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Lavorare in remoto

Riconsidera l'ambiente di lavoro tradizionale nell'era dello smart working

6 minuti di lettura

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L'era dello smart working > moda o tendenza?

Sebbene noi di Splashtop siamo stati per molti anni i pionieri del software di accesso remoto per il telelavoro, fino a poche settimane fa lavorare da casa non era la norma per noi. Solo di recente abbiamo reso l'azienda completamente remota. A causa del COVID19 e della distanza sociale, stiamo assistendo a una corsa all'implementazione del WFH. È più che mai importante ripensare l'ambiente di lavoro per i lavori che lo consentono.

Contrariamente a quanto si crede e a tutti i rumori dei telegiornali, lavorare da casa non è una novità. È una tendenza in atto da molto prima dell'avvento di COVID19. Questa tendenza è globale, quindi i lavoratori degli Stati Uniti non sono certo gli unici a lavorare in telelavoro.

Uno studio del 2018 di ha rilevato che "più di due terzi delle persone in tutto il mondo (70%) lavorano fuori dall'ufficio almeno una volta alla settimana", secondo CNBC. E il 53% lavora almeno la metà del tempo da remoto". Secondo il Bureau of Labor Statistics, negli Stati Uniti circa il 16% della forza lavoro, ovvero più di 26 milioni di americani, lavora da remoto.

Data questa tendenza innegabile, perché c'è una tale resistenza allo smart working e perché così tante imprese erano impreparate quando scoppiò il COVID19?

Le principali resistenze al WFH > Il bisogno di mantenere il controllo 

Per molto tempo, la tradizione del manager-controller è stata popolare, con la convinzione che essere presenti sia visto come un segno di coinvolgimento dei lavoratori.

Come puoi assicurarti che i dipendenti lavorino senza essere in grado di vederli? Come si può misurare la loro produttività a distanza?

Molte domande e incertezze rimangono legate al concetto dello smart working.

La realtà è che la maggior parte dei telelavoratori tendono a lavorare molto più di quelli seduti in ufficio.

Noi di Splashtop possiamo affermare che è proprio così. Da quando siamo diventati virtuali abbiamo assistito a prestazioni elevate da parte di tutto il team. Tutti danno il 100%... o più!

I vantaggi dello smart working

  1. Aumento della produttività

I telelavoratori evitano di spendere tempo per spostarsi da e verso il lavoro, in modo che siano meno stanchi e godano di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Poiché anche i telelavoratori sono soggetti a meno stress diretto e a meno interruzioni rispetto all'ufficio, hanno generalmente una maggiore concentrazione e sono quindi molto più produttivi che in un ambiente lavorativo occupato.

Di conseguenza, la maggior parte di loro ha molta più energia ed entusiasmo per dare il 100%.

Uno studio di Harvard Business Review ha effettivamente scoperto che i telelavoratori lavorano l'equivalente di quasi un giorno in più alla settimana rispetto ai loro colleghi in ufficio. E uno studio di Stanford di due anni mostra un incredibile aumento della produttività del lavoro da casa.

  1. Costi operativi ridotti

Secondo PGi, il risparmio medio sugli immobili con telelavoratori a tempo pieno è di 10.000 dollari per dipendente all'anno. Anche le aziende che permettono ai dipendenti di lavorare da casa solo per pochi giorni alla settimana possono trarne beneficio. Alcuni di questi risparmi derivano dalla riduzione delle assenze per malattia, una spesa che negli Stati Uniti è molto elevata: 1.800 dollari all'anno e per dipendente.

  1. Maggiore attrattiva come datore di lavoro

La rivoluzione digitale e ora COVID19 hanno cambiato irreversibilmente il mondo. Per le nuove generazioni, come la Generazione Z e i Millennials, il telelavoro non è più un optional ma un fattore importante nella scelta del datore di lavoro. Secondo un'indagine condotta da Virtual Vocations, il 79,5% dei Millennials intervistati ha dichiarato che il telelavoro è il loro tipo di lavoro principale. Quindi, per rimanere competitive e continuare ad attrarre i migliori talenti, le aziende dovranno affrontare questa nuova realtà offrendo l'opzione del telelavoro ai propri dipendenti.

Come impostare correttamente lo smart working all'interno dell'azienda

Graphic showing a central building connected to remote home offices, symbolizing remote work with Splashtop

Passo 1 - Stabilire una politica di telelavoro

- Definisci a chi si applica la policy. Identifica le posizioni e i ruoli idonei al telelavoro.

- Specificare quando il telelavoro sarà consentito su base regolare, occasionale o eccezionale, come ad esempio i giorni di telelavoro dovuti a visite mediche, assistenza all'infanzia o qualsiasi altro motivo.

- Definisci le aspettative: quante ore di lavoro devono fare i lavoratori a distanza ogni giorno? Assicurati che gli obiettivi e le relative aspettative siano chiari e coerenti. Se vuoi che i dipendenti comunichino tra loro anche quando lavorano da remoto per mantenere alta la produttività, specificalo.

- Comunicare come i dipendenti lavoreranno da casa - I dipendenti devono portare i loro computer desktop a casa o lasciarli in ufficio? Esiste uno strumento di desktop remoto che possono utilizzare per accedere al loro computer da remoto? Quali applicazioni dovranno usare i membri del team per comunicare tra loro? Qualsiasi strumento tu abbia a disposizione, assicurati che tutti sappiano come usarlo.

- Rendi la sicurezza una priorità - Ricorda ai dipendenti l'importanza della sicurezza. Elenca tutte le regole della tua azienda in materia di sicurezza dei dati e dei dispositivi.

Una volta che avrai messo in atto i tuoi criteri, sarai pronto per iniziare a testarla su un piccolo gruppo di dipendenti. Una volta testato e raffinato, implementa il telelavoro al resto dell'azienda. Leggi di più qui.

Fase 2 - Configurare i 5 strumenti WFH necessari

  1. Gestione dei progetti - Trello, monday.com, Workfront.

  2. Comunicazione in tempo reale - Slack, Skype o Zoom.

  3. Collaborazione - Google Drive, Microsoft Teams o Confluence.

  4. Tracciamento e gestione del team - Hubstaff, Officevibe o JotForm.

  5. Splashtop Remote Access - Splashtop Business Access non è solo facile da usare, ma anche molto sicuro e conveniente. Oltre 30 milioni di persone in tutto il mondo utilizzano Splashtop. Puoi iniziare con una prova gratuita qui.

Passo 3 - Mantenere un'atmosfera positiva e umana

Per un'implementazione di successo dello smart working, è importante ricordare che, soprattutto, la componente delle persone è la più importante. La sfida più grande del telelavoro è spesso un eccessivo controllo dei dipendenti con strumenti di produttività e dello smart working.

Quando non vediamo dipendenti, siamo spesso tentati di esaminarli di più. Risponde alle email? Quanto tempo ci impiega per farlo? Da quanto tempo è connesso?

Ricorda che la cosa più importante è il risultato e dimostra ai tuoi dipendenti che hai fiducia in loro. -->Questo creerà un'atmosfera di fiducia e di energia positiva.

Le nostre previsioni per il futuro > lo smart working non sarà più opzionale

Possiamo già vedere che COVID19 ha causato un'esplosione forzata di telelavoro a livello globale. Rivoluzione forzata o no, è certo che lo smart working rimarrà incisa nel DNA della maggior parte delle aziende.

Riteniamo che le imprese che ne trarranno beneficio siano quelle che saranno in grado di raggiungere un equilibrio in questo nuovo mondo dello smart working.

"Per noi, questo equilibrio può includere l'opportunità di offrire ai nostri dipendenti la possibilità di lavorare da casa alcune volte alla settimana. Forse cambieremo completamente idea dopo la crisi? Non c'è nulla di certo. Ciò che è chiaro è che stiamo per ripensare seriamente la nostra concezione dell'ambiente di lavoro. Siamo pronti per l'era del telelavoro. "- Mark Lee, CEO di Splashtop

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