La crescita della telemedicina ha dato ai professionisti medici il potere di raggiungere e aiutare i pazienti da quasi ovunque. Questo ha reso necessario l'accesso remoto ai dispositivi, inclusi programmi medici specializzati e hardware, in modo che medici, clinici e altri professionisti possano accedere agli strumenti e alle informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento.
L'accesso remoto è ora comune nell'assistenza sanitaria, in particolare per il supporto IT, i flussi di lavoro clinici e la manutenzione dei fornitori. Tuttavia, con questa facilità di accesso vengono anche rischi, inclusa la potenziale esposizione a informazioni sanitarie protette elettroniche (ePHI).
Controllare e gestire l'accesso sicuro agli ePHI è una parte importante della conformità HIPAA, sia per il lavoro in sede che per quello remoto. Pertanto, qualsiasi organizzazione medica in cerca di soluzioni di accesso remoto deve garantire che i suoi utenti possano accedere in modo sicuro al proprio lavoro senza compromettere la sicurezza dei dati sanitari protetti (ePHI).
Tenendo presente questo, esaminiamo come l'HIPAA regola l'accesso remoto, le misure di sicurezza richieste per proteggere gli ePHI negli ambienti medici e cosa cercare nelle soluzioni di accesso remoto utilizzate nei contesti sanitari.
Quando l'accesso remoto è regolato dall'HIPAA?
HIPAA si applica quando l'accesso remoto viene utilizzato per memorizzare, trasmettere, elaborare o visualizzare informazioni sanitarie protette elettroniche. Ciò si applica a tutti i tipi di dispositivo, inclusi i computer desktop Windows e Mac, i dispositivi Android e i dispositivi iOS.
L'accesso remoto è regolato dall'HIPAA in diverse situazioni, tra cui:
Quando i clinici accedono da remoto alle EHR o alle applicazioni cliniche.
Connessione o supporto ai dispositivi medici che visualizzano i dati dei pazienti.
Accesso remoto clinico da laptop, tablet o dispositivi mobili.
Sessioni di supporto del vendor o IT dove ePHI è visibile sullo schermo.
Come regola la HIPAA Security Rule l'accesso remoto agli ePHI?
L'HIPAA richiede misure di sicurezza ragionevoli e appropriate per proteggere gli ePHI, comprese misure di sicurezza amministrative, fisiche e tecniche. Ogni volta che un'organizzazione medica richiede accesso remoto, la conformità HIPAA è la massima priorità, poiché proteggere le informazioni dei pazienti è obbligatorio.
L'HIPAA è basato sul rischio, il che significa che valuta le minacce alla privacy e alla sicurezza degli ePHI, la probabilità che queste minacce si verifichino e il loro potenziale impatto. È anche tecnologicamente agnostico, applicando gli stessi standard su tutti i dispositivi e non certifica strumenti o piattaforme. Invece, le organizzazioni devono dimostrare la conformità HIPAA su tutti i loro strumenti e processi per confermare di avere le salvaguardie richieste in atto.
1. Salvaguardie amministrative richieste per l'accesso remoto all'ePHI
Per mantenere la conformità HIPAA per l'accesso remoto, le organizzazioni devono implementare salvaguardie amministrative. Questo richiede una combinazione di governance e documentazione per garantire che le politiche siano in atto per proteggere i dati sensibili, e deve includere esplicitamente i percorsi di accesso remoto agli ePHI, compreso chi può accedere a distanza ai sistemi che lo contengono e sotto quali condizioni, tra cui:
Analisi del rischio che include l'accesso remoto, i rischi associati e come saranno affrontati.
Processi di approvazione e revoca dell'accesso per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere agli ePHI in qualsiasi momento.
Gestione dell'accesso dei fornitori e BAA per gestire l'accesso e la sicurezza di terze parti.
Documentazione e revisione per verificare regolarmente che le misure di sicurezza funzionino come previsto.
Le salvaguardie amministrative comprendono anche la formazione del personale. Quando gestite con disattenzione, le sessioni remote possono portare a una esposizione accidentale delle informazioni sanitarie protette, quindi chiunque abbia accesso remoto deve essere adeguatamente formato su come connettersi in modo sicuro senza rischiare la privacy.
Inoltre, se a qualsiasi fornitore viene concesso l'accesso remoto a ePHI, devono firmare Business Associate Agreements (BAA) che richiedono loro di rispettare le pratiche e gli standard di sicurezza applicabili.
2. Salvaguardie tecniche che proteggono gli ePHI durante l'accesso remoto
Oltre alle salvaguardie amministrative, devono essere in atto salvaguardie tecniche per garantire che gli ePHI siano protetti con una forte cybersicurezza. Le salvaguardie tecniche sono il modo in cui le organizzazioni applicano le protezioni HIPAA nella pratica, quindi disporre di strumenti di sicurezza robusti è assolutamente essenziale.
Le salvaguardie tecniche per la conformità HIPAA includono:
Identificazione univoca degli utenti e accesso basato sui ruoli ai dati ePHI per garantire che solo utenti verificati e convalidati possano accedere a informazioni sanitarie e altri dati personali.
Autenticazione multi-fattore per l'accesso remoto per verificare gli utenti prima di consentire loro di connettersi, riducendo il rischio che account compromessi ottengano accesso.
Crittografia dei ePHI in transito e a riposo, che protegge i dati da intercettazioni o esposizioni non autorizzate.
Log di audit che registrano l'accesso remoto ai sistemi contenenti ePHI, mantenendo chiari registri di chi ha accesso a quali informazioni e quando, per dimostrare supervisione e identificare comportamenti sospetti.
Controlli di sessione che limitano l'esposizione non necessaria di ePHI durante l'accesso di supporto o amministrativo, mantenendo così i dati protetti anche durante le sessioni remote.
3. Salvaguardie fisiche e dei dispositivi che si applicano ancora all'accesso remoto
Anche i dispositivi fisici richiedono salvaguardie per un accesso remoto conforme a HIPAA. Quando i professionisti medici si connettono in remoto ai loro computer di lavoro, quei computer devono ancora soddisfare tutti i loro requisiti di conformità; in caso contrario, non soddisferebbero i requisiti di conformità fin dall'inizio.
I requisiti HIPAA per i dispositivi fisici includono funzionalità come blocco dello schermo, sicurezza avanzata del dispositivo e la capacità di gestire in modo sicuro gli endpoint che accedono agli ePHI. Le aziende hanno anche bisogno di un modo rapido per affrontare i dispositivi persi o rubati che contengono o possono accedere agli ePHI, come il blocco remoto e la cancellazione remota. Questo aiuta a garantire che i dati sensibili rimangano sicuri sia sui propri dispositivi domestici che quando vengono acceduti da remoto.
Mentre le politiche Bring-Your-Own-Device (BYOD) sono diventate sempre più popolari, possono essere anche insicure senza i controlli e gli strumenti di sicurezza appropriati. Se le organizzazioni mediche vogliono abilitare il lavoro remoto su qualsiasi dispositivo, devono implementare strumenti e controlli per garantire che quei dispositivi rimangano sicuri in ogni momento.
Come scegliere un approccio di accesso remoto che supporti i requisiti HIPAA
Quando hai bisogno di un accesso remoto conforme a HIPAA, ci sono alcune migliori pratiche che puoi seguire. Non tutti gli approcci sono ugualmente sicuri, quindi scegli i tuoi metodi saggiamente per garantire la sicurezza e la conformità IT.
Prima di tutto, evitare strumenti di desktop remoto non gestiti. Senza una corretta gestione e sicurezza, questi sono inaffidabili e insicuri, mettendo a rischio account e dati. Allo stesso modo, ogni utente dovrebbe avere un account unico; condividere account che accedono agli ePHI complica la supervisione e il monitoraggio, e se un utente lascia, può ancora accedere all'account condiviso. Se i fornitori necessitano di accesso, l'autenticazione a più fattori e i registri sono essenziali per verificare gli utenti e tracciare l'attività.
È anche importante utilizzare una piattaforma che non connetta i sistemi contenenti ePHI a internet, poiché ciò potrebbe potenzialmente esporli a minacce e vulnerabilità. Hai bisogno di un modello di accesso che colleghi i dispositivi senza compromettere la sicurezza e senza copiare o memorizzare ePHI.
I migliori approcci utilizzano accesso remoto gestito a sistemi controllati, mantenendo gli ePHI centralizzati e sicuri. L'accesso remoto sicuro consente agli utenti di connettersi a sistemi gestiti contenenti ePHI senza copiare, memorizzare o distribuire inutilmente quei dati, aiutando le organizzazioni a controllare e monitorare meglio l'accesso.
Inoltre, se devi concedere l'accesso ai fornitori, assicurati di poter impostare limiti di tempo su quell'accesso e registrare ogni sessione. Questo aiuta a mantenere sicuri i dispositivi e fornisce responsabilità quando i fornitori si connettono.
Cosa devono essere in grado di dimostrare le organizzazioni sanitarie riguardo all'accesso remoto ai dati ePHI?
Mantenere la conformità HIPAA richiede prove. Durante un audit HIPAA, gli auditor esamineranno diversi elementi per determinare se la vostra sicurezza informatica soddisfa i requisiti normativi dell'HIPAA. Questi includono:
Sicurezza fisica per dispositivi e attrezzature.
Salvaguardie digitali per account e reti.
Formazione del personale e consapevolezza della sicurezza.
Controlli di accesso per garantire che solo gli utenti autorizzati possano connettersi.
I piani di risposta agli incidenti sono progettati per rispondere rapidamente in caso di violazione e affrontare i danni.
Per questo motivo, le organizzazioni mediche devono mantenere registri e documentazione per mostrare chi ha avuto accesso agli ePHI, quando vi hanno avuto accesso e, idealmente, perché ne avevano bisogno. Questi registri possono determinare se un incidente costituisce una violazione che deve essere segnalata o è un'attività di lavoro di routine.
Quando si investe in una soluzione di accesso remoto, le organizzazioni mediche dovrebbero cercare una piattaforma che fornisca accesso sicuro e autenticazione, come richiesto per la conformità HIPAA, insieme a registri delle sessioni e report per supportare una risposta agli incidenti efficiente. La conformità HIPAA non riguarda solo la prevenzione delle violazioni, ma anche la capacità di rispondervi rapidamente ed efficacemente, e gli audit rifletteranno questi requisiti.
Come Splashtop supporta l'accesso remoto, sicuro e verificabile ai sistemi con ePHI
Le organizzazioni mediche hanno bisogno di una soluzione di accesso remoto che sia potente, affidabile e soprattutto sicura. Qualsiasi software per accesso remoto utilizzato in ambienti sanitari deve supportare controlli di sicurezza solidi per aiutare a proteggere ePHI e ridurre i rischi regolatori.
Splashtop fornisce accesso remoto centralizzato e sicuro progettato per aiutare i team IT sanitari a far rispettare controlli di accesso coerenti e mantenere la visibilità sulle sessioni remote che coinvolgono sistemi contenenti ePHI.
Con Splashtop, gli utenti possono accedere in modo sicuro ai loro dispositivi di lavoro da qualsiasi luogo, su qualsiasi dispositivo. Questo consente ai professionisti medici di accedere a note, risultati di test e attrezzature specializzate mentre lavorano a distanza senza compromettere la sicurezza o l'efficienza.
Splashtop mantiene anche gli account sicuri con funzionalità come l'autenticazione a più fattori, che aggiunge un ulteriore livello di verifica quando gli utenti si connettono e garantisce che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle informazioni sanitarie protette.
Inoltre, con i log di audit completi di Splashtop, gli utenti possono accedere a registri dettagliati che mostrano chi ha avuto accesso a quali informazioni e quando lo ha fatto. Questo aiuta a mantenere la conformità e la responsabilità, supportare le indagini e superare gli audit.
È possibile un accesso remoto conforme alla HIPAA.
L'HIPAA richiede controlli rigorosi sull'ePHI, ma ciò non significa che l'accesso remoto sia impossibile. Con la giusta visibilità, le giuste salvaguardie e documentazione, è possibile lavorare in sicurezza da qualsiasi luogo con una soluzione di accesso remoto rispettando i requisiti di sicurezza dell'HIPAA e senza sacrificare velocità o qualità.
Le organizzazioni sanitarie che cercano programmi di accesso remoto dovrebbero valutare le loro opzioni e selezionare una soluzione che consenta una gestione coerente dell'accesso remoto senza compromettere la sicurezza o aumentare la complessità operativa. Con una soluzione come Splashtop, i team IT del settore sanitario possono standardizzare i flussi di lavoro di accesso remoto migliorando il controllo degli accessi, la visibilità delle sessioni e la supervisione.
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