In de huidige, steeds digitaler wordende wereld is thuiswerken eerder de norm dan een uitzondering. Terwijl bedrijven zich aanpassen aan deze verschuiving, worden managers geconfronteerd met nieuwe uitdagingen bij het toezicht houden op een verspreid personeelsbestand.
Om op succesvolle wijze leiding te geven aan medewerkers die op afstand werken, is een combinatie van effectieve communicatie, betrouwbare hulpmiddelen en strategische benaderingen nodig om productiviteit, betrokkenheid en veiligheid te garanderen.
In deze blog worden de beste werkwijzen, essentiële hulpmiddelen en strategieën besproken om uw externe team effectief te beheren. Of u nu de overstap maakt naar werken op afstand of uw huidige beheer van uw externe personeelsbestand wilt optimaliseren, deze gids biedt waardevolle inzichten om u te helpen de complexiteit van het beheer van externe teams te doorgronden.
Wat zijn de uitdagingen bij het managen van medewerkers op afstand?
Het managen van medewerkers die op afstand werken brengt unieke uitdagingen met zich mee die aanzienlijk verschillen van het aansturen van een team op kantoor. Het begrijpen van deze uitdagingen is de eerste stap naar een effectieve aanpak ervan. Dit zijn enkele van de belangrijkste obstakels waar managers tegenaan lopen bij het managen van een op afstand werkend personeelsbestand:
Communicatiebarrières
Een van de grootste uitdagingen bij het managen van medewerkers die op afstand werken, is het zorgen voor duidelijke en consistente communicatie. Zonder de voordelen van face-to-face-interactie kunnen er gemakkelijk misverstanden ontstaan. Thuiswerkende teams vertrouwen vaak op digitale communicatiemiddelen zoals e-mail, chat en videoconferenties. Dit kan soms leiden tot verkeerde interpretaties of een gebrek aan tijdige reacties. Om de cohesie en productiviteit van het team te behouden, is het essentieel dat er transparant en frequent wordt gecommuniceerd.
Productiviteit behouden
Het bijhouden van de productiviteit kan een grotere uitdaging zijn als medewerkers op afstand werken. Zonder direct toezicht kunnen sommige werknemers moeite hebben met het concentreren en effectief indelen van hun tijd. Afleidingen thuis, zoals huishoudelijke klusjes, familieverantwoordelijkheden of zelfs persoonlijke boodschappen, kunnen uw werk in de weg zitten.
Vertrouwen en teamcohesie opbouwen
Vertrouwen is een essentieel onderdeel van elk succesvol team. Het opbouwen en behouden van vertrouwen kan echter een grotere uitdaging zijn in een werkomgeving op afstand. Managers moeten ervoor zorgen dat alle teamleden zich vertrouwd en gewaardeerd voelen, ondanks de fysieke afstand. Ook de cohesie binnen een team kan achteruitgaan als er geen regelmatige persoonlijke interactie is. Hierdoor wordt het moeilijker om sterke werkrelatie op te bouwen. Virtuele teambuildingactiviteiten en regelmatige check-ins kunnen helpen deze kloof te dichten.
Zorgen voor toegang tot hulpbronnen
Medewerkers die op afstand werken, moeten toegang hebben tot dezelfde middelen als op kantoor om hun werk effectief uit te voeren. Dit omvat hardware, software en betrouwbare internetverbindingen. Het kan een logistieke uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat alle teamleden toegang hebben tot de benodigde hulpmiddelen en ondersteuning. Managers moeten proactief zijn in het identificeren en aanpakken van tekorten aan middelen om verstoringen in de productiviteit te voorkomen.
Prestaties bewaken en beheren
Prestatiemanagement is een ander gebied dat een uitdaging kan zijn in een externe omgeving. Omdat managers hun werknemers niet direct kunnen observeren, zijn ze afhankelijk van prestatie-indicatoren en regelmatige feedbacksessies. Door duidelijke verwachtingen te scheppen en projectmanagementtools te gebruiken, kunt u de voortgang beter volgen. Daarnaast zijn het geven van constructieve feedback en het erkennen van prestaties cruciaal om de motivatie en het prestatieniveau op peil te houden.
Mentale gezondheid en welzijn
De geestelijke gezondheid en het welzijn van medewerkers die op afstand werken, zijn een groot aandachtspunt. Thuiswerken kan leiden tot gevoelens van isolatie en burn-out, vooral als er geen goede balans is tussen werk en privéleven. Managers moeten zich bewust zijn van deze risico's en maatregelen nemen om de mentale gezondheid van hun team te ondersteunen. Denk hierbij aan het aanmoedigen van regelmatige pauzes, het bevorderen van een gezonde balans tussen werk en privéleven en het bieden van toegang tot geestelijke gezondheidszorg.
Zorgen voor veiligheid en naleving
Thuiswerken kan nieuwe beveiligingsrisico's met zich meebrengen, omdat werknemers vanaf verschillende locaties en apparaten toegang hebben tot bedrijfssystemen en -gegevens. Het is essentieel dat medewerkers die op afstand werken zich aan de veiligheidsprotocollen houden, om gevoelige informatie te beschermen.
Door deze uitdagingen te erkennen en aan te pakken, kunnen managers een ondersteunende en productieve omgeving creëren voor hun medewerkers die op afstand werken.
7 beste praktijken voor het beheren van externe werknemers
Om een op afstand werkend personeelsbestand effectief te managen, moet u best practices implementeren die communicatie, productiviteit en welzijn bevorderen. Hier zijn zeven best practices die u kunnen helpen uw externe team succesvol te managen:
Zorg voor duidelijke communicatiekanalen: effectieve communicatie is de hoeksteen van werken op afstand. Zorg voor duidelijke communicatiekanalen en -protocollen om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Gebruik een combinatie van hulpmiddelen, zoals e-mail, apps voor instant messaging, videoconferenties en projectmanagementsoftware, om een soepele communicatie te vergemakkelijken. Regelmatige check-ins, virtuele vergaderingen en updates kunnen helpen de transparantie te behouden en het team met elkaar in contact te houden.
Stel duidelijke verwachtingen en doelen: zorg ervoor dat externe medewerkers hun verantwoordelijkheden begrijpen door vanaf het begin duidelijke verwachtingen en doelen te stellen. Geef een overzicht van de resultaten, deadlines en prestatiegegevens. Door een gestructureerd kader te bieden, blijven medewerkers gefocust en verantwoordelijk. Evalueer en pas doelen regelmatig aan als dat nodig is, zodat ze aansluiten op de veranderende behoeften van het bedrijf.
Bevorder een cultuur van samenwerking: stimuleer samenwerking en teamwerk, zelfs in een werkomgeving op afstand. Gebruik hulpmiddelen voor samenwerking, zoals gedeelde documenten, virtuele whiteboards en teamchatrooms, om groepswerk te vergemakkelijken. Creëer mogelijkheden voor teamleden om informeel met elkaar om te gaan, bijvoorbeeld via virtuele koffiepauzes of teambuildingactiviteiten, om relaties te versterken en vertrouwen op te bouwen.
Geef prioriteit aan het welzijn van werknemers: het welzijn van werknemers die op afstand werken, moet een topprioriteit zijn. Stimuleer een gezonde balans tussen werk en privéleven door regelmatige pauzes en flexibele werktijden te bevorderen. Bied toegang tot geestelijke gezondheidszorg en ondersteuningssystemen. Neem regelmatig contact op met uw werknemers om hun welzijn te beoordelen en bied indien nodig hulp aan.
Investeer in de juiste hulpmiddelen en technologie: het is cruciaal voor succesvol werken op afstand om uw team te voorzien van de juiste hulpmiddelen en technologie. Investeer in betrouwbare hardware, software en internetverbindingen. Gebruik projectmanagementtools om workflows te stroomlijnen en taken bij te houden. Hulpmiddelen zoals Splashtop voor externe toegang en ondersteuning kunnen de productiviteit verbeteren door werknemers toegang te geven tot de benodigde bronnen en IT-afdelingen, zodat ze op afstand efficiënt problemen kunnen oplossen.
Geef regelmatig feedback en erkenning: regelmatige feedback is essentieel voor continue verbetering en motivatie. Plan één-op-één-gesprekken om de prestaties te bespreken, zorgen aan te kaarten en constructieve feedback te geven. Erken en vier prestaties om het moreel te verhogen en positief gedrag te stimuleren. Als je de harde arbeid van je medewerkers erkent, ontstaat er een gevoel van voldoening en betrokkenheid.
Zorg voor gegevensbeveiliging en naleving: gegevensbeveiliging is van cruciaal belang bij werken op afstand. Implementeer robuuste beveiligingsmaatregelen om gevoelige informatie te beschermen. Informeer medewerkers over de beste beveiligingspraktijken en voer regelmatig beveiligingsaudits uit om kwetsbaarheden te identificeren en aan te pakken.
Door deze best practices toe te passen, kunt u een productieve, betrokken en veilige werkomgeving creëren voor uw externe medewerkers.
Essentiële hulpmiddelen voor het managen van externe werknemers
Om een op afstand werkend personeelsbestand te managen, moet u verschillende hulpmiddelen inzetten om productiviteit, samenwerking en veiligheid te garanderen. Hier zijn essentiële hulpmiddelen waarmee u uw externe team effectief kunt beheren:
1. Communicatiehulpmiddelen
Effectieve communicatie is cruciaal voor teams die op afstand werken. Deze hulpmiddelen maken realtimecommunicatie, videoconferenties en samenwerking mogelijk.
Slack: een berichtenplatform waarmee teamleden in realtime kunnen communiceren, bestanden kunnen delen en kunnen integreren met andere productiviteitshulpmiddelen.
Microsoft Teams: biedt functies voor chatten, videoconferenties, het delen van bestanden en samenwerking, en integreert naadloos met Microsoft Office-toepassingen.
Zoom: een videoconferentietool die virtuele vergaderingen, webinars en schermdeling ondersteunt, waardoor het ideaal is voor teamvergaderingen en presentaties.
2. Projectmanagementhulpmiddelen
Met projectmanagementtools kunt u taken organiseren, de voortgang bijhouden en ervoor zorgen dat projecten op schema blijven.
Trello: een visuele tool voor projectmanagement die gebruikmaakt van borden, lijsten en kaarten om teams te helpen taken te organiseren en samen te werken aan projecten.
Asana: een uitgebreide tool voor projectmanagement waarmee teams taken kunnen bijhouden, deadlines kunnen instellen en workflows kunnen beheren.
Maandag.com: Een flexibel werksysteem waarmee teams workflows kunnen maken, projecten kunnen volgen en in realtime kunnen samenwerken.
3. Hulpmiddelen voor externe toegang en ondersteuning
Dankzij hulpmiddelen voor externe toegang en ondersteuning kunnen medewerkers overal toegang krijgen tot hun kantoorcomputers en IT-ondersteuning ontvangen.
Splashtop: biedt veilige externe toegang tot kantoorcomputers, zodat werknemers overal kunnen werken. Splashtop biedt ook oplossingen voor ondersteuning op afstand voor IT-teams om werknemers te helpen met technische problemen.
4. Hulpmiddelen voor het delen van bestanden en samenwerking
Deze hulpmiddelen vergemakkelijken het delen van documenten, samenwerking en realtime bewerking.
Google Workspace: een reeks productiviteitshulpmiddelen, waaronder Google Drive, Docs, Sheets en Slides, waarmee teams in realtime aan documenten kunnen samenwerken.
Dropbox: een cloud waarmee teams bestanden veilig kunnen opslaan, delen en eraan kunnen samenwerken.
Microsoft OneDrive: integreert met Microsoft Office en biedt cloud en mogelijkheden voor het delen van bestanden voor naadloze samenwerking.
5. Tijdregistratie en productiviteitshulpmiddelen
Met hulpmiddelen voor tijdregistratie en productiviteit kunt u gewerkte uren bijhouden, taken beheren en de productiviteit verbeteren.
Toggl: een hulpmiddel voor tijdregistratie waarmee werknemers hun gewerkte uren kunnen registreren, zodat managers de productiviteit kunnen bewaken en hun tijd effectief kunnen beheren.
RescueTime: een productiviteitshulpmiddel dat de tijd bijhoudt die wordt besteed aan applicaties en websites, en zo inzicht biedt in werkgewoonten en productiviteit.
6. Beveiligingshulpmiddelen
Het is van het grootste belang om de veiligheid van werkomgevingen op afstand te waarborgen. Zoek naar hulpmiddelen die u helpen gevoelige gegevens te beschermen en aan de regelgeving te voldoen.
Splashtop Secure Workspace: Deze oplossing biedt een veilige, geïsoleerde omgeving voor werken op afstand. Het zorgt voor naleving van industrienormen en beschermt gevoelige informatie door de toegang van gebruikers en apparaten te valideren, beheer van bevoorrechte toegang te integreren en uitgebreide monitoring en telemetrie te bieden voor verbeterde detectie van bedreigingen. Dit maakt
een ideale keuze voor bedrijven die behoefte hebben aan een veilige en efficiënte werkplek op afstand.
Bitdefender: een antivirus- en cyberbeveiligingsoplossing die bescherming biedt tegen malware, phishing en andere online bedreigingen.
7. Hulpmiddelen voor werknemersbetrokkenheid
Het is van essentieel belang dat werknemers betrokken blijven bij een op afstand werkend personeelsbestand. Deze hulpmiddelen zorgen ervoor dat teams verbonden en gemotiveerd blijven.
Kudos: een platform voor werknemerserkenning waarmee managers en collega's erkenning en beloningen kunnen geven, wat het moreel en de betrokkenheid een boost geeft.
15Five: Een hulpmiddel voor prestatiemanagement dat regelmatige check-ins, feedback en het stellen van doelen faciliteert en zo continue verbetering en betrokkenheid bevordert.
Essentiële strategieën voor het waarborgen van de veiligheid bij het beheer van externe teams
Omdat er steeds vaker op afstand wordt gewerkt, is het van het grootste belang om de veiligheid van uw externe team te waarborgen. Hier volgen enkele essentiële strategieën om de gegevens van uw organisatie te beschermen en een veilige werkomgeving op afstand te handhaven:
Implementeer krachtige authenticatiemaatregelen: het is van cruciaal belang dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot bedrijfsbronnen. Door krachtige authenticatiemaatregelen te implementeren, zoals multi-factor authenticatie (MFA), wordt een extra beveiligingslaag toegevoegd.
Gebruik veilige communicatiekanalen: veilige communicatiekanalen zijn essentieel voor de bescherming van gevoelige informatie. Gebruik gecodeerde communicatiehulpmiddelen voor e-mails, berichten en videoconferenties. Hulpmiddelen zoals Microsoft Teams en Slack bieden veilige communicatieopties.
Werk software en systemen regelmatig bij: het is van essentieel belang dat software en systemen up-to-date zijn om uzelf te beschermen tegen beveiligingsproblemen. Werk besturingssystemen, applicaties en beveiligingssoftware regelmatig bij om beveiligingslekken te verhelpen.
Informeer medewerkers over de beste beveiligingspraktijken: het opleiden van medewerkers is een belangrijk onderdeel van elke beveiligingsstrategie. Zorg voor regelmatige trainingen over de beste beveiligingspraktijken, zoals het herkennen van phishingpogingen, het maken van sterke wachtwoorden en het veilig omgaan met gevoelige informatie.
Gebruik Endpoint Security Solutions: Endpoint Security Solutions beschermen apparaten die verbinding maken met uw netwerk, zoals laptops, smartphones en tablets. Implementeer uitgebreide endpointbeveiligingssoftware met antivirus-, antimalware- en firewallbeveiliging.
Stel een duidelijk beveiligingsbeleid op: een duidelijk beveiligingsbeleid biedt richtlijnen die medewerkers kunnen volgen, zodat er binnen de hele organisatie sprake is van consistent en veilig gedrag. Ontwikkel beleid dat betrekking heeft op wachtwoordbeheer, gegevensverwerking, apparaatgebruik en externe toegang.
Bewaak en beheer externe toegang: het beheren en bewaken van externe toegang is essentieel voor het handhaven van de beveiliging. Gebruik hulpmiddelen voor externe toegang zoals Splashtop om de toegang tot bedrijfssystemen te beheren en bewaken. Implementeer toegangscontroles om ervoor te zorgen dat medewerkers alleen toegang hebben tot de gegevens en systemen die nodig zijn voor hun functie.
Veilige thuisnetwerken: veel werknemers op afstand werken vanuit huis, waar de netwerkbeveiliging mogelijk niet zo robuust is als op kantoor. Moedig medewerkers aan hun thuisnetwerk te beveiligen door sterke wachtwoorden voor wifi te gebruiken, netwerkversleuteling in te schakelen en de firmware van de router regelmatig bij te werken.
Maak regelmatig een back-up van uw gegevens: Regelmatige back-ups van uw gegevens zijn essentieel ter bescherming tegen gegevensverlies door cyberaanvallen, hardwarestoringen of andere incidenten. Implementeer een robuuste back-upstrategie met regelmatige, geautomatiseerde back-ups naar veilige, externe locaties.
Voer regelmatig beveiligingsaudits uit: Regelmatige beveiligingsaudits helpen bij het identificeren en aanpakken van mogelijke kwetsbaarheden in uw beveiligingsinfrastructuur. Voer audits uit van uw systemen, netwerken en processen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan het beveiligingsbeleid en om verbeterpunten te identificeren.
Voordelen van het gebruik van Splashtop voor externe teams
Splashtop biedt een robuuste oplossing voor externe toegang en ondersteuning op afstand. Dit zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van Splashtop voor uw externe medewerkers:
Naadloze toegang op afstand: Splashtop biedt werknemers overal toegang tot hun kantoorcomputers, waardoor ze probleemloos op afstand kunnen werken. Dankzij krachtige externe bureaubladverbindingen hebben gebruikers toegang tot bestanden, toepassingen en netwerken alsof ze op kantoor zijn. Dit zorgt voor continuïteit en efficiëntie, ongeacht de locatie.
Verbeterde beveiliging: beveiliging is een topprioriteit bij werken op afstand en Splashtop biedt geavanceerde beveiligingsfuncties. Er worden robuuste encryptieprotocollen gebruikt om gegevens tijdens de overdracht te beschermen. Multifactorauthenticatie (MFA), apparaatauthenticatie en sessieregistratie verbeteren de beveiliging verder, zodat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot uw systemen.
Kosteneffectieve oplossing: vergeleken met andere oplossingen voor externe toegang biedt Splashtop een kosteneffectief alternatief zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Dankzij flexibele prijsplannen en lagere totale eigendomskosten kunnen organisaties kosten besparen en toch de allerbeste externe toegang en ondersteuning voor hun teams bieden.
Eenvoudige installatie en gebruik: Splashtop is ontworpen voor gebruiksgemak, met een eenvoudig installatieproces waarvoor minimale technische expertise vereist is. Gebruikers kunnen de software snel installeren en binnen enkele minuten toegang krijgen tot hun externe computers. Dankzij de intuïtieve interface kunnen medewerkers eenvoudig navigeren en het platform gebruiken, waardoor de leercurve wordt verkort.
Hoge prestaties en betrouwbaarheid: prestaties zijn cruciaal voor werken op afstand en Splashtop blinkt uit op dit gebied. Het biedt snelle verbindingen met een lage latentie, wat zorgt voor soepele en responsieve externe sessies. Of u nu toegang wilt tot applicaties die veel bronnen vereisen of HD-video wilt streamen, Splashtop biedt een betrouwbare en vertragingsvrije ervaring.
Uitgebreide ondersteuning: Splashtop biedt uitstekende klantondersteuning, zodat gebruikers hulp kunnen krijgen wanneer dat nodig is. Dankzij de responsieve technische ondersteuning en een schat aan online bronnen, waaronder handleidingen en tutorials, kunnen organisaties snel problemen oplossen en de mogelijkheden van het platform optimaal benutten.
Ondersteuning voor meerdere apparaten en platforms: Splashtop ondersteunt een breed scala aan apparaten en besturingssystemen, waaronder Windows, MacOS, iOS, Android, Chrome OS en Linux. Dankzij deze platformonafhankelijke compatibiliteit kunnen alle teamleden, ongeacht hun apparaat of besturingssysteem, profiteren van de functies voor externe toegang van Splashtop. Dankzij deze veelzijdigheid kunt u gemakkelijker tegemoetkomen aan de uiteenlopende technologische voorkeuren binnen uw team.
Mogelijkheden voor ondersteuning op afstand: Naast toegang op afstand biedt Splashtop robuuste functies voor ondersteuning op afstand. IT-teams kunnen Splashtop gebruiken om realtime ondersteuning te bieden aan externe medewerkers, problemen op te lossen en onderhoudstaken uit te voeren. Hierdoor wordt de uitvaltijd tot een minimum beperkt en worden technische problemen snel en efficiënt opgelost.
Schaalbaarheid: Naarmate uw organisatie groeit, kan Splashtop met u meeschalen. Dankzij de flexibele licentieopties en schaalbare infrastructuur kunt u eenvoudig nieuwe gebruikers en apparaten toevoegen wanneer dat nodig is. Dankzij deze schaalbaarheid blijft Splashtop een haalbare oplossing voor uw behoeften op het gebied van externe toegang, ongeacht de grootte van uw team.
Door optimaal gebruik te maken van de uitgebreide functies en voordelen van Splashtop kunnen organisaties hun externe teams effectief beheren en zo de productiviteit, beveiliging en samenwerking waarborgen.
Gebruik Splashtop voor efficiënte ondersteuning van externe werknemers
Omdat werken op afstand de moderne werkplek opnieuw vormgeeft, is het essentieel om de juiste hulpmiddelen en strategieën te hebben om succesvol te zijn. Splashtop biedt een uitgebreide oplossing die inspeelt op de unieke uitdagingen van het managen van een op afstand werkend personeelsbestand. Splashtop biedt naadloze toegang op afstand, robuuste beveiliging en efficiënte ondersteuningsmogelijkheden.
Bent u klaar om uw beheer van uw externe werknemers te verbeteren? Start vandaag nog uw gratis proefperiode van Splashtop en ervaar de voordelen van een betrouwbare, veilige en efficiënte oplossing voor externe toegang. Ontdek hoe Splashtop uw aanpak van werken op afstand kan transformeren en uw team verbonden, productief en veilig kan houden.
