FERPA è una legge federale negli Stati Uniti che tutela la privacy dei registri educativi degli studenti. Promulgata nel 1974, FERPA concede ai genitori diritti specifici riguardo alle informazioni educative dei loro figli, che vengono trasferiti agli studenti una volta raggiunta l'età di 18 anni o frequentata una scuola oltre il liceo. Questa legislazione svolge un ruolo cruciale nel garantire che i dati personali e sensibili degli studenti siano protetti da accessi o divulgazioni non autorizzati.
Man mano che l'istruzione adotta sempre più piattaforme digitali e l'apprendimento a distanza, la conformità al FERPA è diventata ancora più critica. Le istituzioni devono seguire linee guida rigorose per proteggere la privacy degli studenti, dai registri educativi alle informazioni di directory.
Questo blog fornisce una panoramica approfondita di FERPA, della sua importanza e di come scuole e organizzazioni possano rimanere conformi sfruttando le tecnologie moderne.
FERPA: Significato e Definizione
Il Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) è una legge federale degli Stati Uniti progettata per proteggere la privacy dei registri educativi degli studenti. Spesso chiamato "Emendamento Buckley", il FERPA concede ai genitori e agli studenti idonei (quelli con più di 18 anni o iscritti a un'istruzione post-secondaria) determinati diritti riguardo all'accesso e al controllo sui loro registri educativi.
FERPA si applica a tutte le istituzioni educative che ricevono finanziamenti da programmi amministrati dal Dipartimento dell'Istruzione degli Stati Uniti. Le scuole pubbliche, le università e molte istituzioni private devono aderire alle normative FERPA per garantire la conformità.
Qual è lo scopo del FERPA?
FERPA è stata promulgata per affrontare le crescenti preoccupazioni riguardo all'uso improprio delle informazioni degli studenti. Il suo scopo principale è garantire che le istituzioni educative rispettino e proteggano la privacy degli studenti. Concedendo ai genitori e agli studenti idonei il controllo sull'accesso ai registri educativi, FERPA cerca di prevenire divulgazioni non autorizzate che potrebbero portare a discriminazioni, furti d'identità o violazioni della fiducia.
Gli obiettivi chiave di FERPA includono:
Garantire che i genitori e gli studenti possano accedere e rivedere i registri educativi.
Stabilire linee guida su quando e come le scuole possono divulgare informazioni personali senza consenso.
Fornire un quadro per gestire le informazioni di directory per mantenere la trasparenza proteggendo al contempo la privacy.
Come aiuta il FERPA a proteggere i dati degli studenti?
FERPA protegge i dati degli studenti richiedendo alle istituzioni educative di seguire procedure specifiche e ottenere il consenso prima di condividere informazioni personali. Sotto FERPA:
Le istituzioni devono notificare ai genitori e agli studenti idonei i loro diritti ogni anno.
Le scuole non possono divulgare informazioni personali identificabili (PII) dai registri educativi senza un consenso scritto esplicito, tranne in situazioni autorizzate.
Devono essere implementate misure di sicurezza per prevenire l'accesso non autorizzato ai dati sensibili degli studenti, in particolare negli ambienti di apprendimento digitale e a distanza.
Le linee guida del FERPA garantiscono che i dati degli studenti rimangano sicuri, consentendo alle famiglie di prendere decisioni informate sulla loro privacy mentre si rafforza la fiducia nelle istituzioni educative.
Quali informazioni sono protette dal FERPA?
Il FERPA definisce e protegge tipi specifici di informazioni nei registri educativi degli studenti per salvaguardare la loro privacy. Questa protezione si applica ai dati raccolti e mantenuti dalle istituzioni educative o da parti che agiscono per loro conto. Di seguito sono riportate le due categorie chiave di informazioni coperte dal FERPA:
Registri educativi
I registri educativi si riferiscono a qualsiasi registro, file, documento o altro materiale contenente informazioni direttamente correlate a uno studente e mantenute da un'agenzia educativa, un'istituzione o una parte che agisce per l'istituzione. Questi registri possono esistere in vari formati, inclusi documenti cartacei, file digitali o materiali audio-visivi.
Esempi di documenti educativi protetti dal FERPA includono:
Voti e pagelle
Trascrizioni
Orari delle lezioni
Registri disciplinari
Registri di educazione speciale
Registri sanitari e di immunizzazione mantenuti dalla scuola
Il FERPA garantisce che questi registri rimangano privati e accessibili solo a individui autorizzati, come genitori, studenti idonei o funzionari scolastici con legittimi interessi educativi.
Informazioni di Directory
Mentre FERPA protegge la maggior parte dei dati degli studenti, consente alle scuole di designare alcune informazioni come "informazioni di directory", che sono generalmente meno sensibili e possono essere divulgate senza consenso preventivo a meno che lo studente o il genitore non scelga di rinunciare.
Esempi di informazioni di directory includono:
Nome dello studente
Indirizzo
Telefono
Data e luogo di nascita
Principale campo di studio
Date di frequenza
Titoli e premi ricevuti
Partecipazione ad attività e sport ufficialmente riconosciuti
Tuttavia, anche con le informazioni di directory, FERPA richiede alle scuole di informare i genitori e gli studenti idonei sui loro diritti di rinunciare alla divulgazione di queste informazioni. Le istituzioni educative devono trovare un equilibrio attento tra trasparenza e protezione della privacy quando gestiscono le informazioni di directory.
Definendo chiaramente e regolando l'accesso a questi tipi di informazioni, FERPA aiuta a proteggere l'integrità dei dati degli studenti fornendo un quadro per il loro uso appropriato.
Requisiti e eccezioni del FERPA
Il FERPA stabilisce requisiti chiari per le istituzioni educative per garantire la protezione della privacy degli studenti. Allo stesso tempo, delinea eccezioni specifiche in cui le istituzioni possono divulgare informazioni senza previo consenso. Comprendere questi requisiti ed eccezioni è essenziale per la conformità.
Requisiti FERPA
Notifica annuale dei diritti: Le scuole devono notificare annualmente ai genitori e agli studenti idonei i loro diritti ai sensi del FERPA. Questo include il diritto di:
Ispezionare e rivedere i registri educativi.
Richiedere correzioni a informazioni inesatte o fuorvianti.
Fornire il consenso prima del rilascio di PII.
Consenso per la Divulgazione: È necessario ottenere il consenso scritto prima di divulgare PII dai registri educativi, tranne nei casi in cui si applicano eccezioni. Il consenso dovrebbe includere:
I registri specifici da divulgare.
Lo scopo della divulgazione.
Le parti a cui verrà effettuata la divulgazione.
Registrazione delle divulgazioni: Le scuole devono mantenere un registro di ogni richiesta di accesso o divulgazione di PII. Questo registro deve includere:
Le parti che hanno richiesto o ricevuto le informazioni.
L'interesse legittimo che le parti avevano nelle informazioni.
Gestione Sicura dei Dati: Le istituzioni sono tenute a implementare misure per proteggere i registri degli studenti, in particolare negli ambienti digitali. Questo include crittografia, controlli di accesso e sistemi di archiviazione sicuri.
Eccezioni FERPA
FERPA include diverse eccezioni in cui le istituzioni educative possono divulgare PII senza previo consenso scritto:
Funzionari scolastici con legittimo interesse educativo: le PII possono essere condivise con funzionari scolastici (insegnanti, amministratori, appaltatori) che necessitano di accesso per svolgere le loro responsabilità professionali.
Trasferimento ad Altre Scuole: Le scuole possono divulgare i registri a un'altra istituzione educativa dove lo studente intende iscriversi o trasferirsi.
Emergenza di salute o sicurezza: In situazioni di emergenza, le scuole possono divulgare PII per proteggere la salute o la sicurezza degli studenti o di altri.
Ordini giudiziari o citazioni in giudizio: Le scuole possono rilasciare informazioni in conformità con una citazione o un ordine del tribunale emesso legalmente.
Scopi di Aiuti Finanziari: Le informazioni possono essere divulgate per determinare l'idoneità di uno studente per gli aiuti finanziari, le condizioni degli aiuti o per far rispettare i suoi termini.
Informazioni di Directory: Come menzionato in precedenza, le scuole possono divulgare le informazioni di directory a meno che uno studente o un genitore non scelga di rinunciare.
Studi Condotti per o per Conto delle Scuole: Le istituzioni possono condividere dati con organizzazioni che conducono studi per migliorare l'istruzione, amministrare programmi di aiuto agli studenti o sviluppare test predittivi.
Aderendo a questi requisiti e comprendendo le eccezioni, le scuole possono navigare efficacemente le normative FERPA mantenendo un forte impegno per la protezione della privacy degli studenti.
Violazioni comuni di FERPA e sanzioni
Nonostante le linee guida chiare delineate dal FERPA, le istituzioni educative possono violare involontariamente o intenzionalmente le sue disposizioni. Queste violazioni possono avere conseguenze gravi, che vanno dal danno reputazionale a sanzioni legali e finanziarie. Comprendere le violazioni più comuni e le loro sanzioni è cruciale per mantenere la conformità.
Quali sono le violazioni FERPA più comuni?
Divulgazione non autorizzata di documenti educativi: Condividere il PII di uno studente senza consenso esplicito o al di fuori delle eccezioni FERPA è una violazione diretta. Esempi includono:
Inviare per email voti o informazioni sensibili al destinatario sbagliato.
Pubblicare pubblicamente voti o risultati di test con informazioni identificative.
Gestione Impropria delle Informazioni di Directory: Anche se le informazioni di directory possono essere divulgate in determinate condizioni, non fornire agli studenti o ai genitori l'opzione di rinunciare a tali divulgazioni costituisce una violazione.
Mancata sicurezza dei documenti degli studenti: Misure di sicurezza inadeguate, come l'uso di sistemi di archiviazione non sicuri o il mancato controllo dell'accesso a documenti sensibili, possono portare a violazioni dei dati e violazioni del FERPA.
Mancanza di notifiche annuali: le istituzioni che non notificano annualmente ai genitori e agli studenti i loro diritti FERPA non soddisfano un requisito fondamentale di conformità.
Divulgazione di informazioni senza legittimo interesse educativo: Consentire l'accesso ai registri degli studenti a individui o parti senza un legittimo interesse educativo, anche se interni all'istituzione, è una violazione.
Condivisione Impropria di Dati con Terze Parti: Condividere dati con appaltatori o fornitori terzi senza accordi adeguati che specifichino la conformità a FERPA può comportare una violazione.
Penalità per violazione del FERPA
Le violazioni del FERPA possono comportare conseguenze significative per le istituzioni educative, tra cui:
Perdita di finanziamenti federali: La penalità più grave per la non conformità è la potenziale perdita di finanziamenti federali. Questo può mettere a rischio la stabilità finanziaria e le operazioni dell'istituzione.
Reclami formali e indagini: Gli studenti o i genitori possono presentare reclami all'Ufficio per la conformità alle politiche familiari del Dipartimento dell'Istruzione degli Stati Uniti (FPCO), che può avviare indagini formali.
Danno Reputazionale: Le violazioni possono erodere la fiducia tra studenti, genitori e la comunità, portando a danni reputazionali a lungo termine.
Conseguenze legali: Sebbene il FERPA stesso non consenta cause private, le violazioni possono aprire la strada ad azioni legali ai sensi di altre leggi o regolamenti sulla privacy, in particolare in casi di negligenza.
Costi di Violazione dei Dati: Non riuscire a proteggere i registri digitali può portare a costose operazioni di risposta a violazioni dei dati, inclusi notifiche, rimedi e potenziali multe ai sensi di altre leggi sulla privacy.
Essendo vigili e proattivi riguardo alla conformità FERPA, le istituzioni educative possono evitare questi comuni errori e proteggere efficacemente la privacy dei loro studenti.
Migliori pratiche per la conformità FERPA
Mantenere la conformità al FERPA è essenziale per le istituzioni educative per proteggere la privacy degli studenti ed evitare sanzioni costose. Implementare le migliori pratiche aiuta a garantire l'aderenza alle normative FERPA e costruisce fiducia con studenti, genitori e la comunità educativa più ampia. Di seguito sono riportate le migliori pratiche da seguire:
1. Educare il personale e la facoltà sul FERPA
Fornire sessioni di formazione regolari per tutti i dipendenti, inclusi insegnanti, amministratori e personale IT, per garantire che comprendano le normative FERPA, le loro responsabilità e come gestire i dati degli studenti in modo sicuro.
Includere scenari reali per evidenziare potenziali problemi di conformità.
Assicurarsi che i dipendenti comprendano come si applica il FERPA sia negli ambienti fisici che digitali.
2. Limitare l'accesso ai registri degli studenti
Adottare un principio di minimo privilegio concedendo l'accesso ai documenti educativi solo a individui con un legittimo interesse educativo. Utilizzare controlli di accesso basati sui ruoli per gestire efficacemente le autorizzazioni.
3. Rafforzare la Sicurezza Digitale
In un'era di crescenti minacce informatiche, proteggere i documenti digitali degli studenti è fondamentale. Misure chiave includono:
Utilizzo di database crittografati per memorizzare informazioni sensibili.
Richiedere accessi sicuri e autenticazione a più fattori (MFA) per accedere ai registri degli studenti.
Aggiornare regolarmente software e sistemi per affrontare le vulnerabilità.
4. Implementare Meccanismi di Opt-Out per le Informazioni di Directory
Notificare ai genitori e agli studenti idonei i loro diritti di rinunciare alle divulgazioni delle informazioni di directory. Fornire istruzioni chiare e scadenze per la presentazione delle richieste di rinuncia.
5. Stabilire Politiche Chiare di Condivisione dei Dati
Assicurarsi che i fornitori e i contrattisti terzi che gestiscono le informazioni degli studenti aderiscano agli standard di conformità FERPA. Questo può includere:
Redigere accordi di condivisione dei dati specificando la conformità FERPA.
Verificare le pratiche dei fornitori per garantire l'aderenza agli standard di privacy.
6. Controlla e rivedi regolarmente le politiche
Condurre audit periodici delle politiche e procedure FERPA per identificare potenziali lacune o rischi. Aggiornare le politiche secondo necessità per adattarsi ai cambiamenti nella tecnologia e nei requisiti normativi.
7. Gestire la Conservazione e l'Eliminazione dei Registri
Stabilire linee guida chiare su quanto tempo i registri degli studenti dovrebbero essere conservati ed eliminare in modo sicuro i registri non più necessari. Questo minimizza il rischio di accesso non autorizzato a informazioni obsolete.
8. Comunicare chiaramente le politiche sulla privacy
Condividi le politiche sulla privacy della tua istituzione con studenti e genitori. La trasparenza favorisce la fiducia e garantisce che tutti comprendano i propri diritti ai sensi di FERPA.
9. Monitorare gli strumenti di apprendimento a distanza
Per le istituzioni che utilizzano piattaforme di apprendimento digitale, assicurarsi che gli strumenti siano conformi ai requisiti FERPA. Valutare funzionalità come i controlli di accesso degli utenti, la crittografia dei dati e l'archiviazione sicura.
10. Rispondere Prontamente alle Preoccupazioni sulla Privacy
Stabilire un protocollo per affrontare le preoccupazioni sulla privacy o potenziali violazioni. Indagare e risolvere prontamente questi problemi dimostra un forte impegno per la conformità FERPA.
Seguendo queste migliori pratiche, le istituzioni educative possono creare una cultura della privacy e della responsabilità, garantendo che i dati degli studenti rimangano sicuri e conformi al FERPA.
Proteggi il PII degli Studenti sotto FERPA con Soluzioni di Apprendimento a Distanza Sicure
Poiché l'apprendimento a distanza diventa più diffuso, proteggere le informazioni personali identificabili degli studenti in conformità con il FERPA non è mai stato così critico. Le piattaforme di apprendimento a distanza introducono sfide uniche, come la trasmissione di dati su internet e una maggiore dipendenza da strumenti di terze parti. Per garantire la conformità, le istituzioni devono adottare soluzioni di apprendimento a distanza sicure e affidabili che diano priorità alla privacy degli studenti.
Caratteristiche chiave di una soluzione di apprendimento a distanza conforme al FERPA
Crittografia End-to-End: Le piattaforme di apprendimento a distanza sicure dovrebbero utilizzare la crittografia end-to-end per proteggere i dati durante la trasmissione. Questo previene l'accesso non autorizzato a informazioni sensibili, anche se intercettate.
Controlli di accesso basati sui ruoli: le piattaforme devono consentire agli amministratori di definire e controllare i livelli di accesso per diversi utenti, garantendo che solo il personale autorizzato possa accedere a dati specifici degli studenti.
Tracce di controllo e monitoraggio: Registrare e monitorare le attività degli utenti fornisce responsabilità e aiuta a identificare potenziali accessi non autorizzati ai registri degli studenti.
Minimizzazione e conservazione dei dati: Gli strumenti conformi al FERPA dovrebbero memorizzare solo i dati necessari e consentire la cancellazione sicura quando i documenti non sono più necessari.
Conformità con fornitori terzi: Gli strumenti di apprendimento a distanza che si integrano con servizi di terze parti devono garantire che anche quei servizi siano conformi al FERPA. Gli accordi di condivisione dei dati dovrebbero specificare gli obblighi di privacy.
Come Splashtop Supporta la Conformità FERPA
Splashtop offre soluzioni robuste di accesso remoto e apprendimento progettate per soddisfare i requisiti del FERPA.
Connessioni Crittografate: Splashtop fornisce crittografia AES a 256 bit, garantendo che tutti i dati condivisi durante le sessioni remote rimangano sicuri.
Permessi Utente Granulari: Gli amministratori possono controllare l'accesso alle risorse condivise, proteggendo i dati sensibili degli studenti.
Secure accesso remoto: Gli educatori e gli amministratori possono accedere a distanza ai computer in sede e alle risorse educative senza trasferire inutilmente file sensibili.
Registri dettagliati delle sessioni: Splashtop fornisce registri delle attività e tracce di audit, consentendo alle istituzioni di monitorare e documentare gli sforzi di conformità.
Affidabile Assistenza computerizzata a distanza, supporto remoto, teleassistenza: i team IT possono risolvere problemi e mantenere in sicurezza i dispositivi utilizzati per l'apprendimento a distanza rispettando le linee guida FERPA.
Le istituzioni educative possono passare con fiducia a ambienti di apprendimento digitali e remoti sfruttando strumenti come Splashtop. Con le sue robuste funzionalità di sicurezza e l'impegno per la conformità, Splashtop consente alle scuole di proteggere i PII degli studenti, garantendo un'esperienza di apprendimento sicura e conforme a FERPA.
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