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居家辦公案例分享:當 WFH 遇到 Splashtop

通過 Splashtop Team
6 閱讀分鐘

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年初,Splashtop領導團隊飛往中國、台北和日本,與我們的亞洲團隊舉行年度會議。

他們離開時,正值新春節開始的節日期間,又是鼠年的慶祝活動。

沒有人能想到就在幾週後,由於新冠病毒的爆發,Splashtop 和亞洲的許多其他企業將關閉辦公室。

Splashtop 的首席執行官馬克·李(Mark Lee)堅信,"通過未能準備,企業正在準備失敗。"

在 Mark 的領導下,Splashtop 迅速制定了預防措施,以保護員工並保持業務運行:

  • 在中國、台北和日本,我們要求所有員工在家工作

  • 我們取消了所有辦事處的所有國際公司差旅計劃

  • 在美國和歐盟,我們要求所有免疫系統較弱的員工立即開始在家工作。免疫系統較弱的人如果感到不適或在生病的人附近,應鼓勵他們居家辦公。

  • 我們暫停了 PTO 文書工作,以便需要 WFH 的任何員工都可以立即這樣做,而無需填寫任何類型的表格。

  • 在開放式設計辦公室,我們減少了會議,安裝了手部消毒機以及了空氣淨化器的安裝

  • 我們經常宣導洗手的必要性,並讓所有員工了解最新情況

"我們採取了所有這些措施,假設疫情將在即將到來的溫暖月份中遏制。Splashtop 首席執行官 Mark Lee" 說,如果爆發確實惡化,我們已經建立了一個基礎架構,該基礎架構將允許整個公司完全遠程進行。

Splashtop 軟體如何工作,為什麼通過 Splashtop 進行的遠端存取比 VPN 更好?

雖然許多公司使用 VPN 在家工作,但許多公司在財務上或技術上都不足以支持 VPN,因為 VPN 需要大量的 IT 時間和精力,而且設置和維護成本相當高。 Splashtop 不僅具有成本效益,而且易於設置,安全且可靠。

透過使用 Splashtop 遠端存取軟體,所有員工都可以從連接到網路的任何其它設備(例如手機、平板電腦和個人電腦)存取工作電腦,從而在家中高效地工作。

"我有 Splashtop 業務遠端存取訂閱和一個在辦公室網絡上安裝了流媒體的筆記本電腦。 我使用 Splashtop 從家用電腦和移動設備訪問辦公室筆記本,以訪問辦公室網絡上的這些資源。

使用 Splashtop 軟體在家工作比將電腦帶回家更好,因為許多資源駐留在辦公室網路上,並且某些資源只能從辦公室網路存取。這比將我的工作電腦帶回家並透過家庭網路直接連接更為安全。

如果我遺失了電腦或有人入侵我的網路,該怎麼辦?Splashtop 遠端存取軟體增加了額外的保護層,以便我可以快速安全地從辦公室檔案伺服器檢索任何檔案。"
— 亞洲經理胡志明

居家辦公不是防彈計劃

當 Splashtop 首次在亞洲啟動 WFH 計劃時,我們很幸運能夠存取遠端軟體。

物流業是一個巨大的挑戰。我們正在快速發展,這意味著有新員工擔任面對客戶的角色。

在確保每個人都經過培訓、有足夠的支援並意識到他們的任務的同時,這是一項艱鉅的挑戰,我們需要克服這些挑戰,但我們正在通過溝通和不斷更新流程來實現這一目標。

我們面臨的最大挑戰是無法召開臨時會議,這是像我們這樣的快節奏創業公司的重要組成部分。這些臨時會議代表了在辦公室工作的最重要優勢之一。

在公司辦公室中,當員工需要聯繫同事時,他或她可以通過走到辦公桌前與該同事快速聯繫。並且,在需要來自多個對等方的輸入的情況下,可以迅速建立小組會議。

當員工在家工作時,設置臨時會議非常棘手,並且當工作人員不在同一時間在線時,通常需要兩倍的時間。 我們相信,由於這個簡單的障礙,我們亞洲辦事處的生產力已經從 100% 提高到 70%。

從居家辦公開始工作以提高生產率

為了幫助提高生產力,我們添加了一組工具,以使居家辦公的員工的工作效率更高。

在亞洲,我們鼓勵員工使用微信,以便他們可以更好地進行實時協作。

在我們的其他辦公室,我們正在推廣Microsoft Teams 的使用。 隨著生產力提高到 80%,這項倡議似乎得到了回報。

但是,改進也可能是由於員工習慣了WFH。因此,如果 Splashtop 提供了遠端工作培訓,那麼生產力可能會更高嗎?

"雖然我們不能去辦公室,但我們可以隨時隨地從家連接到公司的網絡,而不會影響工作進度,這種方法非常安全。
我已經有 19 天沒有出家了,而且我傾向於勞累過度。 但是我認為這與冠狀病毒並不完全相關,因為我以前曾多次在家工作。"
– Johnny,System Administrator in China

Johnny 的證詞除其他許多其他外,突出了幾項 WFH 家庭研究驗證的趨勢:由於分散注意力較少,遠程員工可以更好地專注於他們的任務。

在像矽谷這樣的地方,遠端工作人員可以避免交通擁堵和長時間通勤,從而節省大量時間。

結果,在家工作的員工不僅效率更高,而且工作時間更長。

新冠肺炎 (COVID-19) 後之未來展望 – Splashtop 領導團隊的主要收穫

From right lo left : Splashtop Co-Founders Rob, Philip, Mark and Thomas

從左至右:Splashtop 共同創辦人 Rob、Philip、Mark 與 Thomas

"COVID-19 的爆發迫使我們使用自己的產品進行遠程工作。通過這樣做,我們現在有了與客戶分享個人經驗,我們可以說我們走了談話。"
— Deng, 共同創辦人兼產品管理資深副總裁

"雖然這項 WFH 計劃是暫時的,但我們收集的見解表明,我們將來可能會永久地完全或部分偏遠。"
— 羅伯特·哈,首席運營官和 Splashtop 的聯合創始人

"這項 WFH 計劃加強了 Splashtop 技術基礎架構,使員工能夠更高效地在家工作。"
— 許菲利普, 共同創始人, 和首席技術官

"無論我們從這裡採取什麼路徑,增強遠程辦公能力將是我們業務連續性策略的核心。"
— Splashtop 首席執行官兼共同創始人馬克·李


作為核心產品是遠端存取技術的企業,Splashtop 很幸運能夠輕鬆使用正確的技術。 這可能就是為什麼我們公司能夠使員工能夠快速遠程工作的原因。 我們知道,這並非每個人都如此,並決定對此做些什麼。 單擊此處以了解有關 Splashtop 在此危機時期的 WFH 計劃的信息。

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