Die Zukunft der Arbeit ist das Hybridbüro, und hier erfahren Sie, wie Sie sich darauf vorbereiten können

Lies hier die aktualisierten Erkenntnisse aus diesem Artikel für 2021.

In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir die Zukunft der Arbeit mit CEOs und Personalleitern in verschiedenen Branchen untersucht. Unsere Ergebnisse? Das Büro wird nicht verschwinden. Was ist dann mit der explosionsartigen Zunahme der Telearbeit? Wenn das Büro nicht wegfällt, würde das nicht bedeuten, dass Telearbeit nicht Bestand haben wird? Nicht unbedingt. Letztlich kamen wir aus unserer Diskussion über die Zukunft der Arbeit zu dem Schluss, dass die Zukunft hybrid ist.

Was ist ein hybrides Büro und wie können sich Unternehmen auf die Einrichtung einer hybriden Belegschaft vorbereiten? Wie der Name schon sagt, ist das Hybrid-Büro eine Büroeinrichtung, in der die Mitarbeiter die Flexibilität haben, vom Büro aus oder von einem anderen Ort aus zu arbeiten, an dem sie Zugriff auf die Tools haben, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Welche Sicherheitsanforderungen und -richtlinien müssen Unternehmen implementieren? Welche Art von Büroinfrastruktur sollten Unternehmen einrichten, um sich auf die Zukunft der Arbeit vorzubereiten? Welche Ausrüstung und Werkzeuge sind erforderlich, um dies zu unterstützen? Erhalten Sie eine Antwort auf all diese Fragen und erfahren Sie, wie Sie Ihr hybrides Büro in 3 einfachen Schritten einrichten.

I. Skizziere eine hybride Büropolitik

Als COVID19 zuschlug und die Unternehmen zwang, zur Fernarbeit zu wechseln, bestand der schwierigere Teil nicht darin, die Möglichkeiten der Fernarbeit zu erweitern, sondern darin, sie zu implementieren und die Mitarbeiter in diesem Prozess anzuleiten. Da viele von ihnen zuvor noch nicht aus der Ferne gearbeitet hatten, hatten sie keine Erfahrung damit, wie sie dies produktiv tun konnten. Es stellte sich auch schnell heraus, dass nicht alle Mitarbeiter in der Lage sind, aus der Ferne zu arbeiten. Durch die Einführung einer hybriden Büropolitik können Arbeitgeber sicherstellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Richtlinien befolgen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine hybride Büropolitik einrichten können.

1. Definieren Sie klar, für wen die Richtlinie gilt - Machen Sie bekannt, welche Mitglieder des Unternehmens von zu Hause aus arbeiten können. Vielleicht müssen neue Mitarbeiter in den ersten 30 Tagen im Büro arbeiten, um ihnen die Einarbeitung zu erleichtern? Vielleicht können einige Positionen nicht abwesend sein? Wie auch immer die Antworten auf diese Fragen lauten mögen, fügen Sie sie unbedingt in Ihre Richtlinie ein.

2. Erwartungen und Richtlinien festlegen, wann Mitarbeiter remote arbeiten können und wann sie vor Ort arbeiten sollten – Planen Sie, Ihr Remote-Büro einzurichten, indem Sie Mitarbeiter drei Tage von zu Hause aus und zwei Tage im Büro arbeiten lassen? Denken Sie darüber nach, eine Zulage für Remote-Tage einzuführen und den Mitarbeitern die vollständige Autorität zu geben, wann sie diese nutzen? Oder möchten Sie, dass Manager die Remote-Zulage für ihr Team festlegen? Planen Sie, es komplett offen zu lassen? Gibt es unbedingt notwendige Vor-Ort-Meetings? Wie viele Stunden sollten Remote-Mitarbeiter täglich arbeiten? Es gibt viel zu bedenken. Listen Sie alle möglichen Szenarien auf und stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Punkt in Ihrer Richtlinie Richtlinien enthalten.

3. Kommunizieren Sie, wie die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten werden – Sollen die Mitarbeiter die ihnen zur Verfügung gestellten Computer an ihre entfernten Standorte verlegen oder sollen sie bei Bedarf aus der Ferne darauf zugreifen? Verfügen Sie über ein Remote-Tool, mit dem sie per Fernzugriff auf ihre Computer zugreifen können? Welche Anwendungen sollten die Teammitglieder verwenden, um miteinander zu kommunizieren? Welche Tools Sie auch immer zur Verfügung haben, stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was diese sind und wie er sie benutzen kann.

4. Überbetonung der Sicherheit – Das ist wirklich wichtig. Wir leben im digitalen Zeitalter, und jeden Tag arbeiten Hacker härter daran, Sicherheitsmauern zu durchbrechen. Während es keine perfekte Sicherheit gibt, machen Sie es ihnen nicht leicht. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Sicherheitsrichtlinien befolgen und auf dem neuesten Stand halten. Skizzieren Sie diese in Ihrer Richtlinie und stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wie solche Richtlinien zu befolgen sind.

II. Überarbeite deine Büroräume und konfiguriere sie, um deine klar definierten Ziele zu erreichen.

Es versteht sich von selbst – aber brauchen Sie ein großes Büro, wenn die Mitarbeiter nur ein paar Tage die Woche, vielleicht sogar nur ein paar Tage im Monat kommen? Wahrscheinlich nicht. Wie nutzen Sie also Ihren physischen Büroraum optimal? Sie sollten die Gründe erkunden, warum Sie überhaupt ein hybrides Büro haben wollten.

Work-Life-Balance für Mitarbeiter? Soziale Interaktionen? Robuste Sicherheit? Super-gesteigerte Produktivität? Reduzierte Kosten für Ihr Unternehmen? Warum ist das wichtig? Es wird definieren, wie Sie Ihren Büroraum einrichten. So konfigurieren viele teilweise remote arbeitende Unternehmen ihren Arbeitsplatz.

Zum Beispiel ist das Büro des Basislagers eher als Treffpunkt als als traditionelle Büroeinrichtung strukturiert. In einem Interview mit FastCompany sagte Jason Fried, CEO von Base Camps, dass er das Büro seines Unternehmens entworfen habe, um zu simulieren, wie es wäre, wenn niemand tatsächlich im Büro wäre.

"Wenn Sie zu Hause in einem zweiten Schlafzimmer sind oder tagsüber niemand in der Nähe ist, werden Sie nicht abgelenkt. Sie befinden sich in einer Umgebung, die Sie größtenteils kontrollieren können, arbeiten isoliert und vertiefen sich in die Arbeit, ohne von anderen gestört zu werden. Wir wollten einen Büroraum schaffen, der die Vorteile dessen simuliert, aber auch die Möglichkeit bietet, dass sich Menschen in einer schallkontrollierten Umgebung treffen können."
- Jason Fried, CEO bei Basecamp.

Was bedeutet das für Sie? Wenn Ihre Ziele für die Einrichtung eines Büros die oben genannten Gründe sind, müssen Sie Ihr Büro so konfigurieren, dass es Zusammenarbeit fördert, Produktivität steigert und Sicherheit bietet. Das bedeutet, dass das traditionelle Design von nebeneinander liegenden Kabinen wahrscheinlich keinen Sinn mehr macht. Sie könnten sich für rotierende Schreibtische entscheiden und in sozial interaktivere Räume investieren, in denen sich Mitarbeiter treffen und zusammenarbeiten können. Vielleicht würde das bedeuten, den Kaffeeraum durch einen Loungebereich zu ersetzen?

Und wenn das Büro als Markensignal genutzt wird, um potenzielle Kunden zu beeindrucken, sollten Sie vielleicht in einen hochmodernen Konferenzraum investieren. Außerdem, wenn das Büro eher leer als voll sein wird, brauchen Sie vielleicht nicht so viele Besprechungsräume? Wenn Sie planen, Ihr Büro vierteljährlich für ein soziales Event zu nutzen, sollten Sie vielleicht in den Bau eines großartigen sozialen Raums investieren, in dem Ihr Team vierteljährlich Kontakte knüpfen kann. Und natürlich müssen Sie ein Design in Betracht ziehen, das die höchsten sanitären Vorschriften erfüllt, um Ihre Organisation in Situationen wie der aktuellen COVID19-Pandemie zu schützen.

Dies sind nur einige Bereiche, die es zu erkunden gilt. Letztendlich müssen Sie definieren, was Sie erreichen wollen, und Ihren Raum entsprechend gestalten.

III. Investiere in die richtigen Tools und Technologien, um dein Hybrid-Team effizient zu unterstützen

Welche Werkzeuge benötigen Sie, um Ihrem Team zu ermöglichen, produktiv und sicher aus der Ferne zu arbeiten? Sollten Sie Remote-Computer und Bürocomputer für Mitarbeiter kaufen? Sollten Sie Lizenzen für die von Ihrem Team verwendete Software duplizieren, damit sie diese sowohl im Büro als auch an jedem anderen Ort, an dem sie arbeiten werden, nutzen können? Das sind die Werkzeuge, die Sie brauchen.

Für Fernzugriff —> BYOD + Splashtop Remote Access

BYOD + Fernzugriff = Die perfekte Mischung aus Technologie, um eine hybride Belegschaft zu ermöglichen

Lange Zeit erfolgte die traditionelle Art der Fernarbeit über das VPN-Netzwerk eines Unternehmens. Dies hat sich als nicht optimal und skalierbar erwiesen, um eine Remote-Belegschaft zu ermöglichen: VPN ist kostspielig, schwer zu skalieren und unzuverlässig.  Es hat sich gezeigt, dass Fernzugriff der bessere und optimalste Weg ist, um hybrides Arbeiten zu ermöglichen. So funktioniert es:

1. 

   Fernzugriff ermöglicht es Benutzern, über persönliche Windows- oder Mac-Computer oder sogar iOS- oder Android-Mobilgeräte auf Arbeitscomputer zuzugreifen. Dies ermöglicht es Unternehmen, persönliche Geräte, die den Mitarbeitern bereits zur Verfügung stehen (Laptops, Tablets, Smartphones), zu nutzen.  Diese Einrichtung ist schon seit einiger Zeit im Trend. Es wird als BYOD bezeichnet - Eine Bring Your Own Device (BYOD)-Richtlinie ermöglicht es Mitarbeitern, mit ihren persönlichen Geräten wie Laptops, Smartphones und Tablets auf arbeitsbezogene Netzwerke oder Systeme zuzugreifen. Mit Fernzugriff und BYOD ist es nicht notwendig, in doppelte Geräte oder Softwarelizenzen zu investieren, da Mitarbeiter, wenn sie Fernzugriff nutzen, sich mit ihrem lokalen Computer verbinden und ihn so verwenden können, als säßen sie direkt davor.

Worauf Sie bei der Auswahl einer Fernzugriffslösung achten sollten —> Zuverlässigkeit, Sicherheit, Kosten und Benutzerfreundlichkeit

Es gibt zwar viele Tools für den Fernzugriff, aber die meisten von ihnen sind entweder sperrig, überteuert oder nicht sicher genug. Das ist, wo Splashtop liefert. Splashtop ist die preiswerteste Fernzugriffslösung auf dem Markt — mit Preisen, die oft 80% unter denen der Konkurrenz liegen, und Sicherheit auf Unternehmensebene und Funktionen wie 4K-Streaming für alle Remote-Sitzungen. Du kannst hier mehr über Splashtop und unsere Fernzugriffslösungen erfahren und sie kostenlos testen, ohne dass eine Verpflichtung besteht oder eine Kreditkarte erforderlich ist.

Damit gesagt, hier ist, worauf Sie bei jeder Fernzugriffslösung achten sollten, sei es Splashtop oder eine andere:

• Single Sign-On-Funktion (SSO), um sicherzustellen, dass die Passwörter der Mitarbeiter die Compliance- und Sicherheitsanforderungen erfüllen

• Geräteauthentifizierung; die meisten VPNs verfügen nicht über dieses Feature

• Multi-Faktor-Authentifizierung

• Unterstützung für BYOD (Bring Your Own Device) anstatt von Fernnutzern zu verlangen, firmeneigene Geräte zu verwenden, um die Sicherheit zu gewährleisten

• Click-and-Connect-Funktion, im Gegensatz zur mühsamen Einrichtung, langen Verbindungszeiten und oft langsamen Leistung von VPN-basierten Lösungen

• Automatisierte Infrastruktur- und Software-Aktualisierungen, weil das Verlassen auf manuelle Aktualisierungen, wie es bei VPNs notwendig ist, nicht nur Sicherheitsrisiken birgt, sondern auch Ausfallzeiten und Kompatibilitätsprobleme verursacht

• Hochleistungsfähige Lösung mit niedriger Latenz, die das Streaming von HD-Video unterstützt und so die Produktivität der Benutzer verbessert

• Schnelle, einfache Skalierbarkeit für Tausende von Benutzern

• Einrichtung von Gateway-Hardware an jedem entfernten Standort ist keine Voraussetzung

• Die Fähigkeit der IT-Abteilung, Dateiübertragungen und Ferndruck zu steuern (d.h. sie zu deaktivieren oder zu aktivieren)

• Von Menschen lesbare Protokolle, Sitzungsaufzeichnung und einfache Überwachung und Berichterstattung

1. Für Projektmanagement: ProofHub, Trello, Monday und Workfront.

2. Für Echtzeitkommunikation: Slack, Skype und Zoom.

3. Für die Zusammenarbeit: Google Drive, Microsoft Teams und Confluence.

4. Für Teamüberwachung und -management: Hubstaff, Officevibe und JotForm.

Du kannst hier mehr über all diese Tools erfahren.

Dies ist zwar eine nicht erschöpfende Liste, aber sie deckt die entscheidenden Elemente ab, die Sie bei der Einrichtung Ihres HYBRIDEN BÜROS berücksichtigen sollten, damit Ihre Mitarbeiter von überall her produktiv arbeiten können. Haben Sie weitere Fragen und benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung Ihres Remote-Teams? Kontaktieren Sie uns jederzeit. Sie können auch mit einer kostenlosen Testversion des Fernzugriffs beginnen, indem Sie auf den Link unten klicken.