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Num artigo recente, explorámos o futuro do trabalho com CEOs e líderes de RH em diversas indústrias. As nossas descobertas? O escritório não se vai embora. Então e a explosão do trabalho remoto? Se o escritório não vai desaparecer, isso não significaria que o trabalho remoto não vai colar? Não necessariamente. Em última análise, o que concluímos da nossa discussão sobre o futuro do trabalho é que o futuro é híbrido.
O que é um escritório híbrido e como as empresas podem se preparar para a criação de uma força de trabalho híbrida? Como seu nome indica, o escritório híbrido é uma configuração na qual os funcionários possuem a flexibilidade de trabalhar tanto no seu escritório ou em qualquer outro lugar que tenham acesso às ferramentas necessárias para realizar o seu trabalho.
Quais são os requisitos e políticas de segurança que as empresas precisam implementar? Que tipo de infraestrutura de escritórios as empresas precisam criar para o futuro do trabalho? Quais são os equipamentos e ferramentas para que ele funcione? Leia as respostas para todas essas perguntas a seguir e saiba como organizar o seu escritório híbrido em 3 etapas simples.
I. A política de um escritório híbrido
Quando a COVID19 chegou e forçou as empresas a se tornarem remotas, o desafio não era estender os recursos do trabalho remoto; era implementar todo o seu aparato e guiar os funcionários durante esse processo. Como muitos profissionais nunca tinham trabalhado remotamente antes, eles não tinham experiência de como fazer isso de forma produtiva. Também descobrimos rapidamente que nem todos os funcionários estão aptos a trabalhar remotamente. Ao implementar uma política de escritório híbrido, os empregadores podem garantir que os funcionários sigam as diretrizes corretas. Veja como você pode configurar a política de um escritório híbrido.
Defina claramente a quem essa política se aplica — Saiba quais membros da empresa podem trabalhar em casa. Talvez seja uma boa ideia fazer com que os novos funcionários de uma empresa sejam obrigados a trabalhar no escritório durante os primeiros 30 dias para facilitar a sua integração? Talvez algumas posições possam ser totalmente presenciais? Seja lá quais forem as respostas para essas perguntas, não esqueça de as adicionar em sua política.
Estabeleça expectativas e diretrizes, definindo quando os funcionários poderão trabalhar remotamente e quando eles precisam estar fisicamente presentes. Ao configurar seu escritório híbrido, seus funcionários irão trabalhar durante três dias em casa e dois dias no escritório? Você está pensando em aplicar um subsídio para os dias remotos ou irá dar liberdade total para seus funcionários tomarem suas decisões? Você vai querer que seus gerentes tomem decisões sobre permissões remotas? Vai deixar essa opção completamente aberta? Haverão reuniões presenciais imperdíveis? Quantas horas os trabalhadores remotos irão trabalhar por dia? Há muitas coisas a se considerar. Liste todos os cenários possíveis e certifique-se de incluir todas essas diretrizes em cada item da sua política.
Comunicar como os funcionários trabalharão a partir de casa - Devem os funcionários mudar os computadores do escritório fornecidos com os computadores para os seus locais remotos ou devem aceder remotamente conforme necessário? Existe uma ferramenta de desktop remoto que eles possam usar para aceder aos seus computadores remotamente? Que apps devem usar os membros da equipe para comunicar uns com os outros? Quaisquer ferramentas que tendes em vigor, certifique-se de que todos sabem o que são e como usá-las.
Com uma expressão excessiva sobre segurança — Isto é muito importante. Vivemos na era digital e todos os dias os hackers trabalham mais para quebrar as paredes de segurança. Embora não haja uma segurança perfeita, não torne isso fácil para eles. Certifica-te de que segues todas as diretrizes de segurança e acompanha-as. Destaque-os na tua política e certifique-se de que a tua equipa saiba como seguir essas diretrizes.
II. Revise o seu escritório e configure-o de maneira a atender às suas metas claramente definidas
Não precisamos nem dizer isso — mas você precisa de um escritório gigante se os seus funcionários só comparecem alguns dias por semana? Talvez apenas alguns dias por mês? Provavelmente não. Então, como aproveitar ao máximo o espaço físico do seu escritório? Você deve explorar as todas as possibilidades de um escritório híbrido.
Equilíbrio de vida para os empregados? Interacções sociais? Segurança robusta? Produtividade super carregada? Redução de custos para a tua empresa? Porque é que isto é importante? Vai definir a forma como montas o teu espaço de escritório. É assim que muitos negócios parcialmente remotos estão a configurar o seu espaço de trabalho.
Por exemplo, o escritório do Campo Base está estruturado mais como um local de encontro do que o tradicional escritório. Numa entrevista com FastCompany, o CEO da Base Camps Jason Fried disse que desenhou o escritório da sua empresa para simular como seria se ninguém estivesse realmente no escritório.
"Se estás em casa num segundo quarto ou não está ninguém por perto durante o dia, não estás distraído. Estás num ambiente que podes controlar na maior parte das vezes, e trabalhas isolado e entras em trabalho profundo e [não és] incomodado por outras pessoas. Queríamos criar um espaço de escritório para simular as vantagens disso, mas também dar uma oportunidade às pessoas de se reunirem num ambiente controlado por som."
- Jason Fried, CEO da Basecamp.
Então, o que tudo isso significa para você? Se as suas metas na criação de um escritório estão ligadas às razões mencionadas acima, então você precisa pensar em um escritório que promova a colaboração, aumente a sua produtividade e que possua uma boa segurança. Isso significa que o design tradicional de um cubículo do lado do outro provavelmente não vai funcionar. Você pode optar por mesas rotativas, investindo em espaços mais interativos para que seus funcionários se misturem e trabalhem juntos. Talvez você possa substituir a salinha do café por uma grande sala de convivência?
E, se o escritório for usado como um sinal de marca para impressionar potenciais clientes, talvez devesses investir numa sala de conferências de última geração. Além disso, se o escritório estiver mais vazio do que cheio, talvez não precises de tantas salas de reunião? Além disso, se planeias usar o teu escritório para acolher um social trimestral, talvez devesses investir na construção de um espaço social fantástico onde a tua equipa possa socializar trimestralmente. E obviamente, precisas de considerar um design que vá de encontro aos mais altos regulamentos sanitários para proteger a tua organização em situações como a actual pandemia de COVID19.
Estas são apenas algumas áreas que podem ser exploradas. Você precisa definir o que está tentando realizar e projetar o seu espaço de acordo com essas conformidades.
III. Invista nas ferramentas e nas tecnologias certas para oferecer um suporte eficiente à sua equipe híbrida
Quais são as ferramentas que você precisa para permitir que sua equipe trabalhe remotamente, de forma produtiva e segura? Será que você deve comprar tanto computadores remotos quanto computadores de escritório para seus funcionários? Você deve duplicar as licenças dos software usados pela sua equipe para que eles possam usá-los tanto no escritório quanto em qualquer outro lugar? Estas são as ferramentas que você realmente precisa.
Para acesso remoto —> BYOD + Acesso remoto Splashtop
BYOD + ACESSO REMOTO = A combinação perfeita para impulsionar sua força de trabalho híbrida
Durante muito tempo, a forma tradicional de trabalhar remotamente foi através da rede VPN de uma empresa. Isso tem sido provado como não ideal e escalável para permitir uma força de trabalho remota: VPN é cara, portanto difícil de escalar e apresenta um desempenho pouco confiável. Tornou-se óbvio que o acesso remoto é a melhor e mais ideal maneira de permitir o trabalho híbrido. É assim que funciona.
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O Acesso Remoto permite aos utilizadores aceder a computadores de trabalho através de qualquer computador pessoal Windows ou Mac ou mesmo de dispositivos móveis iOS ou Android. Isto permite às empresas aproveitar os dispositivos pessoais já disponíveis aos empregados (computadores portáteis, tablets, smartphones). Esta configuração tem tido tendências há já algum tempo. É chamada a política BYOD - A Bring Your Own Device (BYOD) permite aos empregados acederem a redes ou sistemas relacionados com o trabalho usando os seus dispositivos pessoais, tais como computadores portáteis, smartphones e tablets. Com o Remote Access e BYOD, não há necessidade de investir em dispositivos duplicados ou licenças de software porque quando os empregados usam o acesso remoto, podem ligar-se ao seu computador local e usá-lo como se estivessem sentados à sua frente.
O que procurar ao escolher uma solução de acesso remoto —> Confiabilidade, Segurança, Custo e Facilidade de Uso
Embora existam muitas ferramentas de acesso remoto por aí, a maioria delas ou são volumosas, ou têm um preço exagerado, ou não são suficientemente seguras. É aí que o Splashtop entrega. Splashtop é a solução de acesso remoto de melhor valor do mercado - com preços frequentemente 80% mais baixos que a concorrência e segurança a nível empresarial e funcionalidades como 4K streaming para todas as sessões remotas. Podes saber mais sobre Splashtop e as nossas soluções de acesso remoto aqui, bem como experimentá-las gratuitamente sem qualquer compromisso ou cartão de crédito necessário.
Dito isso, esses são os recursos que você deve procurar em qualquer solução de acesso remoto, seja em uma solução Splashtop ou qualquer outra:
Autenticação única (SSO), garantindo que as senhas dos funcionários atendam aos requisitos de conformidade e segurança
Autenticação de dispositivo; a maioria das VPNs não tem esse recurso
Autenticação multifator
Suporte para BYOD (traga seu próprio dispositivo) em vez de exigir que usuários remotos usem dispositivos emitidos pela empresa para garantir a segurança
A capacidade de se conectar com um clique, ao invés de uma configuração dolorosa, lenta e com um desempenho totalmente abaixo do mercado
Atualizações automatizadas de infraestrutura e software, porque depender da atualização manual, conforme necessário com VPNs, não só expõe riscos de segurança, mas também causa problemas de tempo de inatividade e compatibilidade
Solução de alto desempenho e baixa latência capaz de suportar streaming de vídeo HD, melhorando assim a produtividade do usuário
Escalabilidade rápida e fácil para milhares de usuários
Não há necessidade de configurar hardware de gateway em cada local remoto
A capacidade de TI controlar transferências de arquivos e impressão remota (ou seja, desativá-los ou ativá-los)
Registros legíveis, gravação de sessão e fácil monitoramento e emissão de relatórios
Para a Gestão de Projetos: ProofHub, Trello, Monday e Workfront.
Para a comunicação em tempo real: Slack, Skype e Zoom.
Para colaboração: Google Drive, Microsoft Teams e Confluence.
Para o monitoramento e gerenciamento da equipe: Hubstaff, Officevibe e JotForm.
Podes saber mais sobre todas estas ferramentas aqui.
Embora esta seja uma lista simples, ela abrange os elementos cruciais que você deve considerar ao organizar o seu ESCRITÓRIO HÍBRIDO para permitir que seus funcionários trabalhem de forma produtiva em qualquer lugar. Você ainda tem perguntas e precisa de ajuda para configurar a sua equipe remota? Entre em contato conosco a qualquer momento. Você também pode usar a nossa versão de testes gratuita de acesso remoto clicando no link abaixo.
