Atteignant la résilience pendant la crise de COVID19: Le BDP partage son histoire de Splastop

Comment BDP a réussi à faire travailler tous les employés à distance en 48 heures

RÉSUMÉ

Alistair Kell, directeur et responsable des technologies de l'information et des processus à la BDP, explique comment, pendant la crise COVID19, sa société - un cabinet international et interdisciplinaire d'architectes, de designers, d'ingénieurs et d'urbanistes - a fait en sorte que tous les employés travaillent à distance en 48 heures grâce aux Solutions d'accès à distance de Splashtop.

Lorsque COVID19 a frappé, BDP a examiné plusieurs options pour permettre aux employés de travailler à la maison. Le nombre de logiciels auxquels les employés devaient avoir accès pour travailler efficacement, la taille de l'équipe et le sentiment d'urgence en ont fait un véritable défi:

  • Besoins en matériel - Les employés auraient-ils un ordinateur personnel auquel ils pourraient se connecter depuis leur domicile, ou auraient-ils seulement un ordinateur portable BDP?
  • Gardant l'actuelle infrastructure stable - Comment le BDP a-t-il pu maintenir la stabilité des choses tout en s'assurant qu'il n'y avait pas de changements inutiles à l'infrastructure sous-jacente de l'entreprise?
  • Urgence et coût - Comment BDP pourrait-il se déployer rapidement sans être exposé à un coût déraisonnable?

En raison de toutes ces préoccupations, le BDP a estimé que l'ensemble du processus de mise à distance prendrait au moins deux ou trois semaines de turbulences pour se préparer. Cependant, grâce à l'équipe IT du BDP et aux solutions d'accès à distance de Splashtop, cela n'a pas pris autant de temps.

"Dans les 48 heures suivant l'annonce que le personnel pourrait choisir de travailler à domicile, le processus a été aussi fluide et continu que personne aurait pu l'espérer". - Alistair Kell

Comment BDP a permis aux employés de travailler à distance en 48 heures

Lorsque COVID19 est apparu, BDP a dû fermer ses studios à Shanghai et à Singapour pendant un certain temps. Cela a conduit BDP à envisager plusieurs options d'accès à distance et à se préparer à l'avance avant que tous ses bureaux ne soient contraints de fermer.

"Avec un effectif d'environ 1 350 personnes réparties sur 16 endroits à travers le monde, nous avions déjà 650 utilisateurs d'ordinateurs portables, qui pourraient tous se connecter au réseau du BDP en utilisant Microsoft Direct Access, permettant de travailler au quotidien depuis n'importe quel endroit", a déclaré Alistair.

Si ce système a fonctionné avec succès pour la majorité des logiciels utilisés par les employés du BDP, il n'a pas été le cas pour Revit - un logiciel qui aide les professionnels de l'architecture à travailler ensemble. Revit n'a pas bien fonctionné avec de multiples utilisateurs connectés : faibles performances, latence élevée et retard important dans les interactions 3D.

En plus de Revit, le BDP disposait de plus de 400 logiciels distincts qui devaient être installés sur l'ordinateur de chaque utilisateur s'ils devaient les utiliser pour travailler à distance. "Il aurait été impossible d'installer tous ces logiciels en natif, car beaucoup ne fonctionnaient pas du tout en dehors des réseaux locaux", a déclaré M. Kell.

C'est là qu'intervient Splashtop

Splashtop Business Access a permis aux employés du BDP d'accéder à distance à leurs machines de travail comme s'ils étaient assis devant eux. Il n'était donc plus nécessaire d'installer nativement des logiciels sur les ordinateurs portables, et le travail à distance pouvait être effectif plus rapidement.

Le BDP a acheté à l'origine 100 licences un jeudi soir et les a toutes utilisées pour les premiers tests à travers tous les endroits d'ici le lundi suivant. Cela a permis à BDP de tester différents scénarios, de bien configurer et de mieux comprendre la console de gestion.

Le BDP a ensuite commencé un déploiement plus large, augmentant le nombre de licences à 600. L'équipe IT interne a déployé le récepteur Splashtop sur toutes les machines et avait des personnels dans chaque endroit pour faire correspondre les employés aux IDs des machines et de prendre en charge l'enregistrement sur Splashtop, tandis qu'un groupe central alignait les utilisateurs sur leurs PCs de travail.

Afin de rationaliser le processus, BDP a préparé des directives simples à l'intention de l'ensemble du personnel, et le service IT a reçu une orientation et une formation supplémentaires. Tout ce processus a pris une semaine, et une fois que BDP a annoncé qu'il devait se mettre complètement à distance, il a fallu seulement 48 heures pour que l'entreprise se mette à distance.

Les résultats

Finalement, le BDP a trouvé dans Splashtop la solution dont il avait besoin pour permettre à 1350 employés de travailler depuis leurs maisons.

L'entreprise avait envisagé d'autres produits, mais Splashtop offrait une solution compétitive qui permettait de gérer le niveau de l'entreprise et une authentification multifactorielle.

Le BDP utilise désormais Splashtop Business Access dans tous ses sites, de Toronto à travers le Royaume-Uni, la région MENA, l'Inde et la Chine.

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DÉTAILS

À propos de BDP

Fondé en 1961, BDP est le deuxième plus grand cabinet d'architectes du Royaume-Uni, avec plus de 16 sites globalement et 1 350 employés. Le BDP a fait ses preuves dans tous les grands secteurs, notamment la santé, l'éducation, le lieu de travail, le commerce de détail, l'urbanisme, le patrimoine, le logement, les transports, les loisirs, la sécurité publique et les services énergétiques publics . Cela inclut la restauration des Chambres du Parlement du Royaume-Uni.

À propos de Splashtop Business Access

Splashtop Business Access est un outil d'accès à distance qui vous permet d'accéder à vos ordinateurs lorsque vous êtes en déplacements.

Avec lui, vous pouvez accéder à vos ordinateurs Windows Mac et Linux depuis n'importe quel autre appareil Windows, Mac, iOS, Android ou Chromebook.

Vous serez capable de contrôler votre ordinateur et accéder à toutes vos applications, fichiers et données.

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"Nous avons envisagé d'autres produits, mais Splashtop offrait une solution compétitive qui permettait une gestion au niveau de l'entreprise et une authentification multi-facteurs. Splashtop nous a permis de tirer parti des machines puissantes et préfabriquées que nous avions disposé pour permettre aux utilisateurs d'accéder à leur bureau habituel".

  • Alistair Kell Directeur et responsable de technologie de l'information et des processus au BDP
Version PDF de l'étude de cas
Étude de cas sur le BDP dans l'industrie de l'architecture

BDP – Un grand cabinet d'architectes au Royaume-Uni