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在宅勤務時にビデオ会議ツールを安全に使用するための4つの重要なステップ

所要時間 5分
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もしあなたが昨年、在宅勤務(WFH)に急速に移行した多くの知識労働者の一人であるなら、ビデオ会議ツールがもたらす幅広い危険性を考えたことはないかもしれません。それでも、ビデオ会議を主催したり参加したりするたびに、それらは非常に現実的で非常に存在しています。それほど現実的で、FBIがZoomの使用について警告を発したほどです。新しいWFHの常態を楽しむ中で、デバイス、組織、そして自分自身を守る方法を学ぶために、以下を数分間読んでください。

ステップ1: 信頼できるソースからのみ承認されたツールを使用する

パートナー組織、契約労働者、その他の組織外の人々との会議通話に参加するためのリクエストをあらゆる形で受け取ります。IT部門が承認していないツールへのリンクが送られてきた場合は、招待を断ってください。招待を送った人に理由を説明してください。彼らはリスクを知らない可能性があります。

ツールのステータスに不安がある場合は、IT部門に確認してください。さて、もしどうしてもビデオ会議に参加しなければならない場合(使用するツールに関係なく)、ウェブブラウザからのみ参加してください。つまり、ビデオ会議ソフトウェアをインストールしないでください。代わりに、「このブラウザで参加」ボタンをクリックしてください(以下に示すように)。

また、招待が正当なものであることを確認してください。招待してくれた人との会議を予定していない場合は、別のメールや電話で連絡を取り、招待の意図と理由を確認してください。彼らがハッキングされて、偽の招待を受け取っている可能性があります。

ステップ2: ホストされた会議を安全にする

このステップは大きなもので、ビデオ会議を主催する際に多くの人が想定する以上の責任を実際に負うことになります。参加者に応じてセキュリティ対策を調整しますか?ハッカーがあなたの通話を妨害したらどうしますか?競合他社やハッカーが会議をスパイするのをどう防ぐか?

まず、会議を台無しにする不正な参加者を防ぐために、可能な限り会議を公開しないようにしましょう。公開会議を開催する必要がある場合は、すべての参加者をミュートするオプションを自分に与え、誰が画面を共有できるかを選択するコントロールを自分に与えましょう。

参加者を制御する話をすると、参加してほしい個人に直接会議リンクを提供することで、誰が参加するかを制御できます。その後、パスワードを含む別のメールを送信してください。さらにセキュリティを強化するために、ランダムに生成された会議コードを使用し(ツールが提供している場合)、同じコードを二度と使用しないでください。参加者が会議に参加すると、誰が参加したかを監視します。全員が参加したら、イベントをロックします。

次に、会議を終了する方法を事前に知っておくことが重要です - どのような状況でそれを行うのか、誰がそれを終了する権限を持っているのか、そしてそれがどのように行われるべきか。

プライベート会議をセキュアにします。プライベート会議の場合、会議パスワードを要求し、ゲストの入場を制御するために待機室などの機能を使用します。セキュリティを強化するために、ランダムに生成された会議コードと強力なパスワードを使用し、それらを再利用しないでください。制限のない、公開されているソーシャルメディア投稿でテレカンファレンスのリンクを共有しないでください。可能であれば、ホストより先に参加者がミーティングに参加することを無効化し、参加時に自動的に参加者をミュートにしてください。

最後に、会議の前に、問題のある会議を終了する責任者と具体的な手順を知っておくことが重要です。あなた(とあなたの組織)は、そのような質問に対する答えを組織のポリシーとして知っておくべきです。

ステップ3: 情報を保護する

人々は、特に非公式または定期的に予定された会議で、ビデオ会議に参加するときに情報を(意図的または無意識に)共有することがよくあります。常に心に留めておくべきことは、会議の目標を達成するために必要なデータや情報を超えて共有しないことです。

まず、組織の法務チームから通話を録音してもよいかどうかを確認してください。録画している場合は、その事実をすべての参加者に知らせ、セキュリティを損なう可能性のあることや個人的な問題については何も言わないように明示的に注意してください。これは、会議の始めと終わりに行われる「雑談」の間にあまりにも頻繁に起こります。

画面を共有する前に、機密データを明らかにする可能性のあるすべてのウィンドウやアプリケーションを閉じてください。共有する必要があるコンテンツのみを表示してください。これは、組織のイントラネットサイトからコンテンツを表示する際にアドレスバーを隠す必要があることも意味します。

ステップ4: 個人のものをすべて守る

ビデオ録画ソフトウェアは、コンピュータから遠く離れた場所で行われている会話を「拾う」ことがあります。ビデオ会議に参加する前に、家族(または近隣)に、録画されたセッションに参加していることを思い出させ、彼らが行っている機密または個人的な会話をキャプチャする可能性があることを伝えてください。To avoid inadvertently revealing personal 詳細 based on items within your home, use blurring capabilities of the ソフトウェア or make sure you point your camera and maintain its position on a discreet background.

同僚の個人情報を危険にさらさないように、自宅のセキュリティカメラが画面に向かないようにしてください。また、ルームメイトと一緒に住んでいる場合は、特に彼らが言うことを保護するためにヘッドフォンを使用することを検討してください。

最後に、自宅のネットワークを侵入から保護してください。最低限、Wi-Fiの既定設定を潜在的なハッカーにとって明白でないカスタム情報に変更してください。その情報を信頼できる人とだけ共有してください。設定の選択とパスワードの設定に関する詳細は、安全なリモートワークのためのトップ10のヒントをご覧ください。

結論: ビデオ会議の安全性には、多くの人が想像する以上のものがあります

ご覧の通り、次のビデオ会議に参加する前に考慮すべきことがたくさんあります。特にあなたが会議のホストである場合は。上記の提案を試して、このブログを同僚と共有し、自分自身と組織を安全に保ちましょう。

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