En el mundo actual en el que el trabajo a distancia es esencial, contar con las herramientas adecuadas es fundamental para mantener la productividad y la colaboración mientras se trabaja desde casa. Con la creciente necesidad de una comunicación fluida, un intercambio seguro de archivos y una gestión eficaz de proyectos, la elección del mejor software puede marcar la diferencia.
Este blog destaca las diez mejores herramientas de software que pueden mejorar tu experiencia de trabajo remoto, al ofrecerte los recursos necesarios para mantenerte conectado, organizado y eficiente, sin importar desde dónde estés trabajando. Tanto si eres un colaborador particular como si formas parte de un equipo, estas herramientas están diseñadas para ayudarte a prosperar en un entorno de trabajo desde casa.
Dicho esto, aquí están los 10 tipos de herramientas de software que tú y tu equipo necesitáis para que podáis ser productivos mientras disfrutáis de las ventajas de trabajar desde casa:
Gestión de Proyectos
Comunicación en Tiempo Real
Colaboración
Equipo de Vigilancia y Gestión
Software de seguimiento del tiempo
Herramientas de gestión de contraseñas
Aplicaciones para tomar notas y organizar
Herramientas de pizarra en línea
Software de firma digital
Acceso remoto
Funciones imprescindibles para el software de trabajo remoto
Seleccionar el software adecuado para el trabajo remoto va más allá de elegir herramientas populares. Se trata de garantizar que esas herramientas satisfagan las demandas específicas de un entorno remoto. Estas son las funciones clave que debes buscar:
Compatibilidad multiplataforma: el software debe funcionar a la perfección en diferentes sistemas operativos y dispositivos, incluidos ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Esto garantiza que los miembros del equipo puedan seguir siendo productivos independientemente de su dispositivo o ubicación.
Interfaz fácil de usar: una interfaz sencilla e intuitiva es crucial para minimizar la curva de aprendizaje y garantizar que todos los miembros del equipo, independientemente de su experiencia técnica, puedan utilizar el software de forma eficaz. Esto conduce a tasas de adopción más altas y menos tiempo dedicado a la formación.
Medidas de seguridad férreas: con el trabajo remoto, la seguridad de los datos es primordial. Busca software que incluya cifrado de extremo a extremo, autenticación multifactor y cumplimiento de las regulaciones de la industria (como RGPD o HIPAA) para proteger la información confidencial de violaciones y amenazas cibernéticas.
Escalabilidad: a medida que tu equipo crece, también debería hacerlo tu software. Las herramientas escalables te permiten agregar a más usuarios, integrarte con otras plataformas y expandir funcionalidades sin perder rendimiento ni requerir una revisión completa de tus sistemas.
Personalización: la capacidad de adaptar el software a tus necesidades específicas, ya sea a través de paneles personalizables, flujos de trabajo o integraciones, puede mejorar en gran medida la productividad y garantizar que las herramientas trabajen para ti y no al revés.
Atención al cliente y formación: un servicio de atención al cliente y el acceso a los recursos de formación son esenciales para solucionar problemas rápidamente y sacar el máximo partido a tu software. Busca a proveedores que ofrezcan opciones de soporte integrales, como chat en vivo, tutoriales y bases de conocimientos.
Al priorizar estas funciones, puedes asegurarte de que tu configuración de trabajo remoto esté equipada con las herramientas necesarias para fomentar la eficiencia, la seguridad y la colaboración fluida, sin importar dónde se encuentre tu equipo.
Las Mejores Herramientas de Software para Trabajar Desde Casa
Gestión de Proyectos
Cuando trabajas en múltiples proyectos que involucran a diferentes partes interesadas que son responsables de tareas diferentes, la organización puede ser todo un quebradero de cabeza. Trabajar desde casa puede hacer que sea aún más difícil mantener a todo el mundo en sintonía.
Las herramientas de gestión de proyectos realizan un seguimiento de los mapas de ruta de los proyectos en tiempo real a través de paneles por internet. Esto significa que incluso si estás trabajando de forma remota, seguirás sabiendo qué tareas que se te han asignado deben realizarse y cuál es el estado de otras tareas en el proyecto.
Las principales herramientas de gestión de proyectos incluyen ProofHub, Trello,monday.com, y Workfront.
Comunicación en Tiempo Real
Hablando de que los equipos se mantengan informados, también tienes que asegurarte de que todas las líneas de comunicación estén abiertas y sean fácilmente accesibles. La parte de accesibilidad es especialmente importante porque si alguien que se toma un día del TDC se pierde una conversación importante y no hay forma de que acceda a lo que se ha discutido, se quedará atrás.
Las herramientas de comunicación en tiempo real permiten a equipos enteros publicar mensajes dentro de grupos relevantes, de modo que es fácil para un trabajador a distancia contribuir a una conversación, o ponerse al día con mensajes anteriores si estaban ocupados antes. Otras herramientas te permiten hablar como si estuvieras cara a cara a través de llamadas telefónicas o videochats alojados en Internet.
Entre las principales herramientas de comunicación en tiempo real se incluyen Slack, Skype y Zoom.
Colaboración
Cuando varias personas trabajan juntas en una tarea, puede ser casi imposible colaborar cuando alguien trabaja de forma remota. El software de colaboración permite que los trabajadores remotos contribuyan a los archivos compartidos para que aún puedan trabajar con un equipo en tiempo real.
Entre las herramientas de colaboración populares se incluyen Google Drive, Microsoft Teams y Confluence.
Equipo de Vigilancia y Gestión
Esto es para el líder del equipo. Si necesitas trabajar desde casa, o los miembros de tu equipo están trabajando desde casa, entonces es importante que todavía tengas la capacidad de asegurarte de que todos en tu equipo están comprometidos y contribuyendo.
Hay herramientas que te permiten encuestar a tu equipo sobre su compromiso y cómo se sienten sobre su trabajo. También hay herramientas que te permiten saber cuán activo es tu equipo mediante el seguimiento del teclado, el ratón, la aplicación y otras métricas de uso. Estas herramientas te ayudan a mantener a tu equipo motivado, a la vez que te alertan cuando un miembro del equipo se está quedando atrás.
Entre las herramientas de software para el control y la gestión de equipos se incluyen Hubstaff, Officevibe y JotForm.
Software de seguimiento del tiempo
El software de seguimiento del tiempo es esencial para gestionar la productividad y garantizar la responsabilidad en un entorno de trabajo remoto. Estas herramientas ayudan tanto a los empleados como a los gerentes a controlar la cantidad de tiempo dedicado a tareas, proyectos o trabajo con clientes. A menudo incluyen funciones como el registro automático del tiempo, la introducción manual del tiempo y los informes, que proporcionan información sobre los patrones de trabajo y la eficiencia.
Las populares herramientas de seguimiento del tiempo se integran con el software de gestión de proyectos y facturación, lo que facilita la optimización de los flujos de trabajo y garantiza una facturación precisa. Mediante el uso de software de seguimiento del tiempo, los equipos pueden mejorar la gestión del tiempo, cumplir los plazos y mantener la transparencia en los entornos de trabajo remoto.
Herramientas de gestión de contraseñas
Las herramientas de gestión de contraseñas son cruciales para proteger el acceso a varias cuentas y servicios, especialmente cuando se trabaja de forma remota. Estas herramientas almacenan y gestionan contraseñas en una caja fuerte cifrada, lo que facilita a los usuarios la generación y recuperación de contraseñas seguras y únicas sin necesidad de recordarlas todas. Además, muchos gestores de contraseñas ofrecen funciones como autocompletar, compartir contraseñas y alertas de seguridad para cuentas comprometidas.
Mediante el uso de un gestor de contraseñas, los trabajadores remotos pueden asegurarse de que sus credenciales estén seguras, lo que reduce el riesgo de violaciones y mejora la ciberseguridad general.
Aplicaciones para tomar notas y organizar
Las aplicaciones de organización y toma de notas ayudan a los trabajadores remotos a realizar un seguimiento de la información, las ideas y las tareas importantes de forma estructurada. Estas herramientas suelen incluir funciones como notas de búsqueda, listas de tareas pendientes, recordatorios y la capacidad de organizar el contenido en blocs de notas o carpetas. Se pueden sincronizar entre dispositivos, lo que permite a los usuarios acceder a sus notas desde cualquier lugar.
Las aplicaciones populares para tomar notas también se integran con otras herramientas como calendarios y software de gestión de proyectos, lo que ayuda a los usuarios a mantenerse organizados y al tanto de su trabajo, sin importar dónde se encuentren.
Herramientas de pizarra en línea
Las herramientas de pizarra en línea son ideales para la lluvia de ideas, la planificación y la colaboración en tiempo real con los miembros del equipo. Estas pizarras digitales permiten a los usuarios dibujar, escribir y organizar ideas visualmente, imitando la experiencia de una pizarra física en un espacio virtual. Entre las funciones a menudo de incluyen notas adhesivas, herramientas de dibujo, plantillas y la capacidad de cargar y anotar documentos.
Las pizarras en línea son especialmente útiles para los equipos remotos que necesitan colaborar en proyectos creativos, planificar flujos de trabajo o realizar reuniones interactivas, lo que fomenta un entorno de trabajo más atractivo y productivo.
Software de firma digital
El software de firma digital agiliza el proceso de firma de documentos de forma remota, ya que elimina la necesidad del papeleo físico. Estas herramientas permiten a los usuarios firmar, enviar y gestionar documentos de forma segura, lo que garantiza que los contratos, acuerdos y otros documentos importantes se puedan completar desde cualquier lugar. Las firmas digitales son legalmente vinculantes y, a menudo, vienen con registros de auditoría, encriptación y cumplimiento de regulaciones como eIDAS y ESIGN.
Mediante el uso de software de firma digital, los trabajadores remotos y las empresas pueden acelerar las aprobaciones, reducir los tiempos de respuesta y mantener la integridad de sus documentos.
Software de acceso remoto
¿Alguna vez has necesitado acceder a un archivo o aplicación importante en el ordenador de tu trabajo, sólo para no tener suerte porque no estabas en la oficina?
El software de acceso remoto hace que los ordenadores de tu trabajo estén accesibles en cualquier momento. Puedes acceder al ordenador de tu trabajo desde casa y usarlo como si estuvieras sentado frente a él. Abre cualquier archivo y usa cualquier aplicación en el ordenador de tu trabajo mientras te conectas de forma remota desde cualquier otro dispositivo.
La mejor herramienta de acceso remoto para trabajar desde casa es Splashtop Business Access.
Además, Splashtop ofrece descuentos de acceso remoto para licencias masivas para que equipos enteros puedan trabajar desde casa.
Maximizar la eficiencia con el software de trabajo remoto
Para aprovechar realmente las ventajas del trabajo remoto, es esencial utilizar la combinación correcta de herramientas que mejoren la productividad, agilicen los flujos de trabajo y garanticen una comunicación fluida entre todo el equipo.
Al integrar varias soluciones de software, como herramientas de gestión de proyectos, aplicaciones de seguimiento del tiempo y acceso remoto, puedes crear un entorno de trabajo remoto cohesionados en el que las tareas se completen de manera eficiente, se cumplan los plazos y la colaboración se produzca sin problemas. Revisar y actualizar regularmente tu pila de software en función de las necesidades cambiantes de tu equipo también puede contribuir a la eficiencia y el éxito continuos.
Protege tu entorno de trabajo remoto con el software y las herramientas adecuados
La seguridad es una preocupación crítica en cualquier configuración de trabajo remoto. Garantizar que tu entorno de trabajo remoto sea seguro comienza con la selección de herramientas que ofrezcan funciones de seguridad férreas. Las herramientas de gestión de contraseñas ayudan a proteger el acceso a tus cuentas, mientras que el software de firma digital garantiza la integridad de los documentos importantes.
Además, el uso de un software de escritorio remoto seguro, como Splashtop, permite un acceso seguro y encriptado a tus ordenadores de trabajo desde cualquier lugar. Al elegir herramientas con protocolos de seguridad férreos, puedes proteger la información confidencial y mantener un entorno de trabajo remoto seguro y productivo.
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Herramientas de mejora de la productividad que te permiten transferir archivos entre ordenadores, imprimir documentos de forma remota, compartir tu pantalla y más.
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