Las oficinas híbridas deben tener una mentalidad "remote-first".

Según un reciente informe de investigación de PwC, el 78% de los directores generales creen que el trabajo a distancia es un elemento permanente para las organizaciones actuales. Esta aceptación del trabajo remoto como nueva norma se debe, en gran parte, a la impresionante flexibilidad y productividad de los trabajadores que ofrece. La conclusión es que las personas rinden más en un entorno de trabajo a distancia en el que pueden trabajar desde cualquier lugar y en el momento ideal.

Los autores del informe de PwC señalaron: "A medida que los trabajadores de todo el mundo hacían la transición al trabajo a distancia [durante la pandemia], los líderes de las empresas descubrieron que sus preocupaciones previas sobre las pérdidas de productividad eran infundadas". De hecho, un estudio separado de PwC sobre CFOs reveló que el número de CFOs que esperaban pérdidas de productividad causadas por el trabajo remoto se redujo casi en un 50% en sólo los 2 meses entre abril y junio de 2020.

Sin embargo, los entornos de trabajo híbridos exitosos no surgen de la nada. Los responsables de TI que gestionan entornos de trabajo híbridos con éxito han cambiado su mentalidad para no habilitar el trabajo remoto como una excepción. En su lugar, crean un entorno "remote-first" para garantizar que el trabajo se vea y se sienta igual, independientemente de la ubicación. A continuación se detallan cuatro pasos clave que el departamento de TI debería dar para transformar su lugar de trabajo de "remote-enabled" (o preparado para el trabajo remoto) a "remote-first".

Paso 1: Adaptar las herramientas "remote-first" a la forma de trabajar de los empleados

Muchas organizaciones lanzaron inicialmente lugares de trabajo híbridos equipando a los empleados con lo esencial, como videoconferencias con Zoom, acceso remoto con Splashtop y colaboración en proyectos con Trello. Es un buen comienzo. Sin embargo, las herramientas no son suficientes por sí solas. El departamento de TI debe trazar un mapa de las formas de trabajo de las personas y comprenderlas realmente. Esto permitirá crear un conjunto ideal de herramientas estándar, tanto si los empleados trabajan en la oficina como si lo hacen en remoto. De este modo, el trabajo a distancia se asemeja a la experiencia en la oficina. Así, todo el mundo sabe cómo colaborar, qué esperar de la tecnología y cómo establecer sus propios hábitos personales para alinearse con los de los demás.

Paso 2: Adoptar el BYOD

BYOD (tráete tu dispositivo) simplifica las etapas iniciales del establecimiento de un lugar de trabajo híbrido. Al permitir que las personas trabajen en cualquier dispositivo que elijan, el departamento de TI puede poner en marcha un entorno híbrido mucho más rápido. Para entender lo rápido que es, lea cómo BDP habilitó el trabajo remoto en solo 48 horas.

Con una gran variedad de dispositivos en uso, los empleados individuales tendrán inevitablemente sus propios problemas de soporte. Aquí es donde el departamento de TI debe aprovechar la asistencia técnica. ¿Qué es la asistencia supervisada? La asistencia supervisada permite al personal de soporte acceder instantáneamente a un ordenador o dispositivo móvil remoto mientras el usuario está presente, incluso si el dispositivo no está registrado en TI. Esto garantiza que todos los empleados remotos y su tipo de dispositivo elegido puedan identificar y resolver los problemas en tiempo real, independientemente del lugar y el momento en que necesiten el soporte de su servicio de asistencia. Más información sobre asistencia supervisada.

Paso 3: Aprovechar las comunicaciones asíncronas

Los trabajadores híbridos suelen vivir y trabajar en una gran variedad de zonas horarias. Aunque todos estuvieran en la misma zona horaria, no todos los empleados cumplen el mismo horario. Algunos trabajan mejor por la noche, mientras que otros son madrugadores. Con personas que se conectan al trabajo a distintas horas, a menudo es imposible mantener conversaciones rápidas. En este caso, las comunicaciones asíncronas suponen un cambio en la productividad.

Gracias a herramientas como Google Docs, Trello y otras soluciones de gestión de proyectos más formales, los miembros del equipo del proyecto ya no necesitan estar en el mismo lugar o conectados al mismo tiempo. Donde antes el trabajador remoto se perdía a menudo las discusiones críticas, ahora se mantiene igualmente al día. Muchas organizaciones híbridas y remotas realmente ganan productividad con las comunicaciones asíncronas. Entre otras razones, los empleados que trabajan desde casa siguen siendo productivos durante más tiempo al no tener que desplazarse 2-3 horas al día.

Paso 4: Proporcionar un gran soporte a distancia

Admitámoslo: no todos los empleados aprenden rápido cuando empiezan a utilizar herramientas remotas para trabajar. A medida que su equipo de TI introduce nuevas herramientas para optimizar el trabajo híbrido, los empleados necesitan poder obtener ayuda con los problemas técnicos. Dado que los empleados remotos trabajan a todas horas del día y de la noche, debe proporcionar opciones de asistencia remota las 24 horas del día. Como se ha señalado anteriormente, la asistencia remota más exitosa incorpora opciones de asistencia remota supervisada y no supervisada.

No olvide utilizar contenidos de autoayuda. No todos los empleados quieren o necesitan recurrir a su servicio de asistencia. Para ahorrar tiempo, recursos y presupuesto, permita a los trabajadores híbridos resolver sus propios problemas rápidamente estableciendo una sección o documento de preguntas frecuentes y un wiki sobre los problemas de soporte más probables a los que se enfrentarán.

Dado que las soluciones remotas será algo nuevo para muchas personas, proporcione soporte de forma proactiva desde el principio. Para ello, facilite a cada nuevo trabajador híbrido una lista de comprobación de los pasos a seguir y enlaces a recursos y/o contactos del servicio de asistencia que puedan guiarle en cada paso.

Conclusión: Normalizar el trabajo a distancia

Al final, el impulso de TI para estandarizar el trabajo remoto en un entorno híbrido debería considerarse simplemente como la estandarización de la forma de trabajar de las personas, estén donde estén. Independientemente de que una persona esté a distancia o en la oficina, la forma de iniciar sesión, acceder a los archivos, realizar sus tareas y colaborar debería ser la misma. Con el tiempo, el entorno de trabajo híbrido dejará de distinguir entre trabajadores remotos y en oficina. Todos serán simplemente personas productivas que disfrutan de un entorno de trabajo flexible.
 

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