El futuro del trabajo es la oficina híbrida y así es como se puede preparar para ello

oficina híbrida

En un artículo reciente, exploramos el futuro del trabajo con los directores generales y los líderes de recursos humanos en diversas industrias. ¿Nuestros hallazgos? La oficina no va a desaparecer. ¿Entonces qué pasa con la explosión del trabajo a distancia? Si la oficina no se va a ir, ¿no significaría eso que el trabajo remoto no se va a mantener? No necesariamente. En última instancia, lo que concluimos de nuestra discusión sobre el futuro del trabajo es que el futuro es híbrido.

¿Qué es una oficina híbrida y cómo pueden las empresas prepararse para crear una fuerza de trabajo híbrida? Como su nombre lo indica, la oficina híbrida es una configuración de oficina en la que los empleados tienen la flexibilidad de trabajar desde la oficina o en cualquier otro lugar en el que tengan acceso a las herramientas que necesitan para realizar su trabajo.

¿Cuáles son los requisitos de seguridad y las políticas que las empresas deben implementar? ¿Qué tipo de infraestructura de oficina deben implementar las empresas para prepararse para el futuro del trabajo? ¿Cuáles son los equipos y las herramientas necesarias para apoyarlos? Obtenga una respuesta a todas estas preguntas y aprenda a configurar su oficina híbrida en 3 sencillos pasos.

I. Esbozar una política de oficina híbrida

Cuando COVID19 golpeó y obligó a las empresas a ir a distancia, la parte más difícil fue no ampliar las capacidades de trabajo a distancia, sino implementarlo y guiar a los empleados en el proceso. Como muchos no habían trabajado a distancia antes, no tenían experiencia en cómo hacerlo de manera productiva. También se descubrió rápidamente que no todos los empleados son aptos para trabajar a distancia. Al establecer una política de oficina híbrida, los empleadores pueden asegurarse de que los empleados sigan las directrices adecuadas. A continuación se muestra cómo se puede establecer una política de oficina híbrida.

  1. Definir claramente a quiénes se aplica la política - Dar a conocer qué miembros de la empresa pueden trabajar desde casa. ¿Quizás los nuevos empleados deben trabajar en la oficina durante los primeros 30 días para facilitar su incorporación? ¿Tal vez algunos puestos no pueden ser remotos? Cualesquiera que sean las respuestas a estas preguntas, asegúrese de añadirlas a su política.
  2. Establezca expectativas y directrices sobre cuándo los empleados pueden estar a distancia y cuándo deben estar en un trabajo prometedor. ¿Está pensando en establecer una asignación para los días remotos y dar a los empleados completa autoridad sobre cuándo usarlos? ¿O quiere que los gerentes definan el subsidio por días remotos para su equipo? ¿Piensa dejarla completamente abierta? ¿Hay que asistir a las reuniones in situ? ¿Cuántas horas deben dedicar los trabajadores a distancia cada día? Hay mucho que considerar. Haga una lista de todos los escenarios posibles y asegúrese de incluir directrices para cada punto de su política.
  3. Comunicar cómo trabajarán los empleados desde casa - ¿Deberían los empleados trasladar los ordenadores de su oficina a sus lugares remotos o deberían acceder a ellos de forma remota cuando sea necesario? ¿Hay alguna herramienta de escritorio remoto que tengan en su lugar que puedan usar para acceder a sus computadoras de forma remota? ¿Qué aplicaciones deben utilizar los miembros del equipo para comunicarse entre sí? Independientemente de las herramientas que tenga en su lugar, asegúrese de que todos sepan cuáles son y cómo utilizarlas.
  4. Poner demasiado énfasis en la seguridad. Esto es muy importante. Vivimos en la era digital, y todos los días los hackers trabajan más duro para atravesar los muros de seguridad. Aunque no hay una seguridad perfecta, no se lo pongas fácil. Asegúrese de seguir todas las pautas de seguridad y manténgase al día con ellas. Descríbalas en su política y asegúrese de que su equipo sepa cómo seguir dichas pautas.

II. Revise su espacio de oficina y configúrelo para cumplir con sus objetivos claramente definidos

No hace falta decirlo, pero ¿necesita una oficina grande si los empleados sólo vienen unos pocos días a la semana, tal vez incluso unos pocos días al mes? Probablemente no. Entonces, ¿cómo aprovechar al máximo el espacio físico de la oficina? Deberías explorar las razones por las que querías tener una oficina híbrida en primer lugar.

¿Balance de vida para los empleados? ¿Interacciones sociales? ¿Seguridad sólida? ¿Productividad súper cargada? ¿Costes reducidos para su empresa? ¿Por qué es esto importante? Definirá la forma en que usted establece su espacio de oficina. Así es como muchas empresas parcialmente remotas están configurando su espacio de trabajo.

Por ejemplo, la oficina del campamento base está estructurada más como un lugar de encuentro que como una oficina tradicional. En una entrevista con FastCompany, el CEO de Base Camps, Jason Fried, dijo que diseñó la oficina de su compañía para simular cómo sería si nadie estuviera realmente en la oficina.

"Si estás en casa en un segundo dormitorio o no hay nadie durante el día, no te distraes. Estás en un ambiente que puedes controlar en su mayor parte, y trabajas en aislamiento y te metes en un trabajo profundo y [no] te molestan otras personas. Queríamos crear un espacio de oficina para simular las ventajas de eso, pero también dar la oportunidad a la gente de reunirse en un ambiente controlado por el sonido"
.
- Jason Fried, CEO de Basecamp.

Entonces, ¿qué significa esto para ti? Si sus objetivos para establecer una oficina son las razones que mencionamos anteriormente, entonces necesita configurar su oficina para promover la colaboración, impulsar la productividad y la seguridad. Esto significa que el tradicional diseño de cubículos contiguos probablemente no tenga sentido. Puede que quieras optar por escritorios rotativos, invirtiendo en espacios socialmente más interactivos para que los empleados se mezclen y colaboren. Tal vez eso significaría reemplazar la sala de café por una sala de estar.

Y, si la oficina se usa como una señal de marca para impresionar a los clientes potenciales, quizás deberías invertir en una sala de conferencias de última generación. Además, si la oficina estará más vacía que llena, tal vez no necesite tantas salas de reuniones. Además, si planea usar su oficina para organizar una reunión social trimestral, tal vez debería invertir en la construcción de un increíble espacio social donde su equipo pueda socializar trimestralmente. Y obviamente, necesitas considerar un diseño que cumpla con las más altas regulaciones sanitarias para proteger tu organización en situaciones como la actual pandemia COVID19.

Estas son solo algunas áreas para explorar. El resultado es que necesitas definir lo que estás tratando de lograr y diseñar tu espacio en consecuencia.

III. Invierta en las herramientas y la tecnología adecuadas para respaldar eficientemente a su equipo híbrido

¿Cuáles son las herramientas que necesita para permitir a su equipo trabajar de forma remota, productiva y segura? ¿Debería comprar ordenadores remotos y ordenadores de oficina para los empleados? ¿Debería duplicar las licencias de los programas utilizados por su equipo para que puedan utilizarlos tanto en la oficina como en cualquier otro lugar desde el que vayan a trabajar? Estas son las herramientas que necesita.

1. Para el acceso remoto -> BYOD + Splashshtop Acceso remoto

BYOD + ACCESO REMOTO = La mezcla perfecta de tecnología para permitir una fuerza de trabajo híbrida

Durante mucho tiempo, la forma tradicional de trabajar a distancia ha sido a través de la red VPN de una empresa. Se ha demostrado que esto no es óptimo y escalable para permitir una fuerza de trabajo remota: La VPN es costosa, difícil de escalar y con un rendimiento poco fiable. Se ha hecho evidente que el acceso remoto es la mejor y más óptima manera de habilitar una fuerza de trabajo híbrida. Así es como funciona.

  1. acceso remotoEl acceso remoto permite a los usuarios acceder a las computadoras de trabajo a través de cualquier computadora personal con Windows o Mac, o incluso a dispositivos móviles con iOS o Android. Esto permite a las empresas aprovechar los dispositivos personales que ya están disponibles para los empleados (computadoras portátiles, tabletas, smartphones). Esta configuración ha sido tendencia durante un tiempo. Se llama la política BYOD – Bring Your Own Device (BYOD), que permite a los empleados acceder a las redes o sistemas relacionados con el trabajo a través de sus dispositivos personales, como computadoras portátiles, smartphones y tabletas. Con el acceso remoto y BYOD, no es necesario invertir en dispositivos duplicados o licencias de software porque cuando los empleados usan el acceso remoto, pueden conectarse a su computadora local y usarla como si estuvieran sentados delante de ella.

Qué buscar cuando se elige una solución de acceso remoto -> Fiabilidad, seguridad, coste y facilidad de uso

Aunque hay muchas herramientas de acceso remoto por ahí, la mayoría de ellas son o bien voluminosas, o demasiado caras, o no son lo suficientemente seguras. Ahí es donde Splashtop entrega. Splashtop es la solución de acceso remoto de mejor valor del mercado - con precios a menudo 80% más bajos que los de la competencia y seguridad de nivel empresarial y características como el streaming 4K para todas las sesiones remotas. Puede encontrar más información sobre Splashtop y nuestras soluciones de acceso remoto aquí, así como probarlas gratuitamente sin ningún compromiso ni necesidad de tarjeta de crédito.

Dicho esto, esto es lo que debes buscar en cualquier solución de acceso remoto, ya sea Splashtop u otra:

  • Capacidad de inicio de sesión único (SSO), para asegurar que las contraseñas de los empleados cumplan con los requisitos de cumplimiento y seguridad.
  • Autenticación de dispositivos; la mayoría de las VPNs no tienen esta capacidad
  • Autenticación multifactorial
  • Soporte para BYOD (trae tu propio dispositivo) en lugar de requerir que los usuarios remotos usen dispositivos emitidos por la compañía para garantizar la seguridad.
  • La capacidad de "clic y conectar", a diferencia de la dolorosa configuración, largos tiempos de conexión y a menudo un rendimiento lento de las soluciones basadas en VPN.
  • Actualizaciones automatizadas de infraestructura y software, porque depender de la actualización manual, como lo piden las VPN, no sólo expone los riesgos de seguridad sino que también causa problemas de tiempo de inactividad y de compatibilidad.
  • Solución de alto rendimiento y baja latencia capaz de soportar la transmisión de vídeo HD, mejorando así la productividad del usuario.
  • Escalabilidad rápida y fácil para miles de usuarios
  • No es necesario instalar hardware de gateway en cada sitio remoto.
  • La capacidad de la TI para controlar las transferencias de archivos y la impresión a distancia (es decir, para deshabilitar o habilitar)
  • Registros (logs) fáciles de entender, registro de sesiones y fácil supervisión y presentación de informes.

2. Para la gestión del proyecto: ProofHub, Trello, Monday, y Workfront.

3. Para la comunicación en tiempo real: Slack, Skype y Zoom.

4. Para la colaboración: Google Drive, Equipos de Microsoft y Confluencia.

5. Para el equipo de vigilancia y gestión: Hubstaff, Officevibe, y JotForm.

Puedes aprender más sobre todas estas herramientas aquí.

Aunque esta es una lista no exhaustiva, cubre los elementos cruciales que debe considerar al establecer su OFICINA HÍBRIDA y permitir a sus empleados trabajar desde cualquier lugar de forma productiva. ¿Tiene más preguntas y necesita ayuda para configurar su equipo remoto? Contáctenos en cualquier momento. También puede comenzar con una prueba gratuita de acceso remoto haciendo clic en el siguiente enlace.


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