4 wichtige Schritte zur sicheren Nutzung von Videokonferenz-Tools bei der Arbeit von zu Hause aus

Logo für sichere Videokonferenzen

Wenn Sie zu den vielen Wissensarbeitern gehören, die im letzten Jahr schnell auf Heimarbeit umgestiegen sind, haben Sie wahrscheinlich nie über die zahlreichen Gefahren nachgedacht, die von Videokonferenz-Tools ausgehen. Dennoch sind sie sehr real und jedes Mal, wenn Sie eine Videokonferenz veranstalten oder an einer solchen teilnehmen, sehr präsent. So real, dass das FBI sogar eine Warnung vor der Verwendung von Zoom herausgegeben hat. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und lesen Sie weiter unten, um zu erfahren, wie Sie Ihr Gerät, Ihr Unternehmen und sich selbst schützen können, während Sie das neue WFH-Normal genießen.

Schritt 1: Verwenden Sie nur zugelassene Tools aus vertrauenswürdigen Quellen

Sie erhalten alle möglichen Anfragen zur Teilnahme an Telefonkonferenzen mit Partnerorganisationen, Vertragsarbeitern und anderen Personen von außerhalb Ihres Unternehmens. Wenn Ihnen jemand einen Link zu einem Tool schickt, das Ihre IT-Abteilung nicht genehmigt hat, lehnen Sie die Einladung ab. Erklären Sie der Person, die die Einladung geschickt hat, Ihre Gründe, da sie sich der Risiken wahrscheinlich nicht bewusst ist.

Wenn Sie sich über den Status eines Tools unsicher sind, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung. Wenn Sie in der Klemme stecken und unbedingt an einer Videokonferenz teilnehmen müssen (unabhängig vom verwendeten Tool), nehmen Sie nur über Ihren Webbrowser teil. Mit anderen Worten: Installieren Sie die Videokonferenzsoftware nicht, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche "Mit diesem Browser teilnehmen" (wie unten gezeigt).

Vergewissern Sie sich auch, dass die Einladung rechtmäßig ist. Wenn Sie kein Treffen mit der Person, die Sie einlädt, erwarten, kontaktieren Sie sie in einer separaten E-Mail oder einem Telefonanruf und fragen Sie sie, ob sie Sie einladen wollte und warum. Es ist möglich, dass die Person gehackt wurde und Sie eine gefälschte Einladung erhalten haben.

Schritt 2: Sichern Sie Ihr gehostetes Meeting

Dies ist ein wichtiger Schritt, denn Sie tragen mehr Verantwortung, als die meisten Leute annehmen, wenn Sie eine Videokonferenz veranstalten. Passen Sie Ihre Sicherheitsmaßnahmen an die Teilnehmer an? Was passiert, wenn ein Hacker Ihre Konferenz stört? Wie verhindern Sie, dass ein Konkurrent oder ein Hacker Ihre Konferenz ausspioniert?

Um zu verhindern, dass ein unvorsichtiger Teilnehmer Ihre Besprechung ruiniert, sollten Sie Ihre Besprechungen nach Möglichkeit nicht öffentlich machen. Wenn Sie eine öffentliche Besprechung abhalten müssen, geben Sie sich die Möglichkeit, alle Teilnehmer stumm zu schalten und selbst zu bestimmen, wer seinen Bildschirm freigeben darf.

Apropos Teilnehmerkontrolle: Kontrollieren Sie, wer teilnimmt, indem Sie den Personen, die teilnehmen sollen, direkt einen Link zur Besprechung zur Verfügung stellen. Senden Sie dann eine separate E-Mail mit den Passwörtern an diese Personen. Für noch mehr Sicherheit sollten Sie zufällig generierte Meeting-Codes verwenden (sofern Ihr Tool diese anbietet) und niemals denselben Code zweimal verwenden. Überwachen Sie, wer an der Besprechung teilnimmt, wenn die Teilnehmer hinzukommen. Sobald alle Teilnehmer eingetreten sind, sperren Sie die Veranstaltung.

Als Nächstes sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, wie Sie Ihre Sitzung beenden können - unter welchen Umständen Sie dies tun würden, wer die Befugnis hat, die Sitzung zu beenden und wie dies geschehen soll.

Sichern Sie private Besprechungen. Verlangen Sie für private Besprechungen ein Besprechungspasswort und nutzen Sie Funktionen wie einen Warteraum, um den Zutritt von Gästen zu kontrollieren. Um die Sicherheit zu erhöhen, sollten Sie zufällig generierte Besprechungscodes und sichere Passwörter verwenden und diese nicht wiederverwenden. Geben Sie den Link zu einer Telefonkonferenz nicht in einem frei zugänglichen, öffentlich zugänglichen Beitrag in sozialen Medien weiter. Deaktivieren Sie, wenn möglich, die Möglichkeit, dass Teilnehmer vor dem Gastgeber einer Besprechung beitreten können, und schalten Sie die Teilnehmer beim Eintritt automatisch stumm.

Und schließlich sollten Sie vor jeder Besprechung wissen, wer für die Beendigung einer problematischen Besprechung verantwortlich ist und welche konkreten Schritte ergriffen werden sollten. Sie (und Ihre Organisation) sollten die Antworten auf solche Fragen kennen, da dies eine Frage der Organisationspolitik ist.

Schritt 3: Schützen Sie Ihre Informationen

Bei der Teilnahme an Videokonferenzen werden häufig Informationen weitergegeben (absichtlich oder unabsichtlich), insbesondere wenn es sich um informelle oder regelmäßig stattfindende Treffen handelt. Denken Sie immer daran, dass Sie nie mehr Daten oder Informationen weitergeben sollten, als für das Erreichen der Besprechungsziele erforderlich sind.

Erkundigen Sie sich zunächst bei der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens, ob Sie Gespräche aufzeichnen dürfen oder nicht. Wenn Sie aufzeichnen, informieren Sie alle Teilnehmer über diese Tatsache und erinnern Sie sie ausdrücklich daran, nichts zu sagen, was die Sicherheit oder sogar ihre eigenen persönlichen Angelegenheiten gefährden könnte. Dies geschieht viel zu oft beim "Small Talk" zu Beginn und am Ende von Sitzungen.

Schließen Sie vor der Freigabe Ihres Bildschirms alle Fenster oder Anwendungen, die sensible Daten preisgeben könnten. Machen Sie nur die Inhalte sichtbar, die geteilt werden müssen. Das bedeutet auch, dass Sie die Adressleiste ausblenden sollten, wenn Sie Inhalte von den Intranetseiten Ihrer Organisation anzeigen.

Schritt 4: Schützen Sie alles Persönliche

Videoaufzeichnungssoftware kann manchmal Gespräche "aufzeichnen", die weit entfernt von Ihrem Computer stattfinden. Bevor Sie an einer Videokonferenz teilnehmen, sollten Sie alle Personen in Ihrem Haushalt (oder in Ihrer Umgebung) daran erinnern, dass Sie an einer aufgezeichneten Sitzung teilnehmen, bei der möglicherweise sensible oder persönliche Gespräche aufgezeichnet werden. Um zu vermeiden, dass Sie versehentlich persönliche Details von Gegenständen in Ihrer Wohnung preisgeben, verwenden Sie die Unschärfefunktionen der Software oder stellen Sie sicher, dass Sie die Kamera auf einen unauffälligen Hintergrund richten und die Position beibehalten.

Um die persönlichen Daten Ihrer Kollegen nicht zu gefährden, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Überwachungskamera nicht auf Ihren Bildschirm gerichtet ist. Erwägen Sie auch die Verwendung von Kopfhörern, um das, was sie sagen, zu schützen, besonders wenn Sie mit Mitbewohnern zusammenleben.

Und schließlich sollten Sie Ihr Heimnetzwerk vor Eindringlingen schützen. Ändern Sie zumindest Ihre Wi-Fi-Standardeinstellung in benutzerdefinierte Informationen, die für einen potenziellen Hacker nicht offensichtlich sind. Geben Sie diese Informationen dann nur an Personen weiter, denen Sie vertrauen. Weitere Informationen zur Auswahl von Einstellungen und zur Einrichtung von Passwörtern finden Sie in unserem Top 10 Tips for Secure Remote Work.

Schlussfolgerung: Die Sicherheit von Videokonferenzen ist wichtiger, als die meisten Menschen annehmen

Wie Sie sehen, gibt es einiges zu beachten, bevor Sie Ihre nächste Videokonferenz starten - vor allem, wenn Sie der Gastgeber der Konferenz sind. Probieren Sie die obigen Vorschläge aus und teilen Sie diesen Blog mit Ihren Kollegen, um sich und Ihr Unternehmen zu schützen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit den neuesten Sicherheitsnachrichten in unserem Security Feed.


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