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A female accountant using Splashtop's remote access software to control QuickBooks from her home office.
Trabajando a Distancia

Cómo trasladar la contabilidad a cloud: el papel del software de acceso remoto

Por Verena Cooper
Se lee en 6 minutos

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En el panorama dinámico de las finanzas y la tecnología, las prácticas contables han presenciado una evolución significativa. Atrás quedaron los días en que los libros de contabilidad y los cálculos manuales dominaban el mundo financiero. Hoy, a medida que las empresas buscan formas más eficientes, precisas y colaborativas de administrar sus finanzas, el cambio digital es más evidente que nunca. Se podría argumentar que estamos en medio de un renacimiento contable donde la cloud es el lienzo y las herramientas como Splashtop son los pinceles que pigmentan un futuro de accesibilidad y flexibilidad ilimitadas. Adoptar esta nueva era digital no se trata solo de mantenerse al día con las tendencias, se trata de aprovechar herramientas potentísimas para agilizar procesos y optimizar operaciones.

El cambio digital en la contabilidad

La contabilidad, a la que a menudo se hace referencia como el "lenguaje de los negocios", siempre ha estado a la vanguardia de los avances tecnológicos. Históricamente, el mundo financiero estaba atado a libros de contabilidad en papel, con contables ingresando datos a mano de forma meticulosa. Pero, a medida que la tecnología ha ido progresando, también lo han hecho los métodos contables. A finales del siglo XX, surgieron aplicaciones independientes que ofrecían a las empresas soluciones de software que agilizaban muchas de sus necesidades contables. Programas como QuickBooks, Peachtree y Microsoft Money revolucionaron la forma en que las empresas abordaban sus finanzas.

Sin embargo, a pesar de lo transformadoras que fueron estas aplicaciones, el comienzo del siglo XXI marcó los inicios de un cambio aún más revolucionario: las plataformas cloud. En lugar de estar atado a un ordenador u oficina en concreto, la contabilidad cloud permitía acceder a los datos y editarlos desde cualquier lugar con conexión a internet. Esta transición significó que las empresas podían tener actualizaciones en tiempo real, a múltiples usuarios colaborando simultáneamente y desterrar las preocupaciones sobre la pérdida de datos debido a fallos de hardware.

Las ventajas de este cambio digital en la contabilidad son abundantes. En primer lugar, la rapidez es una ventaja importante. Los procesos automatizados, desde el ingreso de datos hasta la generación de informes, han reducido drásticamente el tiempo que los contables dedican a tareas repetitivas. Esta nueva eficiencia conduce a la segunda ventaja: la precisión. Con cálculos automatizados y menos entradas de datos manuales, la posibilidad de cometer errores humanos disminuye. Y, por último, no se puede subestimar la gran comodidad de la contabilidad basada en la nube. Ya sea la capacidad de colaborar con compañeros de todo el mundo, proporcionar actualizaciones financieras instantáneas a las partes interesadas o simplemente trabajar desde la comodidad del hogar, la contabilidad digital ha redefinido la forma en que los profesionales afrontan su profesión.

Por qué trasladar la contabilidad a la cloud

La promesa de la tecnología cloud, con su maravillosa accesibilidad y flexibilidad, no es solo flor de un día, sino que representa un cambio fundamental en la forma en que operan las empresas. Pero ¿por qué tantas empresas, tanto grandes como pequeñas, están pasándose a la contabilidad cloud? Las razones son tan convincentes como variadas.

  • Ahorro de costes: los métodos de contabilidad tradicionales conllevan gastos generales sustanciales, principalmente centrados en la adquisición y el mantenimiento del hardware. Cuando la contabilidad se traslada a la cloud, estos costes desaparecen en gran medida. En lugar de grandes gastos iniciales en servidores y su posterior mantenimiento, las empresas pueden operar con un modelo de pago por uso más asequible. Este cambio transforma los gastos de capital en costes operativos predecibles, proporcionando claros beneficios financieros.

  • Colaboración en tiempo real: en el pasado, los contables solían trabajar de forma aislada, reenviando documentos y esperando aprobaciones, un proceso propenso a demoras y falta de comunicación. Con la contabilidad en la cloud, esta coyuntura cambia drásticamente. Varias partes interesadas, ya sean contables, clientes o socios, pueden acceder a los documentos y trabajar en ellos al mismo tiempo. Esta colaboración simultánea garantiza que todos se mantengan en sintonía e informados, lo que simplifica significativamente las operaciones.

  • Actualizaciones automáticas: los modelos de software tradicionales planteaban muchas desventajas. Requerían que los usuarios controlaran las actualizaciones y las implementaran manualmente, un proceso tedioso en el mejor de los casos. Por el contrario, las plataformas cloud ofrecen la ventaja de las actualizaciones automáticas. Ya sea la introducción de una nueva función o un parche de seguridad esencial, las actualizaciones se integran a la perfección. Esto garantiza que los usuarios siempre tengan la mejor versión y la más segura del software sin ningún esfuerzo adicional de su parte.

  • Copia de seguridad de datos y recuperación ante desastres: los datos son inestimables y su pérdida puede ser catastrófica. En los entornos tradicionales, un fallo de hardware o un desastre podría provocar una pérdida significativa de datos. Sin embargo, la contabilidad cloud ofrece una férrea red de seguridad. Las copias de seguridad periódicas son lo habitual, distribuidas en varios servidores e incluso ubicaciones. En caso de problemas imprevistos, la recuperación de datos se convierte en un proceso sencillo y eficiente que minimiza el tiempo de inactividad y la pérdida de datos.

  • Flexibilidad: las empresas son dinámicas, se encuentran en continuo crecimiento y evolución. Con ese crecimiento viene la necesidad de tener más recursos, usuarios y funciones en el sistema de contabilidad. Las plataformas cloud brillan en este sentido. En lugar de someterse a un proceso engorroso para ampliar los recursos, la cloud permite que las empresas amplíen o contraigan fácilmente sus recursos de contabilidad en función de sus necesidades actuales, lo que la convierte en una solución preparada para el futuro.

En resumidas cuentas, pasarse a la contabilidad cloud es una estrategia con visión de futuro que equipa a las empresas con las herramientas necesarias para la eficiencia, la adaptabilidad y el crecimiento sostenido.

La necesidad de tener software de acceso remoto para la contabilidad cloud

Vamos a profundizar en algunos beneficios y ventajas que vienen con el uso del software de acceso remoto para contables:

  • Accesibilidad desde cualquier lugar: la contabilidad cloud, reforzada por el software de acceso remoto, hace que las herramientas de contabilidad, el software del cliente y sus ordenadores estén accesibles cuando lo necesites. Se puede acceder a los datos financieros, declaraciones de ingresos y otros documentos desde cualquier rincón del mundo, lo que garantiza que los límites geográficos no obstaculicen los procesos comerciales o la toma de decisiones.

  • Flexibilidad: el contable moderno no está encadenado a un escritorio. Da igual si se es más productivo en una oficina en casa, una cafetería o incluso durante un viaje, el software de acceso remoto para la contabilidad cloud les otorga la libertad de elegir. Esta flexibilidad no solo deriva en una mayor satisfacción laboral, a menudo se traduce en una mayor productividad y una mejor conciliación entre el trabajo y la vida personal.

  • Continuidad operativa: todas las empresas, en algún momento, afrontan interrupciones inesperadas. Estas pueden variar desde fallos técnicos hasta desastres naturales e incluso crisis globales como pandemias. Los sistemas de contabilidad tradicionales pueden verse gravemente obstaculizados en tales situaciones. Sin embargo, con el software de acceso remoto que complementa la contabilidad cloud, el trabajo puede continuar sin cesar. Las operaciones financieras pueden realizarse sin contratiempos, lo que garantiza que, incluso en tiempos turbulentos, la salud financiera de una empresa se controle y administre continuamente.

  • Relaciones con los clientes: en la era de la gratificación instantánea, los clientes esperan acceso en tiempo real a sus datos y una visión transparente de su situación financiera. El software de acceso remoto para la contabilidad cloud facilita esta tarea. En lugar de actualizaciones periódicas o reuniones programadas, los clientes pueden tener acceso bajo demanda a sus datos financieros. Esto no solo fomenta la confianza, sino que también permite una rápida toma de decisiones, fortaleciendo el vínculo entre las empresas y sus clientes.

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  • Ahorrar dinero reduciendo los viajes hasta donde estén los clientes o comprando menos licencias de software

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  • Imprimir de forma remota formularios 1099, declaraciones de ingresos y otros documentos

  • Trabajar de forma productiva en desplazamientos o desde la comodidad de tu casa

Splashtop es fácil de usar y ofrece excelentes funciones de seguridad. La seguridad es crucial cuando se manejan datos financieros. Splashtop ofrece un cifrado y una autenticación de dos factores férreos, lo que garantiza que los datos de los usuarios estén bien protegidos.

Si bien ofrece una gama completa de función, Splashtop también es económico. Ofrece una gran relación calidad-precio en comparación con otras plataformas de acceso remoto en términos de precios.

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Splashtop's SEO Manager Verena Cooper.
Verena Cooper
Verena es International SEO Manager en Splashtop. Con un gran interés en la tecnología y la ciberseguridad, es una ávida usuaria de las soluciones de acceso remoto de Splashtop.
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