Atteindre la résilience pendant la crise COVID19 : Le BDP partage son histoire d'éclaboussures

Comment le BDP a réussi à faire travailler tous les employés à distance en 48 heures

RÉSUMÉ

Alistair Kell, directeur et responsable des technologies de l'information et des processus à la BDP, explique comment, pendant la crise COVID19, sa société - un cabinet international et interdisciplinaire d'architectes, de designers, d'ingénieurs et d'urbanistes - a fait en sorte que tous les employés travaillent à distance en 48 heures grâce à Splashtop Remote Access Solutions.

Lorsque COVID19 a été lancé, le BDP a examiné plusieurs options pour permettre aux employés de travailler à domicile. Le nombre de logiciels auxquels les employés devaient avoir accès pour travailler efficacement, la taille de l'équipe et le sentiment d'urgence en ont fait un véritable défi :

  • Besoins en matériel - Les employés auraient-ils un ordinateur personnel auquel ils pourraient se connecter depuis leur domicile, ou auraient-ils seulement un ordinateur portable BDP ?
  • Maintien de la stabilité de l'infrastructure actuelle - Comment le BDP a-t-il pu maintenir la stabilité tout en s'assurant qu'il n'y avait pas de changements inutiles à l'infrastructure sous-jacente de l'entreprise ?
  • Urgence et coût - Comment le BDP pourrait-il se déployer rapidement sans encourir un coût déraisonnable ?

En raison de toutes ces préoccupations, le BDP a estimé que l'ensemble du processus de mise à distance prendrait au moins deux ou trois semaines de turbulences pour se préparer. Cependant, grâce à l'équipe informatique du BDP et aux solutions d'accès à distance Splashtop, cela n'a pas pris autant de temps.

"Dans les 48 heures suivant l'annonce que le personnel pourrait choisir de travailler à domicile, le processus a été aussi fluide et continu que tout le monde aurait pu l'espérer". - Alistair Kell

Comment le BDP a permis aux employés de travailler à distance en 48 heures

Lorsque COVID19 est apparu, BDP a dû fermer ses studios à Shanghai et à Singapour pendant un certain temps. Cela a conduit BDP à envisager plusieurs options d'accès à distance et à se préparer à l'avance avant que tous ses bureaux ne soient contraints de fermer.

"Avec un effectif d'environ 1 350 personnes réparties sur 16 sites dans le monde, nous avions déjà 650 utilisateurs d'ordinateurs portables, qui pouvaient tous se connecter au réseau du BDP en utilisant Microsoft Direct Access, ce qui permettait de travailler au quotidien depuis n'importe quel endroit", a déclaré Alistair.

Si ce système a fonctionné avec succès pour la majorité des logiciels utilisés par les employés du BDP, il n'a pas fonctionné pour Revit - un logiciel qui aide les professionnels de l'architecture à travailler ensemble. Revit n'a pas bien fonctionné avec de multiples utilisateurs connectés : faibles performances, latence élevée et retard dans les interactions 3D.

En plus de Revit, le BDP disposait de plus de 400 logiciels distincts qui devaient être installés sur l'ordinateur de chaque utilisateur pour pouvoir travailler à distance. "Il aurait été impossible d'installer tous ces logiciels en natif, car beaucoup ne fonctionnaient pas du tout lorsqu'ils étaient hors réseau local", a déclaré M. Kell.

C'est là que Splashtop est entré en jeu

Splashtop Business Access a permis aux employés du BDP d'accéder à distance à leurs machines de travail comme s'ils étaient assis devant eux. Il n'était donc plus nécessaire d'installer nativement des logiciels sur les ordinateurs portables, et le travail à distance pouvait être activé plus rapidement.

Le BDP a acheté 100 licences un jeudi soir et les a toutes utilisées pour les premiers tests dans tous les sites le lundi suivant. Cela a permis à BDP de tester différents scénarios, de mettre au point la bonne configuration et de mieux comprendre la console de gestion.

Le BDP a ensuite commencé un déploiement plus large, portant le nombre de licences à 600. L'équipe informatique interne a déployé le récepteur Splashtop sur toutes les machines et a demandé au personnel de chaque site de faire correspondre les employés aux identifiants des machines et de prendre en charge l'enregistrement sur Splashtop, tandis qu'un groupe central alignait les utilisateurs sur leurs PC de travail.

Afin de rationaliser le processus, le BDP a préparé des directives simples à l'intention de l'ensemble du personnel, et le service d'assistance informatique a bénéficié d'une orientation et d'une formation plus poussées. Tout ce processus a pris une semaine, et une fois que le BDP a annoncé qu'il devait se mettre à distance, il n'a fallu que 48 heures pour que l'entreprise se mette à distance.

Les résultats

Finalement, le BDP a trouvé dans Splashtop la solution dont il avait besoin pour permettre à 1350 employés de travailler à domicile.

L'entreprise avait envisagé d'autres produits, mais Splashtop proposait une solution compétitive qui permettait une gestion au niveau de l'entreprise et une authentification multifactorielle.

Le BDP utilise désormais Splashtop Business Access dans tous ses sites, de Toronto à la Chine en passant par le Royaume-Uni, la région MENA et l'Inde.

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DÉTAILS

À propos du BDP

Fondé en 1961, BDP est le deuxième plus grand cabinet d'architectes du Royaume-Uni, avec plus de 16 sites dans le monde et 1 350 employés. BDP a une expérience de premier plan dans tous les grands secteurs, notamment la santé, l'éducation, le lieu de travail, le commerce de détail, l'urbanisme, le patrimoine, le logement, les transports, les loisirs, la sécurité publique et les services publics d'énergie. Cela inclut la restauration des Chambres du Parlement britannique.

À propos de Splashtop Business Access

Splashtop Business Access est un outil d'accès à distance qui vous permet d'accéder à vos ordinateurs lors de vos déplacements.

Avec lui, vous pouvez accéder à vos ordinateurs Windows Mac et Linux depuis n'importe quel autre appareil Windows, Mac, iOS, Android ou Chromebook.

Vous pourrez contrôler votre ordinateur et accéder à toutes vos applications, fichiers et données.

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"Nous avons envisagé d'autres produits, mais Splashtop offrait une solution compétitive qui permettait une gestion au niveau de l'entreprise et une authentification multi-facteurs. Splashtop nous a permis de tirer parti des puissantes machines pré-conçues que nous avions mises en place et qui permettaient aux utilisateurs d'accéder à leur bureau habituel".

  • Alistair Kell Directeur et responsable des technologies de l'information et des processus au BDP
Version PDF de l'étude de cas
Étude de cas sur le BDP dans l'industrie de l'architecture

BDP - Un grand cabinet d'architectes au Royaume-Uni