核發的裝置也能確保安全性
  • 具備一鍵連線功能,有別於 VPN 型解決方案,克服了設定過程惱人、連接時間太長、效能緩慢的問題
  • 自動化基礎架構和軟體更新;若像 VPN 仰賴手動更新,不僅有安全風險,也容易導致停機和相容性問題
  • 高效能、低延遲的解決方案,能夠支援高畫質影片串流,進而提高使用者生產力
  • 可輕鬆快速地針對成千上萬的使用者進行擴展
  • 不必在每個遠端站台設定閘道硬體
  • IT 可以控制 (即停用或啟用) 檔案傳輸和遠端列印功能
  • 可提供簡單易讀的記錄,且具備連線錄製功能與輕鬆監控通報的機制

2. 專案管理:ProofHub、Trello、Monday 和 Workfront。

3. 即時通訊:Slack、Skype 和 Zoom。

4. 協作:Google 雲端硬碟、Microsoft Teams 和 Confluence。

5. 團隊監控和管理:Hubstaff、Officevibe 和 JotForm。

您可以在深入了解所有工具。

雖然這份清單並非鉅細靡遺,但涵蓋了成立混合辦公室時應考慮的關鍵要素,讓您的員工可以在任何地方有效地進行工作。還有其他問題需要遠端團隊的幫助嗎?歡迎隨時聯繫我們。您也可以按一下下方連結,立即開始免費試用我們的遠端存取功能。


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