A principios de año, el equipo de lideres de Splashtop voló a China, Taipei y Japón para la reunión anual con nuestros equipos de Asia.
Cuando visitaron, fue durante la época festiva para el comienzo del nuevo año chino y las celebraciones del Año del Ratón.
Nadie podía imaginar que unas semanas más tarde, Splashtop y muchas otras empresas de Asia cerrarían sus oficinas debido al brote de coronavirus.
Mark Lee, el CEO de Splashtop, cree firmemente que "Al no prepararse, las empresas se están preparando para fracasar".
Con el liderazgo de Mark, Splashtop implementó rápidamente medidas preventivas para proteger al personal y mantener el negocio en funcionamiento:
En China, Taipei y Japón, pedimos a todos los empleados que trabajaran desde casa
Cancelamos todos los planes de viajes corporativos internacionales de todas las oficinas
En los EE.UU. y la UE, pedimos a todos los empleados con un sistema inmunológico débil que empezaran a trabajar desde casa inmediatamente. Aquellos sin un sistema inmunológico frágil fueron animados a WFH si se sentían enfermos o cerca de alguien que estuviera enfermo.
Pusimos el papeleo del PTO en espera para que cualquier empleado que necesitara trabajar desde casa pudiera hacerlo inmediatamente sin tener que rellenar ningún tipo de formulario.
En las oficinas de espacio abierto, redujimos las reuniones, distribuimos desinfectantes de manos e instalamos purificadores de aire
Comunicamos frecuentemente la necesidad de lavarse las manos y mantuvimos a todos los empleados informados sobre los últimos acontecimientos
"Tomamos todas estas medidas con la suposición de que el brote se contendría en los próximos meses cálidos. En caso de que el brote empeore, hemos implementado una infraestructura que permitirá que toda la empresa se vuelva completamente remota", dijo Mark. Lee, CEO de Splashtop.
¿Cómo funciona el software Splashtop y por qué el acceso remoto a través de Splashtop es mejor que la VPN?
Si bien muchas empresas usan VPN para trabajar desde casa, muchas no son lo suficientemente grandes como para admitir VPN, ya sea financiera o técnicamente, porque las VPN requieren una cantidad considerable de tiempo y atención de TI, y son bastante costosas de configurar y mantener. Splashtop no solo es rentable, sino también fácil de configurar, seguro y confiable.
Mediante el uso del software de acceso remoto Splashtop, todos los empleados pueden trabajar eficientemente desde su casa accediendo a la computadora de su trabajo desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet, como teléfonos móviles, tabletas y computadoras personales.
"Tengo una suscripción a Splashtop Business Remote Access y una computadora portátil configurada con Streamer instalado en la red de la oficina. Uso Splashtop para acceder a mi computadora portátil de oficina desde las computadoras de mi hogar y dispositivos móviles para acceder a esos recursos en la red de la oficina.
Trabajar desde casa con el software Splashtop es mejor que llevarme la computadora a casa porque muchos recursos residen en la red de la oficina, y algunos están limitados al acceso desde la red de la oficina. También es más seguro que llevarme el ordenador del trabajo a casa y conectarme directamente a través de la red doméstica.
¿Qué sucede si pierdo la computadora o alguien piratea mi red? El software de acceso remoto Splashtop agrega una capa adicional de protección para que pueda recuperar de forma rápida y segura cualquier archivo del servidor de archivos de la oficina".
– Alex Wu, Gerente de Asia
Trabajar desde casa no es un plan a prueba de balas
Cuando Splashtop lanzó por primera vez la iniciativa WFH en Asia, tuvimos la suerte de tener acceso a un software remoto.
La logística fue un gran desafío. Nos estamos expandiendo a un ritmo rápido, y eso significa que hay nuevos empleados en funciones de cara al cliente.
Si bien garantizar que todos estén capacitados, cuenten con el apoyo adecuado y sean conscientes de sus tareas es un reto difícil de superar, lo estamos logrando mediante la comunicación y la actualización constante de los procesos.
El mayor reto al que nos enfrentamos fue la incapacidad de tener reuniones ad hoc, un componente vital de una puesta en marcha rápida como la nuestra. Estas reuniones ad hoc representan una de las ventajas más significativas de trabajar en una oficina.
En una oficina corporativa, cuando un empleado necesita llegar a un colega, puede hacerlo rápidamente yendo a su escritorio. Y, en el caso de que se requiera la participación de varios compañeros, se puede establecer rápidamente una reunión de grupo.
Cuando los empleados trabajan desde casa, organizar reuniones ad hoc es bastante complicado y, a menudo, lleva el doble de tiempo cuando las personas que trabajan no están en línea al mismo tiempo. Creemos que debido a este simple obstáculo, la productividad en nuestras oficinas de Asia pasó del 100 % al 70 %.
Procesos para aumentar la productividad trabajando desde casa
Para ayudar a aumentar la productividad, añadimos un conjunto de herramientas para que los empleados que trabajan desde casa sean más productivos.
En Asia, estamos alentando a los empleados a utilizar el WeChat para que puedan colaborar mejor en tiempo real.
En nuestras otras oficinas, estamos promoviendo el uso de Microsoft Teams. Esta iniciativa parece estar dando sus frutos, ya que la productividad ha subido hasta un 80 %.
Sin embargo, las mejoras también podrían deberse a que los empleados se acostumbren a WFH. Así que si Splashtop proporcionara entrenamiento para trabajar a distancia, ¿La productividad podría haber sido mayor?
“Si bien no podemos ir a la oficina, podemos conectarnos desde casa a la red de la empresa en cualquier momento y en cualquier lugar sin afectar el progreso del trabajo, y este método es muy seguro.
Hace 19 días que no salgo de casa y tiendo a trabajar demasiado. Pero no creo que esto esté completamente relacionado con el coronavirus porque he estado trabajando desde casa anteriormente en varias ocasiones".
- Johnny, Administrador de Sistemas en China
El testimonio de Johnny, entre muchos otros, destaca una tendencia validada por varios estudios del hogar de la FMH: debido a menos distracciones, los empleados remotos pueden concentrarse mejor en sus tareas.
Y en lugares como Silicon Valley, los trabajadores remotos ahorran un tiempo considerable evitando el tráfico pesado y los largos desplazamientos.
Como resultado, los empleados que trabajan desde casa tienden no sólo a ser más productivos sino también a trabajar más horas.
Mirando hacia adelante COVID19 - Llaves para llevar del equipo de liderazgo de Splashtop
De izquierda a derecha: los cofundadores de Splashtop, Rob, Philip, Mark y Thomas
"La aparición del COVID-19 nos ha obligado a trabajar a distancia usando nuestros propios productos. Al hacerlo, ahora tenemos experiencias personales que compartir con los clientes y podemos decir que predicamos con el ejemplo".
– Thomas Deng, cofundador y vicepresidente jefe de gestión de productos
"Mientras que esta iniciativa de la WFH es temporal, los conocimientos que hemos recabado sugieren que podríamos trabajar de forma permanente o parcial a distancia en el futuro".
– Robert Ha, director de operaciones y cofundador de Splashtop
"Esta iniciativa de la FMH ha fortalecido la infraestructura técnica de Splashtop para permitir que los empleados trabajen desde casa de manera más productiva".
– Philip Sheu, cofundador y CTO
"Independientemente del camino que tomemos a partir de aquí, mejorar las capacidades de teletrabajo será la prioridad de nuestra estrategia de continuidad comercial".
– Mark Lee, director ejecutivo y cofundador de Splashtop
Como empresa cuyo producto principal es la tecnología de acceso remoto, Splashtop tuvo la suerte de tener acceso inmediato a la tecnología adecuada. Probablemente esa sea la razón por la que nuestra empresa pudo permitir que los empleados trabajaran de forma remota rápidamente. Somos conscientes de que este no es el caso para todos y hemos decidido hacer algo al respecto. Haga clic aquí para conocer las iniciativas de la FMH de Splashtop durante este tiempo de crisis.
