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Home Farm Family Medicine s'appuie sur Splashtop pour mettre en place un cabinet de soins de santé de première ligne pendant la COVID-19

Découvrez comment une équipe de professionnels de la santé a utilisé l’accès à distance pour créer un nouveau cabinet avec des ressources limitées

Résumé

Home Farm Family Medicine utilise l'accès à distance Splashtop pour permettre aux individus de traiter des documents et d'autres tâches de ce type depuis leur domicile tout en restant en conformité avec la HIPAA. En outre, depuis COVID-19, les membres du personnel qui présentent de légers symptômes mais ne sont pas trop malades pour travailler, utilisent Splashtop pour travailler à domicile sans exposer les autres membres du personnel et les patients.

Nous avons échangé avec Jake Harrelson de Home Farm Family Medicine. Son travail consiste à aider les patients à surmonter tous les obstacles qu’ils peuvent rencontrer dans le domaine des soins de santé. En outre, il est également administrateur réseau, coordinateur du programme de vaccination et personne de référence pour diverses tâches au sein du cabinet.

De Home Farm Family Medicine

Ce projet a été un véritable succès et toute votre équipe est fantastique et compétente ! Je suis infiniment reconnaissant d’avoir pu découvrir et utiliser Splashtop au cours des derniers mois. C’est l’aboutissement d’un de mes rêves d’enfant, celui de disposer d’un logiciel d’accès à distance à la fois fiable et performant ; l’expérience a été vraiment extraordinaire.

Jake Harrelson, Patient Navigator

Le défi : trouver une solution d’accès à distance conforme à la loi HIPAA qui donne la priorité au service client

Jusqu’à présent, Home Farm Family Medicine était financé par le Dr Morrison qui a utilisé ses économies et ses fonds de retraite pour ouvrir le cabinet. Plusieurs membres de l’équipe sont encore des bénévoles qui ont accumulé des heures dans l’attente d’un éventuel salaire. Le cabinet a besoin de soutien financier en attendant d’être accrédité auprès des assureurs et de pouvoir leur adresser des factures.

En raison de ressources financières extrêmement limitées, Home Farm Family Medicine s’est adressé à de nombreuses entreprises pour obtenir de l’aide concernant différentes solutions logicielles. Jake Harrelson est administrateur réseau, coordinateur du programme de vaccination et responsable de diverses tâches internes, dont la recherche de la solution la plus adaptée à l’équipe.

Jake explique : « Une semaine avant l’ouverture et la mise en place d’un intranet pour le partage des fichiers, j’ai réalisé que nous aurions besoin d’un système d’accès à distance pour répondre à nos projets de développement des effectifs et à notre espace restreint. Puis, avec l’arrivée du COVID-19 dans notre région, nous avons eu besoin d’un accès à distance pour permettre aux collaborateurs présentant des symptômes de travailler depuis leur domicile. Bien entendu, nous devions nous assurer que la solution était conforme aux lois HIPAA. » Les tâches à distance comprenaient la gestion de leur système de dossiers médicaux électroniques, l’accréditation auprès des assureurs, la facturation et plus encore.

Jake connaissait LogMeIn et TeamViewer en tant que fournisseurs de logiciels d'accès à distance et les avait déjà utilisés par le passé. Cependant, d'après son expérience, ils manquaient du support client intime qui était important pour la médecine familiale à domicile.

La solution : Home Farm Family Medicine a trouvé Splashtop, un logiciel d’accès à distance sécurisé et performant avec un service client inégalé

Home Farm Family Medicine essayait d'augmenter le personnel sans avoir à louer de locaux supplémentaires, ainsi que de donner aux membres du personnel la possibilité de travailler à domicile afin d'aider à ralentir la propagation de COVID-19.

En cherchant des solutions alternatives à LogMeIn et TeamViewer, Jake est tombé sur Splashtop, qui était très bien noté et respectait la conformité HIPAA. Il explique : « Le plus important, c’est que votre équipe a répondu rapidement et efficacement à ma demande par un e-mail chaleureux qui m’a fait comprendre que vous étiez le meilleur partenaire. »

Jake a également souligné les caractéristiques uniques de Splashtop :

Facilité de déploiement et d’utilisation : « Le processus d’installation et de mise en œuvre a été incroyablement facile et parfaitement expliqué dans vos articles d’aide. La facilité de configuration et d’utilisation a permis à chaque collaborateur d’avoir un accès identique au réseau et au système de fichiers de notre bureau à distance. »

Les membres du personnel utilisent votre logiciel en dehors des heures de bureau ou pendant le week-end. Nous disposons également d'un poste de travail configuré exclusivement pour un accès à distance pendant les heures de travail. Il est utilisé régulièrement, car nous nous trouvons à notre emplacement initial, qui n'est pas aussi grand que nécessaire les jours où nous sommes occupés. Je suis également en mesure d'accéder à distance au serveur et à la plupart de nos ordinateurs de bureau et de corriger les problèmes qui peuvent survenir sans avoir à me rendre au bureau pendant mon temps libre".

Compatibilité avec de nombreux appareils : Home Farm Family Medicine dispose actuellement de quatre PC sur site auxquels les membres du personnel se connectent depuis leur domicile à l’aide de différents appareils personnels. Ces derniers comprennent des ordinateurs Windows et Mac, ainsi que des téléphones Android et des iPhone. Jake précise : « Splashtop fonctionne de manière homogène sur tous les appareils sur lesquels nous l’avons utilisé. »

Performances :« Splashtop offre des performances inégalées. Nous l’utilisons fréquemment sans la moindre difficulté. Je n’ai reçu aucun signalement de problèmes de connectivité, d’utilisation ou autre de la part du personnel, et je n’en ai pas remarqué moi-même. »

Sécurité : Home Farm Family Medicine avait besoin d’une solution d’accès à distance avec une sécurité robuste. Jake explique : « Splashtop applique des procédures de sécurité rigoureuses qui assurent la sécurité de nos sessions à distance et de nos données. »

Service client : « L’équipe du service client de Splashtop est absolument formidable ! Leurs efforts et leurs conseils ont fait de Splashtop notre logiciel d’accès à distance préféré. Bravo à vous tous ! »

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Résultats : économies de coûts et efficacité accrue

Home Farm Family Medicine a économisé de l’argent en n’ayant pas besoin de louer des locaux supplémentaires et a empêché la propagation de la maladie sans perdre les membres essentiels de l’équipe. Jake explique : « Je dirais que nous économisons au moins 1 000 dollars par mois en n’ayant pas besoin d’espace supplémentaire et que nous avons renforcé de manière incalculable l’efficacité de notre environnement de travail. Nous contribuons également à éviter les émissions inutiles de CO2 et nous avons réduit considérablement le temps perdu dans les trajets domicile-travail en passant au télétravail ! »

Détails

À propos de Home Farm Family Medicine

Home Farm Family est un cabinet de médecine générale récemment ouvert dans la banlieue de Brattleboro, dans le Vermont. Depuis juin 2020, l’équipe est composée d’un médecin et son assistant, de deux infirmières (dont l’une est chargée de la gestion des cas), d’un psychologue, d’un assistant médical, d’un directeur de cabinet, d’un conseiller en orientation des patients et de plusieurs étudiants et employés de bureau. Dans un petit cabinet, tous les membres de l’équipe ont des responsabilités multiples.

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