Riconsidera l'ambiente di lavoro tradizionale nell'era dello smart working

L'era dello smart working > moda o tendenza?

Anche se noi di Splashtop siamo stati pionieri nel software di accesso remoto per il telelavoro per molti anni, fino a poche settimane fa, lavorare da casa non era la norma per noi. È solo di recente che abbiamo portato l'azienda a funzionare a distanza. A causa del COVID19 e del distanziamento sociale, stiamo assistendo a una corsa per implementare lo smart working. Ora è più importante che mai ripensare l'ambiente di lavoro per i posti di lavoro che lo consentono.

Contrariamente alla credenza popolare e a tutto quello scritto sulle notizie, lavorare da casa non è un nuovo concetto. È un trend da molto prima dell'avvento del COVID19. E questa tendenza è stata globale, quindi i lavoratori negli Stati Uniti non sono certamente gli unici a fare lo smart working.

Uno studio del 2018 ha scoperto che «più di due terzi delle persone in tutto il mondo (70%) lavorano fuori dall'ufficio almeno una volta alla settimana, per CNBC. E, il 53% lavora almeno la metà del tempo a distanza.» Secondo il Bureau of Labor Statistics, negli Stati Uniti, circa il 16% della forza lavoro, che rappresenta più di 26 milioni di americani, lavora a distanza.

Data questa tendenza innegabile, perché c'è una tale resistenza allo smart working e perché così tante imprese erano impreparate quando scoppiò il COVID19?

La resistenza principale allo smart working > La necessità di mantenere il controllo 

Telelavoro e micro-gestione

Per molto tempo, la tradizione del manager-controller è stata popolare, con la convinzione che essere presenti sia visto come un segno di coinvolgimento dei lavoratori.

Come puoi assicurarti che i dipendenti lavorino senza essere in grado di vederli? Come si può misurare la loro produttività a distanza?

Molte domande e incertezze rimangono legate al concetto dello smart working.

La realtà è che la maggior parte dei telelavoratori tendono a lavorare molto più di quelli seduti in ufficio.

A Splashtop, possiamo attestare che questo è il caso. Da quando siamo diventati virtuali abbiamo visto un alto rendimento da tutto il team. Tutti danno il 100%...o più!

I vantaggi dello smart working

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  1. Aumento della produttività
  2. I telelavoratori evitano di spendere tempo per spostarsi da e verso il lavoro, in modo che siano meno stanchi e godano di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

    Poiché anche i telelavoratori sono soggetti a meno stress diretto e a meno interruzioni rispetto all'ufficio, hanno generalmente una maggiore concentrazione e sono quindi molto più produttivi che in un ambiente lavorativo occupato.

    Di conseguenza, la maggior parte di loro ha molta più energia ed entusiasmo in modo da poter dare il 100%.

    Uno studio di Harvard Business Review ha effettivamente scoperto che i telelavoratori lavorano l'equivalente di quasi un giorno in più alla settimana rispetto ai loro colleghi in ufficio. E uno studio di Stanford di due anni mostra un incredibile aumento della produttività del lavoro da casa.

  3. Costi operativi ridotti
  4. Secondo PGI, il risparmio medio immobiliare con telelavoratori a tempo pieno è di 10.000 dollari per dipendente all'anno. E anche le aziende che consentono ai dipendenti di lavorare da casa solo per pochi giorni alla settimana possono beneficiare. Alcuni di questi risparmi provengono da una riduzione del congedo per malattia — una spesa che è molto alta negli Stati Uniti: $1.800 all'anno per dipendente.

  5. Maggiore attrattiva come datore di lavoro
  6. La rivoluzione digitale e ora il COVID19 hanno cambiato irreversibilmente il mondo. Per le nuove generazioni, come Generazione Z e Millennials, il telelavoro non è più facoltativo ma un fattore importante nella scelta del datore di lavoro. Secondo un sondaggio condotto da Vocazioni Virtuali, 79.5% di Millennials intervistati ha detto che il telelavoro è il loro principale tipo di lavoro. Così, per rimanere competitivi e continuare ad attrarre i migliori talenti, le aziende dovranno affrontare questa nuova realtà offrendo la possibilità di telelavoro ai propri dipendenti.

Come impostare correttamente lo smart working all'interno dell'azienda

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Fase 1 — Stabilire una politica di telelavoro

– Definisci per chi è il criterio. Identifica le posizioni e i ruoli idonei per il telelavoro.

— Specifica quando il telelavoro sarà consentito su base regolare, occasionale o eccezionale, come i giorni di telelavoro a causa di appuntamenti del medico, assistenza all'infanzia o qualsiasi altro motivo.

— Definisci le aspettative — Quante ore hanno i lavoratori remoti per lavorare ogni giorno? Assicurarti che i loro obiettivi e le aspettative associate siano chiare e coerenti. Se vuoi inoltre che i dipendenti comunichino tra loro quando lavorano in remoto per mantenere un'elevata produttività, specifica questa opzione.

— Comunica il modo in cui i dipendenti lavoreranno da casa — I dipendenti devono portare a casa i propri computer desktop o lasciarli in ufficio? Possono utilizzare uno strumento di desktop remoto per accedere al computer da remoto? Quali applicazioni dovranno utilizzare i membri del team per comunicare tra loro? Qualunque siano gli strumenti che hai in atto, assicurati che tutti sappiano come usarli.

— Rendi la sicurezza una priorità — Ricorda ai dipendenti l'importanza della sicurezza. Elenca tutte le regole aziendali relative alla sicurezza dei dati e dei dispositivi.

Una volta che avrai messo in atto i tuoi criteri, sarai pronto per iniziare a testarla su un piccolo gruppo di dipendenti. Una volta testato e raffinato, implementa il telelavoro al resto dell'azienda. Leggi di più qui.

Fase 2 — Impostare i 5 strumenti dello smart working necessari

  1. Gestione dei progetti — Trello, monday.com, Workfront.
  2. Comunicazione in tempo reale — Slack, Skype o Zoom.
  3. Collaborazione: Google Drive, Microsoft Teams o Confluence.
  4. Tracciamento e gestione del team — Hubstaff, Officevibe o JotForm.
  5. Accesso remoto Splashtop — Splashtop Business Access non è solo facile da usare, ma anche molto sicuro e conveniente. Più di 30 milioni di persone in tutto il mondo usano Splashtop. Puoi iniziare con una prova gratuita qui.

Fase 3 — Manteni un'atmosfera positiva e umana

Per un'implementazione di successo dello smart working, è importante ricordare che, soprattutto, la componente delle persone è la più importante. La sfida più grande del telelavoro è spesso un eccessivo controllo dei dipendenti con strumenti di produttività e dello smart working.

Quando non vediamo dipendenti, siamo spesso tentati di esaminarli di più. Risponde alle email? Quanto tempo ci impiega per farlo? Da quanto tempo è connesso?

Ricorda che la cosa più importante è il risultato e mostra ai tuoi dipendenti che ti fidi di loro. —>Questo creerà un'atmosfera di fiducia ed energia positiva.

Le nostre previsioni per il futuro > lo smart working non sarà più opzionale

futuro dello smart working

Possiamo già vedere che COVID19 ha causato un'esplosione forzata di telelavoro a livello globale. Rivoluzione forzata o no, è certo che lo smart working rimarrà incisa nel DNA della maggior parte delle aziende.

Riteniamo che le imprese che ne trarranno beneficio siano quelle che saranno in grado di raggiungere un equilibrio in questo nuovo mondo dello smart working.

«Per noi, questo equilibrio può includere l'offerta ai nostri dipendenti l'opportunità di lavorare da casa un paio di volte alla settimana. Forse cambieremo completamente idea dopo la crisi? Niente è certo. Ciò che è chiaro — ripenseremo seriamente la nostra concezione dell'ambiente di lavoro. Siamo pronti per l'era del telelavoro.» - Mark Lee, CEO di Splashtop


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