Home Farm Family Medicine s'appuie sur Splashtop pour mettre en place une pratique de soins de santé de première ligne pendant la COVID-19

Découvrez comment une équipe de professionnels de la santé utilise l'accès à distance pour établir un nouveau cabinet avec des ressources limitées

RÉSUMÉ

Home Farm Family Medicine utilise l'accès à distance Splashtop pour permettre aux individus de traiter des documents et d'autres tâches de ce type depuis leur domicile tout en restant en conformité avec la HIPAA. En outre, depuis COVID-19, les membres du personnel qui présentent de légers symptômes mais ne sont pas trop malades pour travailler, utilisent Splashtop pour travailler à domicile sans exposer les autres membres du personnel et les patients.

Nous avons parlé à Jake Harrelson de Home Farm Family Medicine. Son travail consiste à aider les patients à surmonter les obstacles qu'ils peuvent rencontrer dans le domaine des soins de santé. De plus, il est administrateur de réseau, coordinateur du programme de vaccination et personne de référence pour diverses tâches au sein du bureau.

Le défi – Trouver une solution d'accès à distance conforme à l'HIPAA qui donne la priorité au service à la clientèle

Jusqu'à présent, le Home Farm Family Medicine a été financé par le Dr Morrison qui a utilisé ses économies et ses comptes de retraite pour lancer le cabinet. Plusieurs membres de l'équipe sont encore des bénévoles qui ont enregistré des heures en prévision d'un éventuel jour de paie. Le cabinet a besoin d'une aide financière jusqu'à ce qu'il soit accrédité auprès des assureurs et puisse les facturer.

En raison d'un budget extrêmement limité, Home Farm Family Medicine a contacté de nombreuses entreprises pour obtenir de l'aide sur différentes solutions logicielles. Jake a déclaré : «Lorsque j'ai rejoint l'équipe une semaine avant l'ouverture et la mise en place d'un intranet à des fins de partage de fichiers, j'ai réalisé que nous avions besoin d'un mécanisme d'accès à distance en raison de nos plans d'extension du personnel et de l'espace limité. Ensuite, lorsque COVID-19 est arrivé dans notre État, le besoin d'un accès à distance s'est élargi pour permettre aux membres symptomatiques de l'équipe de travailler de chez eux. Bien sûr, nous devions nous assurer que la solution était conforme aux lois HIPAA. » Les tâches à distance comprenaient la mise en œuvre de leur système de dossiers médicaux électroniques, l'accréditation auprès des assureurs, la facturation, etc.

Jake connaissait LogMeIn et TeamViewer en tant que fournisseurs de logiciels d'accès à distance et les avait déjà utilisés par le passé. Cependant, d'après son expérience, ils manquaient du support client intime qui était important pour la médecine familiale à domicile.

La médecine familiale à domicile trouve Splashtop – Une solution d'accès à distance sécurisée et performante avec un service clientèle sans pareil

Home Farm Family Medicine essayait d'augmenter le personnel sans avoir à louer de locaux supplémentaires, ainsi que de donner aux membres du personnel la possibilité de travailler à domicile afin d'aider à ralentir la propagation de COVID-19.

Dans sa recherche de solutions alternatives à LogMeIn et TeamViewer, Jake est tombé sur Splashtop, qui a été très bien noté et qui est conforme à la HIPAA. Jake a déclaré : " Plus important encore, votre équipe a répondu rapidement et efficacement à mon communiqué par un e-mail amical qui m'a donné le sentiment que vous étiez le bon choix."

Jake a également souligné les caractéristiques uniques de Splashtop :

Facilité de mise en œuvre et d'utilisation : "Le processus de mise en place et de mise en œuvre a été incroyablement facile et bien décrit dans vos articles d'aide. La facilité de mise en place et d'utilisation a permis à chaque membre du personnel d'avoir un accès égal à notre réseau de bureau et à notre système de fichiers à distance.

Les membres du personnel utilisent votre logiciel en dehors des heures de bureau ou pendant le week-end. Nous disposons également d'un poste de travail configuré exclusivement pour un accès à distance pendant les heures de travail. Il est utilisé régulièrement, car nous nous trouvons à notre emplacement initial, qui n'est pas aussi grand que nécessaire les jours où nous sommes occupés. Je suis également en mesure d'accéder à distance au serveur et à la plupart de nos ordinateurs de bureau et de corriger les problèmes qui peuvent survenir sans avoir à me rendre au bureau pendant mon temps libre".

Prise en charge étendue des appareils : la médecine familiale de la ferme à domicile possède actuellement 4 PC comme points de terminaison au bureau, auxquels les membres du personnel se connectent avec une variété d'appareils personnels de la maison. Les appareils domestiques comprennent les PC Windows, les téléphones Android, les iphones et les ordinateurs Mac. Jake a déclaré : «Splashtop fonctionne parfaitement sur tous les appareils sur lesquels nous l'avons utilisé. »

Performances : "Splashtop a des performances inégalées. Nous utilisons régulièrement Splashtop sans aucun problème. Je n'ai reçu aucun rapport sur la connectivité, l'utilisation ou tout autre problème de la part d'un membre du personnel, et je n'en ai pas non plus remarqué moi-même".

Sécurité : Home Farm Family Medicine avait besoin d'une solution d'accès à distance avec une sécurité solide. Jake a déclaré : "Splashtop utilise des procédures de sécurité strictes qui assurent la sécurité de nos sessions à distance et de nos données".

Service clientèle : : « L'équipe du service client de Splashtop a été absolument divine ! Leurs gentils mots et actions ont fait de Splashtop notre logiciel d'accès à distance de choix. Bravo à vous tous ! »

Résultats de l'utilisation de Splashtop – Réduction des coûts et efficacité accrue

Home Farm Family Medicine a économisé de l'argent en ne louant pas de locaux supplémentaires et a empêché la propagation de la maladie sans perdre des membres clés de l'équipe. Jake a déclaré : "Je dirais que nous avons pu économiser au moins 1 000 dollars par mois en n'ayant pas besoin d'espace supplémentaire et que nous avons obtenu une augmentation incalculable de l'efficacité sur le lieu de travail. Nous sommes également en mesure de contribuer à la prévention des émissions inutiles de combustibles fossiles et avons économisé de nombreuses heures de trajet en permettant le travail à distance!"

De plus, Jake a déclaré : « Ce projet a été un succès sans précédent et vous êtes tous fantastiques et compétents ! Je n'ai aucun mot pour exprimer à quel point je suis reconnaissant d'avoir eu l'occasion d'apprendre et d'utiliser Splashtop au cours des derniers mois. C'est l'aboutissement d'un rêve d'enfance que j'ai rêvé d'avoir un logiciel d'accès à distance aussi fiable et aussi rapide ; l'expérience a été vraiment sublime. »

DÉTAILS

À propos de Home Farm Family Medicine

Home Farm Family est un cabinet de médecine familiale récemment créé dans la banlieue de Brattleboro, VT. En juin 2020, l'équipe est composée de plusieurs membres : un médecin, un assistant médical, deux infirmières diplômées (dont une est responsable de cas), un conseiller certifié en santé mentale, un assistant médical, un chef de bureau, un navigateur de patients et une poignée d'étudiants et d'employés de bureau. Dans un petit cabinet, tous les membres de l'équipe ont des responsabilités multiples.

"L'équipe du service clientèle de Splashtop a été absolument divine ! Leurs gentilles paroles et leurs actions ont fait de Splashtop notre logiciel d'accès à distance de choix".
– Jake harrelson, Patient Navigator, Home farm family medicine

À propos de Splashtop Business Access Pro

Logiciel d'accès à distance de choix pour les individus, les équipes et les organisations, Splashtop Business Access permet aux utilisateurs de contrôler à distance les ordinateurs de travail depuis n'importe quel ordinateur ou appareil mobile, en temps réel. Les utilisateurs obtiennent toutes les fonctionnalités requises pour une fraction du coût des autres solutions d'assistance à distance.