Case Study Thuiswerken : Thuiswerken invullen met Splashtop

2020 vieren bij Splashtop

Aan het begin van het jaar vloog het leiderschapsteam van Splashtop naar China, Taipei en Japan voor de jaarlijkse bijeenkomst met onze Azië-teams.

Toen ze vertrokken, was het tijdens een feestelijke tijd voor het begin van het nieuwe Chinese jaar en vieringen voor het Jaar van de Rat.

Niemand kon zich voorstellen dat Splashtop en vele andere bedrijven in Azië een paar weken later hun kantoren zouden sluiten vanwege de uitbraak van het coronavirus.

Mark Lee, de CEO van Splashtop, is ervan overtuigd dat "door niet voor te bereiden, bedrijven zich opmaken om te mislukken."

 

Met het leiderschap van Mark heeft Splashtop snel preventieve maatregelen genomen om het personeel te beschermen en het bedrijf draaiende te houden: 

 

  • In China, Taipei en Japan vroegen we alle medewerkers om thuis te werken
  • We hebben alle internationale zakelijke reisplannen voor alle kantoren geannuleerd
  • In de VS en de EU hebben we alle werknemers met een zwak immuunsysteem gevraagd om onmiddellijk thuis te gaan werken. Degenen zonder een kwetsbaar immuunsysteem werden aangemoedigd tot thuiswerken als ze zich ziek voelden of in de buurt van iemand die ziek was.
  • We hebben PTO-papierwerk in de wachtrij gezet, zodat elke medewerker die thuiswerekn nodig had, dit onmiddellijk kon doen zonder een formulier in te vullen.
  • In open ontwerpbureaus hebben we vergaderingen verminderd, handdesinfecties gedistribueerd en luchtreinigers geïnstalleerd
  • We communiceerden regelmatig de noodzaak om handen te wassen en hielden alle medewerkers op de hoogte van recente ontwikkelingen
“We hebben al deze maatregelen genomen in de veronderstelling dat de uitbraak de komende warme maanden zou worden ingeperkt. In het geval dat de uitbraak erger wordt, hebben we een infrastructuur opgezet waarmee het hele bedrijf volledig op afstand kan gaan, ” aldus Mark Lee, CEO van Splashtop.

 

Hoe werkt Splashtop-software en waarom is externe toegang via Splashtop beter dan VPN?

Beste VNC Alternatief Splashtop externe toegang

Hoewel veel bedrijven VPN gebruiken om thuis te werken, zijn er veel niet groot genoeg om VPN's te ondersteunen, zowel financieel als technisch, omdat VPN's veel IT-tijd en aandacht vergen en ze vrij duur zijn om in te stellen en te onderhouden. Splashtop is niet alleen kostenbesparend, maar ook eenvoudig te installeren, veilig en betrouwbaar.

Door het gebruik van Splashtop-software voor externe toegang kunnen alle werknemers efficiënt thuiswerken door hun werkcomputer te gebruiken vanaf elk ander apparaat dat is verbonden met internet, zoals mobiele telefoons, tablets en pc's.

“Ik heb een Splashtop Business Remote Access-abonnement en een notebook met Streamer geïnstalleerd op het kantoornetwerk. Ik gebruik Splashtop om toegang te krijgen tot mijn kantoornotitieblok vanaf mijn thuiscomputers en mobiele apparaten om toegang te krijgen tot die bronnen op het kantoornetwerk.

Thuiswerken met Splashtop-software is beter dan mijn computer mee naar huis nemen omdat veel bronnen zich op het kantoornetwerk bevinden en sommige beperkt zijn tot toegang vanaf het kantoornetwerk. Het is ook veiliger dan mijn werkcomputer mee naar huis te nemen en rechtstreeks verbinding te maken via mijn thuisnetwerk.

Wat als ik de computer kwijtraak of als iemand mijn netwerk heeft gehackt? Splashtop-software voor externe toegang voegt een extra beschermingslaag toe, zodat ik elk bestand snel en veilig kan ophalen van de bestandsserver op kantoor. ”
- Alex Wu, Azië-manager

 

Thuiswerken is geen waterdicht plan

Uitgeschakelde functies van TeamViewerToen Splashtop voor het eerst het thuiswerk-initiatief in Azië lanceerde, hadden we het geluk toegang te hebben tot externe software.

Logistiek was een grote uitdaging. We breiden snel uit en dat betekent dat er nieuwe medewerkers zijn in klantgerichte rollen.

Terwijl we ervoor zorgen dat iedereen is opgeleid, voldoende ondersteuning heeft en zich bewust is van hun taken, is het een moeilijke uitdaging om te overwinnen, maar we komen er door processen te communiceren en voortdurend bij te werken.

De grootste uitdaging waarmee we werden geconfronteerd, was het onvermogen om ad-hocvergaderingen te houden, een essentieel onderdeel van een snelle startup zoals de onze. Deze ad-hocbijeenkomsten vormen een van de belangrijkste voordelen van werken op kantoor.

In een hoofdkantoor, wanneer een medewerker een collega moet bereiken, kan hij of zij snel contact opnemen met die collega door naar hun bureau te gaan. En als input van meerdere peers nodig is, kan er direct een groepsbijeenkomst worden georganiseerd.

Wanneer werknemers vanuit huis werken, is het opzetten van ad-hocvergaderingen behoorlijk lastig en duurt het vaak twee keer zo lang als de mensen die werken niet tegelijkertijd online zijn. Wij zijn van mening dat door deze eenvoudige hindernis de productiviteit in onze kantoren in Azië is gestegen van 100% naar 70%.

 

Werken vanuit huis om de productiviteit te verhogen

Werk vanuit huis om de verspreiding van het coronavirus te voorkomen

Om de productiviteit te helpen verhogen, hebben we een aantal tools toegevoegd om het werken vanuit huis productiever te maken.

In Azië moedigen we werknemers aan om WeChat te gebruiken, zodat ze beter in realtime kunnen samenwerken.

In onze andere kantoren promoten we het gebruik van Microsoft Teams. Dit initiatief lijkt zijn vruchten af te werpen omdat de productiviteit is gestegen naar 80%.

Verbeteringen kunnen echter ook komen doordat medewerkers wennen aan thuiswerken. Dus als Splashtop training gaf om op afstand te werken, was de productiviteit mogelijk hoger geweest?

“Hoewel we niet naar kantoor kunnen, kunnen we altijd en overal verbinding maken met het bedrijfsnetwerk zonder de voortgang van het werk te beïnvloeden, en deze methode is zeer veilig.
Ik ben al 19 dagen niet thuis en heb de neiging om te veel te werken. Maar ik denk niet dat dit volledig te maken heeft met coronavirus, omdat ik al vaker thuis heb gewerkt. ”
- Johnny, systeembeheerder in China

Uit Johnny's getuigenis blijkt onder meer een trend die door verschillende thuiswerk-studies is bevestigd: door minder afleiding kunnen werknemers op afstand zich beter concentreren op hun taken.

En in plaatsen als Silicon Valley besparen externe werknemers aanzienlijke tijd door het vermijden van druk verkeer en lange woon-werkverkeer.

Als gevolg hiervan zijn werknemers die vanuit huis werken niet alleen productiever, maar werken ze ook langer.

 

Vooruit kijken COVID19 - Belangrijkste tips van het Splashtop Leadership Team

Covid-casestudy met Splashtop

Van rechts naar links: Splashtop mede-oprichters Rob, Philip, Mark en Thomas

“De COVID-19-uitbraak heeft ons gedwongen om op afstand te werken door onze eigen producten te gebruiken. Door dit te doen, hebben we nu persoonlijke ervaringen om met klanten te delen, en we kunnen zeggen dat we het gesprek voeren. ”
-Thomas Deng, medeoprichter en SVP van Product Management

"Hoewel dit thuiswerk-initiatief tijdelijk is, suggereren de inzichten dat we in de toekomst permanent geheel of gedeeltelijk op afstand kunnen gaan."
-Robert Ha, COO en mede-oprichter van Splashtop

"Dit thuiswerk-initiatief heeft de technische infrastructuur van Splashtop versterkt, zodat werknemers productiever vanuit huis kunnen werken."
- Philip Sheu, medeoprichter en CTO

"Ongeacht het pad dat we vanaf hier volgen, het verbeteren van de mogelijkheden voor telewerken vormt de kern van onze strategie voor bedrijfscontinuïteit."
- Mark Lee, CEO en mede-oprichter van Splashtop


Als een bedrijf waarvan het kernproduct de technologie voor toegang op afstand is, had Splashtop het geluk gemakkelijk toegang te hebben tot de juiste technologie. Mede daardoor heeft ons bedrijf medewerkers in staat gesteld om snel op afstand te werken. We zijn ons ervan bewust dat dit niet voor iedereen het geval is en hebben besloten hier iets aan te doen. Klik hier om meer te weten te komen over de thuiswerk-initiatieven van Splashtop in deze tijd van crisis.

Gratis proefbanner op de onderkant van het blog