Smart working - Quando si lavora a casa si passa a Splashtop

festeggiando il 2020 a Splashtop

All'inizio dell'anno, il team di leadership Splashtop è andato in Cina, Taipei e Giappone per l'incontro annuale con i nostri team asiatici.

Quando sono partiti, è stato durante un periodo di festa per l'inizio del nuovo anno cinese e le celebrazioni per l'Anno del Ratto.

Nessuno poteva immaginare che poche settimane dopo, Splashtop e molte altre aziende asiatiche avrebbero chiuso i loro uffici a causa dell'epidemia di coronavirus.

Mark Lee, CEO di Splashtop, crede fermamente che «Non riuscendo a prepararsi, le aziende si stanno preparando a fallire».

 

Con la leadership di Mark, Splashtop ha messo rapidamente in atto misure preventive per proteggere il personale e mantenere il business in funzione: 

 

  • In Cina, Taipei e Giappone, abbiamo chiesto a tutti i dipendenti di lavorare da casa
  • Abbiamo annullato tutti i piani di viaggio aziendali internazionali per tutti gli uffici
  • Negli Stati Uniti e nell'UE abbiamo chiesto a tutti i dipendenti con un sistema immunitario debole di iniziare immediatamente a lavorare da casa. Coloro che non hanno un sistema immunitario fragile sono stati incoraggiati allo smart working in particolar modo se si sentivano male o erano vicino a qualcuno che è stato malato.
  • Abbiamo messo in attesa i documenti PTO in modo che qualsiasi dipendente che avesse bisogno di WFH potesse farlo immediatamente senza dover compilare alcun tipo di modulo.
  • Negli uffici di progettazione aperti, abbiamo ridotto le riunioni, distribuito disinfettanti per le mani e installato purificatori d'aria
  • Abbiamo spesso comunicato la necessità di lavarsi le mani e tenere informati tutti i dipendenti sui recenti sviluppi
« Abbiamo preso tutte queste misure con l'ipotesi che l'epidemia sarebbe contenuta nei prossimi mesi caldi. Nel caso in cui l'epidemia peggiorasse, abbiamo messo in atto un'infrastruttura che permetterà all'intera azienda di andare completamente a distanza», ha dichiarato Mark Lee, CEO di Splashtop.

 

Come funziona il software Splashtop e perché l'accesso remoto tramite Splashtop è migliore della VPN?

Miglior accesso remoto Splashtop alternativo VNC

Mentre molte aziende utilizzano VPN per lavorare da casa, molte non sono abbastanza grandi per supportare VPN, sia finanziariamente che tecnicamente, perché le VPN richiedono tempo e attenzione IT considerevoli e sono piuttosto costose da configurare e mantenere. Splashtop non è solo conveniente, ma anche facile da configurare, sicuro e affidabile.

Attraverso l'uso del software di accesso remoto Splashtop, tutti i dipendenti possono lavorare in modo efficiente da casa accedendo al proprio computer di lavoro da qualsiasi altro dispositivo connesso a Internet, come telefoni cellulari, tablet e personal computer.

«Ho un abbonamento Splashtop Business Access e un notebook configurato con Streamer installato sulla rete dell'ufficio. Uso Splashtop per accedere al notebook dell'ufficio dai computer di casa e dai dispositivi mobili per accedere a tali risorse sulla rete dell'ufficio.

Lavorare da casa con il software Splashtop è meglio che portare il mio computer a casa perché molte risorse sono nella rete dell'ufficio e alcune sono limitate all'accesso dalla rete dell'ufficio. È anche più sicuro che portare a casa il mio computer di lavoro e collegarsi direttamente tramite la mia rete domestica.

Cosa succede quando perdo il computer o qualcuno ha hackerato la mia rete? Il software di accesso remoto Splashtop aggiunge un ulteriore livello di protezione in modo da poter recuperare rapidamente e in modo sicuro qualsiasi file dal file server dell'ufficio.»
— Alex Wu, Asia Manager

 

Lavorare da casa non è un piano antiproiettile

Funzionalità per disabilitare TeamViewerQuando Splashtop ha lanciato per la prima volta l'iniziativa dello smart working in Asia, siamo stati fortunati ad avere accesso a software remoto.

La logistica è stata una grande sfida. Ci stiamo espandendo rapidamente e questo significa che ci sono nuovi dipendenti nei ruoli rivolti ai clienti.

Pur assicurando che tutti siano addestrati, abbiano un supporto adeguato e siano consapevoli dei loro compiti è una sfida difficile da superare, ci stiamo arrivando comunicando e aggiornando costantemente i processi.

La sfida più grande che abbiamo affrontato è stata l'incapacità di organizzare incontri ad hoc, una componente vitale di una startup frenetica come la nostra. Questi incontri ad hoc rappresentano uno dei vantaggi più significativi di lavorare in un ufficio.

In un ufficio aziendale, quando un dipendente ha bisogno di raggiungere un collega, può contattare rapidamente il collega andando alla propria scrivania. E, nel caso in cui l'input sia richiesto da diversi colleghi, è possibile impostare tempestivamente una riunione di gruppo.

Quando i dipendenti lavorano da casa, la creazione di riunioni ad hoc è piuttosto difficile e spesso richiede il doppio del tempo quando le persone che lavorano non sono online allo stesso tempo. Crediamo che a causa di questo semplice ostacolo, la produttività nei nostri uffici asiatici sia passata dal 100% al 70%.

 

Aumentare la produttività dello smart working

Lavora da casa per prevenire la diffusione del coronavirus

Per aumentare la produttività, abbiamo aggiunto una serie di strumenti per rendere più produttivi i dipendenti che lavorano da casa.

In Asia, incoraggiamo i dipendenti a utilizzare WeChat in modo che possano collaborare meglio in tempo reale.

Negli altri uffici, stiamo promuovendo l'utilizzo di Microsoft Teams. Questa iniziativa sembra essere pagata come la produttività è aumentata dell' 80%.

Tuttavia, i miglioramenti potrebbero essere dovuti anche al fatto che i dipendenti si abituano allo smart working. Quindi, se Splashtop avesse fornito formazione per lavorare in remoto, la produttività sarebbe stata più alta?

«Anche se non possiamo andare in ufficio, possiamo collegarci da casa alla rete dell'azienda in qualsiasi momento e ovunque senza influire sullo stato di avanzamento del lavoro, e questo metodo è molto sicuro.
Non esco di casa da 19 giorni, e tendo a lavorare troppo. Ma non credo che questo sia interamente correlato al coronavirus perché ho lavorato da casa in precedenza in diverse occasioni.»
— Johnny, amministratore di sistema in Cina

La testimonianza di Johnny, tra molti altri, evidenzia una tendenza convalidata da diversi studi sullo smart working: a causa di meno distrazioni, i dipendenti remoti possono concentrarsi meglio sui loro compiti.

E in luoghi come la Silicon Valley, i lavoratori remoti risparmiano molto tempo evitando traffico pesante e lunghi spostamenti.

Di conseguenza, i dipendenti che lavorano da casa tendono non solo ad essere più produttivi, ma anche a lavorare più a lungo.

 

Guardando al futuro COVID19 — I principali takeaway del team di leadership Splashtop

Casi di studio Covid con Splashtop

Da destra a sinistra: Splashtop Co-Fondatori Rob, Philip, Mark e Thomas

«L'epidemia COVID-19 ci ha costretti a lavorare a distanza utilizzando i nostri prodotti. Così facendo, ora abbiamo esperienze personali da condividere con i clienti, e possiamo dire che portiamo avanti il discorso».
-Thomas Deng, cofondatore e SVP di Product Management

«Sebbene questa iniziativa del WFH sia temporanea, le intuizioni che abbiamo raccolto suggeriscono che potremmo lavorare definitivamente completamente o parzialmente a distanza in futuro».
-Robert Ha, COO, e cofondatore di Splashtop

«Questa iniziativa dello smart working ha rafforzato l'infrastruttura tecnica Splashtop per consentire ai dipendenti di lavorare da casa in modo più produttivo».
— Philip Sheu, cofondatore e CTO

«Indipendentemente dal percorso che seguiamo da qui, il miglioramento delle capacità di tele pendolarismo sarà al centro della nostra strategia di business continuity».
— Mark Lee, CEO e cofondatore di Splashtop


Essendo un'azienda il cui prodotto principale è la tecnologia di accesso remoto, Splashtop ha avuto la fortuna di avere accesso facilmente alla tecnologia giusta. Questo è probabilmente il motivo per cui la nostra azienda è stata in grado di consentire ai dipendenti di lavorare in remoto rapidamente. Siamo consapevoli del fatto che questo non è il caso di tutti e abbiamo deciso di fare qualcosa al riguardo. Clicca qui per scoprire le iniziative dello smart working di Splashtop durante questo periodo di crisi.