Das Wachstum der Telemedizin hat medizinische Fachkräfte befähigt, Patienten fast überall zu erreichen und zu helfen. Dies erforderte Fernzugriff auf Geräte, einschließlich spezialisierter medizinischer Programme und Hardware, damit Ärzte, Kliniker und andere Fachleute jederzeit auf die benötigten Werkzeuge und Informationen zugreifen können.
Fernzugriff ist im Gesundheitswesen mittlerweile weit verbreitet, insbesondere für IT-Support, klinische Workflows und die Wartung durch Anbieter. Allerdings gehen mit dieser einfachen Zugänglichkeit auch Risiken einher, einschließlich der potenziellen Offenlegung von elektronisch geschützten Gesundheitsinformationen (ePHI).
Das Kontrollieren und Verwalten des sicheren Zugangs zu ePHI ist ein wichtiger Bestandteil der HIPAA-Konformität, sowohl für die Arbeit vor Ort als auch für Remote-Arbeiten. Daher muss jede medizinische Organisation, die nach Fernzugriffslösungen sucht, sicherstellen, dass ihre Nutzer sicher auf ihre Arbeit zugreifen können, ohne die Sicherheit von ePHI zu gefährden.
Mit diesem Wissen wollen wir untersuchen, wie HIPAA den Fernzugriff regelt, welche Sicherheitsvorkehrungen erforderlich sind, um ePHI in medizinischen Umgebungen zu schützen, und worauf bei Fernzugriffslösungen zu achten ist, die im Gesundheitswesen eingesetzt werden.
Wann wird der Fernzugriff gemäß HIPAA reguliert?
Die HIPAA gilt, wenn Fernzugriff verwendet wird, um elektronische geschützte Gesundheitsinformationen zu speichern, zu übertragen, zu verarbeiten oder anzuzeigen. Dies gilt für alle Gerätetypen, einschließlich Windows- und Mac-Desktop-Computer, Android-Geräte und iOS-Geräte.
Fernzugriff ist in mehreren Situationen gemäß HIPAA geregelt, einschließlich:
Wenn Kliniker auf EHR oder klinische Anwendungen remote zugreifen.
Anschließen an oder Unterstützen von medizinischen Geräten, die Patientendaten anzeigen.
Fernzugriff für Klinikpersonal von Laptops, Tablets oder mobilen Geräten.
Anbieter- oder IT-Support-Sitzungen, bei denen ePHI auf dem Bildschirm sichtbar ist.
Wie regelt die HIPAA-Sicherheitsrichtlinie den Fernzugriff auf ePHI?
HIPAA fordert angemessene und geeignete Schutzmaßnahmen zum Schutz von ePHI, einschließlich administrativer, physischer und technischer Schutzmaßnahmen. Wann immer eine medizinische Organisation Fernzugriff benötigt, hat die HIPAA-Compliance oberste Priorität, da der Schutz von Patientendaten zwingend erforderlich ist.
HIPAA ist risikobasiert, was bedeutet, dass es Bedrohungen für die Privatsphäre und Sicherheit von ePHI bewertet, die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens und deren potenzielle Auswirkungen. Es ist auch technologie-agnostisch und wendet die gleichen Standards auf alle Geräte an, ohne dabei Tools oder Plattformen zu zertifizieren. Stattdessen müssen Organisationen nachweisen, dass sie HIPAA-Compliance in all ihren Werkzeugen und Prozessen gewährleisten, um zu bestätigen, dass die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind.
1. Administrative Sicherungsmaßnahmen erforderlich für Fernzugriff auf ePHI
Um die HIPAA-Konformität für Fernzugriff zu wahren, müssen Organisationen administrative Schutzmaßnahmen implementieren. Dies erfordert eine Kombination aus Steuerung und Dokumentation, um sicherzustellen, dass Richtlinien vorhanden sind, um sensible Daten zu schützen. Dabei müssen explizit Fernzugriffspfade zu ePHI einbezogen werden, einschließlich wer Systeme mit diesen Daten aus der Ferne zugreifen kann und unter welchen Bedingungen, einschließlich:
Risikoanalyse, die Fernzugriff, die damit verbundenen Risiken und deren Bewältigung umfasst.
Zugriffsfreigabe- und Widerrufsverfahren , um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer jederzeit Zugriff auf ePHI haben können.
Anbieterzugriffsverwaltung und Datenschutzvereinbarungen (BAAs), um den Zugriff von Drittanbietern und die Sicherheit zu verwalten.
Dokumentation und Überprüfung, um regelmäßig zu verifizieren, dass die Schutzmaßnahmen wie vorgesehen funktionieren.
Zu den administrativen Sicherheitsvorkehrungen gehört auch die Schulung der Mitarbeiter. Wenn Remote-Sitzungen unvorsichtig gehandhabt werden, kann es zu versehentlicher ePHI-Exposition kommen. Daher muss jeder, der Fernzugriff hat, ordnungsgemäß geschult werden, wie man sich sicher verbindet, ohne die Privatsphäre zu gefährden.
Zusätzlich müssen alle Anbieter, denen Fernzugriff auf ePHI gewährt wird, Geschäftsassoziationsvereinbarungen (Business Associate Agreements, BAAs) unterzeichnen, die sie verpflichten, die geltenden Sicherheitspraktiken und -standards einzuhalten.
2. Technische Schutzmaßnahmen, die ePHI bei Fernzugriff schützen
Neben administrativen Schutzmaßnahmen müssen auch technische Schutzvorkehrungen vorhanden sein, um sicherzustellen, dass ePHI mit starker Cybersicherheit geschützt ist. Technische Schutzmaßnahmen sind die Art und Weise, wie Organisationen den HIPAA-Schutz in der Praxis durchsetzen. Daher ist es absolut unerlässlich, robuste Sicherheitswerkzeuge zu implementieren.
Technische Schutzmaßnahmen für die HIPAA-Compliance umfassen:
Eindeutige Benutzeridentifikation und rollenbasierter Zugriff auf ePHI, um sicherzustellen, dass nur verifizierte und validierte Benutzer auf Gesundheitsinformationen und andere persönliche Daten zugreifen können.
Mehrstufige Authentifizierung für Fernzugriff, um Benutzer zu verifizieren, bevor ihnen die Verbindung erlaubt wird, und um das Risiko zu verringern, dass kompromittierte Konten Zugriff erhalten.
Verschlüsselung von ePHI während der Übertragung und im Ruhezustand, die Daten vor unbefugtem Abfangen oder Offenlegung schützt.
Prüfprotokolle, die Fernzugriffe auf Systeme mit elektronisch geschützten Gesundheitsinformationen (ePHI) aufzeichnen, führen klare Aufzeichnungen darüber, wer wann auf welche Informationen zugegriffen hat, um Aufsicht zu demonstrieren und verdächtiges Verhalten zu identifizieren.
Sitzungskontrollen, die unnötige Exposition von ePHI während der Unterstützung oder des Administratorzugriffs begrenzen und so die Daten selbst während Remote-Sitzungen schützen.
3. Physische und gerätebezogene Schutzmaßnahmen, die weiterhin für Fernzugriff gelten
Physische Geräte benötigen ebenfalls Schutzmaßnahmen für HIPAA-konformen Fernzugriff. Wenn medizinische Fachkräfte eine Fernverbindung zu ihren Arbeitscomputern herstellen, sollten diese Computer nach wie vor alle ihre Compliance-Anforderungen erfüllen; andernfalls würden sie ihre Compliance-Anforderungen von vornherein nicht erfüllen.
HIPAA-Anforderungen für physische Geräte umfassen Funktionen wie Bildschirmsperren, erweiterte Gerätesicherheit und die Fähigkeit, Endpunkte, die auf ePHI zugreifen, sicher zu verwalten. Unternehmen benötigen außerdem eine Möglichkeit, schnell auf verlorene oder gestohlene Geräte zu reagieren, die ePHI enthalten oder darauf zugreifen können, wie z.B. durch Fernsperren und Fernlöschen. Dies hilft sicherzustellen, dass sensible Daten sowohl auf ihren Heimgeräten als auch bei Fernzugriffen sicher bleiben.
Während Bring-Your-Own-Device (BYOD)-Richtlinien immer beliebter geworden sind, können sie ohne angemessene Kontrollen und Sicherheitswerkzeuge auch unsicher sein. Wenn medizinische Organisationen remote Arbeiten auf jedem Gerät ermöglichen wollen, müssen sie Werkzeuge und Kontrollen implementieren, um sicherzustellen, dass diese Geräte jederzeit sicher bleiben.
Wie wählt man einen Fernzugriffsansatz, der die HIPAA-Anforderungen unterstützt?
Wenn Sie einen HIPAA-konformen Fernzugriff benötigen, gibt es einige bewährte Verfahren, die Sie befolgen können. Nicht alle Ansätze sind gleichermaßen sicher. Daher sollten Sie Ihre Methoden weise wählen, um Sicherheit und IT-Konformität zu gewährleisten.
Zunächst sollten Sie unmanaged Remote-Desktop -Tools vermeiden. Ohne ordnungsgemäße Verwaltung und Sicherheit sind diese unzuverlässig und unsicher, wodurch Konten und Daten gefährdet werden. Ebenso sollte jeder Benutzer ein eindeutiges Konto haben; das Teilen von Konten, die auf ePHI zugreifen, erschwert die Aufsicht und Überwachung, und wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt, kann er weiterhin auf das gemeinsame Konto zugreifen. Wenn Anbieter Zugriff benötigen, sind Multi-Faktor-Authentifizierung und Protokollierung wesentlich, um Benutzer zu verifizieren und Aktivitäten nachzuverfolgen.
Es ist auch wichtig, eine Plattform zu verwenden, die keine Systeme mit ePHI mit dem Internet verbindet, da dies sie potenziell Bedrohungen und Schwachstellen aussetzen kann. Sie benötigen ein Zugriffsmodell, das Geräte überbrückt, ohne die Sicherheit zu gefährden und ohne ePHI zu kopieren oder zu speichern.
Die besten Ansätze verwenden verwalteten Fernzugriff auf kontrollierte Systeme, wobei ePHI zentralisiert und sicher bleibt. Sicherer Fernzugriff ermöglicht es Benutzern, sich mit verwalteten Systemen zu verbinden, die ePHI enthalten, ohne diese Daten unnötig zu kopieren, zu speichern oder zu verteilen. Dies hilft Organisationen, den Zugriff besser zu kontrollieren und zu überwachen.
Außerdem, wenn Sie Anbietern Zugang gewähren müssen, stellen Sie sicher, dass Sie Zeitlimits für diesen Zugang festlegen und jede Sitzung protokollieren können. Dies hilft, Geräte sicher zu halten und sorgt für Verantwortlichkeit, wenn Anbieter eine Verbindung herstellen.
Was müssen Gesundheitseinrichtungen über den Fernzugriff auf ePHI nachweisen können?
Das Aufrechterhalten der HIPAA-Konformität erfordert einen Nachweis. Während einer HIPAA-Prüfung werden die Prüfer verschiedene Elemente untersuchen, um festzustellen, ob Ihre Cybersicherheit den regulatorischen Anforderungen von HIPAA entspricht. Dazu gehören:
Physische Sicherheit für Geräte und Ausrüstung.
Digitale Schutzmaßnahmen für Konten und Netzwerke.
Mitarbeiterschulung und Sicherheitsbewusstsein.
Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer eine Verbindung herstellen können.
Vorfallreaktionspläne sind darauf ausgelegt, im Falle einer Verletzung schnell zu reagieren und Schäden zu beheben.
Daher müssen medizinische Organisationen Protokolle und Dokumentationen führen, um zu zeigen, wer auf ePHI zugegriffen hat, wann darauf zugegriffen wurde und idealerweise warum es benötigt wurde. Diese Protokolle können bestimmen, ob ein Vorfall eine meldepflichtige Verletzung darstellt oder eine routinemäßige Arbeitsaktivität ist.
Bei der Investition in eine Fernzugriff-Lösung sollten medizinische Organisationen nach einer Plattform suchen, die sicheren Zugriff und Authentifizierung bietet, wie für die HIPAA-Konformität erforderlich, zusammen mit Sitzungsprotokollen und Berichterstattung zur Unterstützung einer effizienten Reaktion auf Zwischenfälle. Die Einhaltung von HIPAA geht nicht nur darum, Verstöße zu verhindern, sondern auch darum, in der Lage zu sein, schnell und effektiv darauf zu reagieren, und Audits werden diese Anforderungen widerspiegeln.
Wie Splashtop sicheren, prüfbaren Fernzugriff auf Systeme mit ePHI unterstützt
Medizinische Organisationen benötigen eine Fernzugriffslösung, die leistungsstark, zuverlässig und vor allem sicher ist. Jede Fernzugriffssoftware, die in Gesundheitsumgebungen eingesetzt wird, muss starke Sicherheitskontrollen unterstützen, um ePHI zu schützen und das regulatorische Risiko zu reduzieren.
Splashtop bietet zentralisierten, sicheren Fernzugriff, der darauf ausgelegt ist, IT-Teams im Gesundheitswesen dabei zu unterstützen, einheitliche Zugriffskontrollen durchzusetzen und die Übersicht über Fernsitzungen zu behalten, die Systeme mit ePHI betreffen.
Mit Splashtop können Benutzer sicher von überall und mit jedem Gerät auf ihre Arbeitsgeräte zugreifen. Dies befähigt medizinische Fachkräfte, auf Notizen, Testergebnisse und spezialisierte Ausrüstung zuzugreifen, während sie aus der Ferne arbeiten, ohne die Sicherheit oder Effizienz zu beeinträchtigen.
Splashtop hält Konten auch mit Funktionen wie der Multi-Faktor-Authentifizierung sicher, die eine zusätzliche Verifikationsebene hinzufügt, wenn sich Benutzer verbinden, und gewährleistet, dass nur autorisierte Benutzer auf ePHI zugreifen können.
Außerdem können Benutzer mit den umfassenden Prüfprotokollen von Splashtop auf detaillierte Aufzeichnungen zugreifen, die zeigen, wer auf welche Informationen zugegriffen hat und wann es geschehen ist. Dies hilft, die Einhaltung und Verantwortlichkeit zu gewährleisten, Untersuchungen zu unterstützen und Audits zu bestehen.
HIPAA-konformer Fernzugriff ist möglich
Die HIPAA erfordert strenge Kontrollen über ePHI, aber das bedeutet nicht, dass Fernzugriff unmöglich ist. Mit der richtigen Sichtbarkeit, Schutzmaßnahmen und Dokumentation ist es möglich, sicher von überall zu arbeiten mit einer Fernzugriffslösung, während die Sicherheitsanforderungen von HIPAA eingehalten werden, ohne Geschwindigkeit oder Qualität zu opfern.
Gesundheitsorganisationen, die nach Fernzugriffsprogrammen suchen, sollten ihre Optionen evaluieren und eine Lösung auswählen, die ein konsistentes Fernzugriffsmanagement ermöglicht, ohne die Sicherheit zu gefährden oder die betriebliche Komplexität zu erhöhen. Mit einer Lösung wie Splashtop können Healthcare-IT-Teams Fernzugriffs-Workflows standardisieren, während sie den Zugriffsschutz, die Sitzungsübersicht und die Aufsicht verbessern.
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