O crescimento da telemedicina tem capacitado os profissionais médicos a alcançar e ajudar pacientes de quase qualquer lugar. Isto exigiu acesso remoto a dispositivos, incluindo programas e hardware médico especializados, para que médicos, clínicos e outros profissionais possam aceder às ferramentas e informações de que precisam a qualquer momento.
O acesso remoto é agora comum na área da saúde, particularmente para suporte de TI, fluxos de trabalho clínicos e manutenção por fornecedores. No entanto, com essa facilidade de acesso vêm riscos, incluindo a potencial exposição de Informação de Saúde Protegida eletrónica (ePHI).
Controlar e gerir o acesso seguro ao ePHI é uma parte importante da conformidade com o HIPAA, tanto para trabalho in loco quanto remoto. Assim, qualquer organização médica que procure soluções de acesso remoto deve garantir que os seus utilizadores possam aceder de forma segura ao seu trabalho sem comprometer a segurança do ePHI.
Com isso em mente, vamos examinar como a HIPAA regula o acesso remoto, as salvaguardas necessárias para proteger a ePHI em ambientes médicos e o que procurar nas soluções de acesso remoto usadas em contextos de saúde.
Quando é que o acesso remoto é regulado pelo HIPAA?
O HIPAA aplica-se quando o acesso remoto é utilizado para armazenar, transmitir, processar ou exibir Informação de Saúde Protegida eletrónica. Isto aplica-se a todos os tipos de dispositivos, incluindo computadores de secretária Windows e Mac, dispositivos Android e dispositivos iOS.
O acesso remoto é regulamentado sob o HIPAA em várias situações, incluindo:
Quando os médicos acedem remotamente a EHR ou aplicações clínicas.
Conectar-se ou apoiar dispositivos médicos que mostram dados de pacientes.
Acesso remoto para clínicos a partir de laptops, tablets ou dispositivos móveis.
Sessões de vendedores ou suporte de TI onde ePHI é visível no ecrã.
Como a Regra de Segurança do HIPAA governa o acesso remoto a ePHI?
A HIPAA exige salvaguardas razoáveis e apropriadas para proteger o ePHI, incluindo salvaguardas administrativas, físicas e técnicas. Sempre que uma organização médica requer acesso remoto, a conformidade com o HIPAA é a principal prioridade, pois proteger a informação dos pacientes é obrigatório.
HIPAA é baseada em riscos, o que significa que avalia ameaças à privacidade e segurança do ePHI, a probabilidade dessas ameaças ocorrerem e o seu possível impacto. Também é independente de tecnologia, aplicando os mesmos padrões em todos os dispositivos, e não certifica ferramentas ou plataformas. Em vez disso, as organizações precisam demonstrar conformidade com a HIPAA em todas as suas ferramentas e processos para confirmar que possuem as salvaguardas necessárias.
1. Salvaguardas administrativas necessárias para acesso remoto a ePHI
Para manter a conformidade com HIPAA para acesso remoto, as organizações devem implementar salvaguardas administrativas. Isto requer uma combinação de governança e documentação para garantir que existam políticas para proteger dados sensíveis, e deve incluir explicitamente caminhos de acesso remoto ao ePHI, incluindo quem pode acessar remotamente sistemas que o contenham e sob que condições, incluindo:
Análise de risco que inclui acesso remoto, os riscos associados, e como serão abordados.
Processos de aprovação e revogação de acesso para garantir que apenas usuários autorizados possam acessar ePHI a qualquer momento.
Governança de acesso de fornecedores e BAAs para gerir o acesso e segurança de terceiros.
Documentação e revisão para verificar regularmente se as salvaguardas estão a funcionar como previsto.
As salvaguardas administrativas também incluem formação da força de trabalho. Quando manuseadas de modo descuidado, sessões remotas podem levar a uma exposição acidental de ePHI, por isso, qualquer pessoa com acesso remoto precisa ser devidamente treinada sobre como conectar-se com segurança sem comprometer a privacidade.
Além disso, se a qualquer fornecedor for concedido acesso remoto a ePHI, eles devem assinar Acordos de Associação Comercial (BAAs) que exigem que cumpram com as práticas e normas de segurança aplicáveis.
2. Salvaguardas técnicas que protejam ePHI durante o acesso remoto
Além das salvaguardas administrativas, também devem ser implementadas salvaguardas técnicas para garantir que ePHI esteja protegido com uma forte cibersegurança. As salvaguardas técnicas são como as organizações aplicam na prática as proteções da HIPAA, por isso, ter ferramentas de segurança robustas é absolutamente essencial.
As salvaguardas técnicas para conformidade com a HIPAA incluem:
Identificação única do utilizador e acesso baseado em funções a ePHI para garantir que apenas utilizadores verificados e validados podem aceder a informações de saúde e outros dados pessoais.
Autenticação multi-fator para acesso remoto para verificar os utilizadores antes de permitir a conexão, reduzindo o risco de contas comprometidas obterem acesso.
Encriptação de ePHI em trânsito e em repouso, protegendo os dados de intercepção ou exposição não autorizada.
Registos de auditoria que registam o acesso remoto a sistemas que contêm ePHI, mantendo registos claros de quem acedeu a que informações e quando para demonstrar supervisão e identificar comportamentos suspeitos.
Controles de sessão que limitam a exposição desnecessária de ePHI durante o suporte ou acesso administrativo, mantendo assim os dados protegidos mesmo durante sessões remotas.
3. Salvaguardas físicas e de dispositivos que ainda se aplicam ao acesso remoto
Os dispositivos físicos também requerem salvaguardas para acesso remoto compatível com a HIPAA. Quando profissionais médicos se conectam remotamente aos seus computadores de trabalho, esses dispositivos ainda devem cumprir com todos os requisitos de conformidade; afinal, caso contrário, não estariam cumprindo com os requisitos de conformidade desde o início.
Os requisitos HIPAA para dispositivos físicos incluem características como bloqueios de ecrã, segurança avançada de dispositivos e a capacidade de gerir de forma segura os endpoints que acedem a ePHI. As empresas também precisam de uma forma de abordar rapidamente dispositivos perdidos ou roubados que contenham ou possam aceder a ePHI, como bloqueio remoto e limpeza remota. Isso ajuda a garantir que os dados sensíveis permaneçam seguros, tanto nos seus dispositivos de origem quanto quando acessados remotamente.
Embora as políticas de Bring-Your-Own-Device (BYOD) tenham se tornado cada vez mais populares, elas podem ser inseguras sem os controles e ferramentas de segurança apropriados. Se as organizações médicas querem permitir trabalho remoto em qualquer dispositivo, devem implementar ferramentas e controles para garantir que esses dispositivos permaneçam seguros em todos os momentos.
Como escolher uma abordagem de acesso remoto que cumpra os requisitos do HIPAA
Quando precisar de acesso remoto em conformidade com o HIPAA, existem algumas práticas recomendadas que pode seguir. Nem todas as abordagens são igualmente seguras, por isso escolha os seus métodos com sabedoria para garantir a segurança e a conformidade com IT.
Primeiramente, evite ferramentas de acesso remoto não geridas. Sem gestão e segurança adequadas, estas são pouco confiáveis e inseguras, deixando contas e dados em risco. Da mesma forma, cada utilizador deve ter uma conta única; partilhar contas que acessem ePHI complica a supervisão e o monitoramento, e se um utilizador sair, ele ainda pode aceder à conta partilhada. Se os fornecedores precisarem de acesso, a autenticação multifator e o registo são essenciais para verificar os utilizadores e rastrear a atividade.
É também importante usar uma plataforma que não conecte sistemas contendo ePHI à internet, pois isso pode potencialmente expô-los a ameaças e vulnerabilidades. Precisa de um modelo de acesso que ligue dispositivos sem comprometer a segurança e sem copiar ou armazenar ePHI.
As melhores abordagens utilizam acesso remoto gerido a sistemas controlados, mantendo o ePHI centralizado e seguro. Acesso remoto seguro permite que os utilizadores se conectem a sistemas geridos que contêm ePHI sem copiar, armazenar ou distribuir desnecessariamente esses dados, ajudando as organizações a melhor controlar e monitorizar o acesso.
Além disso, se precisar conceder acesso a fornecedores, certifique-se de que pode definir limites de tempo para esse acesso e registrar cada sessão. Isso ajuda a manter os dispositivos seguros e fornece responsabilidade quando os fornecedores se conectam.
O que as organizações de saúde devem ser capazes de provar sobre o acesso remoto ao ePHI?
Manter a conformidade com HIPAA exige provas. Durante uma auditoria HIPAA, os auditores examinarão vários elementos para determinar se a sua cibersegurança cumpre os requisitos regulamentares de HIPAA. Estes incluem:
Segurança física para dispositivos e equipamentos.
Salvaguardas digitais para contas e redes.
Formação de funcionários e sensibilização para a segurança.
Controles de acesso para garantir que apenas utilizadores autorizados possam conectar-se.
Planos de resposta a incidentes são designados para responder rapidamente em caso de violação e para tratar danos.
Assim, as organizações médicas precisam manter registos e documentação para demonstrar quem acedeu ao ePHI, quando o acedeu e, idealmente, por que o necessita. Estes registos podem determinar se um incidente constitui uma violação que deve ser reportada ou é uma atividade rotineira de trabalho.
Ao investir em uma solução de acesso remoto, as organizações médicas devem procurar uma plataforma que forneça acesso e autenticação seguros, conforme exigido para conformidade com a HIPAA, juntamente com registros de sessões e relatórios para apoiar a resposta eficiente a incidentes. A conformidade com a HIPAA não se trata apenas de prevenir violações, mas também de ser capaz de responder a elas de forma rápida e eficaz, e as auditorias refletirão esses requisitos.
Como o Splashtop apoia o acesso remoto seguro e auditável a sistemas com ePHI
As organizações médicas precisam de uma solução de acesso remoto que seja poderosa, fiável e, acima de tudo, segura. Qualquer software de acesso remoto usado em ambientes de saúde deve suportar fortes controlos de segurança para ajudar a proteger ePHI e reduzir o risco regulamentar.
A Splashtop oferece acesso remoto seguro e centralizado, projetado para ajudar as equipes de TI de saúde a aplicar controles de acesso consistentes e manter a visibilidade nas sessões remotas envolvendo sistemas que contenham ePHI.
Com a Splashtop, os usuários podem acessar com segurança os seus dispositivos de trabalho de qualquer lugar, em qualquer dispositivo. Isto permite aos profissionais médicos aceder a notas, resultados de testes e equipamentos especializados enquanto trabalham remotamente sem comprometer a segurança ou a eficiência.
A Splashtop também mantém as contas seguras com funcionalidades como a autenticação multifator, que adiciona uma camada extra de verificação quando os utilizadores se conectam e garante que apenas utilizadores autorizados podem aceder ao ePHI.
Além disso, com os registos de auditoria abrangentes da Splashtop, os utilizadores podem aceder a registos detalhados que mostram quem acedeu a que informações e quando o fizeram. Isso ajuda a manter a conformidade e responsabilidade, apoiar investigações e passar auditorias.
O acesso remoto compatível com HIPAA é possível
O HIPAA exige controlos rigorosos sobre a ePHI, mas isso não significa que o acesso remoto seja impossível. Com a visibilidade adequada, salvaguardas e documentação, é possível trabalhar de forma segura de qualquer lugar com uma solução de acesso remoto ao mesmo tempo que se cumpre os requisitos de segurança do HIPAA, sem sacrificar a velocidade ou a qualidade.
Organizações de saúde que procuram programas de acesso remoto devem avaliar as suas opções e selecionar uma solução que permita uma gestão consistente do acesso remoto sem comprometer a segurança ou aumentar a complexidade operacional. Com uma solução como Splashtop, as equipas de TI em saúde podem padronizar os fluxos de trabalho de acesso remoto enquanto melhoram o controlo de acesso, a visibilidade das sessões e a supervisão.
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