Die digitale Transformation breitet sich mit alarmierender Geschwindigkeit in allen Branchen aus – Bildungseinrichtungen bilden da keine Ausnahme. Der Prozess der digitalen Transformation ist ein notwendiger Schritt, den Institutionen unternehmen müssen, um sich zum Wohle der Studierenden an wachsende Technologien anzupassen, aber auch, um die Verwaltung mit den sich ständig ändernden Technologien auf dem Laufenden zu halten.
Die digitale Transformation ist kein einfacher Prozess – IT-Teams müssen sich für eine Vielzahl unterschiedlicher Tools für viele unterschiedliche Ziele entscheiden. Einige Tools können dabei helfen, die Kommunikation zu optimieren, andere sind für die Digitalisierung von Archivinformationen bestimmt. Unabhängig von der Begründung ist es wichtig, dass Bildungseinrichtungen die richtigen Werkzeuge finden.
Die Suche nach den richtigen Werkzeugen kann jedoch unterschiedliche Herausforderungen mit sich bringen. Technologie ist komplex und das Verständnis der internen Komplexität bestimmter Systeme und Prozesse bedeutet, dass die digitale Transformation nicht über Nacht erfolgen kann.
Bei der endgültigen Entscheidung sollten Sie berücksichtigen, wie Ihre Tools zusammenarbeiten, um reibungslose Prozesse zu schaffen. Die Konsolidierung bestimmter Funktionen kann helfen, Kosten zu minimieren und effiziente Prozesse zu etablieren, sodass Ihr Bildungstechnologie-Stack schlank bleiben, aber effizient funktionieren kann.
Die aktuelle EdTech-Landschaft
Laut einer aktuellen Studie nutzen Schulbezirke im K–12-Bereich mehr als 2.000 Web-Apps für ihre gesamte Schülerschaft. Wenn man nun jeden Schüler, die Anzahl der von ihm verwendeten Anwendungen und die Hardware, die er für den Zugriff auf die erforderlichen Apps benötigt, berücksichtigt, entsteht ein komplexes Netz von Anforderungen, die IT-Leiter im Bildungsbereich bei ihren Entscheidungsprozessen berücksichtigen müssen.
Die Verwaltung all dieser Hardware und digitalen Tools ist eine Menge Arbeit und erfordert einzigartige Fähigkeiten. Für Bezirke mit Tausenden von Schülern und wenig IT-Unterstützung kann die Verwaltung dieser Tools eine große Herausforderung darstellen. Ein guter Schritt in Richtung digitaler Transformation ist die Tool-Konsolidierung.
Bei der Werkzeugkonsolidierung werden bestimmte Funktionen unter einem Werkzeug oder Prozess zusammengefasst. Beispielsweise könnte ein IT-Leiter im Bildungsbereich entscheiden, dass er seine Fernzugriffssoftware und seine Helpdesk-Funktion in einem Tool konsolidieren möchte. Die Toolkonsolidierung kann dazu beitragen, die Anzahl verschiedener Tools in Ihrem IT-Stack zu minimieren, wodurch Sie Geld sparen und Kosten senken können.
Hier sind einige Strategien, die Ihre Einrichtung zur Konsolidierung Ihres Edutech-Stacks in Betracht ziehen kann.
Strategie 1: Tools an den Unternehmenszielen ausrichten
Bevor Ihr Team beginnt, eine vollständige digitale Transformationsstrategie umzusetzen, sollten Sie klein anfangen und einen Teil Ihrer Organisation identifizieren, den Sie zuerst anvisieren möchten. In diesem Beispiel nehmen wir an, dass Ihr IT-Team die Anzahl der Tools konsolidieren möchte, die das Team zur Verwaltung der Hardware der Studenten verwendet.
Der erste Schritt besteht darin, erreichbare und messbare Ziele zu setzen. Danach können Sie eine Strategie entwickeln, die darauf ausgelegt ist, das von Ihnen gesetzte spezifische Ziel zu erreichen. In diesem Beispiel könnte eine der Taktiken, die Ihr Team umsetzt, ein Audit der aktuellen Software sein, die Ihr Team zur Verwaltung von Schülerhardware verwendet, und die Analyse des Anwendungsfalls für jede einzelne.
Strategie 2: Kompatibilitäts- und Integrationsbedarf bewerten
Jetzt, da Ihr Team eine Vorstellung von einem Ziel hat, das es erreichen möchte, und einige Taktiken, wie es dorthin gelangen kann, ist es wichtig zu überlegen, wie die Einführung eines neuen Tools oder die Konsolidierung der aktuellen Tools die bestehende IT-Infrastruktur beeinflussen wird.
Überlegen Sie, welche Software für Ihr Team zwingend erforderlich ist und welche optional ist, und sehen Sie, wie sie zusammen kommunizieren. Wenn sie nicht integriert sind oder eine manuelle Eingabe erfordern, könnte es an der Zeit sein, ein anderes Tool in Betracht zu ziehen, das mehr Integrationsmöglichkeiten bietet.
Viele Softwareunternehmen ermöglichen eine kurze Testphase ihrer Tools. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil: Probieren Sie verschiedene Software aus und testen Sie sie, um zu sehen, wie sie mit Ihrer vorhandenen Infrastruktur in einer geschlossenen Umgebung mit mehreren verschiedenen Testgeräten funktioniert. Bei Ihren Testgeräten sollte es sich um unterschiedliche Gerätetypen handeln. Die von den Schülern verwendete Hardware ist unterschiedlich. Sie sollten daher sicherstellen, dass die von Ihnen verwalteten Geräte mit Ihrer Software kompatibel sind.
Strategie 3: Priorisieren Sie Sicherheit und Compliance
Eine der wichtigsten Überlegungen, die IT-Führungskräfte bei Kaufentscheidungen für Software berücksichtigen müssen, ist der Schutz der Schülerdaten. Angesichts der Zunahme von Phishing, Datenlecks und anderen Formen von Cyberkriminalität ist es für IT-Verantwortliche unerlässlich, sich darüber im Klaren zu sein, welche Tools sie verwenden und wie sie Endbenutzer schützen.
Bewerten Sie bei der Auswahl der zu konsolidierenden Tools die Sicherheit jedes Tools und ob es mit wichtigen Gesetzen wie DSGVO und FERPA konform ist. Wenn Sie feststellen, dass bei Ihrer Prüfung bestimmte Tools fehlen, können Sie diese Tools für eine robustere und sicherere Option konsolidieren.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen regelmäßigen Rhythmus für Sicherheitsüberprüfungen implementieren – digitale Bildungs-Apps aktualisieren ihre Datenschutzrichtlinien regelmäßig. Daher ist es wichtig, über Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass die Daten sowohl Ihrer Schüler als auch Ihrer Fakultät geschützt sind.
Strategie 4: Kosteneffizienz und Skalierbarkeit überwachen
Softwarepreise ändern sich häufig, daher ist es wichtig, die Zahlungsstruktur der von Ihnen verwendeten Software zu verstehen, um Kosteneffizienz sicherzustellen. Ein Unternehmen kann basierend darauf Gebühren erheben, wie viele Lizenzen Ihr Team hat oder wie viele „Sitze“ in Gebrauch sind. Unabhängig davon ist es wichtig, die Größe Ihres Teams und wie viele Personen ein bestimmtes Tool verwenden werden, zu berücksichtigen, um die Kosteneffizienz zu messen.
Bei der Kostenbetrachtung ist es auch wichtig zu berücksichtigen, wie stark Ihr Team innerhalb eines bestimmten Jahres wachsen wird. Je nach Art der Software, die Sie verwenden, kann das Hinzufügen eines zusätzlichen Sitzplatzes ein kostspieliges Unterfangen sein. Wenn Sie diese Art von Kosten vermeiden möchten, sollten Sie nach Tools mit flexibleren Preisoptionen suchen, damit das Budget Ihres IT-Teams nicht gesprengt wird.
Strategie 5: Konzentrieren Sie sich auf die Benutzererfahrung
Wenn Sie Tools konsolidieren und verschiedene Optionen in Betracht ziehen, überlegen Sie, wer der Endbenutzer ist und wie seine regelmäßigen Interaktionen mit dem Tool aussehen werden. Ist das Tool leicht zu erlernen? Ist der reguläre Anwendungsfall des Tools ein einfacher und intuitiver Prozess?
Die Suche nach Tools, die sich mit minimalem Schulungsaufwand einfach implementieren, übernehmen und täglich nutzen lassen, ist eine der Möglichkeiten für IT-Teams, effizientere Prozesse umzusetzen. Dies erleichtert die Schulung neuer Personen, da weniger technische Erklärungen erforderlich sind, um konsistente Prozesse zu vermitteln.
Wie Bildungseinrichtungen von der Werkzeugkonsolidierung profitieren
Laut einer neuen Studie schätzen Wissensarbeiter, dass 4,9 Stunden pro Woche eingespart werden könnten, wenn sie verbesserte Prozesse hätten. Mitarbeiter verbringen mehr Zeit damit, die Informationen zu finden, die sie benötigen, und zwischen den richtigen Apps zu wechseln. Wenn Ihr Team zwischen Dutzenden von Tools und Apps wechselt, ist dies Zeit, die für sinnvollere Arbeit genutzt werden könnte.
Strategisch über die Tools nachzudenken, die Ihr Team zu Ihrem Tech-Stack hinzufügt, ist wichtig – die Einführung einer neuen Anwendung in Ihren Tech-Stack könnte bedeuten, dass eine neue Schwachstelle in Ihre Sicherheit eingeführt wird. Die Konsolidierung der Anzahl der verwendeten Tools ermöglicht es Ihrem IT-Team, die Zeit zu minimieren, die für die Bewertung von Software aufgewendet wird, und bietet mehr Zeit für wertvollere Arbeiten, wie z. B. den Schülern die Infrastruktur bereitzustellen, die sie benötigen, um ihr digitales Lernen fortzusetzen.
Splashtop Enterprise und Tool-Konsolidierung für Bildungseinrichtungen
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Splashtop Enterprise ist ein benutzerfreundliches Tool, das auf Sicherheit ausgelegt ist und wichtige Sicherheitsvorschriften wie FERPA, DSGVO, SOC2 und ISO/IEC 27001 erfüllt. Vereinfachen Sie die Remote-Geräteverwaltung sowohl für Techniker als auch für Endbenutzer, indem Sie benutzerfreundliche Möglichkeiten zur Verbindung mit Endbenutzern bereitstellen und die Anzahl der Tools in Ihrem Tech-Stack minimieren.
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