De toekomst van werken is het hybride kantoor en wij leggen uit hoe u zich erop kunt voorbereiden

Lees hier de bijgewerkte inzichten van 2021 uit dit artikel.

In een recent artikel onderzochten we de toekomst van werk met CEO's en HR-leiders in uiteenlopende bedrijfstakken. Onze bevindingen? Het kantoor gaat niet weg. Hoe zit het dan met de explosie van werk op afstand? Als het kantoor niet verdwijnt, zou dat dan niet betekenen dat werken op afstand niet blijft bestaan? Niet noodzakelijkerwijs. Wat we uiteindelijk concludeerden uit onze discussie over de toekomst van werk is dat de toekomst hybride is.

Wat is een hybride kantoor en hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden op het oprichten van een hybride personeelsbestand? Zoals de naam al aangeeft, is het hybride kantoor een kantooropstelling waar werknemers de flexibiliteit hebben om vanaf kantoor te werken of waar ze ook toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren.

Wat zijn de beveiligingsvereisten en het beleid dat bedrijven moeten voeren? Welk type kantoorinfrastructuur moeten bedrijven opzetten om zich voor te bereiden op de toekomst van werk? Welke apparatuur en gereedschappen zijn nodig om dit te ondersteunen? Krijg antwoord op al deze vragen en leer hoe u uw hybride kantoor in 3 eenvoudige stappen klaar zet.

I. Schets een hybride kantoorbeleid

Toen COVID19 toesloeg en bedrijven dwong om op afstand te werken, was het moeilijker om de mogelijkheden voor werken op afstand niet uit te breiden; het vereiste dat en begeleidde medewerkers in het proces. Omdat velen niet eerder op afstand hadden gewerkt, hadden ze geen ervaring met hoe ze productief aan de slag moesten. Ook werd snel ontdekt dat niet alle medewerkers op afstand kunnen werken. Door een hybride kantoorbeleid in te voeren, kunnen werkgevers ervoor zorgen dat werknemers de juiste richtlijnen volgen. Hier ziet u hoe u een hybride kantoorbeleid kunt instellen.

1. Definieer duidelijk op wie het beleid van toepassing is - Maak bekend welke leden van het bedrijf thuis kunnen werken. Misschien moeten nieuwe werknemers de eerste 30 dagen op kantoor werken om hun teamwerk te vergemakkelijken? Misschien kunnen sommige posities niet op afstand werken? Wat de antwoorden op deze vragen ook zijn, zorg ervoor dat u ze aan uw beleid toevoegt.

2. Stel verwachtingen en richtlijnen op voor wanneer werknemers op afstand kunnen zijn en wanneer ze beloftevol moeten werken - Bent u van plan om werknemers drie dagen van huis en twee dagen op kantoor te laten werken wanneer u thuiswerken voorbereid? Overweegt u een vergoeding in te stellen voor dagen dat werknemers op afstand werken en ze volledige bevoegdheid te geven over wanneer ze deze moeten gebruiken? Of wilt u dat managers de vergoeding op afstand voor hun team definiëren? Ben je van plan het helemaal open te laten? Zijn er on-site meetings? Hoeveel uur moeten telewerkers per dag inlassen? Er moet veel worden overwogen. Maak een lijst van alle mogelijke scenario's en zorg ervoor dat u richtlijnen voor elk item in uw beleid opneemt.

3. Communiceer hoe werknemers vanuit huis zullen werken - Moeten werknemers hun op kantoor geleverde computers meenemen naar hun externe locaties of moeten ze er indien nodig op afstand toegang toe kunnen krijgen? Bestaat er een remote desktoptool waarmee ze op afstand toegang kunnen krijgen tot hun computers? Welke apps moeten teamleden gebruiken om met elkaar te communiceren? Welke tools u ook ter beschikking heeft, zorg ervoor dat iedereen ze kent en dat men weet hoe ze moeten worden gebruikt.

4. Steeds weer nadruk leggen op veiligheid – Dit is erg belangrijk. We leven in het digitale tijdperk en hackers werken elke dag harder om beveiligingsmuren te slechten. Hoewel er geen perfecte beveiliging bestaat, moet u het ze niet gemakkelijk maken. Zorg ervoor dat u alle beveiligingsrichtlijnen volgt en up-to-date blijft. Zet ze uiteen in uw beleid en zorg ervoor dat uw team weet hoe ze dergelijke richtlijnen moeten volgen.

II. Je kantoorruimte herzien en inrichten om aan je duidelijk omschreven doelen te voldoen

Het spreekt voor zich - maar heb je een groot kantoor nodig als de werknemers maar een paar dagen per week komen, misschien zelfs een paar dagen per maand? Waarschijnlijk niet. Dus hoe maak je optimaal gebruik van je fysieke kantoorruimte? Je moet onderzoeken waarom je in de eerste plaats een hybride kantoor wilde hebben.

Levensbalans voor werknemers? Sociale interacties? Robuuste beveiliging? Supervette productiviteit? Lagere kosten voor je bedrijf? Waarom is dit belangrijk? Het bepaalt hoe je je kantoorruimte inricht. Dat is hoe veel gedeeltelijk afgelegen bedrijven hun werkruimte inrichten.

Het kantoor van Base Camp is bijvoorbeeld meer gestructureerd als een ontmoetingsplaats dan de traditionele kantooropstelling. In een interview met FastCompany, zei Base Camps'CEO Jason Fried dat hij het kantoor van zijn bedrijf ontwierp om te simuleren hoe het zou zijn als er eigenlijk niemand op kantoor was.

"Als je thuis bent in een tweede slaapkamer of als er overdag niemand in de buurt is, word je niet afgeleid. Je bent in een omgeving die je grotendeels onder controle hebt, en je werkt in afzondering en gaat diep in je werk, zonder last te hebben van andere mensen. We wilden een kantoorruimte creëren om de voordelen daarvan te simuleren, maar ook een gelegenheid bieden voor mensen om samen te komen in een geluidsgecontroleerde omgeving."
- Jason Fried, CEO bij Basecamp.

Dus wat betekent dit voor jou? Als uw doelen voor het klaarzetten van een kantoor de hierboven genoemde redenen zijn, dan moet u uw kantoor ombouwen om samenwerking te bevorderen en productiviteit en veiligheid te verhogen. Dit betekent dat het traditionele ontwerp van de blokjes naast elkaar waarschijnlijk niet logisch zal zijn. Misschien wilt u opteren voor roterende bureaus en investeert u in meer sociaal interactieve ruimtes waar werknemers zich kunnen mengen en samenwerken. Misschien zou dat betekenen dat de koffieruimte wordt vervangen door een loungeruimte?

En, als het kantoor wordt gebruikt als merksignaal om indruk te maken op potentiële klanten, moet je misschien investeren in een hypermoderne vergaderruimte. Bovendien, als het kantoor meer leeg dan vol zal zijn, heb je misschien minder vergaderzalen nodig? Als je ook van plan bent om je kantoor te gebruiken om elk kwartaal een social te organiseren, moet je misschien investeren in het bouwen van een geweldige sociale ruimte waar je team elk kwartaal kan socializen. En uiteraard moet je een ontwerp overwegen dat voldoet aan de hoogste sanitaire voorschriften om je organisatie te beschermen in situaties als de huidige COVID19 pandemie.

Dit zijn slechts enkele gebieden om te verkennen. Waar het op neerkomt is dat je moet bepalen wat je probeert te bereiken en je ruimte dienovereenkomstig moet inrichten.

III. Investeer in de juiste hulpmiddelen en technologie om je hybride team efficiënt te ondersteunen

Welke hulpmiddelen heb je nodig om je team op afstand productief en veilig te laten werken? Moet je computers op afstand en kantoorcomputers voor werknemers kopen? Moet je licenties voor software die je team gebruikt dupliceren, zodat ze die zowel op kantoor als elders kunnen gebruiken? Dit zijn de gereedschappen die je nodig hebt.

Voor remote access -> BYOD + Splashtop remote access

BYOD + TOEGANG OP AFSTAND = De perfecte mix van technologie om hybride personeel mogelijk te maken

De traditionele manier van werken op afstand was lange tijd via het VPN-netwerk van een bedrijf. Het is bewezen dat dit niet optimaal en uit te breiden is voor het mogelijk maken van een personeelsbestand op afstand: VPN is kostbaar, zo moeilijk uit te breiden en met onbetrouwbare prestaties. Het is duidelijk geworden dat toegang op afstand de betere en meest optimale manier is om hybride personeel mogelijk te maken. We leggen uit hoe het werkt.

1. 

   Met Remote Access kunnen gebruikers toegang krijgen tot werkcomputers via persoonlijke Windows- of Mac-computers of zelfs mobiele iOS- of Android-apparaten. Hierdoor kunnen bedrijven gebruik maken van persoonlijke apparaten waarover werknemers al beschikken ( laptops, tablets, smartphones).  Deze opzet is al een tijdje trending. Het heet de BYOD - Een Bring Your Own Device (BYOD) beleid staat werknemers toe om met hun persoonlijke apparaten, zoals laptops, smartphones en tablets, toegang te krijgen tot werkgerelateerde netwerken of systemen. Met Remote Access en BYOD is het niet nodig te investeren in dubbele apparaten of softwarelicenties, want als werknemers remote access gebruiken, kunnen ze verbinding maken met hun on-premise computer en die gebruiken alsof ze ervoor zitten.

Waar u op moet letten bij het kiezen van een oplossing voor remote access -> Betrouwbaarheid, beveiliging, kosten en gebruiksgemak

Hoewel er veel hulpmiddelen voor toegang op afstand zijn, zijn de meeste ofwel omvangrijk, te duur, of niet veilig genoeg. Dat is waar Splashtop levert. Splashtop is de voordeligste oplossing voor toegang op afstand van de markt - met prijzen die vaak 80% lager liggen dan die van de concurrentie en beveiliging en functies op bedrijfsniveau, zoals 4K-streaming voor alle sessies op afstand. Je kunt hier meer te weten komen over Splashtop en onze oplossingen voor toegang op afstand en ze gratis en zonder enige verplichting of creditcard uitproberen.

Dat gezegd hebbende, hier is wat u moet zoeken in elke oplossing voor externe toegang, of het nu Splashtop is of een andere oplossing:

• Eenmalige Aanmelind/Single sign-on (SSO) mogelijkheid, om ervoor te zorgen dat wachtwoorden van werknemers voldoen aan de compliance- en beveiligingsvereisten

• Apparaatverificatie; de meeste VPN's hebben deze mogelijkheid niet

• Multi-factor authenticatie

• Ondersteuning voor BYOD (bring your own device) in plaats van externe gebruikers te verplichten door het bedrijf uitgegeven apparaten te gebruiken om de veiligheid te waarborgen

• Klik-en-verbinding mogelijkheid, in tegenstelling tot de pijnlijke installatie, lange tijd om verbinding te maken, en vaak trage prestaties van VPN-gebaseerde oplossingen.

• Geautomatiseerde infrastructuur- en software-updates, omdat vertrouwen op handmatige updates, zoals bij VPN's noodzakelijk is, niet alleen veiligheidsrisico's oplevert, maar ook downtime en compatibiliteitsproblemen veroorzaakt.

• Oplossing met hoge prestaties en lage latentie, die streaming HD-video kan ondersteunen en zo de productiviteit van de gebruiker verbetert.

• Snelle, gemakkelijke schaalbaarheid voor duizenden gebruikers

• Geen noodzaak voor het opzetten van gateway-hardware op elke externe locatie

• De mogelijkheid voor IT om bestandsoverdracht en afdrukken op afstand te controleren (d.w.z. uit te schakelen of in te schakelen)

• Leesbare logboeken, sessie-opname en eenvoudige monitoring en rapportage

1. Voor projectbeheer: ProofHub, Trello, Monday en Workfront.

2. Voor realtime communicatie: Slack, Skype en Zoom.

3. Voor samenwerking: Google Drive, Microsoft Teams en Confluence.

4. Voor teammonitoring en -management: Hubstaff, Officevibe en JotForm.

U kunt hier meer over al deze tools ontdekken.

Hoewel dit een niet-uitputtende lijst is, omvat hij de cruciale elementen waarmee je rekening moet houden bij het inrichten van je HYBRID OFFICE en je werknemers in staat moet stellen overal productief te werken. Heb je meer vragen en hulp nodig bij het opzetten van je team op afstand? Neem te allen tijde contact met ons op. Je kunt ook beginnen met een gratis proefversie voor toegang op afstand door op de onderstaande link te klikken.