Veerkracht tijdens de COVID 19-crisis: BDP deelt hun Splashtop-verhaal

Hoe BDP alle werknemers binnen 48 uur op afstand heeft laten werken

OVERZICHT

Alistair Kell, directeur en hoofd van informatietechnologie en processen bij BDP, legt uit hoe zijn bedrijf - een internationale, interdisciplinaire praktijk van architecten, ontwerpers, ingenieurs en stedenbouwkundigen - tijdens de COVID-19-crisis alle werknemers binnen 48 uur op afstand aan het werk heeft gekregen met Splashtop Remote Access-oplossingen.

Toen COVID-19 toesloeg, bekeek BDP verschillende opties om werknemers thuis te laten werken. Het aantal softwaremedewerkers dat nodig was om efficiënt te werken, de grote omvang van het team en een gevoel van urgentie maakten dit tot een behoorlijke uitdaging:

  • Hardwarebehoeften - Zouden werknemers een pc hebben om thuis verbinding mee te maken, of zouden ze alleen een BDP-laptop hebben?
  • De huidige infrastructuur stabiel houden - Hoe zou BDP alles stabiel kunnen houden en er tegelijkertijd voor zorgen dat er geen onnodige wijzigingen in de onderliggende infrastructuur van het bedrijf worden aangebracht?
  • Urgentie en kosten - Hoe zou BDP dit alles snel kunnen implementeren zonder onredelijke kosten?

Door al deze zorgen was BDP van mening dat het hele proces om op afstand te gaan werken minstens twee of drie weken voor onrust zou zorgen door de voorbereidingen. Dankzij het IT-team van BDP en Splashtop-oplossingen voor externe toegang duurde het echter niet zo lang.

"Binnen 48 uur na de aankondiging dat het personeel ervoor zou kunnen kiezen om vanuit huis te werken, verliep het proces heel soepel en naadloos, beter iedereen ooit had durven dromen." - Alistair Kell

Hoe BDP werknemers in staat stelde om binnen 48 uur op afstand te werken

Toen COVID-19 voor het eerst verscheen, moest BDP zijn studio's in Shanghai en Singapore gedurende enige tijd sluiten. Dit bracht BDP ertoe verschillende opties voor toegang op afstand te overwegen en zich hierop voor te bereiden voordat al hun kantoren moesten sluiten.

"Met een personeelsbestand van ongeveer 1350 op 16 locaties over de hele wereld, hadden we al 650 laptopgebruikers, die allemaal verbinding konden maken met het BDP-netwerk via Microsoft Direct Access, waardoor ze vanaf elke locatie dagelijks konden werken", aldus Alistair.

Hoewel dit systeem met succes werkte voor de meeste software die BDP-medewerkers gebruikten, werkte het niet voor Revit - een software die architectenprofessionals helpt om samen te werken. Revit werkte niet goed met meerdere verbonden gebruikers: lage prestaties, hoge latentie en vertraging bij 3D-interacties.

Naast Revit had BDP meer dan 400 afzonderlijke softwaretitels die op de computer van elke gebruiker moesten worden geïnstalleerd als ze deze zouden gebruiken om op afstand te werken. "Het zou een onmogelijke taak zijn geweest om al deze native programma's te installeren, aangezien veel daarvan helemaal niet werkten als ze geen LAN hadden," aldus Kell.

Dat is waar Splashtop zijn opwachting maakte

Met Splashtop Business Access konden BDP-werknemers op afstand toegang krijgen tot hun werkapparaten alsof ze die gewoon voor zich hadden. Het was dus niet langer nodig om native software op de laptops te installeren en werk op afstand kon sneller mogelijk worden gemaakt.

BDP kocht oorspronkelijk op donderdagavond 100 licenties en gebruikte deze allemaal voor de eerste tests op alle locaties tegen de volgende maandag. Hierdoor kon BDP verschillende scenario's testen, de configuratie in orde krijgen en de beheerconsole beter begrijpen.

BDP begon toen met een bredere inzet en verhoogde de licentieverlening tot 600. Het interne IT-team implementeerde de Splashtop-ontvanger op alle machines en had personeel op elke locatie dat werknemers aan computer-ID's koppelde en de registratie bij Splashtop ondersteunde, terwijl een centrale groep gebruikers op hun werkcomputers afstemde.

Om het proces te stroomlijnen, stelde BDP eenvoudige begeleiding voor alle medewerkers op, met meer oriëntatie en training voor de IT-helpdesk. Dit hele proces nam een week in beslag en toen BDP aankondigde dat het volledig op afstand moest gaan, kostte het slechts 48 uur om het bedrijf op afstand te laten werken.

De resultaten

Uiteindelijk vond BDP in Splashtop de oplossing die ze nodig hadden om 1350 werknemers thuis te laten werken.

Het bedrijf had andere producten overwogen, maar Splashtop bood een concurrerende oplossing die beheer op ondernemingsniveau en multi-factor authenticatie mogelijk maakte.

BDP gebruikt nu Splashtop Business Access op alle locaties, van Toronto tot het VK, MENA, India en China.

Probeer Splashtop Business Access zelf! Geen creditcard of verplichting nodig om een gratis proefperiode te starten.

DETAILS

Over BDP

BDP werd opgericht in 1961 en is het op één na grootste architectenbureau in het VK, met meer dan 16 locaties wereldwijd en 1350 werknemers. BDP heeft een toonaangevend trackrecord in alle belangrijke sectoren, waaronder gezondheidszorg, onderwijs, werkplek, detailhandel, stedenbouw, erfgoed, huisvesting, vervoer, vrije tijd, openbare veiligheid en energiebedrijven. Dit omvat de restauratie van de Britse Houses of Parliament.

Over Splashtop Business Access

Splashtop Business Access is een tool voor remote desktop-toegang waarmee u onderweg toegang hebt tot uw computers.

Hiermee heeft u vanaf elk ander Windows-, Mac-, iOS-, Android- of Chromebook-apparaat toegang tot uw Windows-, Mac- en Linux-computers.

U kunt uw computer bedienen en hebt toegang tot al uw toepassingen, bestanden en gegevens.

Probeer het gratis (geen creditcard vereist).

“We hebben andere producten overwogen, maar Splashtop bood een concurrerende oplossing die beheer op bedrijfsniveau en multi-factor authenticatie mogelijk maakte. Met Splashtop konden we gebruikmaken van de krachtige, vooraf gebouwde machines die we hadden, met gebruikers die toegang hadden tot hun gewone desktops.”
Alistair Kell
Principal and head of information technology and processes bij BDP