在家工作時安全使用視頻會議工具的 4 個關鍵步驟

安全視頻會議徽標

如果您是去年迅速轉向在家工作 (WFH) 的眾多知識工作者中的一員,那麼您可能從未考慮過視頻會議工具帶來的各種危險。然而,每次您主持或參加視頻會議時,它們都非常真實並且非常在場。如此真實,以至於FBI 甚至發布了關於使用 Zoom 的警告。花幾分鐘時間閱讀下文,了解如何在享受新的 WFH 常態時保護您的設備、您的組織和您自己。

第 1 步:僅使用來自可信來源的批准工具

您會收到各種請求,要求您加入與合作夥伴組織、合同工和組織外部的其他人員的電話會議。如果有人向您發送了一個指向您的 IT 部門尚未批准的工具的鏈接,請拒絕該邀請。向發送邀請的人解釋您的原因,因為他們可能不知道風險。

如果您不確定某個工具的狀態,請諮詢您的 IT 部門。現在,如果您遇到麻煩並且絕對必須加入視頻會議(無論使用何種工具),請僅通過您的網絡瀏覽器加入。換句話說,不要在出現提示時安裝視頻會議軟件。而是單擊“通過此瀏覽器加入”按鈕(如下所示)。

另外,請確保邀請是合法的。如果您不希望與邀請您的人會面,請通過單獨的電子郵件或電話與他們聯繫,詢問他們是否打算邀請您以及原因。他們可能被黑了,而您收到的邀請是虛假的。

第 2 步:確保您的託管會議安全

這一步很重要,因為在主持視頻會議時,您實際上比大多數人承擔的責任更多。您是否根據參加者調整您的安全措施?如果黑客破壞了您的通話,會發生什麼?您如何防止競爭對手或黑客窺探您的會議?

首先,為了防止惡意與會者破壞您的會議,請盡可能避免公開您的會議。如果您需要主持公開會議,您可以選擇將所有與會者靜音,並讓您自己控制選擇誰可以共享他們的屏幕。

說到控制與會者,通過直接向您想要參加的個人提供會議鏈接來控制誰參加。然後,向他們發送包含密碼的單獨電子郵件。為了獲得更高的安全性,請使用隨機生成的會議代碼(如果您的工具提供),並且永遠不要使用相同的代碼兩次。當與會者加入您的會議時,監控已加入的人員。所有人都加入後,鎖定活動。

接下來,提前知道如何終止會議——在何種情況下你會這樣做,誰有權終止會議,以及應該如何終止。

安全的私人會議。對於私人會議,需要會議密碼並使用等候室等功能來控制客人的入場。為了增強安全性,請使用隨機生成的會議代碼和強密碼,不要重複使用。不要在不受限制的公開社交媒體帖子上分享電話會議的鏈接。如果可能,請禁用允許參與者在主持人之前加入會議並在參與者進入時自動靜音。

最後,在任何會議之前,知道誰負責關閉有問題的會議以及他們應該採取哪些具體步驟。您(和您的組織)應該知道諸如組織政策問題之類的問題的答案。

第 3 步:保護您的信息

人們在參加視頻會議時經常會(有意或無意地)共享信息,尤其是在非正式或定期安排的會議上。請始終牢記,您不應共享任何超出實現會議目標所需的數據或信息。

首先,從您組織的法律團隊處了解您是否可以對通話進行錄音。如果您正在錄音,請將這一事實告知所有與會者,並明確提醒他們不要說任何可能危及安全甚至他們個人事務的內容。這種情況在會議開始和結束時的“閒聊”中經常發生。

在共享屏幕之前,請關閉所有可能洩露敏感數據的窗口或應用程序。只使必須共享的內容可見。這也意味著當您顯示來自組織的 Intranet 站點的內容時,您應該隱藏地址欄。

第 4 步:保護任何個人物品

視頻錄製軟件有時可以“拾取”可能在遠離計算機的地方發生的對話。在加入任何視頻會議之前,提醒您家中(或附近)的每個人您正在加入錄製的會議,該會議可能會記錄他們正在進行的任何敏感或個人討論。為避免根據您家中的物品無意中洩露個人詳細信息,請使用軟件的模糊功能或確保將相機對準並將其位置保持在謹慎的背景上。

為避免洩露同事的個人信息,請確保您的家庭安全攝像頭沒有指向您的屏幕。還可以考慮使用耳機來保護他們所說的話,尤其是當您與室友住在一起時。

最後,保護您的家庭網絡免受入侵。至少,將您的 Wi-Fi 默認設置更改為對潛在黑客來說不明顯的自定義信息。然後,僅與您信任的人共享此信息。有關選擇設置和建立密碼的詳細信息,請查看我們的10 大安全遠程工作提示

結論:視頻會議的安全比大多數人想像的要多

如您所見,在開始下一次視訊會議之前,需要考慮的因素很多,尤其是當您身為會議主持人。嘗試上述建議並與您的同事分享此部落格,確保您和您的組織安全。

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