L'avenir du travail est hybride et voici comment vous préparer

bureau hybride

Dans un article récent, nous avons examiné l'avenir du travail avec les PDG et les responsables des ressources humaines dans divers secteurs. Nos conclusions ? Le bureau ne disparaîtra pas. Alors qu'en est-il de l'explosion du travail à distance ? Si le bureau ne disparaît pas, cela signifie-t-il que le travail à distance ne sera pas maintenu au long terme? Pas nécessairement. Ce que nous avons conclu de notre discussion est que l'avenir du travail est hybride.

Qu'est-ce qu'un bureau hybride et comment les entreprises peuvent-elles se préparer à la mise en place d'une main-d'œuvre hybride ? Comme son nom l'indique, le bureau hybride est une installation de bureau où les employés ont la possibilité de travailler depuis le bureau ou n'importe où ils ont accès aux outils necessaires pour effectuer leur travail.

Quelles sont les exigences et les politiques de sécurité que les entreprises doivent mettre en place ? Quel type d'infrastructure de bureau les entreprises doivent-elles mettre en place pour se préparer à l'avenir du travail ? Quels sont les équipements et les outils nécessaires pour les soutenir ? Obtenez une réponse à toutes ces questions et apprenez comment mettre en place votre bureau hybride en 3 étapes simples.

I. Définir une politique de bureau hybride

Lorsque COVID19 a frappé et forcé les entreprises à se déplacer, le plus difficile n'était pas d'étendre les capacités de travail à distance ; il s'agissait de le mettre en œuvre et de guider les employés dans le processus. Comme beaucoup d'entre eux n'avaient jamais travaillé à distance auparavant, ils n'avaient aucune expérience de la manière de le faire de manière productive. On s'est aussi vite rendu compte que tous les employés ne sont pas aptes à travailler à distance. En mettant en place une politique de bureau hybride, les employeurs peuvent s'assurer que les employés suivent les bonnes directives. Voici comment vous pouvez mettre en place une politique de bureau hybride.

  1. Définir clairement à qui s'applique la politique - Faire savoir quels membres de l'entreprise peuvent travailler à domicile. Peut-être les nouveaux employés doivent-ils travailler au bureau pendant les 30 premiers jours pour faciliter leur embarquement ? Peut-être que certains postes ne peuvent pas être occupés à distance ? Quelles que soient les réponses à ces questions, veillez à les ajouter à votre politique.
  2. Définir les attentes et les règles concernant les cas où les employés peuvent travailler a distance et ceux où ils doivent travailler du bureau - Prévoyez-vous de faire travailler les employés trois jours a distance et deux jours au bureau ? Envisagez-vous de mettre en place une indemnité pour les jours de travail à distance et de donner aux employés toute latitude pour les utiliser ? Ou bien, voulez-vous que les responsables définissent l'indemnité de télétravail pour leur équipe ? Y a-t-il des réunions obligatoires sur place ? Combien d'heures les travailleurs à distance doivent-ils consacrer chaque jour ? Il y a beaucoup de choses à prendre en considération. Faites la liste de tous les scénarios possibles et veillez inclure des règles pour chaque scénario dans votre politique.
  3. Communiquer sur la manière dont les employés travailleront à domicile - Les employés doivent-ils déplacer les ordinateurs fournis par leur bureau vers leurs sites distants ou doivent-ils y accéder à distance si nécessaire ? Existe-t-il un outil de bureau à distance qu'ils peuvent utiliser pour accéder à leur ordinateur à distance ? Quelles applications les membres de l'équipe devraient-ils utiliser pour communiquer entre eux ? Quels que soient les outils que vous avez mis en place, veillez à ce que chacun sache ce qu'ils sont et comment les utiliser.
  4. Mettre l'accent sur la sécurité - C'est vraiment important. Nous vivons à l'ère du numérique et les pirates informatiques s'efforcent chaque jour davantage de franchir les murs de sécurité. Bien qu'il n'existe pas de sécurité parfaite, ne leur facilitez pas la tâche. Veillez suivre toutes les consignes de sécurité et à actualiser vos défenses. Définissez-les dans votre politique et assurez-vous que votre équipe sait comment les suivre.

II. Révisez votre espace de bureau et configurez-le pour répondre à vos objectifs clairement définis

Cela va sans dire - mais avez-vous besoin d'un grand bureau si les employés ne viennent que quelques jours par semaine, peut-être même quelques jours par mois ? Probablement pas. Alors comment tirer le meilleur parti de votre espace de bureau? Vous devriez explorer les raisons pour lesquelles vous avez voulu avoir un bureau hybride en premier lieu.

Un équilibre de vie pour les employés ? Les interactions sociales ? Une sécurité solide ? Une productivité accrue ? Des coûts réduits pour votre entreprise ? Pourquoi est-ce important ? Les réponses a ces questions vous aiderons a définir la manière dont vous devrez aménager votre espace de travail. C'est ainsi que de nombreuses entreprises partiellement distantes configurent leur espace de travail.

Par exemple, le bureau de Base Camp est structuré comme un lieu de rencontre. Dans une interview accordée à FastCompany, le PDG de Base Camp, Jason Fried, a déclaré qu'il avait conçu le bureau de son entreprise pour simuler ce que serait la situation si personne n'était réellement au bureau.

"Si vous êtes à la maison dans une deuxième chambre ou s'il n'y a personne dans la journée, vous n'êtes pas distrait. Vous êtes dans un environnement que vous pouvez contrôler pour la plupart, et vous travaillez de manière isolée et vous vous engagez dans un travail profond et [n'êtes pas] dérangé par d'autres personnes. Nous voulions créer un espace de bureau pour simuler les avantages de cette situation, mais aussi donner l'occasion aux gens de se réunir dans un environnement contrôlé par le son"
.
- Jason Fried, PDG de Basecamp.

Qu'est-ce que cela signifie pour vous ? Si vos objectifs de création d'un bureau sont les raisons que nous avons mentionnées ci-dessus, alors vous devez configurer votre bureau pour promouvoir la collaboration, stimuler la productivité et la sécurité. Cela signifie que la conception traditionnelle n'aura probablement pas de sens. Vous pouvez opter pour des bureaux rotatifs, en investissant dans des espaces plus interactifs pour que les employés puissent collaborer. Peut-être faudrait-il remplacer la salle de café par une salle de séjour ?

Et, si le bureau est utilisé comme un signal pour impressionner les clients potentiels, peut-être vous devriez investir dans une salle de conférence ultramoderne. Et si le bureau est plus vide que plein, peut-être vous n'avez pas besoin d'autant de salles de réunion ? De plus, si vous prévoyez d'utiliser votre bureau pour organiser une rencontre entre collègues, vous devriez peut-être investir dans la construction d'un espace social où votre équipe pourra se retrouver tous les trimestres. Et bien sûr, vous devez envisager une conception qui répondra aux normes sanitaires les plus strictes pour protéger votre organisation dans des situations comme la pandémie actuelle de COVID19.

Ce ne sont là que quelques domaines à explorer. L'essentiel est de définir ce que vous essayez d'accomplir et de concevoir votre espace en conséquence.

III. Investissez dans les bons outils et la bonne technologie pour soutenir efficacement votre équipe hybride

Quels sont les outils dont vous aurez besoin pour permettre à votre équipe de travailler à distance, de manière productive et sécurisée ? Devriez-vous acheter des ordinateurs distants et des ordinateurs de bureau pour vos employés ? Devriez-vous dupliquer les licences des logiciels utilisés par votre équipe afin qu'ils puissent les utiliser au bureau ou à tout autre endroit à partir duquel ils travailleront ? Nous avons définis ci-dessous les outils dont vous aurez le plus besoin.

1. Pour l'accès à distance -> BYOD + Splashshtop Remote Access

BYOD + REMOTE ACCESS = La combinaison parfaite de technologie pour permettre une main d'œuvre hybride

Pendant longtemps, la façon traditionnelle de travailler à distance a été le réseau VPN d'une entreprise. Il a été prouvé que ce réseau n'était pas optimal et évolutif pour permettre aux employés de télétravailler: Le VPN est coûteux et difficile à adapter, et ses performances ne sont pas fiables. Il est évident que l'accès à distance est le meilleur et le plus optimal moyen de permettre aux entreprises d' avoir une main-d'œuvre hybride. Qu'est-ce l'accès a distance et comment cela fonctionne?

  1. accès à distanceL'accès à distance permet aux utilisateurs d'accéder à des ordinateurs de travail via n'importe quel ordinateur personnel Windows ou Mac ou même des appareils mobiles iOS ou Android. Cela permet aux entreprises de tirer parti des appareils personnels déjà à la disposition des employés ( ordinateurs portables, tablettes, smartphones). Cette configuration est en vogue depuis un certain temps. Elle s'appelle BYOD - A Bring Your Own Device (BYOD) policy (politique d'apport de son propre appareil) permet aux employés d'accéder aux réseaux ou systèmes liés au travail en utilisant leurs appareils personnels, tels que les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes. Grâce à l'accès à distance et au BYOD, il n'est pas nécessaire d'investir dans des appareils ou des licences de logiciel en double, car lorsque les employés utilisent l'accès à distance, ils peuvent se connecter à leur ordinateur sur site et l'utiliser comme s'ils étaient assis devant.

Que faut-il rechercher lors du choix d'une solution d'accès à distance -> Fiabilité, sécurité, coût et facilité d'utilisation

Bien qu'il existe de nombreux outils d'accès à distance, la plupart d'entre eux sont soit encombrants, trop chers ou pas suffisamment sécurisés. C'est là que Splashtop livre. Splashtop est la meilleure solution d'accès à distance du marché - avec des prix souvent 80% plus bas que la concurrence, une sécurité robuste, des fonctionnalités telles que le streaming 4K pour toutes les sessions à distance. Vous pouvez en savoir plus sur Splashtop et nos solutions d'accès à distance ici ainsi que les essayer gratuitement sans aucun engagement ou carte de crédit requise .

Ceci étant dit, voici ce que vous devez rechercher dans toute solution d'accès à distance, qu'il s'agisse de Splashtop ou d'une autre :

  • Capacité de signature unique (SSO), pour garantir que les mots de passe des employés répondent aux exigences de conformité et de sécurité
  • Authentification des dispositifs ; la plupart des VPN n'ont pas cette capacité
  • Authentification à plusieurs facteurs
  • Prise en charge de BYOD (apportez votre propre appareil) plutôt que d'exiger des utilisateurs distants qu'ils utilisent des appareils fournis par l'entreprise pour assurer la sécurité
  • La capacité de connexion par clic, par opposition à la configuration pénible, aux longs délais de connexion et aux performances souvent lentes des solutions basées sur le VPN
  • les mises à jour automatisées de l'infrastructure et des logiciels, car le recours à une mise à jour manuelle, comme cela est nécessaire avec les VPN, non seulement expose à des risques de sécurité, mais entraîne également des temps d'arrêt et des problèmes de compatibilité
  • Solution performante et à faible latence capable de prendre en charge la vidéo HD en continu, améliorant ainsi la productivité des utilisateurs
  • Évolutivité rapide et facile pour des milliers d'utilisateurs
  • Aucune obligation de mettre en place un matériel de passerelle à chaque site distant
  • Possibilité pour les informaticiens de contrôler les transferts de fichiers et l'impression à distance (c'est-à-dire de les activer ou de les désactiver)
  • Journaux lisibles, enregistrement des sessions, facilité de suivi et de rapport

2. Pour la gestion de projets : ProofHub, Trello, Monday, et Workfront.

3. Pour la communication en temps réel : Slack, Skype et Zoom.

4. Pour la collaboration : Google Drive, Microsoft Teams et Confluence.

5. Pour le suivi et la gestion des équipes : Hubstaff, Officevibe, et JotForm.

Vous pouvez en savoir plus sur tous ces outils ici.

Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, elle couvre les éléments cruciaux que vous devez prendre en compte lors de la mise en place de votre BUREAU HYBRIDE et permettre à vos employés de travailler de n'importe où de manière productive. Vous avez d'autres questions et avez besoin d'aide pour mettre en place votre équipe à distance ? Contactez-nous à tout moment. Vous pouvez également commencer par un essai gratuit d'accès à distance en cliquant sur le lien ci-dessous.


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