De groei van telemedicine heeft medische professionals in staat gesteld om patiënten vanuit bijna overal te bereiken en te helpen. Dit vereiste remote access tot apparaten, inclusief gespecialiseerde medische programma's en hardware, zodat artsen, clinici en andere professionals altijd toegang hebben tot de tools en informatie die ze nodig hebben.
Externe toegang is nu gebruikelijk in de gezondheidszorg, met name voor IT-ondersteuning, klinische workflows en onderhoud door leveranciers. Echter, met die gemakkelijke toegankelijkheid komen ook risico's, waaronder de potentiële blootstelling van elektronische beschermde gezondheidsinformatie (ePHI).
Het controleren en beheren van veilige toegang tot ePHI is een belangrijk onderdeel van HIPAA compliance, zowel voor werk op locatie als op afstand. Daarom moet elke medische organisatie die op zoek is naar oplossingen voor externe toegang ervoor zorgen dat gebruikers veilig toegang hebben tot hun werk zonder de veiligheid van ePHI in gevaar te brengen.
Met dat in gedachten, laten we onderzoeken hoe HIPAA remote access reguleert, welke beschermingsmaatregelen nodig zijn om ePHI in medische omgevingen te beschermen, en waar je op moet letten bij remote access oplossingen die in de gezondheidszorg worden gebruikt.
Wanneer is remote access gereguleerd onder HIPAA?
HIPAA is van toepassing wanneer externe toegang wordt gebruikt om elektronische beschermde gezondheidsinformatie op te slaan, te verzenden, te verwerken of weer te geven. Dit geldt voor alle apparaattype, inclusief Windows- en Mac-desktopcomputers, Android-apparaten en iOS-apparaten.
Externe toegang wordt onder HIPAA in verschillende situaties gereguleerd, waaronder:
Wanneer clinici op afstand toegang hebben tot EHR of klinische toepassingen.
Verbinden met of ondersteunen van medische apparaten die patiëntgegevens weergeven.
Externe toegang voor clinici vanaf laptops, tablets of mobiele apparaten.
Leveranciers- of IT-supportsessies waarbij ePHI op het scherm zichtbaar is.
Hoe regelt de HIPAA Security Rule de remote access tot ePHI?
HIPAA vereist redelijke en passende maatregelen om ePHI te beschermen, waaronder administratieve, fysieke en technische maatregelen. Wanneer een medische organisatie behoefte heeft aan externe toegang, is voldaan aan HIPAA-normen de hoogste prioriteit, omdat het beschermen van patiëntinformatie verplicht is.
HIPAA is risicogebaseerd, wat betekent dat het bedreigingen voor de privacy en veiligheid van ePHI beoordeelt, de waarschijnlijkheid dat deze bedreigingen zich voordoen, en hun potentiële impact. Het is ook technologie-onafhankelijk, toepasbaar op dezelfde standaarden op alle apparaten, en certificeert geen tools of platforms. In plaats daarvan moeten organisaties aantonen dat ze voldoen aan HIPAA-voorschriften over al hun tools en processen om te bevestigen dat ze de vereiste beveiligingen op hun plaats hebben.
1. Administratieve beveiligingen die vereist zijn voor toegang op afstand tot ePHI
Om HIPAA-naleving voor remote access te behouden, moeten organisaties administratieve hulpmiddelen implementeren. Dit vereist een combinatie van governance en documentatie om ervoor te zorgen dat er beleid is om gevoelige gegevens te beschermen, en moet expliciet remote access-paden naar ePHI bevatten, inclusief wie systemen met ePHI op afstand kan benaderen en onder welke voorwaarden, waaronder:
Risicoanalyse die externe toegang omvat, de bijbehorende risico's, en hoe deze zullen worden aangepakt.
Toegang goedkeurings- en intrekkingsprocessen om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers te allen tijde toegang hebben tot ePHI.
Leverancierstoegang governance en BAAs om toegang van derden en beveiliging te beheren.
Documentatie en beoordeling om regelmatig te verifiëren dat de veiligheidsmaatregelen werken zoals bedoeld.
Administratieve beveiligingsmaatregelen omvatten ook training van werknemers. Wanneer onzorgvuldig behandeld, kunnen externe sessies leiden tot onopzettelijke blootstelling van ePHI, dus iedereen met externe toegang moet goed getraind zijn in veilig verbinden zonder privacy te riskeren.
Bovendien moeten leveranciers aan wie externe toegang tot ePHI wordt verleend, Business Associate Agreements (BAAs) ondertekenen waarbij van hen wordt geëist dat ze voldoen aan toepasselijke beveiligingspraktijken en -normen.
2. Technische beschermingsmaatregelen die ePHI tijdens remote access beschermen
Naast administratieve beveiligingen moeten er ook technische beveiligingen aanwezig zijn om ervoor te zorgen dat ePHI wordt beschermd met sterke cybersecurity. Technische beveiligingen zijn hoe organisaties in de praktijk HIPAA-bescherming afdwingen, dus het beschikken over robuuste beveiligingstools is absoluut essentieel.
Technische waarborgen voor HIPAA-naleving omvatten:
Unieke gebruikersidentificatie en rolgebaseerde toegang tot ePHI om ervoor te zorgen dat alleen geverifieerde, gevalideerde gebruikers toegang hebben tot gezondheidsinformatie en andere persoonlijke gegevens.
Multi-factor authenticatie voor externe toegang om gebruikers te verifiëren voordat ze verbinding kunnen maken, en het risico op gecompromitteerde accounts die toegang krijgen te verminderen.
Versleuteling van ePHI tijdens transport en in rust, wat gegevens beschermt tegen ongeautoriseerde onderschepping of blootstelling.
Auditlogboeken registreren externe toegang tot systemen met ePHI, en houden duidelijke gegevens bij van wie welke informatie heeft geraadpleegd en wanneer, om toezicht aan te tonen en verdacht gedrag te identificeren.
Sessiecontroles die onnodige blootstelling van ePHI beperken tijdens support of admin toegang, waardoor gegevens beschermd blijven, zelfs tijdens externe sessies.
3. Fysieke en apparaatspecifieke beveiligingen die nog steeds van toepassing zijn op remote access
Fysieke apparaten vereisen ook beveiligingen voor HIPAA-conforme remote access. Wanneer medische professionals op afstand verbinding maken met hun werkcomputers, moeten die computers nog steeds aan al hun nalevingsvereisten voldoen; anders zouden ze hun nalevingsvereisten in eerste instantie niet naleven.
HIPAA-vereisten voor fysieke apparaten omvatten functies zoals schermvergrendelingen, geavanceerde apparaatsbeveiliging en de mogelijkheid om endpoints die toegang hebben tot ePHI veilig te beheren. Bedrijven hebben ook een manier nodig om snel gestolen of verloren apparaten aan te pakken die ePHI bevatten of kunnen benaderen, zoals remote vergrendeling en remote wiping. Dit helpt ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens veilig blijven, zowel op hun thuisapparaten als wanneer ze op afstand worden benaderd.
Hoewel Bring-Your-Own-Device (BYOD)-beleid steeds populairder is geworden, kunnen ze ook onveilig zijn zonder passende controles en beveiligingstools. Als medische organisaties op elk apparaat werken op afstand willen inschakelen, moeten ze tools en controles implementeren om ervoor te zorgen dat die apparaten te allen tijde veilig blijven.
Hoe kies je een remote access aanpak die HIPAA-vereisten ondersteunt
Wanneer je HIPAA-conforme externe toegang nodig hebt, zijn er enkele best practices die je kunt volgen. Niet alle benaderingen zijn even veilig, dus kies je methodes zorgvuldig om veiligheid en IT-naleving te garanderen.
Vermijd allereerst ongecontroleerde remote desktop -tools. Zonder goede beheer en beveiliging zijn deze onbetrouwbaar en onveilig, waardoor accounts en gegevens risico lopen. Evenzo moet elke gebruiker een uniek account hebben; het delen van accounts die toegang tot ePHI hebben, bemoeilijkt het toezicht en de monitoring, en als een gebruiker vertrekt, kunnen ze nog steeds toegang hebben tot het gedeelde account. Als leveranciers toegang nodig hebben, zijn multi-factor authenticatie en logging essentieel voor het verifiëren van gebruikers en het volgen van activiteiten.
Het is ook belangrijk om een platform te gebruiken dat systemen met ePHI niet met het internet verbindt, omdat dat ze aan mogelijke bedreigingen en kwetsbaarheden kan blootstellen. Je hebt een toegangsmodel nodig dat apparaten overbrugt zonder in te boeten aan veiligheid en zonder het kopiëren of opslaan van ePHI.
De beste benaderingen gebruiken beheerde remote access naar gecontroleerde systemen, waardoor ePHI gecentraliseerd en veilig blijft. Veilige externe toegang stelt gebruikers in staat verbinding te maken met beheerde systemen die ePHI bevatten zonder die gegevens onnodig te kopiëren, op te slaan of te verspreiden, waardoor organisaties de toegang beter kunnen controleren en bewaken.
Bovendien, als je leveranciers toegang moet geven, zorg er dan voor dat je tijdslimieten kunt instellen op die toegang en elke sessie kunt loggen. Dit helpt apparaten veilig te houden en zorgt voor verantwoording wanneer leveranciers verbinding maken.
Wat moeten zorgorganisaties kunnen bewijzen over externe toegang tot ePHI?
HIPAA-naleving vereist bewijs. Tijdens een HIPAA-audit zullen auditors verschillende elementen onderzoeken om te bepalen of uw cybersecurity voldoet aan de regelgevende HIPAA-eisen. Deze omvatten:
Fysieke beveiliging voor apparaten en apparatuur.
Digitale beveiligingsmaatregelen voor accounts en netwerken.
Personeelstraining en beveiligingsbewustzijn.
Toegangscontroles om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers verbinding kunnen maken.
Incident responsplannen zijn ontworpen om snel te reageren in het geval van een inbreuk en om schade te behandelen.
Daarom moeten medische organisaties logboeken en documentatie bijhouden om te laten zien wie ePHI heeft benaderd, wanneer ze dat hebben gedaan en, idealiter, waarom ze het nodig hadden. Deze logboeken kunnen bepalen of een voorval een datalek vormt dat moet worden gerapporteerd of een routinewerkactiviteit is.
Bij het investeren in een oplossing voor externe toegang moeten medische organisaties zoeken naar een platform dat veilige toegang en authenticatie biedt, zoals vereist voor HIPAA-naleving, samen met sessielogs en rapportage om efficiënte incidentrespons te ondersteunen. HIPAA-naleving gaat niet alleen over het voorkomen van inbreuken, maar ook over de mogelijkheid om er snel en effectief op te reageren, en audits zullen aan die vereisten voldoen.
Hoe Splashtop veilige, controleerbare toegang op afstand tot systemen met ePHI ondersteunt
Medische organisaties hebben een krachtige, betrouwbare, en bovenal veilige oplossing voor toegang op afstand nodig. Elk remote access software gebruikt in zorgomgevingen moet sterke beveiligingscontroles ondersteunen om ePHI te helpen beschermen en regelgevingsrisico te verminderen.
Splashtop biedt gecentraliseerde, veilige externe toegang die is ontworpen om IT-teams in de gezondheidszorg te helpen consistente toegangscontroles te handhaven en zicht te behouden op externe sessies met systemen die ePHI bevatten.
Met Splashtop kunnen gebruikers veilig toegang krijgen tot hun werkapparaten vanaf elke locatie, op elk apparaat. Dit stelt medische professionals in staat om notities, testresultaten en gespecialiseerd apparatuur te raadplegen terwijl ze op afstand werken zonder de beveiliging of efficiëntie in gevaar te brengen.
Splashtop houdt ook accounts veilig met functies zoals multi-factor authenticatie, wat een extra laag verificatie toevoegt wanneer gebruikers verbinding maken en ervoor zorgt dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot ePHI.
Bovendien kunnen gebruikers met de uitgebreide auditlogs van Splashtop gedetailleerde verslagen raadplegen die laten zien wie welke informatie heeft benaderd en wanneer ze dat hebben gedaan. Dit helpt om naleving en verantwoording te behouden, onderzoeken te ondersteunen en audits te doorstaan.
HIPAA-conforme remote access is mogelijk
HIPAA vereist strikte controle over ePHI, maar dat betekent niet dat externe toegang onmogelijk is. Met de juiste zichtbaarheid, beveiligingen en documentatie is het mogelijk om veilig overal te werken met een oplossing voor externe toegang, terwijl wordt voldaan aan de beveiligingseisen van HIPAA en zonder concessies te doen aan snelheid of kwaliteit.
Zorgorganisaties die programma's voor externe toegang zoeken, zouden hun opties moeten evalueren en een oplossing moeten kiezen die consistent extern toegangsbeheer mogelijk maakt zonder de beveiliging in gevaar te brengen of de operationele complexiteit te verhogen. Met een oplossing zoals Splashtop kunnen IT-teams in de gezondheidszorg remote access-workflows standaardiseren terwijl ze toegang, sessiezichtbaarheid en toezicht verbeteren.
Klaar om te zien hoe gemakkelijk en veilig Splashtop kan zijn? Begin vandaag nog met een gratis proefversie.
