La croissance de la télémédecine a permis aux professionnels médicaux de joindre et aider des patients quasiment partout. Cela nécessitait un accès à distance aux appareils, y compris des programmes et du matériel médical spécialisés, afin que les médecins, cliniciens et autres professionnels puissent accéder aux outils et informations dont ils ont besoin à tout moment.
L'accès à distance est désormais courant dans le domaine de la santé, notamment pour le support IT, les flux de travail cliniques et la maintenance des fournisseurs. Cependant, avec cette facilité d'accès viennent des risques, y compris l'exposition potentielle d'informations de santé protégées électroniques (ePHI).
Contrôler et gérer l'accès sécurisé aux ePHI est une partie importante de la conformité HIPAA, tant pour le travail sur site que pour le travail à distance. À ce titre, toute organisation médicale recherchant des solutions d'accès à distance doit s'assurer que ses utilisateurs peuvent accéder à leur travail en toute sécurité sans compromettre la sécurité ePHI.
Dans cet esprit, examinons comment la HIPAA régule l'accès à distance, les mesures de protection nécessaires pour sécuriser les ePHI dans les environnements médicaux, et ce qu'il faut rechercher dans les solutions d'accès à distance utilisées dans les établissements de santé.
Quand l'accès à distance est-il réglementé par la HIPAA ?
La HIPAA s'applique lorsque l'accès à distance est utilisé pour stocker, transmettre, traiter ou afficher des Informations de Santé Protégées électroniques. Cela s'applique à tous les types d'appareils, y compris les ordinateurs de bureau Windows et Mac, les appareils Android et les appareils iOS.
L'accès à distance est réglementé par la HIPAA dans plusieurs situations, y compris :
Quand les cliniciens accèdent à distance aux DSE ou aux applications cliniques.
Se connecter à ou supporter des dispositifs médicaux affichant des données patient.
Accès à distance des cliniciens depuis des ordinateurs portables, des tablettes ou des appareils mobiles.
Sessions de support du fournisseur ou du support TI où l'ePHI est visible à l'écran.
Comment la règle de sécurité HIPAA régit-elle l'accès à distance aux ePHI ?
La HIPAA exige des mesures de protection raisonnables et appropriées pour protéger les ePHI, y compris des mesures administratives, physiques et techniques. Chaque fois qu'une organisation médicale nécessite un accès à distance, la conformité HIPAA est la priorité absolue, car la protection des informations des patients est obligatoire.
HIPAA est basé sur le risque, ce qui signifie qu'il évalue les menaces pour la confidentialité et la sécurité des ePHI, la probabilité de survenance de ces menaces, et leur impact potentiel. Il est également indépendant de la technologie, appliquant les mêmes standards sur tous les appareils, et ne certifie pas d'outils ou de plateformes. Au lieu de cela, les organisations doivent démontrer la conformité HIPAA sur tous leurs outils et processus pour confirmer qu'elles ont mis en place les mesures de sécurité requises.
1. Mesures administratives requises pour l'accès à distance à l'ePHI
Pour maintenir la conformité HIPAA pour l'accès à distance, les organisations doivent mettre en place des mesures de protection administratives. Cela nécessite une combinaison de gouvernance et de documentation pour s'assurer que des politiques sont en place pour protéger les données sensibles, et doit inclure explicitement les voies d'accès à distance à l'ePHI, y compris qui peut accéder à distance aux systèmes les contenant et sous quelles conditions, notamment :
Analyse des risques qui inclut l'accès à distance, ses risques associés, et la manière dont ils seront traités.
Processus d'approbation et de révocation d'accès pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux IESP à tout moment.
Gouvernance de l'accès des fournisseurs et BAAs pour gérer l'accès et la sécurité des tiers.
Documentation et examen pour vérifier régulièrement que les mesures de protection fonctionnent comme prévu.
Les mesures de sauvegarde administratives incluent également la formation de la main-d'œuvre. Lorsqu'elles sont gérées avec négligence, les sessions à distance peuvent entraîner une exposition accidentelle des ePHI, donc toute personne ayant un accès à distance doit être correctement formée pour se connecter en toute sécurité sans risquer la confidentialité.
De plus, si des fournisseurs se voient accorder un accès à distance aux ePHI, ils doivent signer des accords de partenariat commercial (BAA) qui leur imposent de respecter les pratiques et normes de sécurité applicables.
2. Mesures de protection techniques qui protègent les ePHI lors de l'accès à distance
Parallèlement aux mesures administratives, des mesures techniques doivent également être en place pour garantir que les ePHI sont protégées par une cybersécurité solide. Les mesures de protection techniques sont la manière dont les organisations appliquent les protections HIPAA en pratique, il est donc absolument essentiel de disposer d'outils de sécurité robustes.
Les mesures de protection techniques pour la conformité HIPAA incluent :
Identification unique des utilisateurs et accès basé sur les rôles à l'ePHI pour garantir que seuls les utilisateurs vérifiés et validés puissent accéder aux informations de santé et à d'autres données personnelles.
Authentification multi-facteurs pour l'accès à distance afin de vérifier les utilisateurs avant de leur permettre de se connecter, et réduire le risque que des comptes compromis obtiennent un accès.
Chiffrement des ePHI en transit et au repos, qui protège les données contre l'interception ou l'exposition non autorisées.
Journaux d'audit qui enregistrent l'accès à distance aux systèmes contenant des ePHI, gardant des traces claires de qui a accédé à quelles informations et quand pour démontrer la surveillance et identifier les comportements suspects.
Contrôles de session qui limitent l'exposition inutile des ePHI pendant l'accès au support ou à l'administration, gardant ainsi les données protégées même pendant les sessions à distance.
3. Mesures de protection physiques et des dispositifs qui s'appliquent toujours à l'accès à distance
Les dispositifs physiques nécessitent également des mesures de protection pour un accès à distance conforme à la HIPAA. Lorsque les professionnels de la santé se connectent à distance à leurs ordinateurs de travail, ces ordinateurs doivent toujours respecter toutes leurs exigences de conformité ; sinon, ils ne respecteraient pas leurs exigences de conformité dès le départ.
Les exigences HIPAA pour les appareils physiques incluent des fonctionnalités telles que le verrouillage d'écran, la sécurité avancée des appareils et la capacité de gérer en toute sécurité les points de terminaison qui accèdent aux ePHI. Les entreprises ont également besoin d'un moyen pour traiter rapidement les appareils perdus ou volés qui contiennent ou peuvent accéder à des ePHI, comme le verrouillage à distance et l'effacement à distance. Cela aide à garantir que les données sensibles restent sécurisées à la fois sur leurs appareils d'origine et lorsqu'elles sont accessibles à distance.
Bien que les politiques de Bring-Your-Own-Device (BYOD) soient de plus en plus populaires, elles peuvent également être peu sûres sans contrôles appropriés et outils de sécurité. Si les organisations médicales veulent permettre le télétravail sur n'importe quel appareil, elles doivent mettre en place des outils et des contrôles pour garantir que ces appareils restent sécurisés en permanence.
Comment choisir une approche d'accès à distance qui soutient les exigences HIPAA
Lorsque vous avez besoin d'un accès à distance conforme à la HIPAA, il existe quelques meilleures pratiques que vous pouvez suivre. Toutes les approches ne sont pas également sécurisées, alors choisissez bien vos méthodes pour garantir la sécurité et la conformité informatique.
Tout d'abord, évitez les outils de bureau à distance non gérés. Sans une gestion et une sécurité adéquates, ceux-ci sont non fiables et peu sûrs, laissant les comptes et les données à risque. De même, chaque utilisateur devrait avoir un compte unique ; partager des comptes qui accèdent aux ePHI complique la supervision et la surveillance, et si un utilisateur quitte, il peut toujours accéder au compte partagé. Si les fournisseurs ont besoin d'accès, l'authentification multifacteur et la journalisation sont essentielles pour vérifier les utilisateurs et suivre l'activité.
Il est également important d'utiliser une plateforme qui ne connecte pas les systèmes contenant des DSE à Internet, car cela pourrait potentiellement les exposer à des menaces et vulnérabilités. Vous avez besoin d'un modèle d'accès qui relie les appareils sans compromettre la sécurité et sans copier ni stocker les ePHI.
Les meilleures approches utilisent un accès à distance géré pour des systèmes contrôlés, en maintenant l'ePHI centralisé et sécurisé. L'accès à distance sécurisé permet aux utilisateurs de se connecter à des systèmes gérés contenant des ePHI sans copier, stocker ou distribuer inutilement ces données, aidant ainsi les organisations à mieux contrôler et surveiller l'accès.
De plus, si vous devez accorder aux fournisseurs un accès, assurez-vous de pouvoir définir des limites de temps pour cet accès et de consigner chaque session. Cela aide à garder les appareils sécurisés et assure la responsabilité lorsque les fournisseurs se connectent.
Que doivent prouver les organisations de santé concernant l'accès à distance aux DPI électroniques ?
Maintenir la conformité HIPAA nécessite une preuve. Lors d'un audit HIPAA, les auditeurs examineront plusieurs éléments pour déterminer si votre cybersécurité répond aux exigences réglementaires de HIPAA. Cela inclut :
Sécurité physique pour les appareils et équipements.
Protections numériques pour les comptes et les réseaux.
Formation du personnel et sensibilisation à la sécurité.
Contrôles d'accès pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent se connecter.
Les plans de réponse aux incidents sont conçus pour répondre rapidement en cas de violation et remédier aux dommages.
Ainsi, les organisations médicales doivent tenir des registres et des documents pour montrer qui a accédé aux informations sanitaires électroniques (ePHI), quand elles ont été consultées et, idéalement, pourquoi elles étaient nécessaires. Ces journaux peuvent déterminer si un incident constitue une violation devant être signalée ou s’il s’agit d’une activité de travail routinière.
Lorsqu'elles investissent dans une solution d'accès à distance, les organisations médicales doivent rechercher une plateforme qui offre un accès sécurisé et une authentification, comme l'exige la conformité HIPAA, ainsi que des journaux de sessions et des rapports pour soutenir une réponse efficace aux incidents. La conformité HIPAA ne concerne pas seulement la prévention des violations, mais aussi la capacité à y répondre rapidement et efficacement, et les audits refléteront ces exigences.
Comment Splashtop prend en charge un accès à distance sécurisé et auditable aux systèmes contenant des ePHI
Les organisations médicales ont besoin d'une solution d'accès à distance qui soit puissante, fiable et surtout, sécurisée. Tout logiciel d'accès à distance utilisé dans les environnements de santé doit prendre en charge des contrôles de sécurité robustes pour aider à protéger les ePHI et réduire les risques réglementaires.
Splashtop fournit un accès à distance centralisé et sécurisé conçu pour aider les équipes TI des soins de santé à appliquer des contrôles d'accès cohérents et à maintenir une visibilité sur les sessions à distance impliquant des systèmes contenant des ePHI.
Avec Splashtop, les utilisateurs peuvent accéder en toute sécurité à leurs appareils de travail depuis n'importe où, sur n'importe quel appareil. Cela permet aux professionnels de la santé d'accéder aux notes, aux résultats des tests et à l'équipement spécialisé tout en travaillant à distance sans compromettre la sécurité ou l'efficacité.
Splashtop protège également les comptes avec des fonctionnalités telles que l'authentification multifactorielle, qui ajoute une couche de vérification supplémentaire lorsque les utilisateurs se connectent et garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à l'ePHI.
De plus, avec les journaux d'audit complets de Splashtop, les utilisateurs peuvent accéder à des enregistrements détaillés qui montrent qui a accédé à quelle information et quand cela a été fait. Cela aide à maintenir la conformité et la responsabilité, à soutenir les enquêtes et à réussir les audits.
L'accès à distance conforme à HIPAA est possible
HIPAA exige des contrôles stricts sur ePHI, mais cela ne signifie pas que l'accès à distance est impossible. Avec la bonne visibilité, les protections et la documentation appropriées, il est possible de travailler en toute sécurité de n'importe où avec une solution d'accès à distance tout en respectant les exigences de sécurité de la HIPAA, sans sacrifier la vitesse ou la qualité.
Les organisations de santé à la recherche de programmes d'accès à distance devraient évaluer leurs options et choisir une solution qui permet une gestion cohérente de l'accès à distance sans compromettre la sécurité ou augmenter la complexité opérationnelle. Avec une solution comme Splashtop, les équipes TI du secteur de la santé peuvent standardiser les flux de travail d'accès à distance tout en améliorant le contrôle d'accès, la visibilité des sessions et la supervision.
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