FERPA é uma lei federal nos Estados Unidos que protege a privacidade dos registos educacionais dos estudantes. Promulgada em 1974, a FERPA concede aos pais direitos específicos em relação às informações educacionais dos seus filhos, que são transferidos para os estudantes quando atingem os 18 anos ou frequentam uma escola além do ensino secundário. Esta legislação desempenha um papel crucial em garantir que os dados pessoais e sensíveis dos estudantes estejam protegidos contra acesso ou divulgação não autorizada.
À medida que a educação adota cada vez mais plataformas digitais e aprendizagem remota, a conformidade com a FERPA tornou-se ainda mais crítica. As instituições devem seguir diretrizes rigorosas para proteger a privacidade dos estudantes, desde os registos educacionais até às informações de diretório.
Este blog fornece uma visão detalhada do FERPA, sua importância e como as escolas e organizações podem permanecer em conformidade enquanto aproveitam as tecnologias modernas.
FERPA: Significado & Definição
A Lei dos Direitos Educativos e Privacidade da Família (FERPA) é uma lei federal dos EUA concebida para proteger a privacidade dos registos educacionais dos estudantes. Frequentemente referido como a "Emenda Buckley", o FERPA concede aos pais e estudantes elegíveis (aqueles com mais de 18 anos ou matriculados no ensino superior) certos direitos em relação ao acesso e controle sobre seus registros educacionais.
FERPA aplica-se a todas as instituições educativas que recebem financiamento de programas administrados pelo Departamento de Educação dos EUA. As escolas públicas, universidades e muitas instituições privadas devem cumprir os regulamentos do FERPA para garantir a conformidade.
Qual é o Propósito da FERPA?
FERPA foi promulgada para abordar preocupações crescentes sobre o uso indevido de informações dos estudantes. O seu principal objetivo é garantir que as instituições de ensino respeitem e protejam a privacidade dos estudantes. Ao conceder aos pais e estudantes elegíveis o controle sobre o acesso aos registos educacionais, o FERPA procura prevenir divulgações não autorizadas que possam levar à discriminação, roubo de identidade ou quebras de confiança.
Os objetivos principais do FERPA incluem:
Garantir que os pais e estudantes possam aceder e rever os registos educacionais.
Estabelecendo diretrizes sobre quando e como as escolas podem divulgar informações pessoais sem consentimento.
Fornecer uma estrutura para gerir informações de diretório para manter a transparência enquanto se protege a privacidade.
Como é que o FERPA ajuda a proteger os dados dos estudantes?
O FERPA protege os dados dos estudantes ao exigir que as instituições de ensino sigam procedimentos específicos e obtenham consentimento antes de partilhar informações pessoais. Sob a FERPA:
As instituições devem notificar os pais e estudantes elegíveis sobre seus direitos anualmente.
As escolas não podem divulgar informações pessoalmente identificáveis (PII) de registos educacionais sem consentimento escrito explícito, exceto em situações autorizadas.
Devem ser implementadas salvaguardas para prevenir o acesso não autorizado a dados sensíveis dos estudantes, especialmente em ambientes de aprendizagem digital e remota.
As diretrizes do FERPA garantem que os dados dos alunos permaneçam seguros, capacitando as famílias a tomarem decisões informadas sobre a sua privacidade enquanto fomentam a confiança nas instituições educativas.
Que Informação é Protegida pelo FERPA?
FERPA define e protege tipos específicos de informações nos registos educacionais dos estudantes para salvaguardar a sua privacidade. Esta proteção aplica-se aos dados recolhidos e mantidos por instituições educativas ou por entidades que atuem em seu nome. Abaixo estão as duas principais categorias de informações abrangidas pelo FERPA:
Registos Educativos
Os registos educacionais referem-se a quaisquer registos, ficheiros, documentos ou outros materiais que contenham informações diretamente relacionadas com um estudante e mantidos por uma agência educacional, instituição ou uma parte que atue em nome da instituição. Estes registos podem existir em vários formatos, incluindo documentos em papel, ficheiros digitais ou materiais audiovisuais.
Exemplos de registos educacionais protegidos pelo FERPA incluem:
Notas e boletins
Transcrições
Horários das aulas
Registos disciplinares
Registos de educação especial
Registos de saúde e imunização mantidos pela escola
A FERPA garante que esses registos permaneçam privados e acessíveis apenas a indivíduos autorizados, como pais, estudantes elegíveis ou funcionários da escola com interesses educacionais legítimos.
Informação de Diretório
Embora o FERPA proteja a maioria dos dados dos estudantes, permite que as escolas designem certas informações como "informações de diretório", que geralmente são menos sensíveis e podem ser divulgadas sem consentimento prévio, a menos que o estudante ou os pais optem por não permitir.
Exemplos de informações de diretório incluem:
Nome do estudante
Endereço
Número de Telefone
Data e local de nascimento
Principal área de estudo
Datas de frequência
Graus e prêmios recebidos
Participação em atividades e desportos oficialmente reconhecidos
No entanto, mesmo com informações do diretório, a FERPA exige que as escolas notifiquem os pais e alunos elegíveis sobre seus direitos de optar pela não divulgação dessas informações. As instituições educativas devem encontrar um equilíbrio cuidadoso entre a transparência e a proteção da privacidade ao lidar com informações de diretório.
Ao definir e regular claramente o acesso a estes tipos de informação, o FERPA ajuda a proteger a integridade dos dados dos estudantes, ao mesmo tempo que fornece um quadro para a sua utilização adequada.
Requisitos e Exceções da FERPA
O FERPA estabelece requisitos claros para que as instituições de ensino garantam a proteção da privacidade dos estudantes. Ao mesmo tempo, descreve exceções específicas onde as instituições podem divulgar informações sem consentimento prévio. Compreender esses requisitos e exceções é essencial para a conformidade.
Requisitos do FERPA
Notificação Anual de Direitos: As escolas devem notificar os pais e alunos elegíveis anualmente sobre seus direitos sob a FERPA. Isto inclui o direito de:
Inspecionar e rever os registos educativos.
Solicitar correções a informações imprecisas ou enganosas.
Fornecer consentimento antes da divulgação de PII.
Consentimento para Divulgação: Deve ser obtido consentimento escrito antes de divulgar PII de registos educacionais, exceto em casos onde se aplicam exceções. O consentimento deve incluir:
Os registos específicos a serem divulgados.
O propósito da divulgação.
As partes para as quais a divulgação será feita.
Registro de Divulgações: As escolas devem manter um registro de cada solicitação de acesso ou divulgação de PII. Este registro deve incluir:
As partes que solicitaram ou receberam as informações.
O interesse legítimo que as partes tinham na informação.
Manuseamento Seguro de Dados: As instituições são obrigadas a implementar medidas para proteger os registos dos estudantes, especialmente em ambientes digitais. Isso inclui criptografia, controles de acesso e sistemas de armazenamento seguro.
Exceções do FERPA
FERPA inclui várias exceções onde instituições educacionais podem divulgar PII sem consentimento escrito prévio:
Funcionários da Escola com Interesse Educacional Legítimo: As PII podem ser partilhadas com funcionários da escola (professores, administradores, contratados) que necessitam de acesso para desempenhar as suas responsabilidades profissionais.
Transferência para Outras Escolas: As escolas podem divulgar registos a outra instituição educativa onde o aluno pretende matricular-se ou transferir-se.
Emergência de Saúde ou Segurança: Em emergências, as escolas podem divulgar PII para proteger a saúde ou segurança dos alunos ou de outros.
Ordens Judiciais ou Subpoenas: As escolas podem divulgar informações em conformidade com uma subpoena ou ordem judicial emitida legalmente.
Propósitos de Apoio Financeiro: A informação pode ser divulgada para determinar a elegibilidade de um estudante para apoio financeiro, as condições do apoio, ou para aplicar os seus termos.
Informações de Diretório: Como mencionado anteriormente, as escolas podem divulgar informações de diretório, a menos que um aluno ou pai opte por não participar.
Estudos Realizados para ou em Nome das Escolas: As instituições podem partilhar dados com organizações que realizam estudos para melhorar a instrução, administrar programas de auxílio estudantil ou desenvolver testes preditivos.
Ao aderir a esses requisitos e compreender as exceções, as escolas podem navegar pelas regulamentações da FERPA de forma eficaz, mantendo um forte compromisso com a proteção da privacidade dos alunos.
Violações Comuns do FERPA e Penalidades
Apesar das diretrizes claras delineadas pelo FERPA, as instituições educativas podem, inadvertidamente ou intencionalmente, violar as suas disposições. Estas violações podem ter consequências graves, desde danos à reputação até penalidades legais e financeiras. Compreender as violações mais comuns e as suas penalidades é crucial para manter a conformidade.
Quais são as violações mais comuns do FERPA?
Divulgação Não Autorizada de Registros Educacionais: Compartilhar PII de um aluno sem consentimento explícito ou fora das exceções da FERPA é uma violação direta. Exemplos incluem:
Enviar notas ou informações sensíveis para o destinatário errado.
Publicar publicamente notas ou resultados de testes com informações identificáveis.
Manuseio Indevido de Informações de Diretório: Embora as informações de diretório possam ser divulgadas sob certas condições, não fornecer aos estudantes ou pais a opção de optar por não participar dessas divulgações constitui uma violação.
Falha em Proteger Registos de Estudantes: Medidas de segurança inadequadas, como o uso de sistemas de armazenamento não seguros ou a falha em restringir o acesso a registos sensíveis, podem levar a violações de dados e violações da FERPA.
Falta de Notificações Anuais: Instituições que não notificam pais e estudantes anualmente sobre seus direitos FERPA não cumprem um requisito fundamental de conformidade.
Divulgação de Informações Sem Interesse Educacional Legítimo: Permitir o acesso a registos de alunos para indivíduos ou partes sem um interesse educacional legítimo, mesmo que interno à instituição, é uma violação.
Partilha Indevida de Dados com Terceiros: Partilhar dados com contratantes ou fornecedores terceiros sem acordos adequados que especifiquem a conformidade com o FERPA pode resultar numa violação.
Penalidades por Violação da FERPA
Violações da FERPA podem levar a consequências significativas para instituições educacionais, incluindo:
Perda de Financiamento Federal: A penalidade mais severa por não conformidade é a potencial perda de financiamento federal. Isso pode comprometer a estabilidade financeira e as operações da instituição.
Queixas Formais e Investigações: Os estudantes ou pais podem apresentar queixas ao Family Policy Compliance Office (FPCO) do Departamento de Educação dos EUA, que pode iniciar investigações formais.
Danos Reputacionais: Violações podem corroer a confiança entre estudantes, pais e a comunidade, levando a danos reputacionais a longo prazo.
Consequências Legais: Embora a FERPA em si não permita ações judiciais privadas, as violações podem abrir caminho para ações legais sob outras leis ou regulamentos de privacidade, especialmente em casos de negligência.
Custos de Violação de Dados: Falhar em proteger registos digitais pode levar a esforços dispendiosos de resposta a violações de dados, incluindo notificações, remediação e potenciais multas sob outras leis de privacidade.
Ao serem vigilantes e proativos sobre a conformidade com o FERPA, as instituições educativas podem evitar estes erros comuns e proteger a privacidade dos seus estudantes de forma eficaz.
Melhores Práticas para Conformidade com FERPA
Manter a conformidade com FERPA é essencial para que as instituições educacionais protejam a privacidade dos estudantes e evitem penalidades custosas. Implementar melhores práticas ajuda a garantir a adesão aos regulamentos FERPA e constrói confiança com estudantes, pais e a comunidade educacional em geral. Abaixo estão as principais melhores práticas a seguir:
1. Educar o pessoal e o corpo docente sobre o FERPA
Forneça sessões de formação regulares para todos os funcionários, incluindo professores, administradores e pessoal de TI, para garantir que compreendam os regulamentos da FERPA, as suas responsabilidades e como lidar com os dados dos estudantes de forma segura.
Inclua cenários da vida real para destacar potenciais problemas de conformidade.
Assegure-se de que os funcionários compreendam como a FERPA se aplica em ambientes físicos e digitais.
2. Limitar o Acesso aos Registros dos Alunos
Adote o princípio do menor privilégio, concedendo acesso aos registos educacionais apenas a indivíduos com um interesse educacional legítimo. Use controlos de acesso baseados em funções para gerir permissões de forma eficaz.
3. Reforçar a Segurança Digital
Em uma era de crescentes ameaças cibernéticas, proteger registros digitais dos alunos é crítico. Medidas chave incluem:
Utilizar bases de dados encriptadas para armazenar informações sensíveis.
Exigindo logins seguros e autenticação multi-fator (MFA) para acessar registros de estudantes.
Atualizar regularmente software e sistemas para abordar vulnerabilidades.
4. Implementar Mecanismos de Exclusão para Informações de Diretório
Notificar os pais e os alunos elegíveis sobre os seus direitos de optar por não divulgar informações de diretório. Forneça instruções claras e prazos para a submissão de pedidos de exclusão.
5. Estabelecer Políticas Claras de Partilha de Dados
Garantir que fornecedores e contratantes terceiros que lidam com informações de estudantes aderem aos padrões de conformidade do FERPA. Isso pode incluir:
Redigir acordos de partilha de dados especificando a conformidade com FERPA.
Auditoria das práticas dos fornecedores para verificar a conformidade com os padrões de privacidade.
6. Auditar e Rever Regularmente as Políticas
Realize auditorias periódicas das políticas e procedimentos FERPA para identificar potenciais lacunas ou riscos. Atualizar políticas conforme necessário para se adaptar às mudanças na tecnologia e nos requisitos regulamentares.
7. Gerir a Retenção e Eliminação de Registos
Estabelecer diretrizes claras sobre quanto tempo os registros dos estudantes devem ser retidos e descartar com segurança os registros que não são mais necessários. Isso minimiza o risco de acesso não autorizado a informações desatualizadas.
8. Comunicar Políticas de Privacidade Claramente
Compartilhe as políticas de privacidade da sua instituição com estudantes e pais. A transparência fomenta a confiança e garante que todos compreendam os seus direitos ao abrigo do FERPA.
9. Monitorizar Ferramentas de Aprendizagem Remota
Para instituições que utilizam plataformas de aprendizagem digital, garantir que as ferramentas cumpram os requisitos do FERPA. Avaliar características como controlos de acesso do utilizador, encriptação de dados e armazenamento seguro.
10. Responder Rapidamente a Preocupações de Privacidade
Estabelecer um protocolo para abordar preocupações de privacidade ou potenciais violações. Investigar e resolver prontamente estas questões demonstra um forte compromisso com a conformidade FERPA.
Seguindo essas melhores práticas, as instituições educacionais podem criar uma cultura de privacidade e responsabilidade, garantindo que os dados dos estudantes permaneçam seguros e em conformidade com FERPA.
Proteger PII dos Alunos sob a FERPA com Soluções de Aprendizagem Remota Segura
À medida que o ensino remoto se torna mais prevalente, proteger a PII dos estudantes em conformidade com o FERPA nunca foi tão crítico. As plataformas de aprendizagem remota introduzem desafios únicos, como a transmissão de dados pela internet e a maior dependência de ferramentas de terceiros. Para garantir a conformidade, as instituições devem adotar soluções de ensino remoto seguras e fiáveis que priorizem a privacidade dos estudantes.
Características Principais de uma Solução de Aprendizagem Remota em Conformidade com a FERPA
Encriptação de Ponta a Ponta: As plataformas de aprendizagem remota seguras devem usar encriptação de ponta a ponta para proteger os dados durante a transmissão. Isto previne o acesso não autorizado a informações sensíveis, mesmo que sejam intercetadas.
Controles de Acesso Baseados em Funções: As plataformas devem permitir que os administradores definam e controlem os níveis de acesso para diferentes usuários, garantindo que apenas o pessoal autorizado possa acessar dados específicos dos estudantes.
Trilhas de Auditoria e Monitorização: O registo e a monitorização das atividades dos utilizadores proporcionam responsabilidade e ajudam a identificar potenciais acessos não autorizados aos registos dos alunos.
Minimização e Retenção de Dados: Ferramentas compatíveis com a FERPA devem armazenar apenas os dados necessários e permitir a exclusão segura quando os registros não forem mais necessários.
Conformidade com Fornecedores Terceirizados: Ferramentas de aprendizagem remota que se integram com serviços de terceiros devem garantir que esses serviços também estejam em conformidade com FERPA. Os acordos de compartilhamento de dados devem especificar as obrigações de privacidade.
Como a Splashtop Apoia a Conformidade com FERPA
A Splashtop oferece soluções robustas de acesso remoto e aprendizagem projetadas para atender aos requisitos da FERPA.
Encrypted Connections: Splashtop oferece encriptação AES de 256 bits, garantindo que todos os dados partilhados durante sessões remotas permaneçam seguros.
Permissões de Utilizador Granulares: Os administradores podem controlar o acesso a recursos partilhados, protegendo dados sensíveis dos estudantes.
Acesso Remoto Seguro: Educadores e administradores podem aceder remotamente a computadores no local e a recursos educacionais sem transferir ficheiros sensíveis desnecessariamente.
Registros Detalhados de Sessão: Splashtop fornece logs de atividades e trilhas de auditoria, permitindo que as instituições monitorem e documentem os esforços de conformidade.
Suporte Remoto Fiável: As equipas de TI podem resolver problemas e manter dispositivos usados para aprendizagem remota de forma segura, enquanto cumprem as diretrizes FERPA.
As instituições de ensino podem transitar com confiança para ambientes de aprendizagem digital e remota ao utilizar ferramentas como o Splashtop. Com as suas robustas funcionalidades de segurança e compromisso com a conformidade, Splashtop capacita as escolas a protegerem as PII dos estudantes, garantindo uma experiência de aprendizagem segura e conforme com a FERPA.
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