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Smart working - Quando si lavora a casa si passa a Splashtop

6 minuti di lettura

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All'inizio dell'anno, il team di leadership Splashtop è andato in Cina, Taipei e Giappone per l'incontro annuale con i nostri team asiatici.

Quando sono partiti, è stato durante un periodo di festa per l'inizio del nuovo anno cinese e le celebrazioni per l'Anno del Ratto.

Nessuno poteva immaginare che poche settimane dopo, Splashtop e molte altre aziende asiatiche avrebbero chiuso i loro uffici a causa dell'epidemia di coronavirus.

Mark Lee, CEO di Splashtop, è fermamente convinto che "Se non si preparano, le aziende si preparano a fallire."

Grazie alla guida di Mark, Splashtop ha rapidamente messo in atto misure preventive per proteggere il personale e mantenere l'attività: 

  • In Cina, Taipei e Giappone, abbiamo chiesto a tutti i dipendenti di lavorare da casa

  • Abbiamo annullato tutti i piani di viaggio aziendali internazionali per tutti gli uffici

  • Negli Stati Uniti e nell'UE abbiamo chiesto a tutti i dipendenti con un sistema immunitario debole di iniziare immediatamente a lavorare da casa. Coloro che non hanno un sistema immunitario fragile sono stati incoraggiati allo smart working in particolar modo se si sentivano male o erano vicino a qualcuno che è stato malato.

  • Abbiamo messo in attesa i documenti PTO in modo che qualsiasi dipendente che avesse bisogno di WFH potesse farlo immediatamente senza dover compilare alcun tipo di modulo.

  • Negli uffici di progettazione aperti, abbiamo ridotto le riunioni, distribuito disinfettanti per le mani e installato purificatori d'aria

  • Abbiamo spesso comunicato la necessità di lavarsi le mani e tenere informati tutti i dipendenti sui recenti sviluppi

"Abbiamo adottato tutte queste misure con il presupposto che l'epidemia sarebbe stata contenuta nei prossimi mesi caldi. Nel caso in cui l'epidemia dovesse peggiorare, abbiamo creato un'infrastruttura che permetterà all'intera azienda di diventare completamente remota," ha dichiarato Mark Lee, CEO di Splashtop.

Come funziona il software Splashtop e perché l'accesso remoto tramite Splashtop è migliore della VPN?

Sebbene molte aziende utilizzino le VPN per lavorare da casa, molte di esse non sono sufficientemente grandi per supportare le VPN, né dal punto di vista finanziario né da quello tecnico, perché le VPN richiedono una notevole attenzione e tempo da parte dell'IT e sono piuttosto costose da configurare e mantenere. Splashtop non è solo conveniente, ma anche facile da configurare, sicuro e affidabile.

Attraverso l'uso del software di accesso remoto Splashtop, tutti i dipendenti possono lavorare in modo efficiente da casa accedendo al proprio computer di lavoro da qualsiasi altro dispositivo connesso a Internet, come telefoni cellulari, tablet e personal computer.

"Ho un abbonamento a Splashtop Business Remote Access e un notebook configurato con Streamer installato sulla rete dell'ufficio. Uso Splashtop per accedere al mio notebook in ufficio dai computer di casa e dai dispositivi mobili per accedere alle risorse della rete dell'ufficio.

Lavorare da casa con il software Splashtop è meglio che portare il mio computer a casa perché molte risorse sono nella rete dell'ufficio e alcune sono limitate all'accesso dalla rete dell'ufficio. È anche più sicuro che portare a casa il mio computer di lavoro e collegarsi direttamente tramite la mia rete domestica.

E se perdessi il computer o se qualcuno si introducesse nella mia rete? Il software di accesso remoto Splashtop aggiunge un ulteriore livello di protezione che mi permette di recuperare in modo rapido e sicuro qualsiasi file dal file server dell'ufficio."
- Alex Wu, Responsabile Asia

Lavorare da casa non è un piano antiproiettile

Quando Splashtop ha lanciato per la prima volta l'iniziativa dello smart working in Asia, siamo stati fortunati ad avere accesso a software remoto.

La logistica è stata una grande sfida. Ci stiamo espandendo rapidamente e questo significa che ci sono nuovi dipendenti nei ruoli rivolti ai clienti.

Pur assicurando che tutti siano addestrati, abbiano un supporto adeguato e siano consapevoli dei loro compiti è una sfida difficile da superare, ci stiamo arrivando comunicando e aggiornando costantemente i processi.

La sfida più grande che abbiamo affrontato è stata l'incapacità di organizzare incontri ad hoc, una componente vitale di una startup frenetica come la nostra. Questi incontri ad hoc rappresentano uno dei vantaggi più significativi di lavorare in un ufficio.

In un ufficio aziendale, quando un dipendente ha bisogno di raggiungere un collega, può contattare rapidamente il collega andando alla propria scrivania. E, nel caso in cui l'input sia richiesto da diversi colleghi, è possibile impostare tempestivamente una riunione di gruppo.

Quando i dipendenti lavorano da casa, organizzare riunioni ad hoc è piuttosto complicato e spesso richiede il doppio del tempo quando le persone che lavorano non sono online nello stesso momento. Riteniamo che grazie a questo semplice ostacolo la produttività dei nostri uffici in Asia sia passata dal 100% al 70%.

Aumentare la produttività dello smart working

Per aumentare la produttività, abbiamo aggiunto una serie di strumenti per rendere più produttivi i dipendenti che lavorano da casa.

In Asia, incoraggiamo i dipendenti a utilizzare WeChat in modo che possano collaborare meglio in tempo reale.

Negli altri uffici stiamo promuovendo l'uso di Microsoft Teams. Questa iniziativa sembra dare i suoi frutti: la produttività è salita all'80%.

Tuttavia, i miglioramenti potrebbero essere dovuti anche al fatto che i dipendenti si abituano allo smart working. Quindi, se Splashtop avesse fornito formazione per lavorare in remoto, la produttività sarebbe stata più alta?

"Anche se non possiamo recarci in ufficio, possiamo connetterci da casa alla rete aziendale in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo senza influenzare l'andamento del lavoro, e questo metodo è molto sicuro.
Non esco di casa da 19 giorni e tendo a lavorare troppo. Ma non credo che questo sia interamente legato al coronavirus perché in passato ho lavorato da casa in diverse occasioni."
— Johnny, amministratore di sistema in Cina

La testimonianza di Johnny, insieme a molte altre, mette in evidenza una tendenza convalidata da diversi studi sulle case WFH: grazie alla riduzione delle distrazioni, i dipendenti remoti possono concentrarsi meglio sui loro compiti.

E in luoghi come la Silicon Valley, i lavoratori remoti risparmiano molto tempo evitando traffico pesante e lunghi spostamenti.

Di conseguenza, i dipendenti che lavorano da casa tendono non solo ad essere più produttivi, ma anche a lavorare più a lungo.

Guardando al futuro COVID19 — I principali takeaway del team di leadership Splashtop

From right lo left : Splashtop Co-Founders Rob, Philip, Mark and Thomas

Da sinistra a destra: i cofondatori di Splashtop Rob, Philip, Mark e Thomas

"L'epidemia di COVID-19 ci ha costretto a lavorare a distanza utilizzando i nostri prodotti. In questo modo, ora abbiamo esperienze personali da condividere con i clienti e possiamo dire di aver fatto la nostra parte."
- Thomas Deng, cofondatore e SVP di Product Management

"Sebbene questa iniziativa del lavoro a domicilio sia temporanea, le informazioni raccolte ci suggeriscono che in futuro potremmo diventare completamente o parzialmente dei lavoratori a distanza."
- Robert Ha, COO e cofondatore di Splashtop

"Questa iniziativa del lavoro a distanza ha rafforzato l'infrastruttura tecnica di Splashtop per consentire ai dipendenti di lavorare da casa in modo più produttivo."
- Philip Sheu, cofondatore e CTO

"Indipendentemente dal percorso che intraprenderemo, il potenziamento delle capacità di telelavoro sarà al centro della nostra strategia di continuità aziendale."
- Mark Lee, CEO e cofondatore di Splashtop


Essendo un'azienda il cui prodotto principale è la tecnologia di accesso remoto, Splashtop ha avuto la fortuna di avere subito accesso alla tecnologia giusta. Probabilmente è per questo che la nostra azienda è riuscita a consentire ai dipendenti di lavorare da remoto in tempi brevi. Siamo consapevoli che non è così per tutti e abbiamo deciso di fare qualcosa. Clicca qui per scoprire le iniziative WFH di Splashtop in questo periodo di crisi.

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