Il futuro del lavoro è l'ufficio ibrido ed ecco come ti ci puoi preparare

ufficio ibrido

In un recente articolo, abbiamo esplorato il futuro del lavoro con CEO e leader delle risorse umane in diversi settori. Le nostre scoperte? L' ufficio non se ne andrà. E allora che mi dici dell'esplosione del lavoro a distanza? Se l'ufficio non se ne va, non significa che il lavoro a distanza non si attaccherà? Non necessariamente. In definitiva, ciò che abbiamo concluso dalla nostra discussione sul futuro del lavoro è che il futuro è ibrido.

Che cos'è un ufficio ibrido e come possono le aziende prepararsi per la creazione di una forza lavoro ibrida? Come suggerisce il nome, l'ufficio ibrido è una configurazione di ufficio in cui i dipendenti hanno la flessibilità di lavorare dall'ufficio o da qualsiasi altra parte hanno accesso agli strumenti necessari per svolgere il loro lavoro.

Quali sono i requisiti e le politiche di sicurezza che le aziende devono mettere in atto? Che tipo di infrastruttura per uffici devono mettere in atto le imprese per prepararsi al futuro del lavoro? Quali sono le attrezzature e gli strumenti necessari per supportarlo? Ottieni una risposta a tutte queste domande e scopri come configurare il tuo ufficio ibrido in 3 semplici passaggi.

I. Definire un criterio di ufficio ibrido

Quando COVID19 ha colpito e ha costretto le aziende a lavorare da remoto, la parte più difficile era non estendere le capacità di lavoro da remoto; COVID19 stava implementando e guidando i dipendenti a lavorare da remoto. Poiché molti non avevano lavorato a distanza prima, non avevano esperienza su come farlo in modo produttivo. È stato anche rapidamente scoperto che non tutti i dipendenti sono idonei a lavorare a distanza. Mettendo in atto una politica di ufficio ibrida, i datori di lavoro possono garantire che i dipendenti seguano le giuste linee guida. Ecco come impostare un criterio per un ufficio ibrido.

  1. Definisci chiaramente a chi si applica il criterio — Fate sapere quali membri dell'azienda possono lavorare da casa. Forse i nuovi dipendenti sono tenuti a lavorare in ufficio per i primi 30 giorni per facilitare il loro inserimento? Forse alcune posizioni non possono essere remote? Qualunque siano le risposte a queste domande, assicurati di aggiungerle ai tuoi criteri.
  2. Impostate le aspettative e le linee guida per quando i dipendenti possono essere remoti e quando devono svolgere un lavoro in ufficio . Quando si imposta l'ufficio remoto, si prevede che i dipendenti lavorino tre giorni da casa e due giorni in ufficio? State pensando di mettere in atto un'indennità per giorni remoti e di dare ai dipendenti la piena autorità su quando utilizzarli? Oppure, vuoi che i manager definiscano l'indennità remota per il loro team? Hai intenzione di lasciarlo completamente aperto? Ci sono riunioni in loco da non perdere? Quante ore devono impiegare i lavoratori a distanza ogni giorno? C'è molto da considerare. Elenca tutti gli scenari possibili e assicurati di includere le linee guida per ogni elemento nella tua politica.
  3. Comunica il modo in cui i dipendenti lavoreranno da casa : i dipendenti devono spostare i computer dell'ufficio a casa o devono accedervi in remoto a seconda della necessità? Esiste uno strumento di desktop remoto che può utilizzare per accedere ai computer in remoto? Quali app devono utilizzare i membri del team per comunicare tra loro? Qualunque sia gli strumenti che hai in atto, assicurati che tutti sappiano cosa siano e come usarli.
  4. Sottolinea eccessivamente la sicurezza — Questo è davvero importante. Viviamo nell'era digitale e gli hacker di tutti i giorni lavorano di più per violare i muri di sicurezza. Mentre non c'è una sicurezza perfetta, non renderlo facile per loro. Assicurati di seguire tutte le linee guida sulla sicurezza. Descrivili nei tuoi criteri e assicurati che il tuo team sappia come seguire tali linee guida.

II. Rivedi lo spazio dell'ufficio e configuralo per raggiungere i tuoi obiettivi chiaramente definiti

Va da sé — ma avete bisogno di un grande ufficio se i dipendenti arrivano solo pochi giorni alla settimana, forse anche pochi giorni al mese? Probabilmente no. Allora, come si fa a sfruttare al meglio il proprio ufficio fisico? Esplora i motivi per cui volevi avere un ufficio ibrido in primo luogo.

Bilancio di vita per i dipendenti? Interazioni sociali? Sicurezza robusta? Produttività super carica? Riduzione dei costi per la vostra azienda? Perché è così importante? Questo definirà come si imposta il vostro spazio ufficio. Ecco quante aziende parzialmente remote stanno configurando il proprio spazio di lavoro.

Ad esempio, l'ufficio di Base Camp è strutturato più come luogo di incontro rispetto alla tradizionale configurazione dell'ufficio. In un'intervista con FastCompany, il CEO dei Camps Base Jason Fried ha detto di aver progettato l'ufficio della sua azienda per simulare come sarebbe stato se nessuno fosse effettivamente in ufficio.

« Se sei a casa in una seconda camera da letto o non c'è nessuno durante il giorno, non sei distratto. Sei in un ambiente che puoi controllare per la maggior parte, e lavori in isolamento e entra in un lavoro profondo e [non sono] infastiditi da altre persone. Volevamo creare uno spazio ufficio per simulare i vantaggi di questo, ma anche dare la possibilità alle persone di riunirsi in un ambiente con il suono controllato.»
— Jason Fried, CEO di Basecamp.

Quindi cosa significa questo per te? Se i tuoi obiettivi per la configurazione di un ufficio sono i motivi menzionati in precedenza, devi configurare il tuo ufficio per promuovere la collaborazione, aumentare la produttività e la sicurezza. Ciò significa che il tradizionale design fianco a fianco del cubicolo probabilmente non avrà senso. Potresti voler optare per le scrivanie rotanti, investendo in spazi più socialmente interattivi per consentire ai dipendenti di socializzare e collaborare. Forse significherebbe sostituire la sala caffè con un luogo lounge?

E, se l'ufficio viene utilizzato come segnale di marca per impressionare potenziali clienti, forse dovreste investire in una sala conferenze all'avanguardia. Inoltre, se l'ufficio sarà più vuoto che pieno, forse non avete bisogno di tante sale riunioni? Inoltre, se avete intenzione di utilizzare il vostro ufficio per ospitare un social trimestrale, forse dovreste investire nella costruzione di uno spazio sociale sorprendente dove il vostro team può socializzare trimestrale. E ovviamente, è necessario prendere in considerazione un progetto che soddisfi le più alte normative sanitarie per proteggere la vostra organizzazione in situazioni come l'attuale pandemia COVID19.

Queste sono solo alcune aree da esplorare. La linea di fondo è che è necessario definire ciò che si sta cercando di realizzare e progettare il vostro spazio di conseguenza.

III. Investi negli strumenti e nella tecnologia giusti per supportare in modo efficiente il tuo team ibrido

Quali sono gli strumenti necessari per consentire al team di lavorare da remoto, produttivo e sicuro? Dovete acquistare computer remoti e computer da ufficio per i dipendenti? Dovete duplicare le licenze per il software utilizzato dal vostro team in modo che possano utilizzarle sia in ufficio che in qualsiasi altro luogo di lavoro? Questi sono gli strumenti di cui avete bisogno.

1. Per accesso remoto —> BYOD + Splashshtop accesso remoto

BYOD + REMOTE ACCESSO = La combinazione perfetta di tecnologia per consentire una forza lavoro ibrida

Per molto tempo, il modo tradizionale di lavorare da remoto è stato attraverso la rete VPN di un'azienda. Si è dimostrato che questo non è ottimale e scalabile per consentire a una forza lavoro remota: il VPN è costoso e così difficile da scalare e con prestazioni inaffidabili. È diventato ovvio che l'accesso remoto è il modo migliore e ottimale per abilitare una forza lavoro ibrida. Ecco come funziona.

  1. accesso remotoAccesso remoto consente agli utenti di accedere ai computer di lavoro tramite qualsiasi computer personale Windows o Mac o anche dispositivi mobili iOS o Android. Ciò consente alle aziende di sfruttare i dispositivi personali già disponibili per i dipendenti (laptop, tablet, smartphone). Questo set up è stato di tendenza per un po'. Il criterio BYOD (portare il dispositivo) — Un BYOD (portare il dispositivo) consente ai dipendenti di accedere a reti o sistemi correlati al lavoro utilizzando i propri dispositivi personali, ad esempio laptop, smartphone e tablet. Con Accesso remoto e BYOD, non è necessario investire in dispositivi duplicati o licenze software perché quando i dipendenti utilizzano l'accesso remoto, possono connettersi al computer locale e utilizzarlo come se ci fossero seduti davanti.

Cosa cercare quando si sceglie una soluzione di accesso remoto –> Affidabilità, sicurezza, costi e facilità d'uso

Mentre ci sono molti strumenti di accesso remoto là fuori, la maggior parte di essi sono ingombranti, troppo costosi, o non abbastanza sicuri. Ecco dove Splashtop consegna. Splashtop è la soluzione di accesso remoto più conveniente del mercato, con prezzi spesso 80% inferiori rispetto alla concorrenza, sicurezza di livello enterprise e funzionalità come lo streaming 4K per tutte le sessioni remote. Qui puoi trovare maggiori informazioni su Splashtop e sulle nostre soluzioni di accesso remoto e provarli gratuitamente senza impegno o carta di credito.

Detto questo, ecco cosa dovresti cercare in qualsiasi soluzione di accesso remoto, che si tratti di Splashtop o di un'altra:

  • Funzionalità Single Sign-On (SSO), per garantire che le password dei dipendenti soddisfino i requisiti di conformità e sicurezza
  • Autenticazione del dispositivo; la maggior parte delle VPN non dispone di questa funzionalità
  • Autenticazione a più fattori
  • Supporto per portare il tuo dispositivo (da casa) anziché richiedere agli utenti remoti di utilizzare dispositivi rilasciati dall'azienda per garantire la loro sicurezza
  • Funzionalità click-and-connect, al contrario della configurazione dolorosa, tempi lunghi per la connessione e spesso rallentano le prestazioni delle soluzioni basate su VPN
  • Aggiornamenti automatizzati dell'infrastruttura e del software, poiché basandosi sull'aggiornamento manuale, come necessario per le VPN, non solo espone rischi per la sicurezza, ma causa anche problemi di inattività e compatibilità
  • Soluzione ad alte prestazioni e bassa latenza in grado di supportare lo streaming di video HD, migliorando così la produttività dell'utente
  • Scalabilità semplice e veloce per migliaia di utenti
  • Nessun requisito per la configurazione dell'hardware gateway in ogni sito remoto
  • La possibilità per l'IT di controllare i trasferimenti di file e la stampa remota (ad esempio, disabilitarli o abilitarli)
  • Registri leggibili dall'uomo, registrazione delle sessioni, monitoraggio e reporting facili

2. Per la gestione dei progetti: ProofHub, Trello, Monday e Workfront.

3. Per la comunicazione in tempo reale: Slack, Skype e Zoom.

4. Per la collaborazione: Google Drive, Microsoft Teams e Confluence.

5. Per il monitoraggio del team & Gestione: Hubstaff, Officevibe e JotForm.

Puoi saperne di più su tutti questi strumenti qui.

Sebbene si tratti di un elenco non esaustivo, esso copre gli elementi cruciali da considerare quando si imposta il proprio HYBRID OFFICE e consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo in modo produttivo. Hai altre domande e hai bisogno di aiuto per configurare il tuo team remoto? Contattaci in qualsiasi momento. Puoi anche iniziare a usare una versione di prova gratuita dell'accesso remoto cliccando sul link sottostante.


Potresti anche essere interessato a:

Smart working Post COVID 19 — No, l'ufficio non sta andando via

Splashtop lavoro da casa Sondaggio 2020

Il genio del lavoro da casa è fuori dalla bottiglia: ora come si implementa la sicurezza?