Die Zukunft der Arbeit ist das Hybridbüro, und hier erfahren Sie, wie Sie sich darauf vorbereiten können

Hybridbüro

In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir die Zukunft der Arbeit mit CEOs und HR-Führungskräften in verschiedenen Branchen untersucht. Unsere Ergebnisse? Das Büro verschwindet nicht. Was ist dann mit der Explosion der Fernarbeit? Wenn das Büro nicht verschwindet, würde das dann nicht bedeuten, dass die Fernarbeit größtenteils aufhört? Nicht unbedingt. Letztlich haben wir aus unserer Diskussion über die Zukunft der Arbeit geschlossen, dass die Zukunft hybrid ist.

Was ist ein hybrides Büro, und wie können sich Unternehmen auf die Einrichtung einer hybriden Belegschaft vorbereiten? Wie der Name schon andeutet, handelt es sich beim Hybridbüro um eine Büroeinrichtung, in der die Mitarbeiter die Flexibilität haben, vom Büro aus oder von jedem anderen Ort aus zu arbeiten, an dem sie Zugang zu den für ihre Arbeit benötigten Werkzeugen haben.

Welches sind die Sicherheitsanforderungen und -richtlinien, die Unternehmen einführen müssen? Welche Art von Büroinfrastruktur sollten Unternehmen haben, um sich auf die Zukunft der Arbeit vorzubereiten? Welche Geräte und Werkzeuge werden zu ihrer Unterstützung benötigt? Erhalten Sie eine Antwort auf all diese Fragen und lernen Sie, wie Sie Ihr Hybridbüro in 3 einfachen Schritten einrichten können.

I. Skizzierung einer hybriden Büropolitik

Als COVID19 zuschlug und die Unternehmen zwang, zur Fernarbeit zu wechseln, bestand der schwierigere Teil nicht darin, die Möglichkeiten der Fernarbeit zu erweitern, sondern darin, sie zu implementieren und die Mitarbeiter in diesem Prozess anzuleiten. Da viele von ihnen zuvor noch nicht aus der Ferne gearbeitet hatten, hatten sie keine Erfahrung damit, wie sie dies produktiv tun konnten. Es stellte sich auch schnell heraus, dass nicht alle Mitarbeiter in der Lage sind, aus der Ferne zu arbeiten. Durch die Einführung einer hybriden Büropolitik können Arbeitgeber sicherstellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Richtlinien befolgen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine hybride Büropolitik einrichten können.

  1. Definieren Sie klar, für wen die Richtlinie gilt - Machen Sie bekannt, welche Mitglieder des Unternehmens von zu Hause aus arbeiten können. Vielleicht müssen neue Mitarbeiter in den ersten 30 Tagen im Büro arbeiten, um ihnen die Einarbeitung zu erleichtern? Vielleicht können einige Positionen nicht abwesend sein? Wie auch immer die Antworten auf diese Fragen lauten mögen, fügen Sie sie unbedingt in Ihre Richtlinie ein.
  2. Legen Sie Erwartungen und Richtlinien für Mitarbeiter fest, die aus der Ferne arbeiten können und wann sie zugesagte Arbeit leisten sollten - Wenn Sie Ihr Fernbüro einrichten, planen Sie, dass die Mitarbeiter drei Tage von zu Hause und zwei Tage im Büro arbeiten sollen? Denken Sie darüber nach, eine Aufwandsentschädigung für Remote-Tage einzuführen und den Mitarbeitern volle Autorität darüber zu geben, wann sie diese nutzen können? Oder möchten Sie, dass die Manager die Entfernungspauschale für ihr Team festlegen? Planen Sie, diese völlig offenzulassen? Müssen Besprechungen vor Ort stattfinden? Wie viele Stunden pro Tag sollen die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten? Es gibt eine Menge zu bedenken. Listen Sie alle möglichen Szenarien auf und stellen Sie sicher, dass Sie Richtlinien für jeden Punkt in Ihre Richtlinien aufnehmen.
  3. Kommunizieren Sie, wie die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten werden - Sollen die Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung gestellten Computer an ihre entfernten Standorte verlegen oder sollen sie bei Bedarf aus der Ferne darauf zugreifen? Verfügen Sie über ein Remote-Tool, mit dem sie per Fernzugriff auf ihre Computer zugreifen können? Welche Anwendungen sollten die Teammitglieder verwenden, um miteinander zu kommunizieren? Welche Tools Sie auch immer zur Verfügung haben, stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was diese sind und wie er sie benutzen kann.
  4. Überbetonung der Sicherheit - Das ist wirklich wichtig. Wir leben im digitalen Zeitalter, und Hacker arbeiten täglich härter daran, Sicherheitsmauern zu durchbrechen. Es gibt zwar keine perfekte Sicherheit, aber machen Sie es ihnen nicht leicht. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Sicherheitsrichtlinien befolgen und sich an diese halten. Formulieren Sie sie in Ihren Richtlinien und stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wie es solche Richtlinien befolgen kann.

II. Überarbeiten Sie Ihre Büroräume und konfigurieren Sie sie so, dass sie Ihren klar definierten Zielen entsprechen

Das versteht sich von selbst - aber braucht man ein großes Büro, wenn die Mitarbeiter nur ein paar Tage in der Woche, vielleicht sogar nur ein paar Tage im Monat kommen? Wahrscheinlich nicht. Wie machen Sie also das Beste aus Ihrem physischen Büroraum? Sie sollten die Gründe erforschen, warum Sie überhaupt ein Hybridbüro haben wollten.

Lebensbalance für Arbeitnehmer? Soziale Interaktionen? Robuste Sicherheit? Erhöhte Produktivität? Geringere Kosten für Ihr Unternehmen? Warum ist dies wichtig? Es bestimmt, wie Sie Ihre Büroräume einrichten. So konfigurieren viele teilweise entfernte Unternehmen ihren Arbeitsbereich.

Zum Beispiel ist das Büro von Basecamp eher als Treffpunkt strukturiert anstatt als traditionelles Büro. In einem Interview mit FastCompany sagte der CEO von Basecamp, Jason Fried, dass er das Büro seiner Firma so gestaltet habe, dass es simuliert, wie es wäre, wenn niemand im Büro wäre.

"Wenn Sie zu Hause in einem zweiten Schlafzimmer sind oder tagsüber niemand in der Nähe ist, sind Sie nicht abgelenkt. Sie befinden sich in einer Umgebung, die Sie größtenteils kontrollieren können, und Sie arbeiten isoliert und vertiefen sich in die Arbeit und werden nicht von anderen Menschen belästigt. Wir wollten einen Büroraum schaffen, um die Vorteile davon zu simulieren, aber auch den Menschen die Möglichkeit geben, sich in einer gut kontrollierten Umgebung zu treffen"
.
- Jason Fried, CEO bei Basecamp.

Was bedeutet das also für Sie? Wenn Ihre Ziele für die Einrichtung eines Büros die oben genannten Gründe sind, dann müssen Sie Ihr Büro so konfigurieren, dass es die Zusammenarbeit fördert, die Produktivität steigert und die Sicherheit erhöht. Das bedeutet, dass das traditionelle Nebeneinander von Kabinen wahrscheinlich keinen Sinn machen wird. Vielleicht sollten Sie sich für rotierende Schreibtische entscheiden und in sozial interaktivere Räume investieren, in denen sich die Mitarbeiter untereinander austauschen und zusammenarbeiten können. Vielleicht würde das bedeuten, den Kaffeeraum durch einen Aufenthaltsraum zu ersetzen?

Und wenn das Büro als Markensignal genutzt wird, um potenzielle Kunden zu beeindrucken, sollten Sie vielleicht in einen hochmodernen Konferenzraum investieren. Und wenn das Büro mehr leer als voll sein wird, brauchen Sie vielleicht nicht so viele Besprechungsräume? Wenn Sie außerdem planen, Ihr Büro für ein vierteljährliches Treffen zu nutzen, sollten Sie vielleicht in den Bau eines sozialen Raums investieren, in dem Ihr Team vierteljährliche Kontakte knüpfen kann. Und natürlich müssen Sie einen Entwurf in Betracht ziehen, der den höchsten Hygienevorschriften entspricht, um Ihre Organisation in Situationen wie der aktuellen COVID19-Pandemie zu schützen.

Dies sind nur einige wenige Bereiche, die es zu erforschen gilt. Unter dem Strich müssen Sie definieren, was Sie erreichen wollen, und Ihren Raum entsprechend gestalten.

III. Investieren Sie in die richtigen Werkzeuge und Technologien, um Ihr Hybridteam effizient zu unterstützen

Welches sind die Instrumente, die Sie benötigen, damit Ihr Team aus der Ferne, produktiv und sicher arbeiten kann? Sollten Sie Ferncomputer und Bürocomputer für Mitarbeiter kaufen? Sollten Sie Lizenzen für Software, die von Ihrem Team verwendet wird, duplizieren, damit Ihr Team sie sowohl im Büro als auch von jedem anderen Ort aus nutzen kann, von dem aus es arbeiten wird? Dies sind die Tools, die Sie benötigen.

1. Für Fernzugriff -> BYOD + Splashshtop-Fernzugriff

BYOD + Fernzugriff = Die perfekte Mischung aus Technologie, um eine hybride Belegschaft zu ermöglichen

Lange Zeit erfolgte die traditionelle Art der Fernarbeit über das VPN-Netzwerk eines Unternehmens. Dies hat sich als nicht optimal und nicht skalierbar erwiesen, um eine Remote-Belegschaft zu ermöglichen: VPNs sind kostspielig, so schwer zu skalieren und mit unzuverlässiger Leistung. Es hat sich gezeigt, dass der Fernzugriff die bessere und optimale Methode ist, um eine hybride Belegschaft zu ermöglichen. Und so funktioniert es.

  1. FernzugriffDer Fernzugriff ermöglicht Benutzern den Zugriff auf Arbeitscomputer über beliebige Windows- oder Mac-Computer oder sogar iOS- oder Android-Mobilgeräte. Dies ermöglicht es Unternehmen, persönliche Geräte zu nutzen, die den Mitarbeitern bereits zur Verfügung stehen (Laptops, Tablets, Smartphones). Diese Einrichtung ist seit einiger Zeit im Trend. Sie wird als BYOD - A Bring Your Own Device (BYOD)-Richtlinie bezeichnet und ermöglicht es Mitarbeitern, mit ihren persönlichen Geräten, wie Laptops, Smartphones und Tablets, auf arbeitsbezogene Netzwerke oder Systeme zuzugreifen. Mit Remote Access und BYOD müssen keine Investitionen in doppelte Geräte oder Softwarelizenzen getätigt werden, denn wenn Mitarbeiter den Fernzugriff nutzen, können sie eine Verbindung zu ihrem Computer vor Ort herstellen und ihn so benutzen, als säßen sie davor.

Worauf Sie bei der Wahl einer Fernzugriffslösung achten sollten -> Zuverlässigkeit, Sicherheit, Kosten und Benutzerfreundlichkeit

Es gibt zwar viele Tools für den Fernzugriff, aber die meisten von ihnen sind entweder sperrig, überteuert oder nicht sicher genug. Genau hier setzt Splashtop an. Splashtop ist die preiswerteste Fernzugriffslösung auf dem Markt - mit Preisen, die oft 80% unter denen der Konkurrenz liegen, und Sicherheit auf Unternehmensebene und Funktionen wie 4K-Streaming für alle Fernsitzungen. Sie können hier mehr über Splashtop und unsere Fernzugriffslösungen erfahren und sie ohne jegliche Verpflichtung oder Kreditkarte kostenlos ausprobieren.

Abgesehen davon sollten Sie bei jeder Fernzugriffslösung, ob es sich nun um Splashtop oder eine andere handelt, auf Folgendes achten:

  • Single-Sign-On (SSO)-Funktionalität, um sicherzustellen, dass die Passwörter der Mitarbeiter den Compliance- und Sicherheitsanforderungen entsprechen
  • Geräteauthentifizierung; die meisten VPNs verfügen nicht über dieses Feature
  • Multi-Faktor-Authentifizierung
  • Unterstützung für BYOD (bring your own device, bringen Sie Ihr eigenes Gerät), anstatt von Remote-Benutzern zu verlangen, von der Firma ausgegebene Geräte zu verwenden, um die Sicherheit zu gewährleisten
  • Click-and-Connect-Funktionalität, im Gegensatz zur schmerzhaften Einrichtung, langen Verbindungszeiten und oft langsamer Leistung von VPN-basierten Lösungen
  • Automatisierte Infrastruktur- und Software-Aktualisierungen, weil das Verlassen auf manuelle Aktualisierungen, wie es bei VPNs notwendig ist, nicht nur Sicherheitsrisiken birgt, sondern auch Ausfallzeiten und Kompatibilitätsprobleme verursacht
  • Hochleistungsfähige Lösung mit niedriger Latenz, die das Streaming von HD-Video unterstützt und so die Produktivität der Benutzer verbessert
  • Schnelle, einfache Skalierbarkeit für Tausende von Benutzern
  • Einrichtung von Gateway-Hardware an jedem entfernten Standort ist keine Voraussetzung
  • Die Fähigkeit der IT-Abteilung, Dateiübertragungen und Ferndruck zu steuern (d.h. sie zu deaktivieren oder zu aktivieren)
  • Von Menschen lesbare Protokolle, Sitzungsaufzeichnung und einfache Überwachung und Berichterstattung

2. Für die Projektleitung: ProofHub, Trello, Montag und Arbeitsfront.

3. Für Kommunikation in Echtzeit: Slack, Skype und Zoom.

4. Für Zusammenarbeit: Google Drive, Microsoft Teams und Confluence.

5. Für die Überwachung und Verwaltung des Teams: Hubstaff, Officevibe und JotForm.

Mehr über all diese Tools erfahren Sie hier.

Dies ist zwar eine nicht erschöpfende Liste, aber sie deckt die entscheidenden Elemente ab, die Sie bei der Einrichtung Ihres HYBRIDEN BÜROS berücksichtigen sollten, damit Ihre Mitarbeiter von überall her produktiv arbeiten können. Haben Sie weitere Fragen und benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung Ihres Remote-Teams? Kontaktieren Sie uns jederzeit. Sie können auch mit einer kostenlosen Testversion des Fernzugriffs beginnen, indem Sie auf den Link unten klicken.


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