Resilienz während der COVID19-Krise erreichen: BDP erzählt ihre Splashtop-Geschichte

Wie BDP alle Mitarbeiter in 48 Stunden zur Fernarbeit bewegt hat

ZUSAMMENFASSUNG

Alistair Kell, Direktor und Leiter des Bereichs Informationstechnologie und Prozesse bei BDP, erklärt, wie sein Unternehmen - ein internationales, interdisziplinäres Büro von Architekten, Designern, Ingenieuren und Urbanisten - während der COVID19-Krise alle Mitarbeiter innerhalb von 48 Stunden mit Splashtop Remote Access Solutions zur Fernarbeit bringen.

Als COVID19 eintraf, prüfte der BDP mehrere Optionen, um den Beschäftigten die Möglichkeit zu geben, von zu Hause aus zu arbeiten. Die Anzahl der Software, auf die die Mitarbeiter zugreifen mussten, um effizient arbeiten zu können, die Größe des Teams und das Gefühl der Dringlichkeit machten dies zu einer ziemlichen Herausforderung:

  • Hardware-Bedarf - Würden die Mitarbeiter einen PC haben, den sie von zu Hause aus anschließen können, oder hätten sie nur einen BDP-Laptop?
  • Die aktuelle Infrastruktur stabil halten - Wie konnte BDP alles stabil halten und gleichzeitig sicherstellen, dass es keine unnötigen Änderungen an der dem Unternehmen zugrunde liegenden Infrastruktur gab?
  • Dringlichkeit und Kosten - Wie könnte die BDP schnell eingesetzt werden, ohne unangemessene Kosten zu verursachen?

Aufgrund all dieser Bedenken ging die BDP davon aus, dass es mindestens zwei bis drei Wochen dauern würde, bis die Vorbereitungen für den gesamten Prozess abgeschlossen sein würden. Dank des IT-Teams der BDP und der Splashtop-Lösungen für den Fernzugriff dauerte es jedoch nicht so lange.

"Innerhalb von 48 Stunden nach der Ankündigung, dass die Mitarbeiter sich dafür entscheiden könnten, von zu Hause aus zu arbeiten, verlief der Prozess so reibungslos und nahtlos, wie man es sich jemals erhoffen konnte". - Alistair Kell

Wie BDP es Mitarbeitern ermöglichte, innerhalb von 48 Stunden ferngesteuert zu arbeiten

Als COVID19 zum ersten Mal auftrat, musste die BDP ihre Studios in Shanghai und Singapur für einige Zeit schließen. Dies veranlasste die BDP dazu, mehrere Optionen für den Fernzugriff in Betracht zu ziehen und sich frühzeitig vorzubereiten, bevor alle ihre Büros geschlossen werden mussten.

"Von unseren rund 1.350 Mitarbeitern an 16 Standorten auf der ganzen Welt hatten wir bereits 650 Laptop-Benutzer, die sich alle über Microsoft Direct Access in das BDP-Netzwerk einloggen konnten, so dass die tägliche Arbeit von jedem beliebigen Standort aus möglich war", so Alistair.

Während dieses System bei der Mehrheit der von den BDP-Mitarbeitern verwendeten Software erfolgreich funktionierte, funktionierte es bei Revit - einer Software, die die Zusammenarbeit von Architekten unterstützt - nicht. Revit funktionierte nicht gut mit mehreren verbundenen Benutzern: geringe Leistung, hohe Latenzzeit und Verzögerung bei 3D-Interaktionen.

Zusätzlich zu Revit verfügte BDP über mehr als 400 separate Programme, die auf den Rechnern der einzelnen Benutzer installiert werden mussten, wenn sie diese für die Arbeit aus der Ferne nutzen wollten. "Es wäre eine unmögliche Aufgabe gewesen, all diese nativ zu installieren, da viele davon außerhalb des LANs überhaupt nicht funktionierten", sagte Kell.

Und genau da kam Splashtop ins Spiel

Splashtop Business Access ermöglichte BDP-Mitarbeitern den Fernzugriff auf ihre Arbeitscomputer, als ob sie vor ihnen säßen. So war es nicht mehr notwendig, Software nativ auf den Laptops zu installieren, und die Fernarbeit konnte schneller ermöglicht werden.

Das BDP erwarb ursprünglich 100 Lizenzen an einem Donnerstagabend und setzte diese bis zum darauffolgenden Montag für erste Tests an allen Standorten ein. Auf diese Weise konnte das BDP verschiedene Szenarien testen, die Konfiguration richtig einstellen und die Verwaltungskonsole besser verstehen.

Daraufhin begann die BDP mit einer breiteren Einführung und erhöhte die Zahl der Lizenzen auf 600. Das interne IT-Team setzte den Splashtop-Streamer an allen Maschinen ein und verfügte an jedem Standort über Personal, das die Mitarbeiter mit den Maschinen-IDs abglich und die Registrierung bei Splashtop unterstützte, während eine zentrale Gruppe die Benutzer auf ihre Arbeits-PCs abstimmte.

Um den Prozess zu erleichtern, bereitete das BDP eine einfache Anleitung für alle Mitarbeiter vor, wobei der IT-Helpdesk stärker orientiert und geschult wurde. Dieser gesamte Prozess dauerte eine Woche, und als BDP ankündigte, dass das Unternehmen vollständig ferngesteuert werden müsse, dauerte es nur 48 Stunden.

Die Ergebnisse

Am Ende fand die BDP in Splashtop die Lösung, die sie brauchte, um 1350 Mitarbeitern die Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen.

Die Firma hatte andere Produkte in Betracht gezogen, aber Splashtop bot eine wettbewerbsfähige Lösung an, die Management auf Unternehmensebene und Multi-Faktor-Authentifizierung ermöglichte.

BDP nutzt jetzt Splashtop Business Access an allen Standorten von Toronto über Großbritannien, MENA, Indien und China.

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DETAILS

Über BDP

BDP wurde 1961 gegründet und ist das zweitgrößte von Architekten geführte Unternehmen in Großbritannien mit über 16 Standorten weltweit und 1.350 Mitarbeitern. BDP verfügt über eine führende Erfolgsbilanz in allen wichtigen Sektoren, darunter Gesundheit, Bildung, Arbeitsplatz, Einzelhandel, Städtebau, Kulturerbe, Wohnungsbau, Transport, Freizeit, öffentliche Sicherheit und Energieversorgungsunternehmen. Dazu gehört auch die Restaurierung der britischen Parlamentsgebäude.

Über Splashtop Business Access

Splashtop Business Access ist ein Remote-Desktop-Zugriffstool, mit dem Sie von unterwegs auf Ihre Computer zugreifen können.

Damit können Sie auf Ihre Windows-, Mac- und Linux-Computer von jedem anderen Windows-, Mac-, iOS-, Android- oder Chromebook-Gerät aus zugreifen.

Sie werden in der Lage sein, Ihren Computer zu steuern und auf alle Ihre Anwendungen, Dateien und Daten zuzugreifen.

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"Wir zogen andere Produkte in Betracht, aber Splashtop bot eine wettbewerbsfähige Lösung, die Management auf Unternehmensebene und Multi-Faktor-Authentifizierung ermöglichte. Splashtop ermöglichte es uns, die leistungsstarken, vorgefertigten Rechner, die wir im Einsatz hatten, zu nutzen, wobei die Benutzer auf ihre normalen Desktops zugreifen konnten.

  • Alistair Kell Schulleiter und Leiter der Abteilung Informationstechnologie und Prozesse bei BDP
PDF-Version der Fallstudie
Fallstudie: BDP in der Architekturbranche

BDP - Ein großes Architekturbüro in Großbritannien