Si eres uno de los muchos trabajadores del conocimiento que pasaron rápidamente a trabajar desde casa (WFH) el año pasado, probablemente nunca te planteaste la amplia gama de peligros que plantean las herramientas de videoconferencia. Sin embargo, son muy reales y están muy presentes cada vez que organizas o participas en una videoconferencia. Tan real, que el FBI incluso ha emitido una advertencia sobre el uso de Zoom. Tómate unos minutos y lee a continuación para saber cómo proteger tu dispositivo, tu organización y a ti mismo mientras disfrutas de la nueva normalidad de la WFH.
Paso 1: Utiliza sólo herramientas aprobadas de fuentes fiables
Recibes todo tipo de solicitudes para unirte a conferencias telefónicas con organizaciones asociadas, trabajadores contratados y otras personas ajenas a tu organización. Si alguien te envía un enlace a una herramienta que tu departamento informático no ha aprobado, rechaza la invitación. Explica tus motivos a la persona que envió la invitación, ya que probablemente desconozca los riesgos.
Si no estás seguro del estado de una herramienta, consúltalo con tu departamento informático. Ahora bien, si estás en un aprieto y es absolutamente necesario que te unas a una videoconferencia (independientemente de la herramienta utilizada), únete sólo mediante tu navegador web. En otras palabras, no instales el software de videoconferencia cuando se te pida. En su lugar, haz clic en el botón "Unirse mediante este navegador" (como se muestra a continuación).
Asegúrate también de que la invitación es legítima. Si no esperas reunirte con la persona que te invita, ponte en contacto con ella mediante otro correo electrónico o una llamada telefónica y pregúntale si tenía intención de invitarte y por qué. Es posible que hayan sido pirateados y que estés recibiendo una invitación falsa.
Paso 2: Haz que tu reunión organizada sea segura
Este paso es importante, ya que en realidad tienes más responsabilidad de la que la mayoría de la gente asume al organizar una videoconferencia. ¿Ajustas tus medidas de seguridad en función de quién vaya a asistir? ¿Qué ocurre si un pirata informático bloquea tu llamada? ¿Cómo evitas que un competidor o un hacker espíe tu reunión?
En primer lugar, para evitar que un asistente deshonesto arruine tu reunión, evita hacerlas públicas siempre que sea posible. Si tienes que organizar una reunión pública, date la opción de silenciar a todos los asistentes y de controlar quién puede compartir su pantalla.
Hablando de controlar a los asistentes, controla quién asiste proporcionando un enlace de reunión directamente a las personas que quieres que asistan. Luego, envíales otro correo electrónico con las contraseñas. Para una seguridad aún mayor, utiliza códigos de reunión generados aleatoriamente (si tu herramienta los ofrece) y nunca utilices el mismo código dos veces. A medida que los asistentes se unan a tu reunión, controla quién se ha unido. Cuando todos se hayan unido, bloquea el evento.
A continuación, debes saber de antemano cómo dar por terminada la reunión: en qué circunstancias lo harías, quién tiene autoridad para darla por terminada y cómo debe hacerse.
Asegura reuniones privadas. Para las reuniones privadas, exige una contraseña de reunión y utiliza elementos como una sala de espera para controlar la admisión de invitados. Para mejorar la seguridad, utiliza códigos de reunión generados aleatoriamente y contraseñas seguras y no las reutilices. No compartas un enlace a una teleconferencia en una publicación en redes sociales sin restricciones y de acceso público. Si es posible, desactiva la posibilidad de que los participantes se unan a una reunión antes que el anfitrión y silencia automáticamente a los participantes al entrar.
Por último, antes de cualquier reunión, conoce quién es el responsable de poner fin a una reunión problemática y qué medidas concretas debe tomar. Tú (y tu organización) deberíais conocer las respuestas a estas preguntas como una cuestión de política organizativa.
Paso 3: Protege tu información
Las personas suelen compartir información (intencionadamente o no) cuando participan en videoconferencias, sobre todo cuando se trata de reuniones informales o programadas con regularidad. Ten siempre presente que nunca debes compartir datos o información más allá de lo necesario para alcanzar los objetivos de la reunión.
En primer lugar, infórmate con el equipo jurídico de tu organización de si puedes o no grabar llamadas. Si vas a grabar, informa de ello a todos los asistentes y recuérdales explícitamente que no digan nada que pueda comprometer la seguridad o incluso sus propios asuntos personales. Esto ocurre con demasiada frecuencia durante la "charla trivial" que tiene lugar al principio y al final de las reuniones.
Antes de compartir tu pantalla, cierra todas las ventanas o aplicaciones que puedan revelar datos sensibles. Haz visible sólo el contenido que deba compartirse. Esto también significa que debes ocultar la barra de direcciones cuando muestres contenido de los sitios de la intranet de tu organización.
Paso 4: Protege todo lo personal
El software de grabación de vídeo a veces puede "captar" conversaciones que pueden estar ocurriendo lejos de tu ordenador. Antes de unirte a cualquier videoconferencia, recuerda a todas las personas de tu casa (o alrededores) que te estás uniendo a una sesión grabada que puede captar cualquier conversación delicada o personal que estén manteniendo. Para evitar revelar inadvertidamente datos personales basados en objetos de tu casa, utiliza las funciones de desenfoque del software o asegúrate de apuntar con la cámara y mantener su posición sobre un fondo discreto.
Para evitar comprometer la información personal de tus compañeros, asegúrate de que la cámara de seguridad de tu casa no apunta hacia tu pantalla. Considera también la posibilidad de utilizar auriculares para proteger lo que dicen, sobre todo si vives con compañeros de piso.
Por último, protege tu red doméstica de las intrusiones. Como mínimo, cambia la configuración predeterminada de tu Wi-Fi a una información personalizada que no sea obvia para un posible pirata informático. Después, comparte esta información sólo con personas en las que confíes. Para más detalles sobre la selección de configuraciones y el establecimiento de contraseñas, consulta nuestro Los 10 mejores consejos para un trabajo a distancia seguro.
Conclusión: La seguridad de las videoconferencias es más importante de lo que la mayoría de la gente cree
Como puedes ver, hay mucho que tener en cuenta antes de lanzarte a tu próxima videoconferencia, sobre todo si eres el anfitrión de la reunión. Prueba las sugerencias anteriores y comparte este blog con tus colegas para mantener tu seguridad y la de tu organización.
