O futuro do trabalho é o escritório híbrido, temos algumas ideias de como você pode se preparar para ele

Leia as informações atualizadas (em 2021) deste artigo aqui.

Em um artigo recente, exploramos o futuro do trabalho com CEOs e líderes de RH em diversas indústrias. Nossas descobertas? Os escritórios não vão acabar. Mas e a explosão de trabalho remoto? Se os escritórios não vão acabar, isso não significa que o trabalho remoto não está aqui para ficar? Não necessariamente. No final das cotas, concluímos que o futuro do trabalho é que o conhecemos como trabalho híbrido.

O que é um escritório híbrido e como as empresas podem se preparar para a criação de uma força de trabalho híbrida? Como seu nome indica, o escritório híbrido é uma configuração na qual os funcionários possuem a flexibilidade de trabalhar tanto no seu escritório ou em qualquer outro lugar que tenham acesso às ferramentas necessárias para realizar o seu trabalho.

Quais são os requisitos e políticas de segurança que as empresas precisam implementar? Que tipo de infraestrutura de escritórios as empresas precisam criar para o futuro do trabalho? Quais são os equipamentos e ferramentas para que ele funcione? Leia as respostas para todas essas perguntas a seguir e saiba como organizar o seu escritório híbrido em 3 etapas simples.

I. A política de um escritório híbrido

Quando a COVID19 chegou e forçou as empresas a se tornarem remotas, o desafio não era estender os recursos do trabalho remoto; era implementar todo o seu aparato e guiar os funcionários durante esse processo. Como muitos profissionais nunca tinham trabalhado remotamente antes, eles não tinham experiência de como fazer isso de forma produtiva. Também descobrimos rapidamente que nem todos os funcionários estão aptos a trabalhar remotamente. Ao implementar uma política de escritório híbrido, os empregadores podem garantir que os funcionários sigam as diretrizes corretas. Veja como você pode configurar a política de um escritório híbrido.

  1. Defina claramente a quem essa política se aplica — Saiba quais membros da empresa podem trabalhar em casa. Talvez seja uma boa ideia fazer com que os novos funcionários de uma empresa sejam obrigados a trabalhar no escritório durante os primeiros 30 dias para facilitar a sua integração? Talvez algumas posições possam ser totalmente presenciais? Seja lá quais forem as respostas para essas perguntas, não esqueça de as adicionar em sua política.
  2. Estabeleça expectativas e diretrizes, definindo quando os funcionários poderão trabalhar remotamente e quando eles precisam estar fisicamente presentes. Ao configurar seu escritório híbrido, seus funcionários irão trabalhar durante três dias em casa e dois dias no escritório? Você está pensando em aplicar um subsídio para os dias remotos ou irá dar liberdade total para seus funcionários tomarem suas decisões? Você vai querer que seus gerentes tomem decisões sobre permissões remotas? Vai deixar essa opção completamente aberta? Haverão reuniões presenciais imperdíveis? Quantas horas os trabalhadores remotos irão trabalhar por dia? Há muitas coisas a se considerar. Liste todos os cenários possíveis e certifique-se de incluir todas essas diretrizes em cada item da sua política.
  3. Comunicação com os funcionários em home office — Os funcionários vão levar seus computadores do escritório para casa ou as máquinas vão continuar no escritório? Existe uma ferramenta de desktop remoto para que eles possam acessar seus computadores remotamente? Quais aplicativos os membros da equipe devem usar para se comunicar uns com os outros? Independentemente das ferramentas, certifique-se de que todos os seus funcionários saibam como usá-las.
  4. Cuidado redobrado com a segurança — Isso é muito importante. Nós vivemos na era digital, todos os dias hackers aprendem a quebras novas barreiras de segurança. Embora não haja nenhuma segurança perfeita, não facilite. Siga todas as diretrizes de segurança e mantenha tudo em dia. Descreva todas essas medidas na sua política e garanta que a sua equipe saiba como seguir essas diretrizes.

II. Revise o seu escritório e configure-o de maneira a atender às suas metas claramente definidas

Não precisamos nem dizer isso — mas você precisa de um escritório gigante se os seus funcionários só comparecem alguns dias por semana? Talvez apenas alguns dias por mês? Provavelmente não. Então, como aproveitar ao máximo o espaço físico do seu escritório? Você deve explorar as todas as possibilidades de um escritório híbrido.

A vida dos seus funcionários está equilibrada? E as interações sociais? Seu escritório está seguro? Sua empresa está produtiva ou sobrecarregada? Os custos da sua empresa diminuíram? Por que tudo isso é importante? Cada uma dessas decisões irá te ajudar a decidir como você irá configurar o espaço físico e virtual do seu escritório.

Por exemplo, o escritório da Camp Base está estruturado mais como um ponto de encontro do de uma maneira tradicional. Em uma entrevista à FastCompany, o CEO da Base Camps, Jason Fried, disse que projetou o escritório da sua empresa para simular como seria se ninguém precisasse ir até o escritório para trabalhar.

“Se você tiver um mini escritório em casa ou se ninguém estiver por perto durante o dia, você não vai se distrair. Você vai estar em um ambiente que pode controlar, e desse modo, vai trabalhar de uma maneira muito mais focada, atingindo ótimas médias de produtividade. Nós queríamos criar um espaço para simular essas vantagens, mas também queremos dar oportunidades para as pessoas se reunirem em um ambiente controlado por som.”
Jason Fried, CEO da Basecamp.

Então, o que tudo isso significa para você? Se as suas metas na criação de um escritório estão ligadas às razões mencionadas acima, então você precisa pensar em um escritório que promova a colaboração, aumente a sua produtividade e que possua uma boa segurança. Isso significa que o design tradicional de um cubículo do lado do outro provavelmente não vai funcionar. Você pode optar por mesas rotativas, investindo em espaços mais interativos para que seus funcionários se misturem e trabalhem juntos. Talvez você possa substituir a salinha do café por uma grande sala de convivência?

Se o escritório é e será usado como uma marca para impressionar potenciais clientes, talvez você deva investir em uma sala de conferências de última geração. Além disso, se o seu escritório estiver mais vazio do que cheio, talvez você não precise de tantas salas de reuniões? Se você pretende usar o seu escritório para sediar algum evento social trimestral, talvez você possa investir na construção de um espaço social incrível onde a sua equipe pode socializar trimestralmente. Obviamente, você precisa considerar um projeto que atenda aos mais altos regulamentos sanitários para proteger a sua organização em situações como a atual pandemia da COVID-19.

Estas são apenas algumas áreas que podem ser exploradas. Você precisa definir o que está tentando realizar e projetar o seu espaço de acordo com essas conformidades.

III. Invista nas ferramentas e nas tecnologias certas para oferecer um suporte eficiente à sua equipe híbrida

Quais são as ferramentas que você precisa para permitir que sua equipe trabalhe remotamente, de forma produtiva e segura? Será que você deve comprar tanto computadores remotos quanto computadores de escritório para seus funcionários? Você deve duplicar as licenças dos software usados pela sua equipe para que eles possam usá-los tanto no escritório quanto em qualquer outro lugar? Estas são as ferramentas que você realmente precisa.

1. Para acesso remoto —> BYOD + Acesso Remoto da Splashshtop

BYOD + ACESSO REMOTO = A combinação perfeita para impulsionar sua força de trabalho híbrida

Durante muito tempo, a maneira tradicional de se trabalhar remotamente foi usando a rede VPN de uma empresa. Nós já vimos que isso não é ideal e nem escalável quando o assunto é força de trabalho remota: a VPN é dispendiosa, difícil de dimensionar e possui um desempenho pouco confiável. Ao longo do tempo, tornou-se óbvio que o acesso remoto é a maneira ideal de incentivar uma força de trabalho híbrida. É assim que as coisas funcionam hoje em dia.

  1. Acesso remotoO acesso remoto permite que os usuários acessem computadores de trabalho por meio de qualquer computador pessoal Windows ou Mac, até mesmo através de dispositivos móveis iOS ou Android. Isso permite que as empresas aproveitem os dispositivos pessoais já disponíveis para os funcionários (notebooks, tablets, smartphones). Esta configuração tem sido tendência há algum tempo. Ela é chamada de política BYOD — Bring Your Own Device (em português, traga o seu próprio dispositivo), ela permite que os funcionários acessem redes ou sistemas relacionados a sua função usando seus dispositivos pessoais, como notebooks, smartphones e tablets. Com o acesso remoto e o BYOD, não há a necessidade de investir em dispositivos duplicados ou em mais licenças de software, pois quando os funcionários usam o acesso remoto, eles podem se conectar ao computador local e começam a usá-lo como se estivessem sentados na frente dele.

O que procurar ao escolher uma solução de acesso remoto —> Confiabilidade, Segurança, Custo e Facilidade de Uso

Embora existam muitas ferramentas de acesso remoto por aí, a maioria delas é pesada, superfaturada ou não é segura o suficiente. São esses problemas que a Splashtop resolve. A Splashtop é a melhor solução de acesso remoto do mercado — com preços que custam até 80% a menos do que as soluções da concorrência, segurança de nível empresarial e recursos como streaming em 4K para todas as sessões remotas. Você pode saber mais sobre a Splashtop e suas soluções de acesso remoto bem aqui. Você também pode experimentar nossos produtos sem nenhum compromisso, não precisa nem cadastrar o seu cartão de crédito.

Dito isso, esses são os recursos que você deve procurar em qualquer solução de acesso remoto, seja em uma solução Splashtop ou qualquer outra:

  • Autenticação única (SSO), garantindo que as senhas dos funcionários atendam aos requisitos de conformidade e segurança
  • Autenticação de dispositivo; a maioria das VPNs não tem esse recurso
  • Autenticação multifator
  • Suporte para BYOD (traga seu próprio dispositivo) em vez de exigir que usuários remotos usem dispositivos emitidos pela empresa para garantir a segurança
  • A capacidade de se conectar com um clique, ao invés de uma configuração dolorosa, lenta e com um desempenho totalmente abaixo do mercado
  • Atualizações automatizadas de infraestrutura e software, porque depender da atualização manual, conforme necessário com VPNs, não só expõe riscos de segurança, mas também causa problemas de tempo de inatividade e compatibilidade
  • Solução de alto desempenho e baixa latência capaz de suportar streaming de vídeo HD, melhorando assim a produtividade do usuário
  • Escalabilidade rápida e fácil para milhares de usuários
  • Não há necessidade de configurar hardware de gateway em cada local remoto
  • A capacidade de TI controlar transferências de arquivos e impressão remota (ou seja, desativá-los ou ativá-los)
  • Registros legíveis, gravação de sessão e fácil monitoramento e emissão de relatórios

2. Para gerenciamento de projetos: ProofHub, Trello, Monday, e Workfront.

3. Para comunicação em tempo real: Slack, Skype e Zoom.

4. Para colaboração: Google Drive, Microsoft Teams e Confluence.

5. Para monitoramento e gerenciamento de equipe: Hubstaff, Officevibe e JotForm.

Você pode aprender mais sobre todas essas ferramentas aqui.

Embora esta seja uma lista simples, ela abrange os elementos cruciais que você deve considerar ao organizar o seu ESCRITÓRIO HÍBRIDO para permitir que seus funcionários trabalhem de forma produtiva em qualquer lugar. Você ainda tem perguntas e precisa de ajuda para configurar a sua equipe remota? Entre em contato conosco a qualquer momento. Você também pode usar a nossa versão de testes gratuita de acesso remoto clicando no link abaixo.


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