Volgens een recent onderzoeksrapport van PwC gelooft 78% van de CEO's dat werken op afstand een vast gegeven is voor hedendaagse organisaties. Deze acceptatie van werken op afstand als nieuwe norm is grotendeels te danken aan de indrukwekkende flexibiliteit en productiviteit van de werknemer die het oplevert. Waar het op neerkomt - mensen presteren beter in een remote-first omgeving waar ze overal vandaan kunnen werken op het ideale moment.
De auteurs van het PwC-rapport merkten op: "Toen werknemers over de hele wereld [tijdens de pandemie] overschakelden op werk op afstand, ontdekten bedrijfsleiders dat hun eerdere zorgen over productiviteitsverlies ongegrond waren." Uit een apart onderzoek van PwC onder CFO's bleek zelfs dat het aantal CFO's dat productiviteitsverlies verwachtte door werken op afstand met bijna 50% daalde in slechts de 2 maanden tussen april en juni van 2020.
Maar succesvolle hybride werkomgevingen ontstaan niet zomaar. IT-managers die succesvolle hybride werkomgevingen leiden, hebben hun denkwijze verlegd van het mogelijk maken van werken op afstand als slechts een uitzondering. In plaats daarvan creëren ze een 'remote-first'-omgeving om ervoor te zorgen dat het werk er hetzelfde uitziet en aanvoelt, ongeacht de locatie. Hieronder volgen vier belangrijke stappen die IT moet nemen om uw werkplek te transformeren van remote-enabled naar remote-first.
Stap 1: Stem remote-first tools af op de manier waarop werknemers werken
Veel organisaties lanceerden aanvankelijk hybride werkplekken door werknemers uit te rusten met wat essentiële zaken, zoals videogesprekken met Zoom, remote access met Splashtop en projectsamenwerking met Trello. Dat is een goed begin. Tools op zich zijn echter niet voldoende. IT moet de manier waarop mensen werken in kaart brengen en ze goed begrijpen. Dit zorgt voor een ideale set standaardtools, of werknemers nu op kantoor of op afstand werken. Op die manier sluit werken op afstand nauw aan bij de ervaring op kantoor. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit wat betreft de manier van samenwerken, wat men van de technologie mag verwachten en hoe men zijn eigen persoonlijke gewoonten kan afstemmen op die van anderen.
Stap 2: Aanvaard BYOD
BYOD (bring your own device) vereenvoudigt de beginfase van het opzetten van een hybride werkplek. Door mensen te laten werken op elk device dat ze willen, kan IT veel sneller een hybride werkomgeving lanceren. Hoe snel dit kan, leest u hier: Hoe BDP werken op afstand in slechts 48 uur mogelijk maakte.
Met al die verschillende apparaten, zullen individuele werknemers onvermijdelijk hun eigen unieke supportproblemen hebben. Hierbij moet uw IT gebruikmaken van beheerde support. Wat is beheerde support? Beheerde support stelt supportmedewerkers in staat om direct toegang te krijgen tot een externe computer of mobiel apparaat terwijl de gebruiker aanwezig is, zelfs als het apparaat niet is geregistreerd bij IT. Dit zorgt ervoor dat voor elke externe medewerker en voor alle gekozen devices problemen in realtime kunnen worden opgelost, ongeacht waar of wanneer ze support van uw helpdesk nodig hebben. Meer informatie over beheerde support.
Stap 3: Maak gebruik van asynchrone communicatie
Hybride werknemers wonen en werken soms in verschillende tijdzones. En zelfs als iedereen zich in dezelfde tijdzone bevindt, houden niet alle werknemers zich aan hetzelfde schema. Sommigen werken liever 's nachts, terwijl anderen 's ochtends vroeg opstaan. Met mensen die op verschillende tijdstippen inloggen om te werken, zijn snelle heen-en-weer discussies vaak onmogelijk. Dit is waar asynchrone communicatie een game-changer voor de productiviteit blijkt te zijn.
Met tools zoals Google docs, Trello en meer formele projectmanagementoplossingen hoeven projectteamleden niet langer op dezelfde locatie of tegelijkertijd online te zijn. Waar vroeger de telewerker vaak kritische discussies miste, blijft die nu helemaal up to date. Veel remote-first hybride organisaties winnen zelfs aan productiviteit met asynchrone communicatie. Thuiswerkenden blijven onder andere langer productief wanneer ze niet 2-3 uur per dag kwijt zijn aan woon-werkverkeer.
Stap 4: Lever de beste remote support
Laten we eerlijk zijn: niet alle medewerkers leren even snel de remote tools voor hun werk te gebruiken. Wanneer uw IT-afdeling nieuwe tools voor de optimalisatie van hybride werk introduceert, moeten werknemers hulp kunnen krijgen bij technische problemen. Aangezien externe medewerkers dag en nacht werken, moet u 24 uur per dag remote support bieden. En zoals eerder opgemerkt, bestaat de meest succesvolle remote support uit zowel beheerde als onbeheerde remote supportmogelijkheden.
Vergeet niet om mogelijkheden voor zelfhulp te bieden. Niet alle medewerkers willen of hoeven contact op te nemen met uw helpdesk. Om tijd, middelen en budget te besparen, kunt u uw hybride werknemers in staat stellen om hun eigen problemen snel op te lossen door een FAQ en wiki op te zetten over de meest gebruikelijke supportvraagstukken waarmee externe werknemers te maken zullen krijgen.
Aangezien remote oplossingen voor veel mensen nieuw zullen zijn, moet u hen vanaf het begin proactief ondersteunen. U kunt dit doen door elke nieuwe hybride werknemer een checklist te geven met te nemen stappen en links naar bronnen en/of helpdeskcontacten te bieden, die hen bij elke stap kunnen begeleiden.
Conclusie: werk op afstand normaal maken
Uiteindelijk moet het streven van IT om werken op afstand in een hybride omgeving te standaardiseren, worden gezien als het standaardiseren van hoe mensen werken, waar ze ook zijn. Of iemand nu op afstand werkt of op kantoor, de manier waarop ze inloggen, toegang krijgen tot bestanden, hun taken uitvoeren en samenwerken, moet hetzelfde zijn. Na verloop van tijd zal de hybride werkomgeving geen onderscheid meer maken tussen thuiswerkers en medewerkers op kantoor. Allemaal gewoon productieve mensen die blij zijn met hun flexibele werkomgeving.
