工作的未來是混合辦公室,這是您可以為它做準備的方式

混合辦公室

在最近的一篇文章中,我們探討了與不同行業的首席執行官和人力資源主管一起工作的未來。我們的發現? 辦公室不關門 。那遠程工作的爆炸又如何呢?如果辦公室不消失,那是否就意味著遠程工作不會繼續進行?不必要。最終,我們從關於工作未來的討論中得出的結論是,未來是混合的。

什麼是混合辦公室,企業如何準備建立混合勞動力?顧名思義,混合辦公室是一種辦公室設置,員工可以靈活地在辦公室或其他任何地方使用他們執行工作所需的工具。

公司需要製定哪些安全要求和政策?企業應採用哪種類型的辦公基礎設施來為未來的工作做好準備?支持它所需的設備和工具是什麼?獲得所有這些問題的答案,並通過3個簡單的步驟來學習如何設置混合辦公室。

I.概述混合辦公室政策

當COVID19遭受打擊並迫使企業轉向遠程辦公時,最困難的部分是不擴展遠程辦公功能;它正在實施它並在過程中指導員工。由於許多人以前沒有進行過遠程工作,因此他們沒有如何高效地進行工作的經驗。還很快發現並非所有員工都適合遠程工作。通過制定混合辦公室政策,雇主可以確保員工遵循正確的準則。這是設置混合辦公室策略的方法。

  1. 明確定義該策略適用於誰 –告知公司的哪些成員可以在家工作。也許新員工需要在前30天在辦公室工作以促進他們的入職?也許有些職位不能遙不可及?無論這些問題的答案是什麼,請確保將其添加到您的策略中。
  2. 為員工何時可以處於遠程狀態以及何時應該進行承諾工作設定期望和準則 –當您設置遠程辦公室時,您是否計劃讓員工在家三天和在辦公室兩天工作?您是否正在考慮為偏僻的日子設置津貼,並授予員工何時使用它們的完全權限?或者,您是否希望經理為他們的團隊定義遠程津貼?您打算讓它完全開放嗎?是否有必須參加的現場會議?遠程工作者每天應投入多少小時?有很多考慮。列出所有可能的情況,並確保在策略中包括每個項目的準則。
  3. 傳達員工在家中的工作方式 –員工應該將辦公室提供的計算機移動到遠程位置還是應該根據需要遠程訪問?您是否有可用的遠程桌面工具,他們可以用來遠程訪問計算機?團隊成員應使用哪些應用程序相互通信?無論您使用什麼工具,請確保每個人都知道自己是什麼以及如何使用它們。
  4. 過分強調安全性 -這確實很重要。我們生活在數字時代,每天的黑客都在更加努力地突破低谷安全牆。雖然沒有完美的安全性,但不要讓他們容易。確保遵循所有安全準則並遵守它們。在您的策略中概述它們,並確保您的團隊知道如何遵循這些準則。

二。修改您的辦公空間並進行配置以滿足您明確定義的目標

不用說–但是,如果員工一周只來幾天,甚至一個月才來幾天,您是否需要一個大型辦公室?可能不是。那麼,如何充分利用物理辦公空間呢?您應該先探索為什麼要擁有混合辦公室的原因。

員工生活平衡嗎?社交互動?安全性強嗎?超級生產力?為您的公司降低成本?為什麼這很重要?它將定義您如何設置辦公室空間。這就是多少個部分遠程企業正在配置其工作區。

例如,與傳統的辦公室設置相比,大本營的辦公室更多地被安排為會議場所。 在接受《快速公司》採訪時 ,大本營的首席執行官傑森·弗里德(Jason Fried)說,他設計了自己公司的辦公室,以模擬沒人在辦公室的情況。

“如果您在家中第二間臥室,或者白天沒有人在附近,那麼您不會分心。您處於一個可以控制的環境中,您處於孤立狀態,無法深入工作,不會被其他人打擾。我們希望創建一個辦公空間來模擬其優勢,但同時也為人們提供一個在聲音受控的環境中聚會的機會。”
– Basecamp首席執行官Jason Fried。

所以這對於你來說意味著什麼?如果您建立辦公室的目標是我們上面提到的原因,那麼您需要配置辦公室以促進協作,提高生產力和安全性。這意味著傳統的並排隔間設計可能沒有意義。您可能希望加入旋轉辦公桌,在更具社交互動性的空間中進行投資,以使員工能夠相互交流和合作。也許那意味著要用休息室代替咖啡室?

而且,如果將辦公室用作打動潛在客戶的品牌信號,也許您應該投資購買先進的會議室。此外,如果辦公室的空餘空間比滿員的空間大,也許您不需要那麼多會議室?另外,如果您打算使用辦公室舉辦季度社交活動,也許您應該投資建立一個令人驚嘆的社交空間,您的團隊可以每季度進行社交活動。顯然,您需要考慮一種符合最高衛生法規的設計,以在當前的COVID19大流行等情況下保護您的組織。

這些只是要探索的幾個領域。 最重要的是,您需要定義要完成的任務並相應地設計空間。

三,投資正確的工具和技術,以有效地支持您的混合團隊

您需要什麼工具來使您的團隊遠程,高效和安全地工作?您是否應該為員工購買遠程計算機和辦公計算機?您是否應該為團隊使用的軟件複製許可證,以便它們可以在辦公室或其他任何可以使用的地方使用它們?這些是您需要的工具。

1.對於遠程訪問—> BYOD + Splashshtop遠程訪問

BYOD +遠程訪問=技術的完美融合,使混合勞動力成為可能

長期以來,傳統的遠程工作方式一直是通過公司的VPN網絡進行的。 事實證明,這對於啟用遠程勞動力而言不是最佳且可擴展的 :VPN成本高昂,難以擴展且性能不可靠。顯而易見,遠程訪問是啟用混合勞動力的更好,最理想的方式。下面是它的工作原理。

  1. 遠端存取遠程訪問使用戶可以通過任何個人Windows或Mac計算機甚至iOS或Android移動設備訪問工作計算機。這使公司可以利用員工可用的個人設備(筆記本電腦,平板電腦,智能手機)。這種設置已經流行了一段時間。這稱為BYOD –自帶設備(BYOD)策略,使員工可以使用其個人設備(例如筆記本電腦,智能手機和平板電腦)訪問與工作相關的網絡或系統。使用遠程訪問和BYOD,無需投資重複的設備或軟件許可證,因為當員工使用遠程訪問時,他們可以連接到本地計算機並像坐在計算機前一樣使用它。

選擇遠程訪問解決方案時要尋找的內容–>可靠性,安全性,成本和易用性

儘管那裡有許多遠程訪問工具,但大多數工具要么體積龐大,定價過高,要么不夠安全。那就是Splashtop交付的地方。 Splashtop是市場上價值最高的遠程訪問解決方案–價格通常比競爭產品和企業級安全性低80% ,並且所有遠程會話均具有4K流等功能。 您可以在此處找到有關Splashtop和我們的遠程訪問解決方案的更多信息,以及免費試用它們而無需任何承諾或信用卡

話雖如此,這是您在任何遠程訪問解決方案(無論是Splashtop還是其他解決方案)中都應該尋找的:

  • 單點登錄(SSO)功能,以確保員工密碼符合合規性和安全性要求
  • 設備認證;大多數VPN不具備此功能
  • 多重認證
  • 支援 BYOD (自帶設備),而不是要求遠端用戶使用公司發行的設備以確保安全
  • 單擊連接功能,與痛苦的設置相反,連接時間長,並且通常會降低基於VPN的解決方案的性能
  • 自動化的基礎架構和軟體更新,因為依賴於 VPN 所需的手動更新,不僅暴露在安全風險之中,還容易導致停機和兼容性問題
  • 高性能,低延遲的解決方案能夠支援高畫質影片,從而提高用戶生產力
  • 為成千上萬的用戶提供了快速、便捷的可擴展性
  • 無需在每個遠端站點上設置閘道硬碟
  • IT人員能夠控制檔案傳輸和遠端列印(即停用或啟用)
  • 易於閱讀的日誌、工作階段紀錄以及輕鬆的監控和報告

2.對於項目管理: ProofHub,Trello,Monday和Workfront。

3.對於實時通信:鬆弛,Skype和縮放。

4.對於協作: Google雲端硬盤,Microsoft Teams和Confluence。

5.對於團隊監視和管理: Hubstaff,Officevibe和JotForm。

您可以在此處詳細了解所有這些工具

雖然這不是詳盡的清單,但它涵蓋了設置混合辦公室時應考慮的關鍵要素,並使您的員工可以在任何地方高效地工作。還有其他問題需要建立遠程團隊的幫助嗎? 隨時聯繫我們。您也可以通過單擊下面的鏈接開始免費的遠程訪問試用。


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