Les bureaux hybrides doivent être optimisés pour le télétravail

Selon une récente recherche menée par PwC, 78 % des PDG interrogés pensent que le travail à distance fait aujourd'hui partie intégrante des entreprises. Cette acceptation du télétravail comme nouvelle norme est due, en grande partie, à la flexibilité et à la productivité impressionnantes que cette méthode de travail procure aux équipes. En résumé, les employés sont plus performants dans un environnement de travail à distance, où ils peuvent travailler de n'importe où et au moment idéal.

Les auteurs du rapport de PwC ont noté que « lorsque les employés du monde entier sont passés au travail à distance [pendant la pandémie], les dirigeants d'entreprise ont constaté que leurs préoccupations antérieures concernant les pertes de productivité n'étaient pas fondées ». D'ailleurs, une étude distincte menée par PwC sur les directeurs financiers a révélé que le nombre de directeurs financiers qui s'attendaient à des pertes de productivité causées par le télétravail a chuté de près de 50 % en seulement deux mois, entre avril et juin 2020.

Pourtant, les environnements de travail hybrides réussis ne sont pas le fruit du hasard. Les responsables informatiques qui gèrent ces types d'environnements de manière optimale ont changé d'état d'esprit et ne considèrent plus le travail à distance comme une exception. Au lieu de cela, ils créent un environnement « remote-first », ou optimisé pour le télétravail, pour s'assurer que les processus et tâches puissent être effectués normalement, quel que soit le lieu. Voici quatre étapes clés que les services informatiques devraient suivre pour transformer votre lieu de travail en un environnement « remote-first ».

Étape 1 : adapter les outils de télétravail aux tâches des employés

De nombreuses entreprises ont commencé par mettre en place des espaces de travail hybrides en équipant les équipes d'outils essentiels, tels que la vidéoconférence via Zoom, l'accès à distance avec Splashtop et la collaboration sur des projets avec Trello ; en somme, un bon début. Cependant, les outils ne sont pas suffisants. Le service informatique doit recenser les méthodes de travail des employés et parfaitement les comprendre, afin d'établir un ensemble idéal d'outils standard, que les employés travaillent au bureau ou à distance, de sorte que le télétravail reflète étroitement le travail en présentiel. Ainsi, tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la façon de collaborer, ce qu'il faut attendre de la technologie et comment établir ses propres habitudes pour s'adapter à celles des autres.

Étape 2 : adopter le BYOD

Le BYOD (en français : apportez votre équipement personnel de communication) simplifie les étapes initiales de mise en place d'un espace de travail hybride. En permettant aux employés de travailler sur l'appareil de leur choix, le service informatique peut lancer un environnement hybride beaucoup plus rapidement. Découvrez-en plus sur ce sujet et sur la façon dont l'entreprise BDP a développé le télétravail en seulement 48 heures.

Avec une grande variété d'appareils utilisés, chaque employé aura inévitablement ses propres problèmes de compatibilité. C'est là que le service informatique doit tirer parti de l'assistance sous surveillance : mais en quoi cela consiste-t-il ? L'assistance sous surveillance permet à une équipe d'assistance d'accéder instantanément à un ordinateur ou à un appareil mobile à distance, lorsque l'utilisateur est présent, même si l'appareil n'est pas enregistré auprès du service informatique. Cela permet à chaque employé travaillant à distance, peu importe le type d'appareil posant un problème, d'obtenir une aide en temps réel, en tout temps. Pour savoir plus sur le sujet, consultez cet article.

Étape 3 : exploiter les communications asynchrones

Les travailleurs hybrides vivent et travaillent souvent dans une grande variété de fuseaux horaires. Même si toute une équipe se trouvait dans le même fuseau horaire, les horaires des employés diffèrent. Certains travaillent mieux la nuit, tandis que d'autres se lèvent tôt le matin. Avec des personnes travaillant à des heures différentes, il est souvent impossible d'avoir des discussions rapides dans les deux sens. C'est là que les communications asynchrones changent la donne en matière de productivité.

Grâce à des outils tels que Google Docs, Trello et des solutions de gestion de projet plus formelles, les membres d'une équipe n'ont plus besoin de se trouver au même endroit ou d'être en ligne au même moment pour travailler sur un projet. Alors qu'auparavant, l'employé à distance manquait souvent des discussions cruciales, il ne manque aujourd'hui plus aucune information. De nombreuses entreprises hybrides, axées sur le travail à distance, gagnent en productivité grâce aux communications asynchrones. Entre autres raisons, les employés à distance restent productifs plus longtemps lorsqu'ils n'ont pas à se déplacer chaque jour pendant deux à trois heures pour se rendre au travail.

Étape 4 : offrez un excellent support à distance

Soyons francs : lorsqu'il s'agit de commencer à utiliser des outils de travail à distance, le temps d'apprentissage varie d'un employé à l'autre. À mesure que votre équipe informatique introduit de nouveaux outils pour optimiser le travail hybride, les employés doivent pouvoir obtenir de l'aide en cas de problèmes techniques. Comme les employés à distance travaillent à toute heure du jour et de la nuit, vous devez offrir des options d'assistance à distance 24 heures sur 24. Comme indiqué précédemment, l'assistance informatique à distance la plus efficace intègre des options d'assistance à distance avec et sans surveillance.

Pensez aussi à utiliser du contenu d'auto-assistance. Tous les employés n'ont pas envie ou besoin de faire appel à votre service d'assistance. Pour économiser du temps, des ressources et de l'argent, faites en sorte que vos employés hybrides puissent résoudre rapidement et par eux-mêmes leurs problèmes en créant une FAQ et un wiki sur les problèmes auxquels ils pourraient être confrontés.

Comme les solutions à distance seront nouvelles pour de nombreuses personnes, apportez-leur une aide proactive dès le départ, en fournissant par exemple à chaque nouveau travailleur hybride une liste de contrôle des étapes à suivre et des liens vers les ressources et/ou les contacts du service d'assistance qui peuvent les guider à chaque étape.

Conclusion : normalisez le travail à distance

En fin de compte, la volonté du service informatique de normaliser le travail à distance dans un environnement hybride doit être considérée comme une simple normalisation de la façon dont les gens travaillent, où qu'ils soient. Qu'un employé soit à distance ou au bureau, la façon dont il se connecte, accède aux fichiers, réalise ses tâches et collabore devrait être la même. Au fil du temps, l'environnement de travail hybride ne fera plus de distinction entre les employés à distance et les employés en présentiel : tous seront simplement des personnes productives qui apprécient un environnement de travail flexible.
 

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