De toekomst van werken is het hybride kantoor en wij leggen uit hoe u zich erop kunt voorbereiden

Lees hier de bijgewerkte inzichten voor 2021 uit dit artikel.

In een recent artikel hebben we de toekomst van het werken met CEO's en HR-leiders in diverse industrieën verkend. Onze bevindingen? Het kantoor zal niet verdwijnen. Hoe zit het dan met de explosie van werken op afstand? Als het kantoor niet weggaat, zou dat dan niet betekenen dat werken op afstand niet blijft hangen? Niet noodzakelijk. Wat we uiteindelijk concludeerden uit onze discussie over de toekomst van werk, is dat de toekomst hybride is.

Wat is een hybride kantoor en hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden op het oprichten van een hybride personeelsbestand? Zoals de naam al aangeeft, is het hybride kantoor een kantooropstelling waar werknemers de flexibiliteit hebben om vanaf kantoor te werken of waar ze ook toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren.

Wat zijn de beveiligingsvereisten en het beleid dat bedrijven moeten voeren? Welk type kantoorinfrastructuur moeten bedrijven opzetten om zich voor te bereiden op de toekomst van werk? Welke apparatuur en gereedschappen zijn nodig om dit te ondersteunen? Krijg antwoord op al deze vragen en leer hoe u uw hybride kantoor in 3 eenvoudige stappen klaar zet.

I. Schets een hybride kantoorbeleid

Toen COVID19 toesloeg en bedrijven dwong om op afstand te werken, was het moeilijker om de mogelijkheden voor werken op afstand niet uit te breiden; het vereiste dat en begeleidde medewerkers in het proces. Omdat velen niet eerder op afstand hadden gewerkt, hadden ze geen ervaring met hoe ze productief aan de slag moesten. Ook werd snel ontdekt dat niet alle medewerkers op afstand kunnen werken. Door een hybride kantoorbeleid in te voeren, kunnen werkgevers ervoor zorgen dat werknemers de juiste richtlijnen volgen. Hier ziet u hoe u een hybride kantoorbeleid kunt instellen.

  1. Definieer duidelijk op wie het beleid van toepassing is - Maak bekend welke leden van het bedrijf thuis kunnen werken. Misschien moeten nieuwe werknemers de eerste 30 dagen op kantoor werken om hun teamwerk te vergemakkelijken? Misschien kunnen sommige posities niet op afstand werken? Wat de antwoorden op deze vragen ook zijn, zorg ervoor dat u ze aan uw beleid toevoegt.
  2. Stel verwachtingen en richtlijnen op voor wanneer werknemers op afstand kunnen zijn en wanneer ze beloftevol moeten werken - Bent u van plan om werknemers drie dagen van huis en twee dagen op kantoor te laten werken wanneer u thuiswerken voorbereid? Overweegt u een vergoeding in te stellen voor dagen dat werknemers op afstand werken en ze volledige bevoegdheid te geven over wanneer ze deze moeten gebruiken? Of wilt u dat managers de vergoeding op afstand voor hun team definiëren? Ben je van plan het helemaal open te laten? Zijn er on-site meetings? Hoeveel uur moeten telewerkers per dag inlassen? Er moet veel worden overwogen. Maak een lijst van alle mogelijke scenario's en zorg ervoor dat u richtlijnen voor elk item in uw beleid opneemt.
  3. Communiceer hoe werknemers vanuit huis zullen werken - Moeten werknemers hun kantoor geleverde computers naar hun externe locaties verplaatsen of moeten ze er indien nodig op afstand toegang toe hebben? Is er een externe desktop-tool die ze kunnen gebruiken om op afstand toegang te krijgen tot hun computers? Welke apps moeten teamleden gebruiken om met elkaar te communiceren? Welke tools je ook hebt, zorg ervoor dat iedereen weet wat ze zijn en hoe ze ze moeten gebruiken.
  4. Te veel nadruk op beveiliging - dit is erg belangrijk. We leven in het digitale tijdperk en alledaagse hackers werken harder om door beveiligingsmuren te breken. Hoewel er geen perfecte beveiliging is, moet u het hen niet gemakkelijk maken. Zorg ervoor dat u alle beveiligingsrichtlijnen volgt en volg ze op. Beschrijf ze in uw beleid en zorg ervoor dat uw team weet hoe ze dergelijke richtlijnen moeten volgen.

II. Herzie uw kantoorruimte en configureer deze om uw duidelijk gedefinieerde doelen te bereiken

Het spreekt voor zich - maar heeft u een groot kantoor nodig als werknemers maar een paar dagen per week komen, misschien zelfs een paar dagen per maand? Waarschijnlijk niet. Dus hoe haalt u het meeste uit uw fysieke kantoorruimte? Je moet de redenen onderzoeken waarom je überhaupt een hybride kantoor wilde hebben.

Levensbalans voor werknemers? Sociale interacties? Goede beveiliging? Supergoede productiviteit? Lagere kosten voor uw bedrijf? Waarom is dit belangrijk? Het bepaalt hoe u uw kantoorruimte inricht. Dat is hoe veel gedeeltelijk externe bedrijven hun werkruimte inrichten.

Het kantoor van Base Camp is bijvoorbeeld meer gestructureerd als ontmoetingsplaats dan de traditionele kantooropstelling. In een interview met FastCompany zei Jason Fried van Base Camps' CEO dat hij het kantoor van zijn bedrijf heeft ontworpen om na te bootsen hoe het zou zijn als niemand echt op kantoor zou zijn.

'Als je thuis bent in een tweede slaapkamer of als er overdag niemand is, ben je niet afgeleid. Je bevindt je in een omgeving die je voor het grootste deel kunt regelen en je werkt geïsoleerd en concentreert je volledig op het werk en [hebt] geen last van andere mensen. We wilden een kantoorruimte creëren om de voordelen daarvan te simuleren, maar ook de mogelijkheid bieden om samen te komen in een geluidsgestuurde omgeving. ”
- Jason Fried, CEO bij Basecamp.

Dus wat betekent dit voor jou? Als uw doelen voor het klaarzetten van een kantoor de hierboven genoemde redenen zijn, dan moet u uw kantoor ombouwen om samenwerking te bevorderen en productiviteit en veiligheid te verhogen. Dit betekent dat het traditionele ontwerp van de blokjes naast elkaar waarschijnlijk niet logisch zal zijn. Misschien wilt u opteren voor roterende bureaus en investeert u in meer sociaal interactieve ruimtes waar werknemers zich kunnen mengen en samenwerken. Misschien zou dat betekenen dat de koffieruimte wordt vervangen door een loungeruimte?

En als het kantoor wordt gebruikt als merksignaal om indruk te maken op potentiële klanten, moet u misschien investeren in een ultramoderne vergaderruimte. Bovendien, als het kantoor meer leeg dan vol is, heeft u misschien niet zoveel vergaderruimten nodig? Als u van plan bent uw kantoor te gebruiken om een driemaandelijkse sociale bijeenkomst te organiseren, moet u misschien investeren in het bouwen van een geweldige sociale ruimte waar uw team elk kwartaal kan socializen. En natuurlijk moet u een ontwerp overwegen dat voldoet aan de hoogste hygiënevoorschriften om uw organisatie te beschermen in situaties zoals de huidige COVID19-pandemie.

Dit zijn slechts enkele gebieden om te verkennen. Het komt erop neer dat u moet definiëren wat u probeert te bereiken en uw ruimte dienovereenkomstig moet ontwerpen.

III. Investeer in de juiste tools en technologie om uw hybride team efficiënt te ondersteunen

Welke tools hebt u nodig om uw team op afstand, productief en veilig te laten werken? Moet u externe computers en kantoorcomputers voor werknemers kopen? Moet u licenties dupliceren voor software die door uw team wordt gebruikt, zodat ze deze zowel op kantoor als ergens anders waar ze werken kunnen gebruiken? Dit zijn de tools die je nodig hebt.

1. Voor externe toegang -> BYOD + Splashshtop externe toegang

BYOD + TOEGANG OP AFSTAND = De perfecte mix van technologie om hybride personeel mogelijk te maken

De traditionele manier van werken op afstand was lange tijd via het VPN-netwerk van een bedrijf. Het is bewezen dat dit niet optimaal en uit te breiden is voor het mogelijk maken van een personeelsbestand op afstand: VPN is kostbaar, zo moeilijk uit te breiden en met onbetrouwbare prestaties. Het is duidelijk geworden dat toegang op afstand de betere en meest optimale manier is om hybride personeel mogelijk te maken. We leggen uit hoe het werkt.

  1. toegang op afstandToegang op Afstand biedt gebruikers toegang tot werkcomputers via persoonlijke Windows- of Mac-computers of zelfs mobiele iOS- of Android-apparaten. Hierdoor kunnen bedrijven gebruikmaken van persoonlijke apparaten die al beschikbaar zijn voor werknemers (laptops, tablets, smartphones). Deze opstelling is al een tijdje populair. Het heet het BYOD - A Bring Your Own Device (BYOD) -beleid dat werknemers toegang geeft tot werkgerelateerde netwerken of systemen met hun persoonlijke apparaten, zoals laptops, smartphones en tablets. Met Toegang op Afstand en BYOD hoeft u niet te investeren in dubbele apparaten of softwarelicenties, want wanneer werknemers externe toegang gebruiken, kunnen ze verbinding maken met hun lokale computer en deze gebruiken alsof ze er voor zitten.

Waar u op moet letten bij het kiezen van een oplossing voor remote access -> Betrouwbaarheid, beveiliging, kosten en gebruiksgemak

Hoewel er veel tools voor externe toegang zijn, zijn de meeste omvangrijk, te duur of niet veilig genoeg. Dat is waar Splashtop wel aan voldoet. Splashtop is de voordeligste oplossing voor externe toegang op de markt - met prijzen die vaak 80% lager zijn dan die van de concurrentie en beveiliging op bedrijfsniveau en functies zoals 4K-streaming voor alle externe sessies. U kunt hier meer te weten komen over Splashtop en onze oplossingen voor toegang op afstand en ze gratis uitproberen zonder enige verplichting of creditcard.

Dat gezegd hebbende, hier is wat u moet zoeken in elke oplossing voor externe toegang, of het nu Splashtop is of een andere oplossing:

  • Eenmalige Aanmelind/Single sign-on (SSO) mogelijkheid, om ervoor te zorgen dat wachtwoorden van werknemers voldoen aan de compliance- en beveiligingsvereisten
  • Apparaatverificatie; de meeste VPN's hebben deze mogelijkheid niet
  • Multi-factor authenticatie
  • Ondersteuning voor BYOD (neem je eigen apparaat mee) in plaats van externe gebruikers te verplichten om door het bedrijf uitgegeven apparaten te gebruiken om de veiligheid te garanderen
  • Click-and-connect-mogelijkheid, in tegenstelling tot de pijnlijke installatie, lange verbindingstijden en vaak trage prestaties van VPN-gebaseerde oplossingen
  • Geautomatiseerde infrastructuur- en software-updates, omdat het vertrouwen op handmatige updates, zoals nodig is bij VPN's, niet alleen beveiligingsrisico's blootlegt, maar ook downtime en compatibiliteitsproblemen veroorzaakt
  • Krachtige oplossing met lage latentie die streaming HD-video kan ondersteunen, waardoor de productiviteit van gebruikers wordt verbeterd
  • Snelle, gemakkelijke schaalbaarheid voor duizenden gebruikers
  • Geen vereiste voor het instellen van gateway-hardware op elke externe locatie
  • De mogelijkheid voor IT om bestandsoverdrachten en printen op afstand te controleren (dwz uitschakelen of inschakelen)
  • Leesbare logboeken, sessie-opname en eenvoudige monitoring en rapportage

2. Voor projectbeheer: ProofHub, Trello, Monday en Workfront.

3. Voor realtime communicatie: Slack, Skype en Zoom.

4. Voor samenwerking: Google Drive, Microsoft Teams en Confluence.

5. Voor teammonitoring en -beheer: Hubstaff, Officevibe en JotForm.

U kunt hier meer over al deze tools ontdekken.

Hoewel dit een niet-uitputtende lijst is, bevat het de cruciale elementen waarmee u rekening moet houden bij het instellen van uw HYBRID-KANTOOR en stelt u uw werknemers in staat overal productief te werken. Heeft u meer vragen en heeft u hulp nodig bij het opzetten van uw externe team? Neem op elk moment contact met ons op. U kunt ook aan de slag gaan met een gratis proefperiode voor toegang op afstand door op de onderstaande link te klikken.


Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in:

Thuiswerken Post COVID 19 - Nee, het kantoor gaat niet weg

2020 Splashtop Thuiswerk-enquête

Thuiswerken heeft zich ontpopt: hoe kun je nu beveiliging toevoegen?

Gratis proefbanner op de onderkant van het blog