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IT manager working in a Hybrid Office environment with a smile on their face
遠端工作

未來的工作模式是混合辦公室,以下提供您著手準備的方法:

通過 Splashtop Team
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請閱讀本文以進一步了解 2021 年最新觀點。

在最近的一篇文章中,我們與不同行業的首席執行官和人力資源領導者探討了工作的未來。 我們的發現? 辦公室不會消失。 那麼遠端工作的爆炸式增長呢? 如果辦公室不消失,那不是意味著遠端工作不會持續下去嗎? 不一定。 最終,我們從關於未來工作的討論中得出的結論是,未來是混合的。

什麼是混合辦公室?企業如何建立混合工作環境?顧名思義,混合辦公室是一種辦公室型態,員工可以靈活地在辦公室或其他地方使用執行工作所需的工具。

公司須制定哪些安全要求和原則?企業應採用哪種類型的辦公室設施來因應未來的新工作模式?有哪些支援的裝置和工具?快來獲得這些問題的解答,並透過 3 個簡單的步驟來學習成立混合辦公室的方法。

一、混合辦公室原則概述

因受到 COVID19 的衝擊而迫使企業轉為遠端辦公時,最困難的部分不是擴展遠端辦公的功能;而是一邊進行,一邊引導員工。由於許多人以前沒有遠端工作的經驗,他們不知道要怎麼有效地進行工作。企業也很快地發現不是所有的員工都能適應遠端工作模式。因此,雇主可以制定混合辦公室原則,確保員工正確遵循。以下是建立混合辦公室原則的方法。

  1. 明確定義原則適用對象 – 告知可以居家辦公的員工名單。也許為了讓新進員工順利入職,前 30 天在辦公室工作?也許有些職位無法遠端工作?無論這些問題的答案是什麼,請務必在原則中涵蓋這些項目。

  2. 設定員工遠端工作及實體工作的期望時間和準則 – 決定成立遠端辦公室時,您是否打算讓員工在家三天、在辦公室兩天?您是否正在考慮提供遠端工作日的津貼,並讓員工自行決定使用時機?或者,您希望由經理決定團隊的遠端工作津貼?您打算完全開放遠端工作嗎?是否有必須出席的現場會議?遠端工作的員工每天應工作幾小時?您必須考慮各個方面,並列出所有可能的情況,在原則中確實涵蓋每個項目準則。

  3. 溝通員工在家工作的方式-員工是否應將 辦公室提供的電腦移至遠端位置,還是應該根據需要遠端存取? 您是否有一個遠程桌面工具可供他們用來遠程訪問他們的計算機?團隊成員應該使用哪些應用程式互相溝通? 無論您使用哪種工具,請確保每個人都知道它們是什麼以及如何使用它們。

  4. 安全性進行過度強調 — 這非 常重要。 我們生活在數字時代,日常黑客更加努力地破壞槽安全牆。 雖然沒有完美的安全性,但不要讓他們輕鬆。 確保遵循所有安全準則並跟上它們。 在您的原則中概述它們,並確保您的團隊知道如何遵循這些準則。

二、改裝辦公空間並重新設計以滿足您的規劃

試想 – 如果員工一周只需來幾天,甚至一個月才來幾天,您是否還需要一間大型辦公室?可能不需要。那麼,如何充分利用實體辦公空間呢?您應該先想想為什麼要擁有混合辦公室的原因。

員工的生活平衡? 社交互動? 強大的安全性? 超強的生產力? 降低貴公司的成本? 為什麼這很重要? 它將定義您如何設置辦公空間。 這就是許多部分遠端企業正在配置其工作區的數量。

例如,大本營的辦公室結構更像是一個會議場所,而不是傳統的辦公室設置。 在接受FastCompany採訪時,Base Camps的首席執行官傑森·弗裡德(Jason Fried)表示,他設計公司的辦公室是為了類比如果沒有人在辦公室里會是什麼樣子。

“如果你在第二間臥室里,或者白天沒有人在家,你就不會分心。你處於一個你可以大部分控制的環境中,你孤立地工作,進入深度工作,[不]被其他人打擾。我們希望創建一個辦公空間來類比其優勢,同時也為人們提供一個在聲音控制的環境中聚會的機會。- Jason Fried,Basecamp首席執行官。

所以對你來說,設計辦公室的方向是什麼?如果您的方向與上述原因相同,請以促進協作、提高生產力和安全性為目標來設計辦公區域。這樣一來,傳統的並排隔間設計可能不適合,或許可以選擇旋轉辦公桌,擺放在社交互動空間,讓員工能夠相互交流和合作。也許,用休息室取代茶水間?

而且,如果辦公室被用作給潛在客戶留下深刻印象的品牌信號,也許您應該投資最先進的會議室。 此外,如果辦公室的空曠多於滿員,也許您不需要那麼多會議室? 此外,如果您打算使用辦公室舉辦季度社交活動,也許您應該投資建立一個令人驚歎的社交空間,讓您的團隊可以每季度進行一次社交活動。 顯然,您需要考慮一種符合最高衛生法規的設計,以便在當前的 COVID19 大流行等情況下保護您的組織。

以上這些只是幾個需要探索的領域。最重要的是,您必須找出您的目標並依此設計辦公空間。

三、購買合適的工具和技術,有效支援您的混合式工作團隊

您需要什麼工具來幫助團隊進行高效且安全的遠端工作?您是否應該幫員工購買遠端電腦和辦公電腦?您是否應該複製團隊常用的軟體憑證,讓員工可以在辦公室或其他地方使用?以下介紹您需要的工具。

對於終端訪問 —> BYOD + Splashtop 終端訪問

BYOD + 遠端存取 = 完美融合的技術,讓混合勞動力的夢想成真

長久以來,傳統的遠端工作一直是透過公司的 VPN 網路進行。但事實證明,採用VPN 對於遠端勞動力不是最佳方法,而且不容易進行擴展:VPN 成本高昂,難以擴展且效能較差;而遠端存取顯然是更好的選擇、最理想的方法。以下是遠端存取的原理。

  1. 遠端訪問使用戶能夠通過任何個人Windows或Mac電腦甚至iOS或Android行動裝置訪問工作電腦。 這允許公司利用員工已經可用的個人設備(筆記型電腦、平板電腦、智慧手機)。 這種設置已經流行了一段時間。 它稱為 BYOD - 自帶裝置 (BYOD) 策略允許員工使用其個人設備(如筆記型電腦、智慧型手機和平板電腦)訪問與工作相關的網路或系統。 借助遠端訪問和 BYOD,無需投資重複的設備或軟體許可證,因為當員工使用遠端訪問時,他們可以連接到本地電腦並像坐在電腦前一樣使用它。

選擇遠端存取解決方案時要注意的事項 -> 可靠性、安全性、成本和易用性

雖然有許多遠端訪問工具,但其中大多數要麼體積龐大、價格過高,要麼不夠安全。 這就是 Splashtop 提供的地方。 Splashtop 是市場上最具價值的遠端訪問解決方案——價格通常比競爭對手低 80%,企業級安全性和所有遠端會話的 4K 流媒體等功能。 您可以在此處了解有關 Splashtop 和我們的遠端存取解決方案的更多資訊,並免費試用它們,無需任何承諾或信用卡

以下是您在尋求任何遠端存取解決方案 (無論是 Splashtop 還是其他解決方案) 時應注意的功能:

  • 單一登入 (SSO) 功能,確保員工密碼符合安全標準規範

  • 裝置驗證;多數 VPN 解決方案不具備這項功能

  • 多重要素驗證

  • 支援 BYOD (自攜裝置),遠端使用者不必使用公司核發的裝置也能確保安全性

  • 具備一鍵連線功能,有別於 VPN 型解決方案,克服了設定過程惱人、連接時間太長、效能緩慢的問題

  • 自動化基礎架構和軟體更新;若像 VPN 仰賴手動更新,不僅有安全風險,也容易導致停機和相容性問題

  • 高效能、低延遲的解決方案,能夠支援高畫質影片串流,進而提高使用者生產力

  • 可輕鬆快速地針對成千上萬的使用者進行擴展

  • 不必在每個遠端站台設定閘道硬體

  • IT 可以控制 (即停用或啟用) 檔案傳輸和遠端列印功能

  • 可提供簡單易讀的記錄,且具備連線錄製功能與輕鬆監控通報的機制

  1. 於項目管理:校對中心,Trello,星期一和工作前線。

  2. 對於實時通信:鬆弛,Skype 和縮放。

  3. 用於協作:Google Drive、Microsoft Teams 和 Confluence。

  4. 對於團隊監控&管理: HubStaff, 辦公室, 和 JotForm.

您可以在深入了解所有工具。

雖然這份清單並非鉅細靡遺,但涵蓋了成立混合辦公室時應考慮的關鍵要素,讓您的員工可以在任何地方有效地進行工作。還有其他問題需要遠端團隊的幫助嗎?歡迎隨時聯繫我們。您也可以按一下下方連結,立即開始免費試用我們的遠端存取功能。

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