Die digitale Transformation breitet sich mit alarmierender Geschwindigkeit in allen Branchen aus – Bildungseinrichtungen bilden da keine Ausnahme. Der Prozess der digitalen Transformation ist ein notwendiger Schritt, den Institutionen unternehmen müssen, um sich zum Wohle der Studierenden an wachsende Technologien anzupassen, aber auch, um die Verwaltung mit den sich ständig ändernden Technologien auf dem Laufenden zu halten.
Die digitale Transformation ist kein einfacher Prozess – IT-Teams müssen sich für eine Vielzahl unterschiedlicher Tools für viele unterschiedliche Ziele entscheiden. Einige Tools können dabei helfen, die Kommunikation zu optimieren, andere sind für die Digitalisierung von Archivinformationen bestimmt. Unabhängig von der Begründung ist es wichtig, dass Bildungseinrichtungen die richtigen Werkzeuge finden.
Die Suche nach den richtigen Werkzeugen kann jedoch unterschiedliche Herausforderungen mit sich bringen. Technologie ist komplex und das Verständnis der internen Komplexität bestimmter Systeme und Prozesse bedeutet, dass die digitale Transformation nicht über Nacht erfolgen kann.
Berücksichtigen Sie bei der endgültigen Entscheidung, wie Ihre Tools zusammenarbeiten, um optimierte Prozesse zu schaffen. Die Konsolidierung bestimmter Funktionen kann dazu beitragen, Kosten zu minimieren und effiziente Prozesse zu etablieren, sodass Ihr Bildungstechnologie-Stack schlank bleibt, aber effizient funktioniert.
Die aktuelle EdTech-Landschaft
Laut einer aktuellen Studie nutzen Schulbezirke im K–12-Bereich mehr als 2.000 Web-Apps für ihre gesamte Schülerschaft. Wenn man nun jeden Schüler, die Anzahl der von ihm verwendeten Anwendungen und die Hardware, die er für den Zugriff auf die erforderlichen Apps benötigt, berücksichtigt, entsteht ein komplexes Netz von Anforderungen, die IT-Leiter im Bildungsbereich bei ihren Entscheidungsprozessen berücksichtigen müssen.
Die Verwaltung all dieser Hardware und digitalen Tools ist eine Menge Arbeit und erfordert einzigartige Fähigkeiten. Für Bezirke mit Tausenden von Schülern und wenig IT-Unterstützung kann die Verwaltung dieser Tools eine große Herausforderung darstellen. Ein guter Schritt in Richtung digitaler Transformation ist die Tool-Konsolidierung.
Bei der Werkzeugkonsolidierung werden bestimmte Funktionen unter einem Werkzeug oder Prozess zusammengefasst. Beispielsweise könnte ein IT-Leiter im Bildungsbereich entscheiden, dass er seine Fernzugriffssoftware und seine Helpdesk-Funktion in einem Tool konsolidieren möchte. Die Toolkonsolidierung kann dazu beitragen, die Anzahl verschiedener Tools in Ihrem IT-Stack zu minimieren, wodurch Sie Geld sparen und Kosten senken können.
Hier sind einige Strategien, die Ihre Einrichtung zur Konsolidierung Ihres Edutech-Stacks in Betracht ziehen kann.
Strategie 1: Tools an den Unternehmenszielen ausrichten
Bevor Ihr Team mit der Umsetzung einer vollständigen Strategie für die digitale Transformation beginnt, sollten Sie darüber nachdenken, klein anzufangen und einen Teil Ihrer Organisation zu identifizieren, den Sie zuerst ansprechen möchten. Nehmen wir für dieses Beispiel an, dass Ihr IT-Team die Anzahl der Tools konsolidieren möchte, die das Team zur Verwaltung der Schülerhardware verwendet.
Der erste Schritt besteht darin, erreichbare und messbare Ziele zu schaffen. Anschließend können Sie eine Strategie entwickeln, die darauf abzielt, das von Ihnen festgelegte spezifische Ziel zu erreichen. In diesem Beispiel besteht eine der Taktiken, die Ihr Team möglicherweise umsetzt, darin, die aktuelle Software zu prüfen, die Ihr Team zur Verwaltung der Schülerhardware verwendet, und den Anwendungsfall für jede einzelne zu analysieren.
Strategie 2: Kompatibilitäts- und Integrationsbedarf bewerten
Nachdem Ihr Team nun eine Vorstellung von dem Ziel hat, das es erreichen möchte, und einige Taktiken, wie es dorthin gelangen kann, ist es wichtig zu überlegen, wie sich die Einführung eines neuen Tools oder die Konsolidierung bestehender Tools auf die vorhandene IT-Infrastruktur auswirken wird.
Überlegen Sie, welche Software für Ihr Team obligatorisch und welche optional ist, und sehen Sie, wie sie miteinander kommunizieren. Wenn sie sich nicht integrieren lassen oder manuelle Eingaben erforderlich sind, ist es möglicherweise an der Zeit, ein anderes Tool in Betracht zu ziehen, das mehr Integrationsmöglichkeiten bietet.
Viele Softwareunternehmen ermöglichen eine kurze Testphase ihrer Tools. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil: Probieren Sie verschiedene Software aus und testen Sie sie, um zu sehen, wie sie mit Ihrer vorhandenen Infrastruktur in einer geschlossenen Umgebung mit mehreren verschiedenen Testgeräten funktioniert. Bei Ihren Testgeräten sollte es sich um unterschiedliche Gerätetypen handeln. Die von den Schülern verwendete Hardware ist unterschiedlich. Sie sollten daher sicherstellen, dass die von Ihnen verwalteten Geräte mit Ihrer Software kompatibel sind.
Strategie 3: Priorisieren Sie Sicherheit und Compliance
Eine der wichtigsten Überlegungen, die IT-Führungskräfte bei Kaufentscheidungen für Software berücksichtigen müssen, ist der Schutz der Schülerdaten. Angesichts der Zunahme von Phishing, Datenlecks und anderen Formen von Cyberkriminalität ist es für IT-Verantwortliche unerlässlich, sich darüber im Klaren zu sein, welche Tools sie verwenden und wie sie Endbenutzer schützen.
Bewerten Sie bei der Auswahl der zu konsolidierenden Tools die Sicherheit jedes Tools und ob es mit wichtigen Gesetzen wie DSGVO und FERPA konform ist. Wenn Sie feststellen, dass bei Ihrer Prüfung bestimmte Tools fehlen, können Sie diese Tools für eine robustere und sicherere Option konsolidieren.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen regelmäßigen Rhythmus für Sicherheitsüberprüfungen implementieren – digitale Bildungs-Apps aktualisieren ihre Datenschutzrichtlinien regelmäßig. Daher ist es wichtig, über Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass die Daten sowohl Ihrer Schüler als auch Ihrer Fakultät geschützt sind.
Strategie 4: Kosteneffizienz und Skalierbarkeit überwachen
Softwarepreise ändern sich häufig. Daher ist es wichtig, die Vergütungsstruktur der von Ihnen verwendeten Software zu verstehen, um die Kosteneffizienz sicherzustellen. Ein Unternehmen kann die Gebühr abhängig davon berechnen, wie viele Lizenzen Ihr Team hat oder wie viele „Plätze“ genutzt werden. Unabhängig davon ist es wichtig, die Größe Ihres Teams und die Anzahl der Personen zu berücksichtigen, die ein bestimmtes Tool verwenden werden, um die Kosteneffizienz zu messen.
Bei der Betrachtung der Kosten ist es auch wichtig zu bedenken, wie stark Ihr Team innerhalb eines bestimmten Jahres wachsen wird. Abhängig von der Art der verwendeten Software kann das Hinzufügen eines zusätzlichen Arbeitsplatzes ein kostspieliges Unterfangen sein. Wenn Ihnen diese Art von Kosten nicht entstehen soll, sollten Sie nach Tools mit flexibleren Preisoptionen suchen, damit das Budget Ihres IT-Teams nicht belastet wird.
Strategie 5: Konzentrieren Sie sich auf die Benutzererfahrung
Wenn Sie Tools konsolidieren und verschiedene Optionen in Betracht ziehen, überlegen Sie, wer der Endbenutzer ist und wie seine regelmäßigen Interaktionen mit dem Tool aussehen werden. Ist das Tool leicht zu erlernen? Ist der reguläre Anwendungsfall des Tools ein einfacher und intuitiver Prozess?
Die Suche nach Tools, die sich mit minimalem Schulungsaufwand einfach implementieren, übernehmen und täglich nutzen lassen, ist eine der Möglichkeiten für IT-Teams, effizientere Prozesse umzusetzen. Dies erleichtert die Schulung neuer Personen, da weniger technische Erklärungen erforderlich sind, um konsistente Prozesse zu vermitteln.
Wie Bildungseinrichtungen von der Werkzeugkonsolidierung profitieren
Laut einer neuen Studie schätzen Wissensarbeiter, dass 4,9 Stunden pro Woche eingespart werden könnten, wenn sie ihre Prozesse weiter verbessern würden. Arbeitnehmer verbringen mehr Zeit damit, die benötigten Informationen zu finden und zwischen den richtigen Apps zu wechseln. Wenn Ihr Team zwischen Dutzenden Tools und Apps wechselt, kann diese Zeit für sinnvollere Arbeit verwendet werden.
Es ist wichtig, bei den Tools, die Ihr Team Ihrem Tech-Stack hinzufügt, strategisch vorzugehen – die Einführung einer neuen Anwendung in Ihren Tech-Stack könnte bedeuten, dass eine neue Schwachstelle für Ihre Sicherheit entsteht. Durch die Konsolidierung der Anzahl der von Ihnen verwendeten Tools kann Ihr IT-Team den Zeitaufwand für die Evaluierung von Software minimieren und so mehr Zeit für wertvollere Aufgaben haben, beispielsweise die Bereitstellung der Infrastruktur für Schüler, die sie für die Fortsetzung ihres digitalen Lernens benötigen.
Splashtop Enterprise und Tool-Konsolidierung für Bildungseinrichtungen
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