Hybride Büros müssen eine „Remote-First“-Mentalität haben

Laut einem kürzlich veröffentlichten PwC-Forschungsbericht sind 78% der CEOs der Meinung, dass Telearbeit ein fester Bestandteil der heutigen Unternehmen ist. Diese Akzeptanz der Telearbeit als neue Norm ist zum großen Teil auf die beeindruckende Flexibilität und Produktivität zurückzuführen, die sie den Mitarbeitern bietet. Die Quintessenz ist, dass die Mitarbeiter in einer Umgebung, in der sie von jedem Ort aus zur idealen Zeit arbeiten können, bessere Leistungen erbringen.

Die Autoren des PwC-Berichts stellten fest: „Als Arbeitnehmer auf der ganzen Welt [während der Pandemie] zur Telearbeit übergingen, stellten die Unternehmensleiter fest, dass ihre früheren Sorgen über Produktivitätsverluste unbegründet waren.“ Tatsächlich ergab eine separate PwC-Studie unter Finanzvorständen, dass die Zahl der Finanzvorstände, die Produktivitätseinbußen aufgrund von Telearbeit erwarteten, in nur zwei Monaten zwischen April und Juni 2020 um fast 50% zurückging.

Doch erfolgreiche hybride Arbeitsumgebungen entstehen nicht einfach so. IT-Führungskräfte, die erfolgreiche hybride Arbeitsumgebungen betreiben, haben ihre Denkweise dahingehend geändert, dass sie Remote-Arbeit nicht mehr als Ausnahme zulassen. Stattdessen schaffen sie eine „Remote-First“-Umgebung, um sicherzustellen, dass die Arbeit unabhängig vom Standort gleich aussieht und sich gleich anfühlt. Nachfolgend finden Sie vier wichtige Schritte, die die IT-Abteilung unternehmen sollte, um Ihren Arbeitsplatz von einer Remote-geeigneten Umgebung in eine Remote-First-Umgebung zu verwandeln.

Schritt 1: Anpassung der Remote-First-Tools an die Arbeitsweise der Mitarbeiter

Viele Unternehmen starteten mit hybriden Arbeitsplätzen, indem sie ihre Mitarbeiter mit dem Nötigsten ausstatteten, z. B. mit Videokonferenzen mit Zoom, Fernzugriff mit Splashtop und Projektzusammenarbeit mit Trello. Das ist ein guter Anfang. Tools allein reichen jedoch nicht aus. Die IT-Abteilung sollte die Arbeitsweise der Mitarbeiter erfassen und sie wirklich verstehen. Auf diese Weise lässt sich ein idealer Satz von Standardtools zusammenstellen, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter im Büro oder remote arbeiten. Auf diese Weise wird die Telearbeit der Arbeit im Büro sehr ähnlich. Auf diese Weise sind sich alle einig, wie sie zusammenarbeiten, was sie von der Technologie erwarten und wie sie ihre persönlichen Gewohnheiten mit denen anderer in Einklang bringen können.

Schritt 2: BYOD einführen

BYOD (Bring Your Own Device) vereinfacht die Anfangsphase der Einrichtung eines hybriden Arbeitsplatzes. Dadurch, dass die Mitarbeiter mit einem beliebigen Gerät ihrer Wahl arbeiten können, kann die IT-Abteilung eine hybride Umgebung viel schneller einführen. Wie schnell das geht, sehen Sie am Beispiel von BDP, die Telearbeit in nur 48 Stunden ermöglichten.

Bei einer Vielzahl von Geräten, die im Einsatz sind, haben die einzelnen Mitarbeiter unweigerlich ihre ganz eigenen Probleme für die Unterstützung. An dieser Stelle sollte die IT-Abteilung die betreute Unterstützung einsetzen. Was ist betreute Unterstützung? Mit betreuter Unterstützung kann das Unterstützungspersonal sofort auf einen Remote-Computer oder ein mobiles Gerät zugreifen, während der Benutzer anwesend ist, selbst wenn das Gerät nicht bei der IT registriert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Telearbeiter mit dem gewählten Gerätetyp in Echtzeit eine Fehlerbehebung erhalten kann, unabhängig davon, wo und wann er Unterstützung von Ihrem Helpdesk benötigt. Erfahren Sie mehr über betreute Unterstützung.

Schritt 3: Nutzung der asynchronen Kommunikation

Hybridarbeitskräfte leben und arbeiten oft in einer Vielzahl von Zeitzonen. Selbst wenn sich alle in der gleichen Zeitzone befinden, halten sich nicht alle Mitarbeiter an den gleichen Zeitplan. Einige arbeiten besser nachts, während andere frühmorgens aufstehen. Da sich die Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten bei der Arbeit anmelden, sind direkte Gespräche oft unmöglich. Hier erweist sich die asynchrone Kommunikation als ein entscheidender Faktor für die Produktivität.

Mithilfe von Tools wie Google Docs, Trello und formelleren Projektmanagementlösungen müssen sich die Mitglieder des Projektteams nicht mehr am selben Ort befinden oder zur selben Zeit online sein. Wo früher die Telearbeiter oft kritische Diskussionen verpassten, bleiben sie jetzt gleichermaßen auf dem Laufenden. Viele hybride Unternehmen, die auf Telearbeit setzen, gewinnen durch asynchrone Kommunikation sogar an Produktivität. Unter anderem bleiben Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten, länger produktiv, wenn sie nicht täglich 2-3 Stunden pendeln müssen.

Schritt 4: Hervorragende Fernunterstützung

Machen wir uns nichts vor – nicht alle Mitarbeiter lernen schnell, wenn sie anfangen, Remote-Tools für die Arbeit zu nutzen. Wenn Ihr IT-Team neue Tools zur Optimierung der hybriden Arbeit einführt, müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, bei technischen Problemen Hilfe zu erhalten. Da Telearbeiter zu jeder Tages- und Nachtzeit arbeiten, müssen Sie rund um die Uhr Remote-Unterstützungsoptionen anbieten. Wie bereits erwähnt, umfasst die erfolgreichste Fernunterstützung sowohl betreute als auch unbetreute Fernunterstützungsoptionen.

Vergessen Sie nicht, Inhalte zur Selbsthilfe zu verwenden. Nicht alle Mitarbeiter wollen oder müssen sich an Ihren Helpdesk wenden. Um Zeit, Ressourcen und Budget zu sparen, sollten Sie hybride Mitarbeiter in die Lage versetzen, ihre eigenen Probleme schnell zu lösen, indem Sie eine FAQ und ein Wiki zu den wahrscheinlichsten Problemen einrichten, mit denen Remote-Mitarbeiter konfrontiert werden.

Da Remote-Lösungen für viele Mitarbeiter neu sein werden, sollten Sie sie von Anfang an proaktiv unterstützen. Sie können dies tun, indem Sie jedem neuen Hybrid-Mitarbeiter eine Checkliste mit den erforderlichen Schritten und Links zu Ressourcen und/oder Helpdesk-Kontakten zur Verfügung stellen, die sie durch jeden Schritt führen können.

Schlussfolgerung: Normalisierung der Telearbeit

Letztendlich sollte das Bestreben der IT-Abteilung, die Telearbeit in einer hybriden Umgebung zu standardisieren, einfach als Standardisierung der Arbeitsweise der Mitarbeiter angesehen werden, egal wo sie sich befinden. Unabhängig davon, ob eine Person remote oder im Büro arbeitet, sollte die Art und Weise, wie sie sich anmeldet, auf Dateien zugreift, ihre Aufgaben erledigt und zusammenarbeitet, die gleiche sein. Im Laufe der Zeit wird es in der hybriden Arbeitsumgebung keinen Unterschied mehr zwischen Tele- und Büroarbeitern geben. Sie werden einfach alle produktive Menschen sein, die ein flexibles Arbeitsumfeld genießen.
 

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