Case Study Thuiswerken : Thuiswerken invullen met Splashtop

Aan het begin van het jaar vloog het leiderschapsteam van Splashtop naar China, Taipei en Japan voor de jaarlijkse bijeenkomst met onze Azië-teams.

Toen ze vertrokken, was het tijdens een feestelijke tijd voor de start van het nieuwe Chinese jaar en vieringen voor het Jaar van de Rat.

Niemand kon zich voorstellen dat Splashtop en vele andere bedrijven in Azië een paar weken later hun kantoren zouden sluiten vanwege de uitbraak van het coronavirus.

Mark Lee, de CEO van Splashtop, is er vast van overtuigd dat "Door zich niet voor te bereiden, bereiden bedrijven zich voor om te mislukken."

Onder leiding van Mark heeft Splashtop snel preventieve maatregelen genomen om het personeel te beschermen en het bedrijf draaiende te houden: 

• In China, Taipei en Japan hebben we alle medewerkers gevraagd om thuis te werken

• We hebben alle internationale zakelijke reisplannen voor alle kantoren geannuleerd

• In de VS en de EU hebben we alle werknemers met een zwak immuunsysteem gevraagd om onmiddellijk thuis te gaan werken. Degenen zonder een kwetsbaar immuunsysteem werden aangemoedigd tot thuiswerken als ze zich ziek voelden of in de buurt van iemand die ziek was.

• We hebben PTO-papierwerk in de wachtrij gezet, zodat elke medewerker die thuiswerekn nodig had, dit onmiddellijk kon doen zonder een formulier in te vullen.

• In open ontwerpbureaus verminderden we vergaderingen, deelden we handdesinfecterende middelen uit en installeerden we luchtreinigers

• We hebben veelvuldig gecommuniceerd over de noodzaak om handen te wassen en alle medewerkers op de hoogte gehouden van recente ontwikkelingen

"We hebben al deze maatregelen genomen in de veronderstelling dat de uitbraak in de komende warme maanden onder controle zou zijn. Voor het geval de uitbraak verergert, hebben we een infrastructuur opgezet waarmee het hele bedrijf volledig op afstand kan werken", aldus Mark Lee, CEO van Splashtop.

Hoe werkt Splashtop-software en waarom is toegang op afstand via Splashtop beter dan VPN?

Hoewel veel bedrijven VPN gebruiken om thuis te werken, zijn veel bedrijven niet groot genoeg om VPN's financieel of technisch te ondersteunen, omdat VPN's veel IT-tijd en -aandacht vergen en vrij duur zijn om op te zetten en te onderhouden. Splashtop is niet alleen kosteneffectief, maar ook eenvoudig in te stellen, veilig en betrouwbaar.

Door het gebruik van Splashtop-software voor externe toegang kunnen alle werknemers efficiënt vanuit huis werken door toegang te krijgen tot hun werkcomputer vanaf elk ander apparaat dat op internet is aangesloten, zoals mobiele telefoons, tablets en pc's.

"Ik heb een Splashtop Business Remote Access-abonnement en een notebook met Streamer geïnstalleerd op het kantoornetwerk. Ik gebruik Splashtop om toegang te krijgen tot mijn kantoornotebook vanaf mijn thuiscomputers en mobiele apparaten om toegang te krijgen tot die bronnen op het kantoornetwerk.

Thuiswerken met Splashtop-software is beter dan mijn computer mee naar huis nemen, omdat veel bronnen zich op het kantoornetwerk bevinden en sommige beperkt zijn tot toegang vanaf het kantoornetwerk. Het is ook veiliger dan mijn werkcomputer mee naar huis te nemen en rechtstreeks verbinding te maken via mijn thuisnetwerk.

Wat als ik de computer kwijtraak of als iemand mijn netwerk heeft gehackt? Splashtop-software voor externe toegang voegt een extra beschermingslaag toe, zodat ik snel en veilig elk bestand van de kantoorbestandsserver kan ophalen."
– Alex Wu, Azië-manager

Thuiswerken is geen waterdicht plan

Toen Splashtop voor het eerst het thuiswerk-initiatief in Azië lanceerde, hadden we het geluk toegang te hebben tot externe software.

Logistiek was een grote uitdaging. We breiden snel uit en dat betekent dat er nieuwe medewerkers in klantgerichte functies zijn.

Hoewel het een zware uitdaging is om ervoor te zorgen dat iedereen is opgeleid, voldoende ondersteuning heeft en op de hoogte is van hun taken, komen we daar door te communiceren en processen voortdurend bij te werken.

De grootste uitdaging waarmee we werden geconfronteerd, was het onvermogen om ad-hocvergaderingen te houden, een essentieel onderdeel van een snelle startup zoals de onze. Deze ad-hocvergaderingen vertegenwoordigen een van de belangrijkste voordelen van werken op kantoor.

Wanneer een medewerker op een hoofdkantoor een collega moet bereiken, kan hij of zij snel contact opnemen met die collega door naar hun bureau te gaan. En als input van meerdere peers nodig is, kan snel een groepsbijeenkomst worden georganiseerd.

Wanneer werknemers thuiswerken, is het opzetten van ad-hocvergaderingen best lastig en duurt het vaak twee keer zo lang als de mensen die werken niet tegelijkertijd online zijn. We zijn van mening dat door deze simpele hindernis de productiviteit in onze kantoren in Azië is gestegen van 100% naar 70%.

Werken vanuit huis om de productiviteit te verhogen

Om de productiviteit te verhogen, hebben we een set tools toegevoegd om werknemers die thuiswerken productiever te maken.

In Azië moedigen we werknemers aan om WeChat te gebruiken, zodat ze beter in realtime kunnen samenwerken.

In onze andere kantoren promoten we het gebruik van Microsoft Teams. Dit initiatief lijkt zijn vruchten af te werpen, aangezien de productiviteit is gestegen tot 80%.

Verbeteringen kunnen echter ook komen doordat medewerkers wennen aan thuiswerken. Dus als Splashtop training gaf om op afstand te werken, was de productiviteit mogelijk hoger geweest?

"Hoewel we niet naar kantoor kunnen, kunnen we altijd en overal vanuit huis verbinding maken met het bedrijfsnetwerk zonder de voortgang van het werk te beïnvloeden, en deze methode is erg veilig.

Ik ben al 19 dagen niet het huis uit geweest en ik heb de neiging om te overwerken. Maar ik denk niet dat dit helemaal met het coronavirus te maken heeft, want ik heb al vaker thuis gewerkt."

– Johnny, systeembeheerder in China

Johnny's getuigenis, naast vele andere, benadrukt een trend die wordt gevalideerd door verschillende WFH-thuisstudies: door minder afleiding kunnen externe medewerkers zich beter concentreren op hun taken.

En in plaatsen als Silicon Valley besparen telewerkers veel tijd door druk verkeer en lange woon-werkverkeer te vermijden.

Als gevolg hiervan zijn werknemers die vanuit huis werken niet alleen productiever, maar werken ze ook langer.

Vooruitkijkend COVID19 - Belangrijkste punten van het Splashtop-leiderschapsteam

Van links naar rechts: Splashtop oprichters Rob, Philip, Mark en Thomas

"De uitbraak van COVID-19 heeft ons gedwongen om op afstand te werken en onze eigen producten te gebruiken. Hierdoor hebben we nu persoonlijke ervaringen die we met klanten kunnen delen, en kunnen we zeggen dat we de daad bij ons woord voegen."
– Thomas Deng, mede-oprichter en SVP van Product Management

"Hoewel dit thuiswerk-initiatief tijdelijk is, laten de inzichten zien dat we in de toekomst blijvend helemaal of gedeeltelijk op afstand kunnen werken."
- Robert Ha, COO en mede-oprichter van Splashtop

"Dit thuiswerk-initiatief heeft de technische infrastructuur van Splashtop versterkt, zodat werknemers productiever thuis kunnen werken."
– Philip Sheu, mede-oprichter en CTO

"Ongeacht welke kant we ook opgaan, het verbeteren van telewerkmogelijkheden zal centraal staan in onze strategie voor bedrijfscontinuïteit."
- Mark Lee, CEO en mede-oprichter van Splashtop

Als bedrijf waarvan het kernproduct technologie voor externe toegang is, had Splashtop het geluk gemakkelijk toegang te hebben tot de juiste technologie. Dat is waarschijnlijk de reden waarom ons bedrijf medewerkers in staat heeft gesteld om snel op afstand te werken. We zijn ons ervan bewust dat dit niet voor iedereen het geval is en hebben besloten hier iets aan te doen. Klik hier voor meer informatie over de WFH-initiatieven van Splashtop in deze crisistijd.