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IT manager working in a Hybrid Office environment with a smile on their face
Trabajando a Distancia

El futuro del trabajo es la oficina híbrida y así es como se puede preparar para ello

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En un artículo reciente, exploramos el futuro del trabajo con directores generales y líderes de RRHH de diversos sectores. ¿Nuestras conclusiones? La oficina no va a desaparecer. ¿Y qué pasa con la explosión del trabajo a distancia? Si la oficina no va a desaparecer, ¿no significaría eso que el trabajo a distancia no va a perdurar? No necesariamente. En última instancia, lo que concluimos de nuestro debate sobre el futuro del trabajo es que el futuro es híbrido.

¿Qué es una oficina híbrida y cómo pueden las empresas prepararse para crear una fuerza de trabajo híbrido? Como su nombre lo indica, la oficina híbrida es una configuración de oficina en la que los empleados tienen la flexibilidad de trabajar desde la oficina o en cualquier otro lugar en el que tengan acceso a las herramientas que necesitan para realizar su trabajo.

¿Cuáles son los requisitos y las políticas de seguridad que deben establecer las empresas? ¿Qué tipo de infraestructura de oficina deben implantar las empresas para prepararse para el futuro del trabajo? ¿Cuáles son los equipos y herramientas necesarios para apoyarlo? Obtén respuesta a todas estas preguntas y aprende a montar tu oficina híbrida en 3 sencillos pasos.

I. Esbozar una política de oficina híbrida

Cuando el COVID-19 golpeó y obligó a las empresas a trabajar a distancia, la parte más difícil fue no ampliar las capacidades de trabajo a distancia, sino implementarlo y guiar a los empleados en el proceso. Como muchos no habían trabajado a distancia antes, no tenían experiencia en cómo hacerlo de manera productiva. También se descubrió rápidamente que no todos los empleados son aptos para trabajar a distancia. Al establecer una política de oficina híbrida, los empleadores pueden asegurarse de que los empleados sigan las directrices adecuadas. A continuación se muestra cómo se puede establecer una política de oficina híbrida.

  1. Definir claramente a quiénes se aplica la política – Dar a conocer qué miembros de la empresa pueden trabajar desde casa. ¿Quizás los nuevos empleados deben trabajar en la oficina durante los primeros 30 días para facilitar su incorporación? ¿Tal vez algunos puestos no pueden ser remotos? Cualesquiera que sean las respuestas a estas preguntas, asegúrese de añadirlas a su política.

  2. Establezca expectativas y directrices sobre cuándo los empleados pueden estar a distancia y cuándo deben estar en un trabajo presencial. ¿Está pensando en establecer una asignación para los días remotos y dar a los empleados completa autoridad sobre cuándo usarlos? ¿O quiere que los gerentes definan el subsidio por días remotos para su equipo? ¿Piensa dejarla completamente abierta? ¿Hay que asistir a las reuniones in situ? ¿Cuántas horas deben dedicar los trabajadores a distancia cada día? Hay mucho que considerar. Haga una lista de todos los escenarios posibles y asegúrese de incluir directrices para cada punto de su política.

  3. Comunicar cómo los empleados trabajarán desde casa: ¿deberían los empleados trasladar los ordenadores proporcionados por la oficina a sus ubicaciones remotas o deberían acceder a ellos de forma remota según sea necesario? ¿Existe alguna herramienta de escritorio remoto que puedan usar para acceder a sus ordenadores de forma remota? ¿Qué aplicaciones deberían usar los miembros del equipo para comunicarse entre sí? Independientemente de las herramientas que tengas, asegúrate de que todos sepan cuáles son y cómo usarlas.

  4. Hacer demasiado hincapié en la seguridad: esto es importantísimo. Vivimos en la era digital y los piratas informáticos de hoy día trabajan más duro para atravesar los muros de la seguridad. Si bien no existe una seguridad perfecta, no se lo pongas fácil. Asegúrate de seguir todas las pautas de seguridad y mantenerse al día con ellas. Descríbelas en tu política y asegúrate de que tu equipo sepa cómo seguir dichas pautas.

II. Revisa el espacio de tu oficina y configúralo para que cumpla tus objetivos claramente definidos

No hace falta decirlo, pero ¿necesitas una oficina grande si los empleados sólo vienen unos días a la semana, quizá incluso unos días al mes? Probablemente no. Entonces, ¿cómo puedes aprovechar al máximo el espacio físico de tu oficina? Deberías explorar las razones por las que querías tener una oficina híbrida en primer lugar.

¿Equilibrio de vida para los empleados? ¿Interacciones sociales? ¿Seguridad robusta? ¿Productividad sobrealimentada? ¿Costes reducidos para tu empresa? ¿Por qué es importante? Definirá cómo organizarás el espacio de tu oficina. Así es como muchas empresas parcialmente remotas están configurando su espacio de trabajo.

Por ejemplo, la oficina de Base Camp está estructurada más como un lugar de reunión que como una oficina tradicional. En una entrevista con FastCompany, el director ejecutivo de Base Camps, Jason Fried, dijo que diseñó la oficina de su empresa para simular cómo sería si nadie estuviera realmente en la oficina.

"Si estás en casa en un segundo dormitorio o no hay nadie durante el día, no te distraes. Estás en un entorno que puedes controlar en su mayor parte, y trabajas aislado y en profundidad sin que te molesten los demás. Queríamos crear un espacio de oficina que simulara las ventajas de eso, pero que también diera la oportunidad a la gente de reunirse en un entorno de sonido controlado."
- Jason Fried, Director General de Basecamp.

Entonces, ¿qué significa esto para ti? Si tus objetivos para establecer una oficina son las razones que mencionamos anteriormente, entonces necesitas configurar tu oficina para promover la colaboración, impulsar la productividad y la seguridad. Esto significa que el tradicional diseño de cubículos contiguos probablemente no tenga sentido. Puede que quieras optar por escritorios rotativos, invirtiendo en espacios socialmente más interactivos para que los empleados se mezclen y colaboren. ¿Tal vez eso significaría reemplazar la sala de café por una sala de estar?

Y, si la oficina se utiliza como señal de marca para impresionar a clientes potenciales, quizá debas invertir en una sala de conferencias de última generación. Además, si la oficina va a estar más vacía que llena, ¿quizá no necesites tantas salas de reuniones? Además, si piensas utilizar tu oficina para organizar una reunión social trimestral, quizás deberías invertir en la construcción de un espacio social increíble donde tu equipo pueda socializar trimestralmente. Y, obviamente, tienes que considerar un diseño que cumpla las normas sanitarias más estrictas para proteger a tu organización en situaciones como la actual pandemia de COVID19.

Éstas son sólo algunas áreas para explorar. La conclusión es que tienes que definir lo que intentas conseguir y diseñar tu espacio en consecuencia.

III. Invierte en las herramientas y la tecnología adecuadas para apoyar eficazmente a tu equipo híbrido

¿Cuáles son las herramientas que necesitas para permitir a tu equipo trabajar de forma remota, productiva y segura? ¿Deberías comprar ordenadores remotos y ordenadores de oficina para los empleados? ¿Deberías duplicar las licencias de los programas utilizados por tu equipo para que puedan utilizarlos tanto en la oficina como en cualquier otro lugar desde el que vayan a trabajar? Estas son las herramientas que necesitas.

Para acceso remoto —> BYOD (tráete tu dispositivo) + Acceso remoto Splashtop

BYOD + ACCESO REMOTO = La combinación perfecta de tecnología para permitir una plantilla híbrida

Durante mucho tiempo, la forma tradicional de trabajar a distancia ha sido a través de la red VPN de una empresa. Se ha demostrado que esto no es óptimo y escalable para permitir una fuerza de trabajo remota: La VPN es costosa, difícil de escalar y con un rendimiento poco fiable. Se ha hecho evidente que el acceso remoto es la mejor y más óptima manera de habilitar una fuerza de trabajo híbrida. Así es como funciona.

  1. El Acceso Remoto permite a los usuarios acceder a los ordenadores del trabajo a través de cualquier ordenador personal Windows o Mac, o incluso de dispositivos móviles iOS o Android. Esto permite a las empresas aprovechar los dispositivos personales de los que ya disponen los empleados (ordenadores portátiles, tabletas, teléfonos inteligentes).  Esta configuración ha sido tendencia durante un tiempo. Se llama BYOD - Una política de "Trae tu propio dispositivo" (BYOD) permite a los empleados acceder a redes o sistemas relacionados con el trabajo utilizando sus dispositivos personales, como ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes y tabletas. Con el Acceso Remoto y BYOD, no es necesario invertir en dispositivos duplicados ni en licencias de software, porque cuando los empleados utilizan el acceso remoto, pueden conectarse a su ordenador local y utilizarlo como si estuvieran sentados frente a él.

Qué hay que tener en cuenta al elegir una solución de acceso remoto -> Fiabilidad, seguridad, coste y facilidad de uso

Aunque existen muchas herramientas de acceso remoto, la mayoría son voluminosas, demasiado caras o no lo bastante seguras. Ahí es donde Splashtop cumple. Splashtop es la solución de acceso remoto con mejor relación calidad-precio del mercado, con precios a menudo un 80% más bajos que los de la competencia y seguridad y funciones de nivel empresarial, como streaming 4K para todas las sesiones remotas. Puedes obtener más información sobre Splashtop y nuestras soluciones de acceso remoto aquí, así como probarlas gratis sin compromiso y sin necesidad de tarjeta de crédito.

Dicho esto, esto es lo que debes buscar en cualquier solución de acceso remoto, ya sea Splashtop u otra:

  • Capacidad de Inicio de Sesión Único (SSO), para asegurar que las contraseñas de los empleados cumplan con los requisitos de cumplimiento y seguridad

  • Autenticación de dispositivos; la mayoría de las VPNs no tienen esta capacidad

  • Autenticación multifactorial

  • Soporte para BYOD (trae tu propio dispositivo) en lugar de requerir que los usuarios remotos usen dispositivos emitidos por la compañía para garantizar la seguridad.

  • La capacidad de "hacer clic y conectar", a diferencia de la dolorosa configuración, largos tiempos de conexión y a menudo un rendimiento lento de las soluciones basadas en VPN

  • Actualizaciones automatizadas de infraestructura y software, porque depender de la actualización manual, como lo piden las VPN, no sólo expone los riesgos de seguridad sino que también causa problemas de tiempo de inactividad y de compatibilidad.

  • Solución de alto rendimiento y baja latencia capaz de soportar la transmisión de vídeo HD, mejorando así la productividad del usuario.

  • Escalabilidad rápida y fácil para miles de usuarios

  • No es necesario instalar hardware de gateway en cada sitio remoto.

  • La capacidad de la TI para controlar las transferencias de archivos y la impresión a distancia (es decir, para deshabilitar o habilitar)

  • Registros (logs) fáciles de entender, registro de sesiones y fácil supervisión y presentación de informes.

  1. Para gestión de proyectos: ProofHub, Trello, Monday y  Workfront.

  2. Para comunicación en tiempo real: Slack, Skype y Zoom.

  3. Para colaboración: Google Drive, Microsoft Teams y Confluence.

  4. Para supervisión y gestión de equipos: Hubstaff, Officevibe y JotForm.

Puedes obtener más información sobre todas estas herramientas aquí.

Aunque se trata de una lista no exhaustiva, cubre los elementos cruciales que debes tener en cuenta a la hora de configurar tu OFICINA HÍBRIDA y permitir que tus empleados trabajen desde cualquier lugar de forma productiva. ¿Tienes más preguntas y necesitas ayuda para configurar tu equipo remoto? Ponte en contacto con nosotros en cualquier momento. También puedes empezar con una prueba gratuita de acceso remoto haciendo clic en el siguiente enlace.

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