Comment rapidement mettre en place des procédures pour le télétravail

La pandémie de coronavirus COVID-19 a obligé de nombreuses entreprises à demander soudainement à leurs employés de travailler à distance. Voici comment vous pouvez rapidement mettre en place des procédures de télétravail.

Work from home policy

Votre entreprise a besoin de deux choses pour que les opérations continuent à fonctionner aussi efficacement que possible lorsque les membres de l’équipe travaillent à domicile :

  1. Une politique de travail à domicile clairement définie.
  2. Le travail nécessaire à partir des outils domestiques en place.

Même si votre organisation ne permet pas toujours aux employés le télétravail, la mise en place d’une politique de travail à domicile avec les bons outils permet aux travailleurs de rester productifs au cas où ils ne pourraient plus se rendre au bureau.

Cela est particulièrement important étant donné la récente crise du Coronavirus qui a forcé des entreprises entières à se retirer complètement de la circulation dans des délais extrêmement courts.

Si c’est la situation dans laquelle vous vous trouvez, ne paniquez pas. Voici ce que vous devez savoir pour pouvoir implémenter rapidement le travail à domicile. La première étape est d’établir des règles pour le télétravail. Ensuite, vous aurez besoin de choisir les meilleurs outils pour travailler à distance. Nous élaborons ci-dessous.

Créer une politique de travail à domicile

Les procédures de télétravail n’ont pas besoin d’être compliqué. Elles doivent simplement clairement définir les règles d’une manière facile à comprendre pour tous les partis prenants. Voici ce que vous devez inclure dans votre politique de travail à domicile :

  • Définir à qui s’applique la politique – Identifier les membres de l’entreprise qui peuvent travailler à domicile.
  • Énumérez les règles qui régissent les cas où il est possible de travailler à domicil – qu’il s’agisse de congés de maladie, de rendez-vous chez le médecin, de garde d’enfants ou de toute autre raison, indiquez quand il est acceptable de travailler à domicile. Pour cas extrême comme le télétravail cause par le Coronavirus, établissez des heures de travail flexible et simplifiez les moyens de communiquer
  • Définir les attentes – Combien d’heures les travailleurs à distance doivent-ils consacrer chaque jour ? Assurez-vous que leurs objectifs et leurs attentes sont clairs. Vous voudrez également que les employés communiquent trop entre eux lorsqu’ils travaillent à distance pour maintenir une productivité élevée, alors dites-le.
  • Communiquer sur la façon dont les employés travailleront à domicile – Les employés doivent-ils emporter leurs ordinateurs de bureau à la maison ou les laisser au bureau ? Existe-t-il un outil de bureau à distance qu’ils peuvent utiliser pour accéder à leur ordinateur à distance ? Quelles applications les membres de l’équipe devraient-ils utiliser pour communiquer entre eux ? Quels que soient les outils que vous avez mis en place, assurez-vous que chacun sait ce qu’ils sont et comment les utiliser.
  • Veillez à ce que la sécurité soit une priorité – Rappelez aux employés l’importance de la sécurité. Énumérez toutes les règles de votre entreprise concernant la sécurité des données et des appareils.

Une fois que votre politique a abordé tous les points ci-dessus, vous êtes prêt à commencer à la tester sur un petit groupe d’employés. Après l’avoir testée et affinée, vous pouvez implémenter le télétravail dans le reste de l’entreprise.

Si vous mettez en œuvre une politique de travail à domicile pour l’ensemble de l’entreprise dans un délai très court en raison du coronavirus ou pour une autre raison, vous pouvez rapidement élaborer une politique qui intègre les éléments ci-dessus et la distribuer à votre équipe. Au fil du temps, soyez attentif à la manière dont votre équipe réagit et adaptez les règles en fonction des besoins.

Mettre en place les bons outils de travail à domicile

Comme mentionné au début de cet article et suggéré dans la liste à puces, vous devez également donner à vos employés les outils dont ils ont besoin pour être aussi productifs que possible lorsqu’ils travaillent à domicile.

Souvent, le plus grand défi auquel sont confrontés les travailleurs à distance est qu’ils ne peuvent pas accéder à tous les fichiers et applications qui se trouvent sur leur ordinateur de travail.

De nombreuses entreprises utilisent des VPN pour donner accès à leurs employés, mais il s’agit d’une solution lente et dépassée qui augmente le risque de sécurité de votre entreprise.

Cela dit, le meilleur outil pour travailler à domicile est un logiciel d’accès à distance. Grâce à lui, vos employés peuvent accéder à leur ordinateur de travail depuis n’importe quel autre appareil (y compris les tablettes et les smartphones) et l’utiliser comme s’ils étaient assis dans leur bureau.

Vous pouvez en savoir plus sur la possibilité de travailler à domicile grâce à un logiciel d’accès à distance et de créer rapidement votre entreprise.

Consultez également le Top 5 des outils pour travailler à domicile.

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