4 Etapas Críticas para Usar as Ferramentas de Videoconferência com Segurança ao Trabalhar de Casa

logotipo de videoconferência segura

Se você é um dos muitos profissionais do conhecimento que mudaram rapidamente para o trabalho em casa (WFH) no ano passado, provavelmente você nunca considerou a ampla gama de perigos representados pelas ferramentas de videoconferência. No entanto, eles são muito reais e muito presentes cada vez que você organiza ou participa de uma videoconferência. Tão reais que o FBI até emitiu um aviso sobre o uso do Zoom. Reserve alguns minutos e leia abaixo para saber como proteger seu dispositivo, sua organização e você mesmo enquanto desfruta do novo normal do WFH.

Etapa 1: Use somente ferramentas aprovadas de fontes confiáveis

Você recebe todos os tipos de solicitações para participar de chamadas com organizações parceiras, trabalhadores contratados e outras pessoas de fora da sua organização. Se alguém lhe enviar um link para uma ferramenta que seu departamento de TI não aprovou, recuse o convite. Explique o motivo para a pessoa que enviou o convite, pois ela provavelmente não está ciente dos riscos.

Se você não tiver certeza sobre o status de uma ferramenta, consulte seu departamento de TI. Agora, se você estiver encravado e absolutamente precisar participar de uma videoconferência (independentemente da ferramenta usada), junte-se apenas pelo seu navegador da web. Em outras palavras, não instale o software de videoconferência quando solicitado. Em vez disso, clique no botão “Participar pelo navegador” (conforme mostrado abaixo).

Além disso, verifique se o convite é legítimo. Se você não estiver esperando uma reunião com a pessoa que o convidou, entre em contato com ela por e-mail ou telefonema separado e pergunte se ela pretendia convidá-lo e por quê. É possível que eles tenham sido hackeados e que você esteja recebendo um convite falso.

Etapa 2: Torne sua reunião hospedada segura

Essa é uma grande etapa, pois você realmente tem mais responsabilidade do que a maioria das pessoas assume ao realizar uma videoconferência. Você ajusta suas medidas de segurança com base em quem comparecerá? O que acontece se um hacker derrubar a sua chamada? Como você evita que um concorrente ou hacker espie sua reunião?

Primeiro, para evitar que um participante desonesto estrague sua reunião, evite tornar suas reuniões públicas sempre que possível. Se você precisar organizar uma reunião pública, dê a si mesmo a opção de silenciar todos os participantes e tenha controle sobre a seleção de quem pode compartilhar a tela.

Por falar em controlar os participantes, controle quem comparece fornecendo um link de reunião diretamente para as pessoas que você deseja participar. Em seguida, envie um e-mail separado para eles com as senhas. Para uma segurança ainda maior, use códigos de reunião gerados aleatoriamente (se sua ferramenta os oferecer) e nunca use o mesmo código duas vezes. Conforme os participantes entram em sua reunião, monitore quem entrou. Depois que todos entrarem, bloqueie o evento.

Em seguida, saiba com antecedência como encerrar sua reunião - a circunstância em que você faria isso, quem tem autoridade para encerrá-la e como isso deve acontecer.

Reuniões privadas seguras. Para reuniões privadas, exija uma senha de reunião e use recursos como uma sala de espera para controlar a entrada de convidados. Para maior segurança, use códigos de reunião gerados aleatoriamente e senhas fortes e não os reutilize. Não compartilhe um link para uma chamada em uma postagem de mídia social irrestrita e publicamente disponível. Se possível, não permita que os participantes entrem em uma reunião antes do anfitrião e silencie automaticamente os participantes na entrada.

Finalmente, antes de qualquer reunião, saiba quem é responsável por encerrar uma reunião problemática e quais etapas específicas eles devem tomar. Você (e sua organização) devem saber as respostas a essas perguntas como uma questão de política organizacional.

Etapa 3: Proteja suas informações

As pessoas geralmente compartilham informações (intencionalmente ou não) quando participam de videoconferências, especialmente quando são reuniões informais ou agendadas regularmente. Tenha sempre em mente que você nunca deve compartilhar dados ou informações além das necessárias para atingir os objetivos da reunião.

Primeiro, pergunte para a equipe jurídica da sua organização se você tem permissão ou não para gravar chamadas. Se você estiver gravando, informe a todos os participantes desse fato e lembre-os explicitamente de não dizer nada que possa comprometer a segurança ou até mesmo seus próprios assuntos pessoais. Isso acontece com muita frequência durante a “conversa fiada” que acontece no início e no final das reuniões.

Antes de compartilhar sua tela, feche todas as janelas ou aplicativos que possam revelar dados confidenciais. Só torne visível o conteúdo que deve ser compartilhado. Isso também significa que você deve ocultar a barra de endereço ao exibir conteúdo dos sites da intranet da sua organização.

Etapa 4: Proteja tudo e qualquer coisa pessoal

Às vezes, o software de gravação de vídeo pode “captar” conversas que podem estar acontecendo longe do seu computador. Antes de entrar em qualquer videoconferência, lembre a todos em sua casa (ou vizinhança) que você está participando de uma sessão gravada que pode capturar qualquer discussão sensível ou pessoal que eles estejam tendo. Para evitar revelar inadvertidamente detalhes pessoais com base em itens dentro de sua casa, use os recursos de desfoque do software ou certifique-se de apontar sua câmera e manter sua posição em um fundo discreto.

Para evitar comprometer as informações pessoais de seus colegas, certifique-se de que sua câmera de segurança doméstica não aponte para a tela. Considere também usar fones de ouvido para proteger o que eles dizem, especialmente se você mora com colegas de quarto.

Por fim, proteja sua rede doméstica contra invasões. No mínimo, altere a configuração padrão do Wi-Fi para informações personalizadas que não serão óbvias para um potencial hacker. Em seguida, compartilhe essas informações apenas com pessoas em quem você confia. Para obter detalhes sobre como selecionar configurações e estabelecer senhas, confira nossas 10 principais dicas para trabalho remoto seguro.

Conclusão: Há mais questões sobre a segurança de videoconferências do que a maioria das pessoas supõe

Como você pode ver, há muito a considerar antes de pular para a próxima videoconferência, especialmente se você for o anfitrião da reunião. Experimente as sugestões acima e compartilhe este blog com seus colegas para manter você e sua organização seguros.

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