O futuro do trabalho é o escritório híbrido e aqui está como você pode se preparar para ele

escritório híbrido

Em um artigo recente, exploramos o futuro do trabalho com CEOs e líderes de RH em diversas indústrias. Nossas descobertas? O escritório não vai embora. Então e a explosão de trabalho remoto? Se o escritório não vai embora, isso não significa que o trabalho remoto não vai ficar? Não necessariamente. Em última análise, o que concluímos da nossa discussão sobre o futuro do trabalho é que o futuro é híbrido.

O que é um escritório híbrido e como as empresas podem se preparar para a criação de uma força de trabalho híbrida? Como seu nome indica, o escritório híbrido é uma configuração de escritório onde os funcionários têm a flexibilidade de trabalhar a partir do escritório ou em qualquer outro lugar que tenham acesso às ferramentas necessárias para realizar seu trabalho.

Quais são os requisitos e políticas de segurança que as empresas precisam implementar? Que tipo de infraestrutura de escritórios devem as empresas criar para se prepararem para o futuro do trabalho? Quais são os equipamentos e ferramentas necessários para apoiá-lo? Obtenha uma resposta para todas essas perguntas e saiba como configurar seu escritório híbrido em 3 etapas simples.

I. Descreva uma política de escritório híbrido

Quando o COVID19 atingiu e forçou as empresas a se remoerem, a parte mais difícil era não estender os recursos de trabalho remoto; era implementá-lo e guiar os funcionários no processo. Como muitos não tinham trabalhado remotamente antes, eles não tinham experiência em como fazê-lo de forma produtiva. Também foi rapidamente descoberto que nem todos os funcionários estão aptos para trabalhar remotamente. Ao implementar uma política de escritório híbrido, os empregadores podem garantir que os funcionários sigam as diretrizes corretas. Veja como você pode configurar uma Política do Office Híbrido.

  1. Defina claramente a quem a política se aplica — Dar a conhecer quais membros da empresa podem trabalhar em casa. Talvez novos funcionários sejam obrigados a trabalhar no escritório durante os primeiros 30 dias para facilitar a sua integração? Talvez algumas posições não possam ser remotas? Quaisquer que sejam as respostas a essas perguntas, certifique-se de adicioná-las à sua política.
  2. Defina expectativas e diretrizes para quando os funcionários podem ser remotos e quando devem estar no trabalho prometido . Quando você estiver configurando seu escritório remoto, você está planejando que os funcionários trabalhem três dias de casa e dois dias no escritório? Você está pensando em colocar em prática um subsídio para dias remotos e dar aos funcionários autoridade completa sobre quando usá-los? Ou, você deseja que os gerentes definam a permissão remota para sua equipe? Estás a planear deixá-la completamente aberta? Há reuniões imperdíveis no local? Quantas horas os trabalhadores remotos devem colocar em cada dia? Há muito a considerar. Liste todos os cenários possíveis e certifique-se de incluir diretrizes para cada item em sua política.
  3. Comunicar como os funcionários trabalharão em casa — os funcionários devem mover os computadores fornecidos pelo escritório para seus locais remotos ou devem acessá-los remotamente, conforme necessário? Existe uma ferramenta de área de trabalho remota que você tenha em vigor que possa usar para acessar seus computadores remotamente? Quais aplicativos os membros da equipe devem usar para se comunicar uns com os outros? Independentemente das ferramentas que você tenha no lugar, certifique-se de que todos saibam o que são e como usá-las.
  4. Enfatizar demais na segurança — Isso é realmente importante. Vivemos na era digital, e todos os dias os hackers trabalham mais para quebrar barreiras de segurança. Embora não haja segurança perfeita, não torne isso fácil para eles. Certifique-se de seguir todas as diretrizes de segurança e mantê-las em dia. Descreva-os em sua política e garanta que sua equipe saiba como seguir essas diretrizes.

II. Revise seu espaço de escritório e configure-o para atender às suas metas claramente definidas

Escusado será dizer — mas você precisa de um escritório grande se os funcionários vierem apenas alguns dias por semana, talvez até alguns dias por mês? Provavelmente não. Então, como você aproveitaria ao máximo seu espaço físico no escritório? Você deve explorar as razões pelas quais você queria ter um escritório híbrido em primeiro lugar.

Equilíbrio de vida para os funcionários? Interações sociais? Segurança robusta? Produtividade super-carregada? Custos reduzidos para sua empresa? Por que isso é importante? Ele definirá como você configura seu espaço de escritório. Isso é quantas empresas parcialmente remotas estão configurando seu espaço de trabalho.

Por exemplo, o escritório do Camp Base está estruturado mais como um ponto de encontro do que a configuração tradicional do escritório. Em uma entrevista à FastCompany, o CEO da Base Camps, Jason Fried, disse que projetou o escritório de sua empresa para simular como seria se ninguém estivesse realmente no escritório.

“ Se você estiver em casa em um segundo quarto ou ninguém estiver por perto durante o dia, você não está distraído. Você está em um ambiente que pode controlar em sua maior parte, e trabalha isoladamente e entra em um trabalho profundo e [não é] incomodado por outras pessoas. Queríamos criar um espaço de escritório para simular as vantagens disso, mas também dar uma oportunidade para as pessoas se reunirem em um ambiente controlado por som.”
Jason Fried, CEO da Basecamp.

Então, o que isso significa para você? Se suas metas para a criação de um escritório são as razões mencionadas acima, então você precisa configurar seu escritório para promover a colaboração, aumentar a produtividade e a segurança. Isso significa que o design tradicional do cubículo lado a lado provavelmente não fará sentido. Você pode querer optar por mesas rotativas, investindo em espaços mais socialmente interativos para os funcionários se misturarem e colaborarem. Talvez isso signifique substituir a sala de café por uma sala de estar?

E, se o escritório é usado como sinal de marca para impressionar potenciais clientes, talvez você deva investir em uma sala de conferências de última geração. Além disso, se o escritório estiver mais vazio do que cheio, talvez você não precise de tantas salas de reuniões? Além disso, Se você pretende usar o seu escritório para sediar um social trimestral, talvez você deve investir na construção de um espaço social incrível onde sua equipe pode socializar trimestralmente. E, obviamente, você precisa considerar um projeto que atenda aos mais altos regulamentos sanitários para proteger sua organização em situações como a atual pandemia COVID19.

Estas são apenas algumas áreas para explorar. A linha inferior é que você precisa definir o que você está tentando realizar e projetar seu espaço em conformidade.

III. Invista nas ferramentas e na tecnologia certas para oferecer suporte eficiente à sua equipe híbrida

Quais são as ferramentas de que você precisa para permitir que sua equipe trabalhe remotamente, de forma produtiva e segura? Você deve comprar computadores remotos e computadores de escritório para funcionários? Você deve duplicar licenças para software usado por sua equipe para que eles possam usá-los tanto no escritório ou em qualquer outro lugar onde eles estejam trabalhando? Estas são as ferramentas que você precisa.

1. Para acesso remoto —> BYOD + Acesso remoto Splashshtop

BYOD + ACESSO REMOTO = A combinação perfeita de tecnologia para permitir uma força de trabalho híbrida

Durante muito tempo, a maneira tradicional de trabalhar remotamente tem sido através da rede VPN de uma empresa. Demonstrou-se que isso não é ideal e escalável para habilitar uma força de trabalho remota: a VPN é dispendiosa, tão difícil de dimensionar e com desempenho pouco confiável. Tornou-se óbvio que o acesso remoto é a melhor e mais ideal maneira de permitir uma força de trabalho híbrida. É assim que funciona.

  1. acesso remotoO Acesso Remoto permite que os usuários acessem computadores de trabalho por meio de qualquer computador pessoal Windows ou Mac ou até mesmo dispositivos móveis iOS ou Android. Isso permite que as empresas aproveitem os dispositivos pessoais já disponíveis para os funcionários (laptops, tablets, smartphones). Esta configuração tem sido tendência há algum tempo. Ela é chamada de política BYOD — A Bring Your Own Device (BYOD) permite que os funcionários acessem redes ou sistemas relacionados ao trabalho usando seus dispositivos pessoais, como laptops, smartphones e tablets. Com o Acesso Remoto e o BYOD, não há necessidade de investir em dispositivos duplicados ou licenças de software, pois quando os funcionários usam o acesso remoto, eles podem se conectar ao computador local e usá-lo como se estivessem sentados à frente dele.

O que procurar ao escolher uma solução de acesso remoto —> Confiabilidade, Segurança, Custo e Facilidade de Uso

Embora existam muitas ferramentas de acesso remoto por aí, a maioria delas é volumosa, superfaturada ou não segura o suficiente. É onde o Splashtop entrega. O Splashtop é a melhor solução de acesso remoto do mercado — com preços geralmente 80% inferiores aos da concorrência e segurança de nível empresarial e recursos como streaming 4K para todas as sessões remotas. Você pode saber mais sobre Splashtop e nossas soluções de acesso remoto aqui, bem como experimentá-los gratuitamente sem qualquer compromisso ou cartão de crédito necessário.

Dito isso, aqui está o que você deve procurar em qualquer solução de acesso remoto, seja Splashtop ou outra:

  • Recurso de logon único (SSO), para garantir que as senhas dos funcionários atendam aos requisitos de conformidade e segurança
  • Autenticação de dispositivo; a maioria das VPNs não tem esse recurso
  • Autenticação multifator
  • Suporte para BYOD (traga seu próprio dispositivo) em vez de exigir que usuários remotos usem dispositivos emitidos pela empresa para garantir a segurança
  • Capacidade de clique-e-conectar, em oposição à configuração dolorosa, longos tempos de conexão e, muitas vezes, desempenho lento de soluções baseadas em VPN
  • Atualizações automatizadas de infraestrutura e software, porque depender da atualização manual, conforme necessário com VPNs, não só expõe riscos de segurança, mas também causa problemas de tempo de inatividade e compatibilidade
  • Solução de alto desempenho e baixa latência capaz de suportar streaming de vídeo HD, melhorando assim a produtividade do usuário
  • Escalabilidade rápida e fácil para milhares de usuários
  • Não há necessidade de configurar hardware de gateway em cada local remoto
  • A capacidade de TI controlar transferências de arquivos e impressão remota (ou seja, desativá-los ou ativá-los)
  • Registros legíveis, gravação de sessão e fácil monitoramento e emissão de relatórios

2. Para gerenciamento de projetos: ProofHub, Trello, segunda-feira e Workfront.

3. Para comunicação em tempo real: Slack, Skype e Zoom.

4. Para colaboração: Google Drive, Microsoft Teams e Confluence.

5. Para monitoramento de equipe & Gerenciamento: Hubstaff, Officevibe e JotForm.

Você pode aprender mais sobre todas essas ferramentas aqui.

Embora esta seja uma lista não exaustiva, ela abrange os elementos cruciais que você deve considerar ao configurar seu Híbrido OFFICE e permitir que seus funcionários trabalhem de forma produtiva em qualquer lugar. Tem mais perguntas e precisa de ajuda para configurar sua equipe remota? Contacte-nos a qualquer momento. Você também pode começar a usar uma avaliação gratuita de acesso remoto clicando no link abaixo.


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