Smart working post-Covid — No l'ufficio non sta andando via

lavoro dall'ufficio

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Se cerchi «lavoro da casa post COVID», il motore di ricerca di Google restituirà circa 7.170.000.000 di risultati (a partire da lunedì 22 giugno 2020). Questo è un sacco di contenuto sul lavoro da casa (smart working).

Quasi ogni settimana ormai, sentiamo che un'azienda ha deciso di andare completamente a distanza fino alla fine dell'anno. E 'il caso per Google, Facebook, Microsoft, Slack, Zillow, Palo Alto Networks, Box, e anche Sagicor — fornitore di assicurazioni più importante dei Caraibi. Abbiamo notato che tutto questo rumore sulle notizie dello smart working implica che l'ufficio sta andando via e che stiamo tutti andando completamente a distanza in un mondo post-Covid-19. Ma lo siamo?

Qual è il futuro dell'ufficio? Qual è il futuro del lavoro a distanza? Quali sono i problemi di privacy e sicurezza che le aziende dovranno affrontare dopo Covid? Come possono le aziende prepararsi a tutto questo? Per approfondire la questione, abbiamo intervistato alcuni dirigenti e leader delle risorse umane di diversi settori, e tutti concordano su una cosa: l'ufficio non sta scomparendo. 

5 motivi per cui l'ufficio è qui per rimanere > Approfondimenti da amministratori delegati e leader delle risorse umane

I. Un ufficio fisico è un segnale forte per il prestigio, branding & fiducia

Secondo Dmytro Okunyev, fondatore del produttore di software di chat di squadra Chanty, «un ufficio fisico è un segno di prestigio, un modo per ritrarre un business come successo per i potenziali clienti e la concorrenza».

Nelson Sherwin, responsabile delle risorse umane di PeopCompare, un broker professionale di organizzazione datore di lavoro, aggiunge che i clienti vogliono vedere un ufficio fisico non solo per il branding, ma perché hanno una sorta di pregiudizio e sfiducia verso una società completamente remota. «I clienti in genere vogliono entrare e visitare, avere riunioni di persona, e fondamentalmente controllare la vostra azienda,» ha detto Nelson, «e non possono farlo attraverso una chiamata Skype.»

James Jason, responsabile delle risorse umane presso la società di intermediazione Mitrade, ha confermato che non importa quanto sia efficace lavorare da casa, i clienti e le altre parti interessate hanno bisogno di uno spazio professionale in cui possano visitare senza sentirsi come stanno violando la privacy di chiunque.

Inoltre, secondo Allison Schworn, Direttore Risorse Umane del produttore di mobili per ufficio Poppin, per molti, un ufficio fisico non è solo raccomandato; è una necessità. «Abbiamo scoperto che i clienti desiderano vedere di persona prodotti fisici per testarli», ha dichiarato Allison.

E Katherine Stone, brand director presso lo studio di architettura Cooper Carry, ha sottolineato che «Uno studio fisico è molto più di un luogo di produttività, è un luogo in cui le persone interagiscono con la missione e l'anima dell'azienda. In altre parole, gli uffici sono la manifestazione fisica del marchio di un'azienda», ha detto Katherine.»

II. Le interazioni sociali sono difficili da replicare in un ambiente completamente per lo smart working

Aristotele una volta disse che «L'uomo è per natura un animale sociale».Questa affermazione rimane vera anche nell'era digitale. Sebbene la tecnologia sia una grande risorsa, «nulla sostituisce la connessione personale», ha dichiarato Ashley Monk, proprietario di IT Media, un'agenzia digitale boutique.

Amie Devero, Managing Director di BeyondBetter, una società di consulenza manageriale e coaching, ha aggiunto che, mentre le nuove tecnologie consentono di replicare le basi della vita d'ufficio, molte interazioni umane si perdono nel processo. «C'è una quantità enorme di dipendenti e sviluppo sociale che avviene attraverso interazioni informali e non pianificate», ha sottolineato Amie. Ha spiegato che questo potrebbe essere «interazioni fatte nella sala relax, una conversazione sentita tra membri di una squadra di cui non fai parte, e il linguaggio del corpo che vediamo quando i membri del team reagiscono alle osservazioni di qualcun altro». Amie ha concluso che, sebbene queste interazioni possano sembrare irrilevanti quando vengono prese individualmente, possono aggiungere fino a «una vasta raccolta di esperienze, apprendimento e migliori relazioni sociali».

Chris Chan, fondatore e CEO presso la società di gestione eventi 3C Strategies LLC, ha concordato con le osservazioni di Amie. «Senza un'area di pausa o una pausa caffè, manca un aspetto essenziale dell'ambiente di lavoro nella costruzione di relazioni interpersonali a livello informale», ha dichiarato Chris. «E mentre le persone stanno bene ora, sarà molto isolante per quelle nuove persone che entrano nella forza lavoro che non conoscono i loro colleghi dipendenti e non hanno un modo casuale per conoscerli in un ufficio.»

Bruce Hogan, CEO della società di ricerca tecnologica Software Pundit, ha ulteriormente sottolineato questa necessità sociale. «Interagire di persona con i membri del team aiuta a costruire obbligazioni», ha dichiarato Bruce. «Senza l'ufficio, non credo che anche gli individui si conoscerebbero».

III. Innovazione & lo sviluppo dei dipendenti potrebbe essere migliore in ufficio

«A Splashtop, abbiamo avuto la fortuna di vedere un enorme aumento della produttività del team, e tutti i membri del team hanno lavorato duramente per fornire il loro miglior lavoro», ha dichiarato Mark Lee, CEO di Splashtop. Proprio di recente, abbiamo pubblicato i risultati di un sondaggio che ha rivelato un aumento della produttività per la maggior parte della forza lavoro che attualmente lavora da casa. Tuttavia, questa produttività può portare a compromessi quando non vengono messe in atto misure adeguate per consentire ai dipendenti di sviluppare e lavorare in modo produttivo da impostazioni remote.

Christian Giordano, Presidente di Mancini Duffy, uno studio di architettura tech-first di New York che ha recentemente compiuto 100 anni e che sta lavorando a stretto contatto con i propri clienti per reimmaginare come sarà il futuro del luogo di lavoro, ha sottolineato che «Le videoconferenze o la condivisione dello schermo non possono replicare gli incontri inaspettati in ufficio che stimolano la creatività e l'innovazione».

Questo perché «le migliori idee e operazioni aziendali sono [spesso] fatte di persona al volo», ha affermato John Cushing, CEO di MNAi, un motore di ricerca finanziario basato su IA basato nel Regno Unito.

Il CEO di 3C Strategies' Chan potrebbe avere una spiegazione per questa diminuzione della creatività e dell'innovazione. «Lavorare da casa ci lascia rimanere con il familiare e rimanere all'interno dei nostri confini normali, riducendo la nostra inclinazione a uscire dalle nostre zone di comfort e routine, il che può ostacolare il pensiero innovativo e l'ideazione.»

Brian Robben, CEO dell'agenzia di marketing digitale Robben Media, ha aggiunto che la migliore formazione e mentoring avviene anche di persona: «Se non c'è ufficio, queste persone sono forzate a imparare da videochiamate e email, che non è la stessa cosa.»

Benjamin Walker, CEO di Transcription Outsourcing, ha sottolineato che può anche essere difficile decidere chi promuovere virtualmente. «Se il tuo capo torna in ufficio, dovresti anche tu tornare in ufficio, perché essere fuori di vista in modo permanente e fuori di mente potrebbe facilmente permettere a qualcun altro di ottenere la promozione per la quale eri in fila» ha detto Ben.

IV. Una visione mista sullo smart working, l'ufficio e i rischi per la salute mentale

Quando un'azienda diventa completamente remota, le linee tra lavoro e fuori lavoro diventano molto sfocate. Amie Deverro di BeyondBetter ha detto che questo è dovuto a una identità di vivere, lavorare, dormire, mangiare e svegliarsi nello stesso ambiente ogni giorno, che porta alla stagnazione mentale.

Perché? Amie ha spiegato che andare in ufficio fornisce un nuovo stimolo: «Sia che si ottenga sul treno, nel traffico, in ufficio, mentre si cammina a pranzo o si vedono nuove persone in ascensore, i nostri cervelli creano nuovi percorsi neurali quando ricevono nuovi input». John Rampton, CEO di Calendar, ha aggiunto che un ufficio fisico aiuta a mantenere un certo tipo di equilibrio tra lavoro e vita privata e che per questo motivo, il suo team è molto entusiasta di tornare in ufficio.

Tuttavia, si potrebbe anche sostenere che lo smart working può effettivamente aiutare la salute mentale: meno tempo trascorso nel traffico, riduzione delle distrazioni durante la giornata lavorativa, rimanere fuori dalla politica d'ufficio e accesso a un ambiente di lavoro più confortevole. Ciò suggerisce che tutto dipenderebbe dal tipo di lavoro coinvolto e se i dipendenti sono estremamente isolati (vivono da soli?), introversi o estroversi.

V. Implicazioni per la sicurezza e l'infrastruttura IT

L'ufficio non si limita a interagire con i colleghi, ma è anche una sede fisica in cui molte aziende conservano hardware, server e macchine IT. È la spina dorsale dell'infrastruttura IT per molte aziende. «Sarebbe un sacco di lavoro e denaro per spostare l'intera cosa solo per ospitare un lavoro completamente remoto da casa,» ha detto Jack Wang, CEO di Amazing Beauty Hair, un negozio di e-commerce di extension e accessori per capelli premium.

C'è anche la componente di sicurezza digitale e affidabilità dell'infrastruttura da considerare, ha spiegato Camilo Barrero, Direttore Senior Director delle operazioni tecnologiche di Ontrack, creatore di soluzioni di monitoraggio dello stato di lavoro. «Anche con Internet ad alta velocità a casa e l'accesso alle VPN aziendali, alcuni uffici forniscono un'infrastruttura tecnica progettata specificamente per i protocolli di sicurezza o per soddisfare determinati tecnici», ha dichiarato Camilo.

A questa conversazione, Nancy Sabino, CEO, e cofondatore del principale fornitore di servizi gestiti IT SabinoComptech, ha aggiunto che l'accessibilità Internet imprevedibile, la larghezza di banda e la sicurezza sono preoccupazioni quando i dipendenti lavorano da casa. E secondo CJ Xia, VP delle Vendite presso il produttore di anticorpi Boster Bio, i dati mostrano che gli hacker stanno prendendo di mira i dispositivi domestici intelligenti, e il Wi-Fi potrebbe essere il centro per loro per attaccare le risorse dell'ufficio.

«Garantire che i dipendenti abbiano la giusta quantità di accesso di cui avranno bisogno per essere produttivi richiede che Internet e altri strumenti remoti per le case dei dipendenti siano gestiti in modo sicuro e corretto», ha detto Nancy di SabinoComptech.

Allora, qual è la conclusione su tutto questo?

Nonostante le valide preoccupazioni sopra menzionate, un numero crescente di persone ancora dichiarano di voler lavorare completamente a distanza. In un recente sondaggio sulla forza lavoro condotto da IBM, il 75% ha indicato che vorrebbe continuare a lavorare a distanza almeno occasionalmente, mentre più della metà (il 54 per cento) vorrebbe che questo fosse il loro modo principale di lavorare. Ci sono molti altri sondaggi là fuori che fanno affermazioni simili, con la maggior parte di questi sondaggi che sostengono che il 60% della forza lavoro vuole andare a distanza. Ma per quanto riguarda l'altro 40%? Tra tutte queste affermazioni, può essere difficile per le aziende decidere cosa potrebbe funzionare meglio per loro.

Ecco perché David Hulsen, CEO e cofondatore di RFP360, creatore di soluzioni software che aiutano le organizzazioni a richiedere informazioni e rispondere alle richieste, ha intervistato i suoi dipendenti per scoprire cosa volevano. Le sue scoperte? Le persone vogliono ancora l'interazione sociale sul posto di lavoro, ma questo non significa che vogliono che le cose tornino in ufficio come al solito. «Ciò significa che le nostre aspettative per l'ufficio si stanno evolvendo e che dobbiamo includere sia lavoratori remoti che offrire uno spazio sociale per le persone di interagire di persona», ha detto David.

A questo, il CEO di Splashtop Mark Lee ha aggiunto che «il genio del lavoro da casa è fuori dalla sua bottiglia, ma nonostante la necessità di un ufficio fisico, le aziende non dovrebbero essere entusiaste di rimetterlo di nuovo nella bottiglia, anche se potrebbero.» Inoltre, ha aggiunto Mark, «mentre non si possono negare i benefici di un ufficio fisico, non si non si possono negare gli incredibili vantaggi del lavoro da casa: riduzione dei costi operativi, accesso a un pool globale di talenti, capacità di attrarre nomadi digitali come la Generazione Z, riduzione del tempo sprecato nel traffico, un aumento della produttività dovuto alla riduzione delle interruzioni del lavoro, alla riduzione dell'impronta di carbonio e alla continuità aziendale».

Che cosa significa questo per l'ufficio e il futuro del lavoro e le domande che abbiamo posto sopra? Ciò significa che ci stiamo muovendo verso un ufficio ibrido: uno spazio di lavoro in cui ambienti di lavoro remoti e fisici si completano a vicenda per offrire il meglio di entrambi i mondi: equilibrio di vita per i dipendenti, interazioni sociali, sicurezza robusta, produttività super carica e costi ridotti per le aziende.

E se sei pronto per l'ufficio ibrido, Splashtop può aiutarti. Come piattaforma che supporta decine di milioni di utenti, consentiamo alle organizzazioni di adottare il modo moderno di lavorare, in modo sicuro ed efficiente da qualsiasi luogo, per aiutare le organizzazioni di vari settori a creare una forza lavoro produttiva e più potente.

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