El crecimiento de la telemedicina ha empoderado a los profesionales médicos para llegar y ayudar a los pacientes desde casi cualquier lugar. Esto requirió acceso remoto a dispositivos, incluidos programas médicos especializados y hardware, para que los médicos, clínicos y otros profesionales puedan acceder a las herramientas y la información que necesitan en cualquier momento.
El acceso remoto es ahora común en la salud, particularmente para el soporte de TI, los flujos de trabajo clínicos y el mantenimiento por parte de los proveedores. Sin embargo, con esa facilidad de acceso vienen riesgos, incluyendo la posible exposición de la Información de Salud Protegida electrónica (ePHI).
Controlar y gestionar el acceso seguro a ePHI es una parte importante del cumplimiento de HIPAA, tanto para el trabajo presencial como para el remoto. Por lo tanto, cualquier organización médica que busque soluciones de acceso remoto debe asegurarse de que sus usuarios puedan acceder de forma segura a su trabajo sin comprometer la seguridad de ePHI.
Con eso en mente, exploremos cómo el HIPAA regula el acceso remoto, las salvaguardas necesarias para proteger el ePHI en entornos médicos y qué buscar en soluciones de acceso remoto utilizadas en entornos de atención médica.
¿Cuándo está regulado el acceso remoto bajo HIPAA?
La HIPAA se aplica cuando se utiliza acceso remoto para almacenar, transmitir, procesar o mostrar Información de Salud Protegida electrónicamente. Esto se aplica a todos los tipos de dispositivos, incluidos los ordenadores de escritorio con Windows y Mac, dispositivos Android y dispositivos iOS.
El acceso remoto está regulado por HIPAA en varias situaciones, incluyendo:
Cuando los médicos acceden remotamente a la EHR o aplicaciones clínicas.
Conectar o dar soporte a dispositivos médicos que muestran datos del paciente.
Acceso remoto de los médicos desde portátiles, tabletas o dispositivos móviles.
Sesiones de soporte de proveedores o TI donde la ePHI es visible en la pantalla.
¿Cómo gobierna la Regla de Seguridad del HIPAA el acceso remoto al ePHI?
HIPAA requiere medidas de protección razonables y adecuadas para proteger la ePHI, incluyendo salvaguardias administrativas, físicas y técnicas. Siempre que una organización médica requiere acceso remoto, el cumplimiento con HIPAA es la máxima prioridad, ya que proteger la información del paciente es obligatorio.
La HIPAA se basa en riesgos, lo que significa que evalúa amenazas a la privacidad y seguridad de la ePHI, la probabilidad de que ocurran esas amenazas y su impacto potencial. También es independiente de la tecnología, aplicando los mismos estándares en todos los dispositivos y no certifica herramientas ni plataformas. En su lugar, las organizaciones necesitan demostrar el cumplimiento de HIPAA en todas sus herramientas y procesos para confirmar que tienen las salvaguardias requeridas en su lugar.
1. Salvaguardias administrativas requeridas para el acceso remoto a la ePHI
Para mantener el cumplimiento de HIPAA para el acceso remoto, las organizaciones deben implementar salvaguardias administrativas. Esto requiere una combinación de gobernanza y documentación para asegurar que las políticas estén en su lugar para proteger los datos sensibles, y debe incluir explícitamente rutas de acceso remoto a ePHI, incluyendo quién puede acceder remotamente a los sistemas que lo contienen y bajo qué condiciones, incluyendo:
Análisis de riesgos que incluye el acceso remoto, sus riesgos asociados y cómo se abordarán.
Procesos de aprobación y revocación de acceso para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ePHI en cualquier momento.
Gobernanza del acceso de proveedores y BAA para gestionar el acceso y la seguridad de terceros.
Documentación y revisión para verificar regularmente que las medidas de seguridad funcionan como se espera.
Las salvaguardas administrativas también incluyen la formación del personal. Cuando se manejan descuidadamente, las sesiones remotas pueden llevar a una exposición accidental de ePHI, por lo que cualquiera con acceso remoto necesita estar adecuadamente capacitado sobre cómo conectarse de forma segura sin poner en riesgo la privacidad.
Además, si a algún proveedor se le concede acceso remoto a ePHI, deben firmar Acuerdos de Asociación Comercial (BAAs) que les obliguen a cumplir con las prácticas y normas de seguridad aplicables.
2. Salvaguardas técnicas que protegen la ePHI durante el acceso remoto
Junto a las salvaguardas administrativas, también deben estar en su lugar salvaguardias técnicas para asegurar que la ePHI esté protegida con una fuerte ciberseguridad. Las salvaguardias técnicas son cómo las organizaciones implementan las protecciones HIPAA en la práctica, por lo que tener herramientas de seguridad robustas es absolutamente esencial.
Las salvaguardas técnicas para cumplir con HIPAA incluyen:
Identificación única del usuario y acceso basado en roles a ePHI para garantizar que solo los usuarios verificados y validados puedan acceder a la información de salud y otros datos personales.
Autenticación multifactor para acceso remoto para verificar a los usuarios antes de permitirles conectarse y reducir el riesgo de que cuentas comprometidas accedan.
Cifrado de ePHI en tránsito y en reposo, que protege los datos de la interceptación o exposición no autorizada.
Registros de auditoría que documentan el acceso remoto a sistemas que contienen ePHI, manteniendo registros claros de quién accedió a qué información y cuándo, para demostrar supervisión e identificar comportamientos sospechosos.
Controles de sesión que limitan la exposición innecesaria de ePHI durante el acceso de soporte o administrativo, manteniendo así los datos protegidos incluso durante sesiones remotas.
3. Salvaguardas físicas y de dispositivos que aún se aplican al acceso remoto
Los dispositivos físicos también requieren salvaguardias para el acceso remoto compatible con HIPAA. Cuando los profesionales médicos se conectan de forma remota a sus computadoras de trabajo, esas computadoras todavía deben cumplir con todos sus requisitos de cumplimiento; de lo contrario, no estarían cumpliendo con sus requisitos de cumplimiento para empezar.
Los requisitos HIPAA para dispositivos físicos incluyen características como bloqueos de pantalla, seguridad avanzada de dispositivos y la capacidad de gestionar de forma segura los endpoints que acceden a ePHI. Las empresas también necesitan una forma de abordar rápidamente la pérdida o el robo de dispositivos que contienen o pueden acceder a ePHI, como el bloqueo remoto y el borrado remoto. Esto ayuda a garantizar que los datos sensibles permanezcan seguros tanto en sus dispositivos de origen como cuando se accede a ellos de forma remota.
Mientras que las políticas de tráete tu dispositivo (BYOD) se han vuelto cada vez más populares, también pueden ser inseguras sin los controles y herramientas de seguridad adecuados. Si las organizaciones médicas quieren habilitar el trabajo remoto en cualquier dispositivo, deben implementar herramientas y controles para asegurar que esos dispositivos se mantengan seguros en todo momento.
Cómo elegir un enfoque de acceso remoto que apoye los requisitos de HIPAA
Cuando necesitas acceso remoto que cumpla con HIPAA, hay algunas mejores prácticas que puedes seguir. No todos los enfoques son igualmente seguros, así que elige bien tus métodos para garantizar la seguridad y el cumplimiento de TI.
Primero y ante todo, evita las herramientas de escritorio remoto no gestionadas. Sin la gestión y seguridad adecuadas, estos son poco fiables e inseguros, dejando las cuentas y datos en riesgo. De manera similar, cada usuario debería tener una cuenta única; compartir cuentas que acceden a ePHI complica la supervisión y el monitoreo, y si un usuario se va, aún puede acceder a la cuenta compartida. Si los proveedores necesitan acceso, la autenticación multifactorial y el registro son esenciales para verificar usuarios y rastrear actividad.
También es importante usar una plataforma que no conecte sistemas que contengan ePHI a internet, ya que eso podría potencialmente exponerlos a amenazas y vulnerabilidades. Necesitas un modelo de acceso que conecte dispositivos sin comprometer la seguridad y sin copiar o almacenar ePHI.
Los mejores enfoques utilizan acceso remoto gestionado a sistemas controlados, manteniendo el ePHI centralizado y seguro. El acceso remoto seguro permite a los usuarios conectarse a sistemas gestionados que contienen ePHI sin copiar, almacenar ni distribuir innecesariamente esos datos, ayudando a las organizaciones a controlar y monitorear mejor el acceso.
Además, si necesitas conceder acceso a proveedores, asegúrate de poder establecer límites de tiempo para ese acceso y registrar cada sesión. Esto ayuda a mantener los dispositivos seguros y proporciona responsabilidad cuando los proveedores se conectan.
¿Qué deben poder demostrar los organismos de salud sobre el acceso remoto a ePHI?
Mantener el cumplimiento de HIPAA requiere prueba. Durante una auditoría de HIPAA, los auditores examinarán varios elementos para determinar si tu ciberseguridad cumple con los requisitos regulatorios de HIPAA. Estos incluyen:
Seguridad física para dispositivos y equipos.
Salvaguardas digitales para cuentas y redes.
Formación del personal y concienciación en seguridad.
Controles de acceso para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan conectarse.
Los planes de respuesta a incidentes están diseñados para responder rápidamente en caso de una violación de seguridad y abordar los daños.
Por lo tanto, las organizaciones médicas deben mantener registros y documentación para mostrar quién accedió a ePHI, cuándo lo hicieron y, idealmente, por qué lo necesitaban. Estos registros pueden determinar si un incidente constituye una violación que debe ser reportada o si es una actividad laboral rutinaria.
Al invertir en una solución de acceso remoto, las organizaciones médicas deben buscar una plataforma que brinde acceso seguro y autenticación, conforme a los requisitos de cumplimiento de HIPAA, junto con registros de sesión e informes para apoyar una respuesta eficiente ante incidentes. El cumplimiento de HIPAA no se trata solo de prevenir filtraciones, sino también de poder responder a ellas de manera rápida y efectiva, y las auditorías reflejarán esos requisitos.
Cómo Splashtop admite el acceso remoto seguro y auditable a sistemas con ePHI
Las organizaciones médicas necesitan una solución de acceso remoto que sea potente, confiable y, sobre todo, segura. Cualquier software de acceso remoto utilizado en entornos de salud debe soportar controles de seguridad fuertes para ayudar a proteger el ePHI y reducir el riesgo regulatorio.
Splashtop proporciona un acceso remoto centralizado y seguro diseñado para ayudar a los equipos de TI de salud a imponer controles de acceso consistentes y mantener la visibilidad en las sesiones remotas que involucran sistemas que contienen ePHI.
Con Splashtop, los usuarios pueden acceder de forma segura a sus dispositivos de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Esto permite a los profesionales médicos acceder a notas, resultados de pruebas y equipos especializados mientras trabajan de forma remota sin comprometer la seguridad o la eficiencia.
Splashtop también mantiene las cuentas seguras con funciones como la autenticación multifactor, que añade una capa adicional de verificación cuando los usuarios se conectan y asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la ePHI.
Además, con los registros de auditoría completos de Splashtop, los usuarios pueden acceder a registros detallados que muestran quién accedió a qué información y cuándo lo hizo. Esto ayuda a mantener el cumplimiento y la responsabilidad, apoyar investigaciones y pasar auditorías.
El acceso remoto compatible con HIPAA es posible
La HIPAA requiere controles estrictos sobre ePHI, pero eso no significa que el acceso remoto sea imposible. Con la visibilidad adecuada, las salvaguardas y la documentación necesarias, es posible trabajar de manera segura desde cualquier lugar con una solución de acceso remoto mientras se cumple con los requisitos de seguridad de HIPAA y sin sacrificar velocidad o calidad.
Las organizaciones de salud que buscan programas de acceso remoto deben evaluar sus opciones y seleccionar una solución que permita una gestión consistente del acceso remoto sin comprometer la seguridad ni aumentar la complejidad operativa. Con una solución como Splashtop, los equipos de TI de salud pueden estandarizar los flujos de trabajo de acceso remoto mientras mejoran el control de acceso, la visibilidad de las sesiones y la supervisión.
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