La FERPA est une loi fédérale des États-Unis qui protège la confidentialité des dossiers scolaires des étudiants. Promulguée en 1974, la FERPA accorde aux parents des droits spécifiques concernant les informations scolaires de leurs enfants, qui sont transférés aux élèves lorsqu’ils atteignent l’âge de 18 ans ou qu’ils fréquentent une école après le lycée. Cette législation joue un rôle crucial en garantissant que les données personnelles et sensibles des étudiants sont protégées contre tout accès ou divulgation non autorisés.
Alors que l’enseignement adopte de plus en plus les plateformes numériques et l’apprentissage à distance, la conformité à la FERPA est devenue encore plus essentielle. Les établissements doivent suivre des directives strictes pour protéger la vie privée des étudiants, qu’il s’agisse des dossiers scolaires ou des informations répertoriées.
Cet article donne un aperçu détaillé de la FERPA, de son importance et de la manière dont les écoles et les organisations peuvent rester en conformité tout en tirant parti des technologies modernes.
FERPA : Signification et définition
La Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) est une loi fédérale américaine conçue pour protéger la confidentialité des dossiers scolaires des élèves. Souvent appelée « amendement Buckley », la FERPA accorde aux parents et aux étudiants éligibles (âgés de plus de 18 ans ou inscrits dans un établissement d’enseignement supérieur) certains droits concernant l’accès à leur dossier scolaire et le contrôle de celui-ci.
La FERPA s’applique à tous les établissements d’enseignement financés par des programmes gérés par le ministère américain de l’Éducation. Les écoles publiques, les universités et de nombreuses établissements privées doivent respecter les réglementations de la FERPA pour garantir leur conformité.
Quel est l’objectif de la FERPA ?
La FERPA a été promulguée pour répondre aux préoccupations croissantes concernant l’utilisation abusive des informations sur les étudiants. Son objectif principal est de faire en sorte que les établissements d’enseignement respectent et protègent la vie privée des étudiants. En permettant aux parents et aux élèves éligibles de contrôler l’accès aux dossiers scolaires, la FERPA cherche à empêcher les divulgations non autorisées qui pourraient entraîner de la discrimination, une usurpation d’identité ou des abus de confiance.
Les principaux objectifs de la FERPA sont les suivants :
Veiller à ce que les parents et les élèves puissent accéder aux dossiers scolaires et les consulter.
Établir des directives indiquant quand et comment les écoles peuvent divulguer des informations personnelles sans consentement.
Fournir un cadre pour gérer les informations répertoriées afin de garantir la transparence tout en préservant la confidentialité.
Comment la FERPA contribue-t-elle à protéger les données des étudiants ?
La FERPA protège les données des étudiants en obligeant les établissements d’enseignement à suivre des procédures spécifiques et à obtenir le consentement avant de partager des informations personnelles. Dans le cadre de la FERPA :
Les établissements doivent informer les parents et les étudiants éligibles de leurs droits chaque année.
Les écoles ne peuvent pas divulguer d’informations personnelles (PII) contenues dans les dossiers scolaires sans autorisation écrite explicite, sauf dans les situations autorisées.
Des garanties doivent être mises en place pour empêcher tout accès non autorisé aux données sensibles des étudiants, en particulier dans les environnements d’apprentissage numériques et à distance.
Les directives de la FERPA garantissent la sécurité des données des étudiants, permettant ainsi aux familles de prendre des décisions éclairées concernant leur confidentialité tout en renforçant la confiance dans les établissements d’enseignement.
Quelles informations sont protégées par la FERPA ?
La FERPA définit et protège des types spécifiques d’informations figurant dans les dossiers scolaires des étudiants afin de préserver leur confidentialité. Cette protection s’applique aux données collectées et gérées par les établissements d’enseignement ou les parties agissant en leur nom. Voici les deux principales catégories d’informations couvertes par la FERPA :
Dossiers scolaires
Les dossiers scolaires font référence à tous les dossiers, fichiers, documents ou autres supports contenant des informations directement liées à un étudiant et conservés par une organisation éducative, un établissement ou une personne agissant pour le compte de celui-ci. Ces dossiers peuvent exister sous différents formats, y compris des documents papier, des fichiers numériques ou des supports audiovisuels.
Voici des exemples de dossiers scolaires protégés par la FERPA :
Notes et bulletins scolaires
Relevés
Horaires de cours
Dossiers disciplinaires
Dossiers relatifs à l’enseignement spécialisé
Carnets de santé et de vaccination tenus par l’école
La FERPA veille à ce que ces dossiers restent privés et soient accessibles uniquement aux personnes autorisées, telles que les parents, les élèves éligibles ou les responsables scolaires ayant des intérêts éducatifs légitimes.
Informations répertoriées
Si la FERPA protège la plupart des données relatives aux étudiants, elle permet aux écoles de désigner certaines informations comme des « informations répertoriées », qui sont généralement moins sensibles et peuvent être divulguées sans consentement préalable, à moins que l’étudiant ou les parents ne s’y opposent.
Voici des exemples d’informations répertoriées :
Nom de l’étudiant
Adresse
Numéro de téléphone
Date et lieu de naissance
Principal domaine d’études
Dates de présence
Diplômes et récompenses reçus
Participation à des activités et à des sports officiellement reconnus
Cependant, même en ce qui concerne les informations répertoriées, la FERPA demande aux écoles d’informer les parents et les élèves éligibles de leur droit de refuser la divulgation de ces informations. Les établissements d’enseignement doivent trouver un juste équilibre entre transparence et protection de la vie privée lorsqu’ils traitent les informations répertoriées.
En définissant et en réglementant clairement l’accès à ces types d’informations, la FERPA contribue à protéger l’intégrité des données des étudiants tout en fournissant un cadre pour leur utilisation appropriée.
Exigences et exceptions de la FERPA
La FERPA impose des exigences claires aux établissements d’enseignement afin de garantir la protection de la vie privée des étudiants. En même temps, elle décrit les exceptions spécifiques dans lesquelles les établissements peuvent divulguer des informations sans consentement préalable. Il est essentiel de comprendre ces exigences et exceptions pour être en conformité.
Exigences de la FERPA
Notification annuelle des droits : les écoles doivent informer les parents et les élèves éligibles chaque année de leurs droits en vertu de la FERPA. Cela inclut le droit de :
Inspecter et consulter les dossiers scolaires.
Demander la correction d’informations inexactes ou trompeuses.
Donner son consentement avant la publication d’informations personnelles.
Consentement à la divulgation : un consentement écrit doit être obtenu avant de divulguer des informations personnelles figurant dans les dossiers scolaires, sauf dans les cas où des exceptions s’appliquent. Le consentement doit inclure :
Les dossiers spécifiques à divulguer.
Le but de cette divulgation.
Les parties à qui la divulgation sera faite.
Enregistrement des divulgations : les écoles doivent tenir un registre de chaque demande d’accès à des informations personnelles ou de divulgation de celles-ci. Cet enregistrement doit inclure :
Les parties qui ont demandé ou reçu les informations.
L’intérêt légitime que les parties avaient pour ces informations.
Traitement sécurisé des données : les établissements sont tenus de mettre en œuvre des mesures pour protéger les dossiers des étudiants, en particulier dans les environnements numériques. Cela inclut le chiffrement, les contrôles d’accès et les systèmes de stockage sécurisés.
Exceptions à la FERPA
La FERPA prévoit plusieurs exceptions en vertu desquelles les établissements d’enseignement peuvent divulguer des informations personnelles sans autorisation écrite préalable :
Responsables scolaires ayant un intérêt pédagogique légitime : les informations personnelles peuvent être partagées avec les responsables de l’école (professeurs, administrateurs, sous-traitants) qui ont besoin d’y accéder pour exercer leurs responsabilités professionnelles.
Transfert vers d’autres écoles : les écoles peuvent communiquer des dossiers à un autre établissement d’enseignement dans lequel l’étudiant a l’intention de s’inscrire ou d’être transféré.
Urgence en matière de santé ou de sécurité : en cas d’urgence, les écoles peuvent divulguer des informations personnelles pour protéger la santé ou la sécurité des élèves ou d’autres personnes.
Ordonnances judiciaires ou assignations à comparaître : les écoles peuvent divulguer des informations conformément à une citation à comparaître ou à une décision de justice légalement émise.
Objectifs d’aide financière : des informations peuvent être divulguées pour déterminer l’éligibilité d’un étudiant à une aide financière, les conditions de l’aide ou pour faire appliquer ses conditions.
Informations répertoriées : comme indiqué plus haut, les écoles peuvent divulguer les informations répertoriées à moins qu’un élève ou un parent ne s’y oppose.
Études menées pour le compte d’écoles : les établissements peuvent partager des données avec des organisations qui mènent des études pour améliorer l’enseignement, gérer des programmes d’aide aux étudiants ou développer des tests prédictifs.
En respectant ces exigences et en comprenant les exceptions, les écoles peuvent s’y retrouver efficacement dans les réglementations de la FERPA tout en s’engageant fermement à protéger la vie privée des élèves.
Infractions à la FERPA et sanctions courantes
Malgré les directives claires définies par la FERPA, les établissements d’enseignement peuvent enfreindre ses dispositions par inadvertance ou intentionnellement. Ces violations peuvent avoir de graves conséquences, allant de l’atteinte à la réputation à des sanctions juridiques et financières. Il est crucial de comprendre les violations les plus courantes et leurs sanctions pour rester en conformité.
Quelles sont les violations de la FERPA les plus courantes ?
Divulgation non autorisée des dossiers scolaires : partager les informations personnelles d’un étudiant sans son consentement explicite ou en dehors des exceptions de la FERPA constitue une violation directe. Les exemples incluent :
Envoyer des notes ou des informations sensibles par e-mail au mauvais destinataire.
Publier les notes ou les résultats des tests avec des informations d’identification.
Gestion inappropriée des informations répertoriées : même si les informations répertoriées peuvent être divulguées sous certaines conditions, le fait de ne pas donner aux élèves ou aux parents la possibilité de refuser de telles divulgations constitue une violation.
Incapacité à sécuriser les dossiers des étudiants : des mesures de sécurité inadéquates, telles que l’utilisation de systèmes de stockage non sécurisés ou le fait de ne pas restreindre l’accès à des dossiers sensibles, peuvent entraîner des fuites de données et une violation de la FERPA.
Absence de notifications annuelles : les établissements qui n’informent pas les parents et les élèves chaque année de leurs droits au titre de la FERPA ne répondent pas à une exigence fondamentale de conformité.
Divulguer des informations sans intérêt pédagogique légitime : autoriser l’accès aux dossiers des étudiants à des personnes ou à des personnes n’ayant aucun intérêt éducatif légitime, même si cela reste interne à l’établissement, constitue une violation.
Partage inapproprié des données avec des tiers : le partage de données avec des sous-traitants ou des fournisseurs tiers sans accords appropriés spécifiant la conformité à la FERPA peut entraîner une violation.
Sanctions pour violation de la FERPA
Les violations de la FERPA peuvent avoir des conséquences importantes pour les établissements d’enseignement, notamment :
Perte du financement fédéral : la sanction la plus sévère en cas de non-conformité est la perte potentielle du financement fédéral. Cela peut mettre en danger la stabilité financière et les opérations de l’établissement.
Plaintes et enquêtes formelles : les élèves ou les parents peuvent déposer des plaintes auprès du Bureau de conformité à la politique familiale (FPCO) du ministère américain de l’Éducation, qui peut lancer des enquêtes formelles.
Atteinte à la réputation : les violations peuvent éroder la confiance auprès des élèves, des parents et de la communauté, et porter atteinte à la réputation à long terme.
Conséquences juridiques : bien que la FERPA elle-même n’autorise pas les poursuites privées, les violations peuvent donner lieu à des poursuites judiciaires en vertu d’autres lois ou réglementations sur la confidentialité, en particulier en cas de négligence.
Coûts liés aux fuites de données : le fait de ne pas sécuriser les dossiers numériques peut entraîner de coûteux efforts de réponse aux fuites de données, y compris des notifications, des mesures correctives et d’éventuelles amendes en vertu d’autres lois sur la confidentialité.
En faisant preuve de vigilance et de proactivité en matière de conformité à la FERPA, les établissements d’enseignement peuvent éviter ces pièges courants et protéger efficacement la vie privée de leurs étudiants.
Bonnes pratiques en matière de conformité à la FERPA
Le maintien de la conformité à la FERPA est essentiel pour que les établissements d’enseignement puissent protéger la vie privée des étudiants et éviter de coûteuses sanctions. La mise en œuvre des bonnes pratiques permet de garantir le respect des réglementations de la FERPA et de renforcer la confiance des élèves, des parents et de l’ensemble de la communauté éducative. Voici les bonnes pratiques à suivre :
1. Sensibiliser le personnel et les professeurs à la FERPA
Organisez régulièrement des sessions de formation pour tous les employés, y compris les enseignants, les administrateurs et le personnel informatique, afin de vous assurer qu’ils comprennent les réglementations FERPA, leurs responsabilités et la manière de gérer les données des étudiants en toute sécurité.
Inclure des scénarios réels pour mettre en évidence les problèmes de conformité potentiels.
Veiller à ce que les employés comprennent comment la FERPA s’applique dans les environnements physiques et numériques.
2. Limiter l’accès aux dossiers des étudiants
Adoptez le principe du moindre privilège en n’accordant l’accès aux dossiers scolaires qu’aux personnes ayant un intérêt éducatif légitime. Utilisez des contrôles d’accès basés sur les rôles pour gérer les autorisations efficacement.
3. Renforcer la sécurité numérique
À une époque où les cybermenaces se multiplient, il est essentiel de protéger les dossiers numériques des étudiants. Les principales mesures incluent :
Utiliser des bases de données chiffrées pour stocker les informations sensibles.
Exiger des connexions sécurisées et une authentification multifactorielle (MFA) pour accéder aux dossiers des étudiants.
Mettre régulièrement à jour les logiciels et les systèmes pour corriger les vulnérabilités.
4. Mettre en œuvre des mécanismes de désinscription pour les informations répertoriées
Informez les parents et les élèves éligibles de leur droit de refuser la divulgation des informations répertoriées. Fournissez des instructions claires et des délais pour l’envoi des demandes de désinscription.
5. Établir des politiques claires en matière de partage des données
Veillez à ce que les fournisseurs et les sous-traitants tiers qui utilisent des informations sur les étudiants respectent les normes de conformité FERPA. Cela peut inclure :
Rédaction d’accords de partage de données spécifiant la conformité à la FERPA.
Auditer les pratiques des fournisseurs pour vérifier le respect des normes de confidentialité.
6. Politiques d’audit et de révision régulières
Réalisez des audits périodiques des politiques et procédures FERPA afin d’identifier les lacunes ou les risques potentiels. Mettez à jour les politiques si nécessaire pour les adapter à l’évolution de la technologie et aux exigences réglementaires.
7. Gérer la conservation et la destruction des dossiers
Établissez des lignes directrices claires concernant la durée de conservation des dossiers des étudiants et éliminez de manière sécurisée ceux dont vous n’avez plus besoin. Cela minimise le risque d’accès non autorisé à des informations obsolètes.
8. Communiquer clairement les politiques de confidentialité
Partagez les politiques de confidentialité de votre établissement avec les étudiants et les parents. La transparence favorise la confiance et permet à chacun de comprendre ses droits en vertu de la FERPA.
9. Surveiller les outils d’apprentissage à distance
Pour les établissements qui utilisent des plateformes d’apprentissage numériques, veillez à ce que les outils soient conformes aux exigences de la FERPA. Évaluez les fonctionnalités telles que les contrôles d’accès des utilisateurs, le chiffrement des données et le stockage sécurisé.
10. Réagir rapidement aux problèmes de confidentialité
Établissez un protocole pour répondre aux préoccupations en matière de protection de la vie privée ou aux violations potentielles. Le fait d’examiner et de résoudre rapidement ces problèmes témoigne d’un engagement fort en faveur du respect de la FERPA.
En suivant ces bonnes pratiques, les établissements d’enseignement peuvent créer une culture de confidentialité et de responsabilité, en veillant à ce que les données des étudiants restent sécurisées et conformes à la FERPA.
Protégez les informations personnelles des étudiants dans le cadre de la FERPA grâce à des solutions d’apprentissage à distance sécurisées
L’enseignement à distance étant de plus en plus répandu, il n’a jamais été aussi essentiel de protéger les informations personnelles des étudiants conformément à la FERPA. Les plateformes d’apprentissage à distance présentent des défis uniques, tels que la transmission de données sur Internet et le recours accru à des outils tiers. Pour garantir la conformité, les établissements doivent adopter des solutions d’enseignement à distance sécurisées et fiables qui donnent la priorité à la confidentialité des étudiants.
Principales caractéristiques d’une solution d’apprentissage à distance conforme à la FERPA
Chiffrement de bout en bout : les plateformes d’apprentissage à distance sécurisées doivent utiliser un chiffrement de bout en bout pour protéger les données pendant leur transmission. Cela empêche tout accès non autorisé à des informations sensibles, même si elles sont interceptées.
Contrôles d’accès basés sur les rôles : les plateformes doivent permettre aux administrateurs de définir et de contrôler les niveaux d’accès des différents utilisateurs, en veillant à ce que seul le personnel autorisé puisse accéder aux données spécifiques des étudiants.
Pistes d’audit et surveillance : l’enregistrement et le suivi des activités des utilisateurs permettent de rendre des comptes et d’identifier tout accès non autorisé aux dossiers des étudiants.
Minimisation et conservation des données : les outils conformes à la FERPA ne doivent stocker que les données nécessaires et permettre une suppression sécurisée lorsque les enregistrements ne sont plus nécessaires.
Conformité avec les fournisseurs tiers : les outils d’apprentissage à distance qui s’intègrent à des services tiers doivent garantir que ces services sont également conformes à la FERPA. Les accords de partage de données doivent spécifier les obligations en matière de confidentialité.
Comment Splashtop prend en charge la conformité FERPA
Splashtop offre des solutions d’accès à distance et d’apprentissage robustes conçues pour répondre aux exigences de la FERPA.
Connexions chiffrées : Splashtop fournit un chiffrement AES 256 bits, garantissant que toutes les données partagées pendant les sessions à distance restent sécurisées.
Autorisations utilisateur granulaires : les administrateurs peuvent contrôler l’accès aux ressources partagées, tout en protégeant les données sensibles des étudiants.
Accès à distance sécurisé : les enseignants et les administrateurs peuvent accéder à distance aux ordinateurs et aux ressources éducatives sur site sans transférer inutilement des fichiers sensibles.
Journaux de session détaillés : Splashtop fournit des journaux d’activité et des pistes d’audit, permettant aux établissements de surveiller et de documenter les efforts de conformité.
Téléassistance fiable : les équipes informatiques peuvent dépanner et gérer en toute sécurité les appareils utilisés pour l’apprentissage à distance tout en respectant les directives FERPA.
Les établissements d’enseignement peuvent passer en toute confiance à des environnements d’apprentissage numériques et à distance en tirant parti d’outils tels que Splashtop. Grâce à ses fonctionnalités de sécurité robustes et à son engagement en matière de conformité, Splashtop permet aux écoles de protéger les informations personnelles des élèves, garantissant ainsi une expérience d’apprentissage sûre et conforme à la FERPA.
Obtenez plus d’informations sur les solutions de Splashtop pour l’éducation.
